شبکه اجتماعی سازمانی به عنوان پل دانش

ابزارهای مؤثر شبکه اجتماعی سازمانی می‌توانند به سازمان‌ها برای اشتراک و مدیریت دانش، همکاری و تشریک مساعی کمک کنند. همینطور بین کارهایی که در حال انجام شدن هست با شناسایی فرصت‌ها و ایده‌های جدید ارتباط برقرار کنند. در دوره‌ای که همه چیز در حال اتصال به هم است، داشتن پلتفرم‌هایی که حلقه‌های بازخورد سریع‌تری را در داخل سازمان امکان‌پذیر میکند معقول به نظر میرسد تا بتوان به مشتریان، تأمین‌کنندگان، همتایان و رقبایی که با شرکت در ارتباط هستند، عکس‌العمل نشان دهند. این کار در یک اقتصاد شبکه‌ای شده فقط از سازمان شبکه‌ای شده‌ای بر می‌آید که دارای کارکنانی با ذهن شبکه‌ای شده داشته باشد.

مقالات این سایت با زحمت زیادی گردآوری و ترجمه می شوند. لطفاً شرعاً، اخلاقاً و قانوناً خود را متعهد بدانید که بدون ذکر منبع از آنها استفاده نکنید.
ارادتمند
محسن روح الامین

شبکه‌های اجتماعی سازمانی  در بیشتر سازمان‌های بزرگ، درحال رشد هستند. کارکنان بیشتری، دانش را به واسطه‌ی جریان‌های فعالیت در پلتفرم‌هایی مانند IBM، SAP ، Jive ، Yammer و Socialcast به اشتراک می‌گذارند ولی شبکه‌های اجتماعی سازمانی میتوانند آنچه را که باید رشد دهند، محدود کنند. به خاطر ماهیت خیلی شخصی و خودمانی دانش ضمنی، افراد تنها وقتی آن را آزادانه به اشتراک می‌گذارند که احساس کنند کنترل را به دست دارند. یک شبکه اجتماعی سازمانی، کنترل شخصی زیادی در اختیار کاربر قرار نمی‌دهد.

علاوه بر این، دریافت ارزش از هزاران مکالمه‌ی در حال انجام، نوعی نیاز است که تنها زمانی مشهود میشود که چندین ماه یا سال از به‌کارگیری شبکه‌ی اجتماعی سازمانی گذشته باشد. آیا شبکه‌های اجتماعی سازمانی که جایگزین اینترانت‌ها میشوند هم مانند اینترانت‌ها باعث سقوط خودشان میشوند؟ اکنون پیدا کردن اطلاعاتی از 6 ماه قبل و اتصال نقاط به زمان حال چقدر سخت است؟ استفاده از شبکه‌ی اجتماعی سازمانی نیاز به یک استراتژی مدیریت دانش کارا و در عین حال ساده را خاطر نشان میکند که می‌تواند توسط هر کسی پشتیبانی شود. بهترین روش برای ایجاد دانش سازمانی کارآمد اتصال آن به سیستم به اشتراک‌گذاری دانش شخصی است.

 چالش کنونی، توانمندسازی به اشتراک‌گذاری دانش فردی با حداقل کنترل خارجی است تا دانش را جستجو کرد، آن را درک کرد و به اشتراک گذاشت. هر فردی باید فرایندی را پیدا کند که بر اساس ویژگی‌های فردی کار میکند و در عوض می‌تواند به سازمان برای استفاده از دانش جمعی کمک کند. برعکس این قضیه یعنی شروع از دید سازمانی خیلی سخت‌تر است.

شبکه اجتماعی سازمانی می‌تواند کنترل و امنیت را به همراه داشته باشند ولی کارکنان ممکن است پست‌های زیادی را به اشتراک نگذارند زیرا می‌دانند که با ترک سازمان، دانش خود را از دست می‌دهند. اگر همه چیز می‌تواند به اشتراک گذاشته شود، داشتن یک سیلوی مرکزی دانش، ضروری نیست. مسئولیت اشتراک‌گذاری دانش باید به عهده‌ی افراد گذاشته شود ولی سازمان می‌تواند دانش را جمع‌آوری کند، ترکیب کند و آن را دوباره به اشتراک بگذارد.

