نرم‌افزار مدیریت پروژه و کارها

امروزه حجم زیادی از پروژه‌های گوناگون در سازمان‌ها در جریان است، مدیریت تمامی پروژه‌ها قطعاً آسان نیست چرا که هر پروژه در ابتدای راه نیاز به یک برنامه‌ریزی دقیق دارد. در حین اجرای پروژه مسئولیت‌ها و وظایف افراد باید به‌صورت دقیق و روشن بیان شود، همچنین گاهی نیاز به مشورت و تبادل نظر بین اعضای تیم پروژه جهت یافتن راه‌حل مناسب برای مشکلات وجود دارد، همچنین باید ‌بتوان مقایسه‌ای بین زمان و هزینه‌ی صرف‌شده در پروژه نسبت به زمان و هزینه‌ی تخمینی انجام داد تا بتوان اختلاف آن‌ها را به حداقل رساند.

مدیریت پروژه‌ها به ابزاری دقیق، قوی و از همه مهمتر در دسترس برای تمامی افراد پروژه نیازمند است. نرم‌افزاری که بتوان در آن برنامه‌ریزی پروژه‌ را انجام داد، کارها و مسئولیت‌های اعضای تیم را مشخص کرد و امکان گفت‌وگو و مکاتبه بین تمام اعضای پروژه جهت مشورت و تبادل نظرات وجود داشته باشد.

شرکت سپهرماهان، نیازهای بازار را شناسایی کرده و اقدام به تولید نرم‌افزار مدیریت پروژه مبتنی بر شبکه اجتماعی سازمانی «همتیک» نموده است. بارزترین ویژگی این نرم‌افزار تولید آن در بستر شبکه اجتماعی است که کاربران به راحتی، در هر جا و هر زمان تنها با داشتن یک تلفن همراه هوشمند بتوانند از مسئولیت و کارهای خود مطلع شوند، با همکاران و اعضای تیم خود درباره مسائل مختلف به گفت‌وگو بپردازند، داشبورد کارهای خود را ببینند و کاربرگ زمان کارهای خود را وارد کنند، گزارشات خود را ثبت نمایند و به تمامی اسناد و اطلاعات مورد نیازشان دسترسی داشته ‌باشند.

با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه «همتیک» مدیران پروژه می‌توانند پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی کنند، سطح دسترسی تمامی اعضای تیم را مشخص ‌کنند، مسئولیت و کارها را تعریف کرده و به اعضای تیم تخصیص ‌دهند، برای هر کار و یا مسئولیت ناظری که کار را تأیید کند، تعیین ‌کنند و به وسیله‌ی گزارشات کاربردی و دقیق از وضعیت تمامی پروژه‌ها مطلع شوند و همچنین به تبادل نظرات و تجربه‌های خود با سایر کاربران بپردازند و در نهایت می‌توانند زمان و هزینه‌ی برنامه‌ریزی شده و آنچه را که به‌طور واقعی رخ داده است، مقایسه نموده و دلایل خطای برنامه‌ریزی را بررسی کرده تا در پروژه‌های آتی این خطای محاسبه را به حداقل برسانند.

این قابلیت به منظور تعریف طرح‌های کلان و زیر طرح‌های یک مجموعه پروژه و نمایش وابستگی پروژه‌ها به یکدیگر ایجاد شده‌ است.
برای هر کدام از این اجزاء می‌توان برآورد زمانی، تاریخ شروع و پایان و برچسب تعریف کرد و با استفاده از برچسب‌های رنگی، وضعیت آن‌ها را (فوری، ضروری و عادی) مشخص نمود.
همچنین هر سطح دارای بخشی برای نمایش تاریخچه‌ی فعالیت‌ها جهت در جریان قرار گرفتن مدیران بر جریان فعالیت‌های پروژه‌ها در سطح‌ها می‌باشد.

شرایط تعریف پروژه‌ها در سازمان متفاوت است؛ به عنوان مثال بعضی از پروژه‌ها در شرایط اضطراری تعریف می‌شوند و برخی دیگر از لحاظ زمانی در اولویت بسیار بالاتری قرار می‌گیرند و تعریف پروژه‌های بعدی به اتمام آن پروژه‌ها وابسته خواهدشد. تمامی این موارد به علاوه پروژه‌هایی که در حالت عادی روال عادی خود را طی می‌کنند و یا به اتمام رسیده‌اند، در یخش وضعیت پروژه‌ها قابل مشاهده هستند.

نحوه‌ی نمایش این پروژه‌ها بر اساس شاخص‌هایی از قبیل تاریخ شروع یا پایان، اولویت پروژه‌ها، برچسب‌ها و سطح پروژه‌ها قابل مرتب‌سازی می‌باشند.

همچنین قابلیت اعمال عملیات‌های گروهی مانند تغییر وضعیت چند پروژه روی پروژه‌ها فراهم می‌باشد.

