مدیریت کارها و پروژه های سازمان

انجام به موقع کارها، ارزیابی عملکرد کارکنان، مدیریت فایل ها و مستندات

نرم افزار مدیریت پروژه و کارها

افزایش چابکی سازمان، محبوب کارکنان

مدیریت کارها و هزینه‌ها، مدیریت کارمندان و نیروهای سازمانی، شناسایی ارزش هر نفر تسلط بر اطلاعات پروژه‌ها مزایای زیادی نصیب سازمان می‌کند و در صورتی که پروژه‌ها از کنترل خارج شوند تصمیم‌گیری دشوار، مدیران کلافه و سازمان دچار افول جاری می‌شود.

در نرم افزار مدیریت پروژه «همسو»، پروژه‌های سازمانی تعریف و افراد مرتبط در آن عضو می‌شوند. اطلاعات پروژه نیز به صورت سیستماتیک به جریان می‌افتد. همه این اتفاقات به صورت یکپارچه در محیطی انجام می‌شود که کاربران به طور عادی و به راحتی در آن حضور دائمی دارند و ثبت اطلاعات پروژه یک کار اضافه خسته‌کننده حساب نمی‌شود.

امروزه حجم زیادی پروژه‌های گوناگون در سازمان‌ها در جریان است، که مدیریت تمامی پروژه‌ها قطعا آسان نیست، زیراکه هر پروژه در ابتدای راه نیاز به یک برنامه‌ریزی دقیق دارد، در حین اجرای پروژه مسئولیت‌ها و وظایف افراد باید بصورت دقیق و روشن بیان شود، همچنین گاهی نیاز به مشورت و تبادل نظر بین اعضای تیم پروژه جهت یافتن راه‌حل مناسب برای مشکلات وجود دارد. همچنین مقایسه‌ای بین زمان و هزینه صرف‌شده در پروژه نسبت به زمان و هزینه تخمینی انجام داد که بتوان اختلاف آن‌ها را به حداقل رساند.

جهت توانایی مدیریت پروژه‌ها نیاز به ابزاری دقیق، قوی و از همه مهمتر در دسترس برای تمامی افراد پروژه می‌باشد. نرم افزاری که بتوان در آن برنامه‌ریزی پروژه‌ را انجام داد، کارها و مسئولیت‌های اعضای تیم را مشخص کرد و امکان گفت‌وگو و مکاتبه بین تمام اعضای پروژه جهت مشورت و تبادل نظرات وجود داشته باشد.

 

 

شرکت سپهرماهان نیازهای بازار را شناسایی کرده و اقدام به تولید نرم‌افزار مدیریت پروژه مبتنی بر شبکه اجتماعی سازمانی «ـهمسو» نموده است. بارزترین ویژگی این نرم‌افزار تولید آن در بستر شبکه اجتماعی است که کاربران براحتی، در هرجا و هرزمان تنها با داشتن یک تلفن همراه هوشمند بتوانند از مسئولیت و کارهای خود مطلع شوند، با همکاران و اعضای تیم خود درباره مسائل مختلف به گفت‌وگو بپردازند، داشبورد کارهای خود را ببینند و کاربرگ زمان کارهای خود را وارد کنند، گزارشات خود را ثبت نمایند و به تمامی اسناد و اطلاعات مورد نیازشان دسترسی داشته‌باشند.

با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه «ـهمسو» مدیران پروژه میتوانند پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی کنند و سطح دسترسی تمامی اعضای تیم را مشخص می‌کنند مسئولیت و کارها را تعریف کرده و به اعضای تیم تخصیص می‌دهند، برای هر کار و یا مسئولیت ناظری که کار را تایید کند، تعیین می‌کنند و به وسیله گزارشات کاربردی و دقیق از وضعیت تمامی پروژه‌ها مطلع خواهند شد و همچنین به تبادل نظرات و تجربه‌های خود با سایر کاربران خواهند پرداخت و در نهایت بتوانند زمان و هزینه برنامه‌ریزی شده و آنچه بطور واقعی رخ داده است را مقایسه نمود و دلایل خطای برنامه‌ریزی را مشخص آتی این خطای محاسبه را به حداقل رساند.

