چرا هیچ کس از شبکه اجتماعی سازمانی شرکت استفاده نمی‌کند؟

توسط محسن روح الامین 2 هفته agoهیچ نظری ثبت نشده
ماهان  /  تعاملات سازمان  /  چرا هیچ کس از شبکه اجتماعی سازمانی شرکت استفاده نمی‌کند؟

سازمانی را تصور کنید که به طور کامل به دنیای دیجیتال ( شبکه اجتماعی سازمانی) متصل است. همکاران به صورت یکپارچه در سرتاسر واحدها و در تمام شعب سازمان به یکدیگر متصل هستند. انگشت مدیریت روی نبض شرکت است (مدیریت نسبت به آخرین اتفاقات رخ داده در شرکت آگاه است)، مدیریت نسبت به تمام اتفاقات منجر به بحران یا ناشی از هر بحرانی، آگاهی دارد. و در سرتاسر سازمان، حسی از پیوند عمیق با هدف و مأموریت سازمان، و با یکدیگر، وجود دارد به طوری که (این حس پیوند عمیق) سلسله‌ مراتب‌های فرآیندها را شکسته و فروریخته است.

مدیران و رهبران سازمانها؛ هوشیار باشید، وقت آن فرا رسیده است که از این داستان بیدار شوید. این دنیایی است که توسط افرادی که شبکه­ های اجتماعی سازمانی را به عنوان نوشدارویی برای معضلات همکاری ترویج می­دهند، توصیف می­شود. واقعیت پر از تکنولوژی‌هایی است که استقرار و توسعه داده شده‌اند اما شکست خورده‌اند. تحقیقات گروه آلتیمتر (Altimeter) نشان می‌دهد که کمتر از نیمی از ابزارهای همکاری سازمانی به صورت منظم توسط کارکنان استفاده می­شوند. (شکل زیر را ببینید).

من اخیرا با تیم رهبری یکی از شرکت‌های رده بالای فناوری سیلیکون والی (Silicon Valley) که یک پلتفرم همکاری سازمانی داخلی برای مشارکت و همکاری کارکنان خود نصب کرده، صحبت می‌کردم. پس از یک پیک اولیه (برای نرخ استفاده از پلتفرم همکاری سازمانی) در شروع نصب، استفاده (از پلتفرم همکاری سازمانی) به تدریج کاهش یافت. این یک نتیجه ناامید کننده بود و آن‌ها می‌خواستند بدانند که چگونه آن را رفع کنند، یا شاید آن‌ها باید آن را دور بیاندازند و برای یک پلتفرم جدید سرمایه‌گذاری کنند.

همان طور که در مقابل تیم اجرایی ایستاده بودم، یک سوال باز مطرح کردم: «چند نفر از شما هفته گذشته در آن پلتفرم بوده‌اید؟»

فقط یک دست بالا رفت، مدیر پلت فرم.

مشکل ساده و واضح بود، از آنجا که مدیران ارشد همکاری و مشارکت را استفاده خوب (بهینه) از زمان نمی‌دانستند، کارکنان نیز به سرعت متوجه شدند که آن‌ها هم نباید وقتشان را در آن پلتفرم صرف کنند.

تحقیقات ما نشان می‌دهد که مشارکت رهبران امری ضروری برای همکاری است. رهبران می‌دانند که باید با کارکنان، به ویژه از طریق کانال‌های دیجیتال و اجتماعی، در تعامل باشند. اما آن‌ها این کارها را انجام نمی‌دهند و یک رشته از بهانه‌های متداول مانند «من زمان کافی ندارم» یا «برای کسی مهم نیست که من برای ناهار چه چیزی خورده‌ام» ارائه می‌دهند. بیش از هر چیز دیگری، آن‌ها از این می‌ترسند که قاطی شدن با زیردستان فاصله قدرت بین آن‌ها و کارکنان آن‌ها را کم ‌کند و به این ترتیب توانایی آن‌ها برای دستور دادن و کنترل کمتر ‌شود.

در ادامه سه راه به رهبران پیشنهاد می‌شود، به عنوان اولین گام‌ها برای تبدیل شدن به چیزی که من آن را رهبر متعهد می‌نامم، فردی که بی‌پروا و با اعتماد به نفس، رهبری خود را از طریق کانال‌های دیجیتالی گسترش می‌دهد.

1. به جمع گوش دهید. در شرکت Red Robin، مالک 450 رستوران زنجیره­ای، کریس لاپینگ (Chris Laping)، مدیر ارشد فناوری اطلاعات (Chief Information Officer) و نایب رییس در زمینه تبدیل کسب و کار، پیشگام پیاده‌سازی شبکه اجتماعی یمر (Yammer)، یک شبکه اجتماعی سازمانی، در سطح شرکت شد. هنگامی که شرکت Pig Out Burger  را در سال 2012 معرفی کرد، کارکنان عدم استقبال مشتریان از آن را در شبکه اجتماعی سازمانی اعلام کردند. بررسی‌ها در جریان بود و (این بررسی‌ها) به سمت مدیران و آشپزخانه‌های آزمایشی در دفتر مرکزی هدایت شدند. «مدیران شروع به صحبت در یامر در مورد راه‌های تغییر دادن دستور پخت Pig Out کردند و چهار هفته بعد ما یک نسخه بهبود یافته، آزمایش شده در آشپزخانه برای تحویل به مشتریان داشتیم»، لاپینگ (این جملات را) به اشتراک گذاشته بود. «این فرآیندی است که 12 تا 18 ماه قبل شروع شده بود.»