نکته‌ای که همواره در مدیریت پروژه حائز اهمیت فراوانی است، حرکت در چارچوب برنامه می‌باشد و در کنار آن توجه به میزان پیشرفت کارهای محوله به هر فرد از اهمیت به‌سزایی برخوردار است.
میزان پیشرفت کار هر فرد و همچنین میزان پیشرفت پروژه در این بخش قابل رؤیت بوده و با توجه به آمار ارزشمندی که ارائه می‌کند، شما را در بهبود برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه راهنمایی می‌کند.

یکی از مؤثرترین نکات در راستای افزایش بهره‌وری فردی و گروهی، آگاهی افراد از وظایفشان و اولویت انجام آن‌ها می‌باشد.
در این بخش کاربران تمام وظایف و کارهایی که باید انجام دهند را به ترتیب اولویت مشاهده می‌کنند.

با توجه به روند اجرایی در فاز‌های مختلف پروژه، ممکن است شرایط خاصی رخ بدهد؛ مثلاً اولویت‌دهی به کارها یا پروژه‌های مختلف با توجه به کمبود منابع نیروی انسانی یا منابع مالی، یا مواقعی که ممکن است لازم باشد تا در سازمان فعالیتی توسط فرد خاصی انجام شود تا پروژه متوقف نگردد.
این مسائل اجتناب‌ناپذیرند اما نرم‌افزار همتیک این امکان را در اختیار اعضای تیم استفاده‌کننده قرار داده ‌است تا پروژه‌ها و کارها را بر اساس فیلترهای مختلف زمانی، اولویت آن‌ها و … برچسب‌گذاری کنند و مطمئن باشند که هیچ فعالیتی از قلم نمی‌افتد.

در هر پروژه‌ی تعریف شده علاوه بر امکان افزودن/حذف کردن اعضای شرکت‌کننده، شما قادر به تعریف نقش اعضا و تعیین دسترسی آنان می‌باشید؛ مواردی مانند امکان تعریف کار، تخصیص کار به دیگران، بارگذاری فایل، تخصیص ناظر به کار و امور مالی.

به کمک گزارشات می‌توان کیفیت پیشرفت یک پروژه را مورد بررسی قرار داد. آگاهی از مقدار منابع مصرف شده، پیشروی مناسب یا نامناسب پروژه با توجه به زمان‌بندی‌های تعریف شده و مواردی از این قبیل با مراجعه به این بخش میسر شده است. همچنین طراحی داشبورد مناسب برای این بخش، دریافت اطلاعات از این گزارشات را برای شما تسهیل و تسریع کرده ‌است.

مدیریت هزینه‌ها و بودجه‌بندی از پیچیده‌ترین جنبه‌های یک پروژه است. به همین علت بسیاری از سازمان‌ها و استارت‌آپ‌ها از این قسمت چشم‌پوشی می‌کنند. در حالی‌ که جهت تکمیل هر کدام از فاز‌هایی که باید برای یک پروژه تعریف شده، هزینه‌هایی لحاظ گردد.
پیش‌بینی این هزینه‌ها و حتی پیش‌بینی نوساناتی که می‌تواند در هزینه‌های لازم جهت اجرای یک پروژه اتفاق بیافتد کمک شایانی به نحوه‌ی تأمین مالی خواهد‌ کرد و در واقع می‌تواند هزینه‌های مالی یک پروژه را تا حد زیادی کاهش دهد.
همسو این مدیریت و پیش‌بینی را به خوبی انجام می‌دهد و با تعیین بودجه‌ی اعضای پروژه موجب کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از هزینه‌های اضافی شده و با مدیران پروژه کاملاً همسو پیش خواهد رفت.

نمای اسکرام این امکان را فراهم می‌کند که وضعیت پروژه برای هر یک از اعضای حاضر و مدیر آن پروژه نمایش داده شود؛ به این صورت که هر کاری که به فردی تخصیص داده شده، در یکی از سه وضعیت «کار‌های کامل شده»، «کار‌های درحال انجام» یا «کارهای در صف انجام» قرار خواهد داشت و به‌صورت دسته‌بندی شده بر اساس وضعیتشان نمایش داده می‌شوند.

به منظور مشاهده‌ی لیست کارهای امروز یک فرد خاص، می‌توانید از امکانات بخش فیلتر استفاده کنید. برای این کار کافیست در قسمت زمان‌بندی کارها، گزینه‌ی «امروز» و در قسمت تخصیص‌ها نام فرد مربوطه را درج کنید.
این بخش دارای گزینه‌های بسیاری می‌باشد که تمامی نیازهای شما را برای مشاهده‌ی انواع لیست‌های فیلتر شده برطرف می‌کند.

تعامل و گفتگو در مورد جنبه‌های مختلف یک پروژه مطمئناً در روند اجرایی پروژه مؤثر می‌باشد. ایجاد یک تالار گفتگو با موضوعی خاص و تعریف شده این امکان را برای همه‌ی افراد حاضر در پروژه فراهم می‌کند که بتوانند دلایل، نظرات و مستندات خود را حتی خارج از محیط سازمان ارائه کرده و دستیابی به راه‌حل‌ها و ایده‌های جدید را برای هم‌تیمی‌های خود فراهم و ساده‌تر کنند.