هر سازمانی هم دارای فرآیندهای روتین و تکراری است و هم نیازمند اجرای طرح‌ها و پروژه‌هایی در داخل سازمان است مدیران ارشد و مدیران میانی در صورت تعریف طرح‌های مقطعی به عنوان پروژه می‌توانند قدرت برنامه‌ریزی خود را افزایش داده و کنترل پیشرفت اقدامات را بهتر انجام دهند این پروژه‌ها از طراحی یک محصول جدید، شرکت در نمایشگاه‌، اجرای یک طرح بازاریابی، تغییر ساختار سازمانی، پیاده سازی یک سیستم مدیریتی، تدوین یک طرح مالی مانند بودجه‌ریزی، ارتقا یا تغییر سیستم‌های نرم‌افزاری یا سخت‌افزاری و ده‌ها مثال دیگر است.

تسلط بر اطلاعات پروژه‌ها مزایای زیادی نصیب سازمان می‌کند و در صورتی که پروژه‌ها از کنترل خارج شوند، تصمیم‌گیری دشوار، مدیران کلافه و سازمان دارای افول جدی می‌شود.

امکانات و قابلیت های نرم افزار مدیریت پروژه

  • امکان ثبت سریع کارها در صفحه اصلی بصورت پست
  • امکان ایجاد پست به ازای کارهای تخصیص داده شده در پروفایل افراد
  • امکان ایجاد لایک و کامنت در پست‌ها جهت فعالیت و مشارکت بیشتر کاربران
  • امکان تگ کردن افراد در پست کارها
  • امکان تعریف و مدیریت اولویت های پروژه توسط ادمین سیستم
  • امکان تعریف و مدیریت نقش‌ها در پروژه
  • امکان تعریف و مدیریت وضعیت پروژه‌ها توسط ادمین
  • امکان ثبت مستندات چندرسانه اي با انواع فرمت‌ها
  • امکان تعریف و مدیریت جریان مالی پروژه‌ها توسط ادمین
  • کارتابل انجام دهنده کار با امکان تفکیک نمایش کارهای من، کارهای منتظر تایید، کارهای سررسید، کارهای امروز وکارهای ایجاد شده توسط من
  • کارتابل ناظر کارها به تفکیک کارهای نظارت شده توسط من، کارهای منتظر تایید، کارهای تایید شده و کارهای انجام نشده
  • کارتابل مدیر پروژه به تفکیک همه کارهای مدیریت، کارهای امروز پرسنل، کارهای عقب افتاده پرسنل و کارهای هفته جاری پرسنل
  • امکان ارائه گزارش از وضعیت و اولویت پروژه‌ها با قابلیت خروجی گرفتن در فرمت اکسل
  • امکان ارائه گانت چارت جهت اطلاع از فعالیت‌های مختلف در پروژه
  • امکان ارائه گانت چارت جهت اطلاع از زمان شروع و پایان هر فعالیت
  • ارائه نمودار در داشبورد از کارهای عقب افتاده به تفکیک افراد سازمان
  • ارائه نمودار در داشبورد از کارهای منتظر تایید به تفکیک پروژه‌های سازمان
  • داشبورد جامع مدیریت پروژه
  • ارائه نمودار در داشبورد از کارهای حیاتی عقب افتاده به تفکیک پروژه‌های سازمان
  • ارائه نمودار در داشبورد از نسبت کارهای انجام نشده به کل کارها
  • امکان ارائه گزارش از کارهای انجام شده در بازه‌های زمانی مختلف به تفکیک افراد و پروژه‌ها
  • امکان ارائه گزارش از کارهای به تاخیر افتاده به تفکیک افراد و پروژه‌ها
  • امکان ارائه گزارش از کارهای منتظر تایید به تفکیک افراد و پروژه‌ها
  • امکان ارائه گزارش از کارهای سررسید به تفکیک افراد و پروژه‌ها
  • امکان ارائه گزارش از کارهای هفته جاری پرسنل
  • امکان ارائه گزارش از زمان صرف شده در پروژه‌ها به تفکیک افراد و پروژه‌ها
  • امکان نمایش و مرور پروژه ها در داشبورد
  • امکان تعریف پروژه ها به عنوان طرح کلان، پروژه های مادر، پروژه عادی
  • امکان ثبت و استفاده از الگوی پروژه جهت ثبت اسان پروژه‌های مشابه
  • امکان فیلتر پروژه بر اساس سطح، اولویت پروژه، پروژه مرجع، تاریخ شروع و پایان پروژه
  • امکان جستجوی پروژه بر اساس نام و کد
  • امکان فیلتر بر اساس نقش فرد در پروژه
  • امکان تغییر وضعیت گروهی پروژه به تاخیر افتاده، درحال انجام و بسته‌شده
  • امکان افزودن پرسنل سازمان به پروژه
  • امکان افزودن افراد به عنوان کارفرما یا مشتری به پروژه
  • امکان تعیین نقش فرد در پروژه (مدیر پروژه، ناظر پروژه، عضو و کارفرما)
  • امکان تعیین سطح دسترسی برای تخصیص کار به دیگران توسط مدیر پروژه
  • تعریف مجوز تخصیص/عدم تخصیص ناظر به کار خود به افراد توسط سازنده پروژه
  • امکان تعیین دسترسی بارگذاری فایل به افراد توسط سازنده پروژه
  • امکان تعیین دسترسی افزودن کار به افراد توسط سازنده پروژه
  • امکان تعیین دسترسی افزودن رکورد به گردش مالی توسط سازنده پروژه
  • امکان تعیین دسترسی مشاهده سوابق مالی توسط سازنده پروژه برای هر عضو عادی
  • امکان تعیین دسترسی افزودن کار توسط سازنده پروژه
  • امکان حذف افراد دست‌اندرکار (اعضا) پروژه
  • امکان تخصیص کارهای فرد به افراد دیگر در زمان حذف فرد از پروژه
  • امکان افزودن لیست کار به پروژه جهت دسته‌بندی کارها
  • امکان مدیریت (حذف و ویرایش) لیست کارهای پروژه توسط سازنده و مدیر پروژه
  • امکان ثبت یا عدم ثبت تاریخ شروع و پایان هر کار
  • امکان تخصیص کار به افراد پروژه
  • امکان ثبت برآورد زمان هر کار توسط ایجاد کننده کار جهت مدیریت زمان
  • امکان افزودن کاربرگ زمان توسط کاربران جهت مدیریت زمانبندی پروژه و محاسبه انحراف از برآورد زمان
  • امکان تعریف زیر کار تا چندین سطح جهت شکست کارها
  • امکان نمایش و مرور اطلاعات مالی برای افراد مجاز
  • امکان افزودن اطلاعات مالی پروژه جهت مدیریت بودجه و هزینه‌های پروژه
  • وجود بستر و امکانات تبادل نظر تعاملی و تالار گفتگو در پروژه‌‌ها
  • امکان بارگذاری فایل (نقشه، اسناد، گزارش و …) با فرمت‌های تعریف شده
  • امکان تعریف فرمت‌های مجاز فایل قابل بارگذاری توسط مدیر سیستم