مدیریت دانش نباید تلاش اصلی سازمان را در بر بگیرد ولی نبود استراتژی مدیریت دانش می‌تواند مانعی برای نوآوری یا تصمیم‌گیری در سازمان‌های دانش‌محور شود. یک روش ساده‌تر برای مدیریت دانش ساده بهتر از نداشتن آن است و نسبت به روش‌های پیچیده و پرهزینه ‌ترجیح داده می‌شود.

یک روش ساده برای مدیریت دانش در سازمان، بررسی سه سطح وابسته به هم است. اول، تسلط بر دانش شخص (PKM)  توسط همه‌ی کارمندان تمرین شود. این سطح باید بر دانش ضمنی مانند داستان‌های کوتاه و مشاهدات تمرکز داشته باشد. فرمت آن باید خیلی سفت و سخت نباشد در نتیجه شخصی می‌شود. نکته‌ی کلیدی اجازه دادن و حمایت از PKM است در نتیجه دانش بیشتری می‌تواند به اشتراک گذاشته شود. اجباری کردن PKM مؤثر نخواهد بود. درحالی که PKM می‌تواند توسط شبکه اجتماعی سازمانی تأمین شود، یک رویکرد تک‌سایز مناسب همه را به پیش میراند، حتی اگر تنها ابزار به اشتراک گذاری در دسترس باشد. چنین چیزی خلاف قواعد PKM است:

• شخصی- مطابق با توانایی‌ها، علاقه‌مندی‌ها و انگیزه‌های یک فرد است و توسط نیروهای خارجی هدایت نمی‌شود.
• دانش- فهم اطلاعات و تجربه برای انجام یک کار- دانستن چه چیزی، چه کسی و چگونه.
• تخصص – سفری از یک کارآموزی به یک معنا-بخش (sense-maker) منظم و به اشتراک گذارنده‌ی دانش- تخصص نباید مدیریت شود.

سطح بعدی، مدیریتِ دانشِ گروهی است، که بر تیم‌ها و پروژه‌هایی که کار خود را بیان می‌کنند تا فهم بیشتر را حاصل کنند. یکی از اجزای حیاتی بیان کردن کار، چگونگی برخورد با استثناها برای دادن اطلاعات به تمام کسانی است که در آینده به آن نیاز پیدا می‌کنند. این کار نیاز به پلتفرم‌های به اشتراک‌گذاری اجتماعی نیاز دارد و  این جا همان جایی است که شبکه‌های اجتماعی سازمانی می‌توانند مفید واقع شوند. این وظیفه‌ی گروه است که استثناها را به صورتی سازمان‌دهی کند که برای هم در دسترس باشد. برخی از استثناها می‌توانند تبدیل به قواعدی شوند که منجر به سطح بعدی مدیریت دانش می‌شود.

ساده‌ترین سطح، مدیریت دانش سازمانی است که این اطمینان را حاصل میکند که تصمیم‌های مهم ثبت و کدگذاری شده‌اند و برای بازیابی به راحتی در دسترس هستند. این بیشتر دانش ضمنی است که این اطمینان را حاصل میکند که حافظه‌ی سازمانی در مورد اینکه چه تصمیات کلیدی گرفته شده‌اند و چرا یک سری تصمیات گرفته نشده‌اند، واضح و آشکار است. در طی زمان، این مورد ارزشمندتر شده است. تمرکز بیشتر بر روی حافظه‌های تصمیم‌گیری این اطمینان را میدهد که مدیریت دانش سازمانی نیاز به منابع مهمی ندارد ولی نتایج مفیدی را ایجاد میکند. شبکه اجتماعی سازمانی می‌تواند منبعی از جریانی باشد که بعدها دارایی مدیریت دانش سازمان می‌شود.

شبکه‌های اجتماعی سازمانی می‌تواند به ایجاد پلی بین دانش سازمانی و دانش فردی و اتصال جریان دانش به موجودی دانش کمک کند ولی باید چیزهایی در هر دو طرف پل وجود داشته باشد.

نوشته از: محسن روح‌الامین