در پروژه‌های تیمی، هم‌فکری و به اشتراک‌گذاری نظرات و ایده‌ها یکی از سازنده‌ترین تعاملات به‌ حساب می‌آید، مخصوصاً اگر تمامی آن‌ها در جایی به‌صورت مکتوب محفوظ و قابل دسترسی باشد. به همین منظور اعضای هر پروژه در بخش گفتگو می‌توانند با یکدیگر گفتگو کنند، آخرین کار انجام‌شده‌ی خود را به اشتراک بگذارند و از ایده‌ها و نقد و نظرات یکدیگر برخوردار شوند و در هر زمان مطالب جمع‌آوری شده را مطالعه و بررسی کنند. 

در این قسمت در شرایطی که مهلت انجام کار رو به اتمام باشد و یا در موقعیتی که نیاز است که کار محول‌شده به فردی به او یاد‌آوری شود، امکان ارسال پیام یادآوری فراهم شده ‌است.

برای هر کدام از پروژه‌ها در هر سطحی که تعریف می‌شوند لازم است زمان‌بندی مشخصی تعیین گردد چرا که ممکن است افرادی که در یک فعالیت خاص شرکت دارند در فعالیت دیگری نیز حضور داشته ‌باشند و یا شروع هر کدام از فاز‌های پروژه نیازمند اتمام قسمت‌های دیگری از آن باشد. بنابراین تقدم و تأخر فازهای یک پروژه می‌توانند در نحوه‌ی تخصیص منابع مختلف انسانی و مالی نقش‌آفرین باشند.

تایم شیت این امکان را فراهم می‌کند تا افراد میزان زمان اختصاص داده به هر کدام از فعالیت ها را به تفکیک و با سهولت ثبت نمایند. مدیر پروژه در هر زمانی می تواند گزارشاتی را بر حسب میزان زمان هر فرد یا میزان زمان صرف شده بابت هر کار را دریافت نماید. تایم شیت به مدیر پروژه کمک می کند تا افرادی که زمانی بیش از زمان برآوردشده برای کارها وقت صرف می نمایند را شناسایی کرده و برای آموزش آن‌ها اقدام نماید. همچنین مدیر پروژه می‌تواند با دریافت گزارش انحراف زمان صرف‌شده نسبت به زمان پیش‌بینی شده، در آینده زمان‌بندی بهتری را برای برآورد کارها محاسبه نماید.

در بخش تایم شیت این امکان فراهم می‌آید تا با یکپارچگی این نرم‌افزار با نرم‌افزار حضور و غیاب، افراد مطابق زمان حضور خود تایم شیت را تکمیل نمایند و خطاهای انسانی به حداقل برسند.

با مراجعه به این بخش می‌توانید همه‌ی فعالیت‌های اعضای حاضر در پروژه از قبیل نوع فعالیت، تاریخ، ساعت و بخشی که فعالیت مورد نظر انجام شده را مشاهده کنید.
مزیت مهمی که این بخش در اختیار شما قرار میدهد این است که ردگیری ساده‌ی فعالیت مورد نظر به‌واسطه‌ی امکان جست‌وجویی که در این بخش تعبیه شده، فراهم می‌باشد.

در این بخش تمامی فایل‌هایی که در هر زمان توسط هر یک از اعضای تیم بارگذاری شده‌اند، به‌صورت تفکیک‌شده قابل مشاهده می‌باشند.
ارزش این بخش بیشتر در زمانی که پروژه به اتمام رسیده باشد، نمایان می‌شود چرا که آرشیوی کامل از تمامی فایل‌ها در طی انجام این پروژه را در اختیار شما قرار خواهد داد.

پنل مدیریت پروژه‌ی هم‌تیک کاملاً از تقویم شمسی پشتیبانی کرده و افراد می‌توانند فعالیت‌های مختلف خود در پروژه را بر اساس تاریخ شمسی تعریف کنند.

تعریف پروژه و فازهای مختلفی که برای آن تعریف می‌شوند، نیاز به جزئیات زیادی مثل تعریف افراد، برچسب‌ها و غیره دارد در حالی که برخی از پروژه ها شبیه به پروژه هایی هستند که قبلاً مشابه آن را اجرا کرده ایم. الگو، این امکان را ایجاد می‌کند که همان روالی را که برای مدیریت پروژه‌ی قبلی داشته‌ایم، برای پروژه‌ی مشابه نیز بتوانیم مجدداً استفاده کنیم.

در این قسمت، هر کاربر می‌تواند لیست کارهای خود را به تفکیک پروژه‌هایی که عضو آن‌هاست، مشاهده نماید. زمان در نظر گرفته شده برای هر کدام از کارها جلوی آن‌ها نوشته شده و کارهای انجام شده با علامت تیک در کنار آن و به صورت خط زده شده نمایش داده می‌شود. در این صفحه هر کاربر وضعیت کارهای خود را در یک نگاه مشاهده می‌کند.
ارزشمندترین عملکرد این بخش نمایش وضعیت کارهای انجام‌شده، عقب‌افتاده و در حال انجام کاربر است.