مدیریت جلسات

سیستم مدیریت جلسات و تقویم زمانی

با استفاده از سیستم مدیریت جلسات شما می‌توانید از مزیت مدیریت موثر زمان و جلسات برخوردار شوید. این سیستم با امکانات متنوع، انجام تمامی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه‌ریزی زمان جلسه تا ارسال دعوت‌نامه و دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات آن را امکان‌پذیر می‌سازد.

سیستم مدیریت جلسات، ابزاری موثر به منظور نگهداری آرشیو اطلاعات سوابق و مصوبات جلسات سازمان‌ها است.

کلیه مراحل مربوط به تشکیل یک جلسه، از رایزنی‌های پیش از جلسه، تعیین دبیر جلسه، جستجوی زمان آزاد برای تشکیل جلسه و ورود اطلاعات دستور جلسات گرفته تا مسائل پس از تشکیل جلسه مانند تخصیص وظایف مرتبط با صورت‌جلسه و تبدیل صورت‌جلسه به نامه در سیستم مدیریت جلسات تحت پوشش قرار می‌گیرد.

امکانات و قابلیت ها

در نرم افزار مدیریت جلسات

تشکیل جلسه

  • امکان تقسیم بندی موضوع و هدف جلسات
  • امکان تقسیم بندی واحدهای سازمان و جدا سازی قرار ملاقات های مربوط به هر بخش از سازمان
  • امکان تعریف جلسات و قرارهای تکرار شدنی با شرایط انعطاف‌پذیر
  • تعريف دستور جلسه
  • تعریف رئیس، دبیر و دیگر اعضای شرکت‌کننده
  • امکان نمایش جلسات به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه
  • تعریف تقویم های مختلف سازمانی

دعوت به جلسه

  • امکان یادآوری تاریخ قرار ملاقات و دستور جلسه به دعوت شدگان از طریق ارسال پیام کوتاه
  • قابلیت تنظیم قرارملاقات مخاطبین (مشتریان و دیگر افراد)
  • امکان لغو قرار ملاقات و اطلاع رسانی به اعضای جلسه به صورت خودکار
  • ثبت وضعیت حضور‌ اعضاء در جلسات
  • ‫استفاده از سیستم پیام‌رسان جهت یادآوری قرارها و جلسات هر فرد (SMS, Email, Telegram)
  • تهیۀ گزارش از حاضران و غایبان جلسه‌ها

مصوبات جلسه

  • ثبت  صورتجلسه و همچنین سایر نتایج و تصمیمات جلسه
  • امکان ثبت و ضمیمه نمودن انواع فایلهای مربوط به جلسه (اسکن صورت جلسه امضاء شده، فایل صوتی و تصویری و ….)
  • امکان تبدیل هر یک از مصوبات صورت‌جلسه به کار و ارجاع به اقدام کننده
  • تنظیم صورت جلسه توسط منشی
  • تنظیم لیست امضا کنندگان و ارسال صورت جلسه به کارتابل برای امضا
  • مدیریت اقدامات و مصوبات
  • ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن
  • ارسال  مصوبات جلسه برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
  • ‫ایجاد یک تقویم کاری و برنامه فردی برای هر شخص
  • امکان مدیریت کارهای مربوط به یک صورت‌جلسه از طریق نرم‌افزار مدیریت کارها

پیگیری اقدامات محول شده

  • قابل رویت بودن فعالیت‌های ارجاع شده به هر شخص در لیست پیگیری‌های وی
  • ثبت نتیجه و اقدامات انجام شده برای یک فعالیت ارجاعی
  • امکان رؤیت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده
  • ‫استفاده از ماژول پی گیری جهت اطمینان از اجرای مصوبات جلسه
  • ‫ایجاد لیست پی گیریهای اقدامات مصوب شده در جلسات
  • ‫استفاده از سیستم پیام رسان جهت هماهنگی تشکیل جلسات
  • ‫ارسال پیام به کاربران، هنگام پایان مهلت انجام مصوبه

گزارشات

  • نمودار‪تعداد‪ جلسات‪و‪مصوبات‪آنها بر اساس واحد تشکیل دهنده جلسه و بازه زمانی تعریف شده
  • ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای جلسات
  • ‫گزارش‪ آخرین وضعیت‪ مصوبات
  • نمودار مصوبات انجام نشده در یک نگاه با توجه به اولویت های انجام کار بر اساس سه رنگ قرمز،زرد، سبز
  • ‫وضعیت‪ فعالیت های‪ واگذار‪ شده‪ به‪ افراد
  • امکان فیلتر لیست جلسات بر اساس زمان و موضوع
  • امکان دسته بندی جلسات و فیلتر کردن جلسات بر اساس دسته بندی

مشاوره رایگان انتخاب نرم افزار

محصولات مرتبط

محصولات دیگری که در این دسته بندی هستند
با ماهان تماس بگیرید

حوصله و وقت خوندن متن رو ندارید؟

همین حالا برای مشاوره و توضیحات تماس بگیرید:

64 93 80 88 – 021

درخواست دمو | نظام پیشنهادات | مدیریت جلسات | طراحی سایت | شبکه اجتماعی سازمانی