مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات

تصمیم‌گیری مهم است اما اجرای صحیح و به‌موقع تصمیمات از آن مهم‌تر است

با استفاده از سیستم مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات شما می‌توانید از مزیت مدیریت مؤثر زمان و جلسات برخوردار شوید. این سیستم با امکانات متنوع، انجام تمامی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه‌ریزی زمان جلسه تا ارسال دعوت‌نامه و دستورجلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات آن را امکان‌پذیر می‌سازد.

سیستم مدیریت جلسات، ابزاری مؤثر به منظور نگهداری آرشیو اطلاعات سوابق و مصوبات جلسات سازمان‌ها است.

کلیه مراحل مربوط به تشکیل یک جلسه، اعم از رایزنی‌های پیش از جلسه، تعیین دبیر جلسه، جست‌وجوی زمان آزاد برای تشکیل جلسه و ورود اطلاعات دستور جلسات گرفته تا مسائل پس از تشکیل جلسه مانند تخصیص وظایف مرتبط با صورت‌جلسه و تبدیل صورت‌جلسه به نامه در سیستم مدیریت جلسات تحت پوشش قرار می‌گیرد.

امکانات و قابلیت‌ها

تشکیل جلسه

  • امکان تقسیم‌بندی موضوع و هدف جلسات
  • امکان تقسیم‌بندی واحدهای سازمان و جداسازی قرارملاقات‌های مربوط به هر بخش از سازمان
  • امکان تعریف جلسات و قرارهای تکرارشدنی با شرایط انعطاف‌پذیر
  • تعريف دستور جلسه
  • تعریف رئیس، دبیر و دیگر اعضای شرکت‌کننده
  • امکان نمایش جلسات به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه
  • تعریف تقویم‌های مختلف سازمانی

دعوت به جلسه

  • امکان یادآوری تاریخ قرار ملاقات و دستورجلسه به دعوت‌شدگان از طریق ارسال پیام کوتاه
  • قابلیت تنظیم قرارملاقات مخاطبین (مشتریان و دیگر افراد)
  • امکان لغو قرارملاقات و اطلاع‌رسانی به اعضای جلسه به صورت خودکار
  • ثبت وضعیت حضور‌ اعضاء در جلسات
  • ‫استفاده از سیستم پیام‌رسان جهت یادآوری قرارها و جلسات هر فرد (SMS, Email, Telegram)
  • تهیۀ گزارش از حاضران و غایبان جلسه‌ها

مصوبات جلسه

  • ثبت  صورت‌جلسه و همچنین سایر نتایج و تصمیمات جلسه
  • امکان ثبت و ضمیمه نمودن انواع فایل‌های مربوط به جلسه (اسکن صورت جلسه امضاء شده، فایل صوتی و تصویری و ….)
  • امکان تبدیل هر یک از مصوبات صورت‌جلسه به کار و ارجاع به اقدام کننده
  • تنظیم صورت جلسه توسط منشی
  • تنظیم لیست امضاکنندگان و ارسال صورت جلسه به کارتابل برای امضاء
  • مدیریت اقدامات و مصوبات
  • ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن
  • ارسال  مصوبات جلسه برای مجریان تعیین‌شده‌ی هر فعالیت
  • ‫ایجاد یک تقویم کاری و برنامه فردی برای هر شخص
  • امکان مدیریت کارهای مربوط به یک صورت‌جلسه از طریق نرم‌افزار مدیریت کارها

پیگیری اقدامات محول شده

  • قابل رؤیت بودن فعالیت‌های ارجاع‌شده به هر شخص در لیست پیگیری‌های وی
  • ثبت نتیجه و اقدامات انجام‌شده برای یک فعالیت ارجاعی
  • امکان رؤیت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین‌شده
  • ‫استفاده از ماژول پیگیری جهت اطمینان از اجرای مصوبات جلسه
  • ‫ایجاد لیست پیگیری‌های اقدامات مصوب‌شده در جلسات
  • ‫استفاده از سیستم پیام‌رسان جهت هماهنگی تشکیل جلسات
  • ‫ارسال پیام به کاربران، هنگام پایان مهلت انجام مصوبه

گزارشات

  • نمودار تعداد جلسات و مصوبات آن‌ها بر اساس واحد تشکیل‌دهنده‌ی جلسه و بازه زمانی تعریف‌شده
  • ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای جلسات
  • ‫گزارش ‪ آخرین وضعیت مصوبات
  • نمودار مصوبات انجام‌نشده در یک نگاه با توجه به اولویت‌های انجام کار بر اساس سه رنگ قرمز،زرد، سبز
  • نمایش وضعیت فعالیت‌های واگذارشده به افراد
  • امکان فیلتر لیست جلسات بر اساس زمان و موضوع
  • امکان دسته‌بندی جلسات و فیلترکردن جلسات بر اساس دسته‌بندی

مشاوره رایگان انتخاب نرم افزار

محصولات مرتبط

محصولات دیگری که در این دسته بندی هستند
با ماهان تماس بگیرید

حوصله و وقت خوندن متن رو ندارید؟

همین حالا برای مشاوره و توضیحات تماس بگیرید:

01 46 50 88 – 021

05 42 50 88 – 021

درخواست دمو مدیریت پروژه مدیریت جلسات شبکه اجتماعی