چرا نرم افزار مدیریت پروژه و کارها ضروری است؟

چابکی سازمان نیازمند مدیریت هوشمندانه پروژه‌ها است.
هر سازمانی و بدون استثنا هم دارای فرآیندهایی روتین و تکراری است و هم برای رشد نیازمند اجرای طرح ها و پروژه های در داخل سازمان است. مدیران ارشد و مدیران میانی در صورت تعریف طرح های مقطعی به عنوان پروژه می توانند قدرت برنامه ریزی خود را افزایش داده و کنترل پیشرفت اقدامات را بهتر انجام دهند. این پروژه ها از طراحی یک محصول جدید، شرکت در یک نمایشگاه، اجرای یک طرح بازاریابی، تغییر ساختار سازمانی، پیاده سازی یک سیستم مدیریتی، تدوین یک طرح مالی مانند بودجه ریزی، ارتقا یا تغییر سیستم های نرم افزاری یا سخت افزاری و ده ها مثال دیگر است.
تسلط بر اطلاعات پروژه‌ها مزایای زیادی نصیب سازمان می‌کند و در صورتی که پروژه‌ها از کنترل خارج شوند، تصمیم‌گیری دشوار، مدیران کلافه، و سازمان دچار افول جدی می‌شود.
اما کنترل پروژه فقط کنترل زمانبندی و کمیت‌های پروژه نیست.
سپهر ماهان این امکان را به سازمان می‌دهد تا پروژه‌های سازمانی تعریف و افراد مرتبط در آن عضو شوند. در پروژه‌های سازمانی تعریف کارها انجام می شود و علاوه بر زمان و منابع، اطلاعات پروژه نیز به صورت سیستماتیک به جریان می‌افتد. همه این اتفاقات به صورت یکپارچه در محیطی انجام می شود که کاربران به طور عادی و به راحتی در آن حضور دائمی دارند و ثبت اطلاعات پروژه یک کار اضافه خسته کننده حساب نمی شود.

درخواست دمو | نظام پیشنهادات | مدیریت جلسات | طراحی سایت | شبکه اجتماعی سازمانی