لاپینگ و بسیاری دیگر از مدیران اجرایی متوجه شدند که عمل ساده گوش دادن، و اجازه دادن به همکاران برای اینکه بدانند آن‌ها شنیده می‌شوند، اولین گام مهم به سمت همکاری است. براساس اینکه کدام همکاری برای سازمان شما مفید است، تعیین کنید که به چه کسی می‌خواهید گوش دهید: آن‌ها چه کسانی هستند، بزرگترین معضلات آنها چه هستند، برای تصمیم‌گیری‌های کلیدی چه اطلاعاتی لازم است؟ در این مورد، ابزار همکاری می‌تواند هر نوع مکانیزم بازخوردی باشد، یک برد خبری یا حتی یک صندوق پست الکترونیکی بهتر از عدم وجود حلقه بازخورد است. نکته کلیدی این است که شما، به عنوان یک رهبر، باید در طرف دیگر، مشتاق و باز برای یادگیری و گوش دادن باشید.

2. برای شکل‌دادن به اشتراک بگذارید. رزماری ترنر (Rosemary Turner)، رئیس UPS (یک شرکت آمریکایی در زمینه جابه‌جایی محموله‌های پستی، ارائه خدمات ترابری، پشتیبانی و لجستیکی) در حوزه کالیفرنیای شمالی، یک مشکل عمده داشت: زمانی که تیم 17000 نفره او یک کار خوب انجام می‌دهند، خیلی یکدیگر را نمی‌بینند. زیرا افراد او در کامیون‌ها، در اسکله‌های بارگیری، یا در حال برقراری تماس‌های فروش هستند. ترنر برای برقراری ارتباط بین افرادش، از توییتر استفاده می‌کند زیرا این پلت فرمی است که کارمندان UPS در حال حاضر با آن راحت هستند. ترنر برای به اشتراک گذاری به روز رسانی‌هایی از قبیل «از پل خلیج فاصله بگیرید، حادثه‌ای رخ داده است‌ای » و غیره از توییتر استفاده می‌کند. او برای شناختن و آشنا شدن با کارکنان، عکس گرفتن با آن‌ها و به اشتراک گذاری آنلاین آن‌ها (عکس‌ها) از توییتر استفاده می‌کند.

به دلیل به اشتراک گذاری آسان و راحت در کانال‌های اجتماعی، افرادش به او اعتماد دارند. علاوه بر این، در کنار سیاست گسترده‌تر «در باز» در UPS، کارمندان، مشتریان و فروشندگان به گفتگوی باز با رهبری شرکت تشویق می‌شوند. او به اشتراک گذاشت: «من متوجه شدم که وقتی یک موضوع را در توییتر ارسال می‌کنم، واکنش‌هایی که دریافت می‌کنم کمتر از زمانی که نظرسنجی را به صورت داخلی انجام می‌دهم، نیستند. رویکرد ترنر (Turner) در به اشتراک‌گذاری، کارکنان را قادر می‌سازد تا در هر زمانی به او دسترسی داشته باشند، در نتیجه رسیدن به اهداف او متناسب است با میزانی که شرکت باز بودن بیشتر را اجباری کند.

برای شروع به اشتراک گذاری در شبکه اجتماعی، پلتفرمی را که کارمندان شما از قبل از آن استفاده می‌کنند، شناسایی کنید. سپس در مورد داستانی که می‌توانید در آنجا بگویید فکر کنید، داستانی که به کسی به منظور اقدام به دستیابی به یک هدف کلیدی انگیزه خواهد داد. شما می‌توانید نکات برجسته یک مکالمه با مشتری یا یک مقاله خبری که یک تصمیم‌گیری استراتژیک را تقویت می‌کند، به اشتراک بگذارید. به عنوان یک رهبر، مسئله کلیدی، جمع‌آوری و به اشتراک گذاری به منظور شکل دهی نتایجی خاص است. درست است برای هیچ کس اینکه شما ناهار چه چیزی داشتید مهم نیست، اما آن‌ها علاقه­مند به شنیدن موضوعاتی هستند که راجع به آنها هنگام صرف ناهار با مدیران صحبت می­کنید. به جای اینکه انتظار داشته باشید که کارکنان حدس بزنند چه چیزی برای شما مهم است، اکنون می‌توانید به راحتی با کمک داستان‌ها و تصاویر در کانال‌های دیجیتالی که از آن استفاده می‌کنند، به آن‌ها بگویید.

3. متعهد به تغییر باشید. دیوید تودی (David Thodey)، مدیر عامل شرکت تلسترا (Telstra)، بزرگترین شرکت ارتباطات راه دور (مخابراتی) در استرالیا، می‌خواست به وضوح نشان دهد که در زمینه استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی جدی است. بنابراین او در شبکه اجتماعی سوالی مطرح کرد، «ما کدام فرآیندها و فناوری‌ها را باید حذف کنیم؟» این سوال در همان ساعت اول بیش از 700 پاسخ دریافت کرد، و به تودی نگاهی فوری و نزدیک نسبت به آنچه که در تلسترا کار نمی‌کند، ارایه کرد. اما مهم‌تر از همه اینکه تودی و تیم اجرایی او از این پلتفرم برای پیگیری بحث­ها استفاده می‌کردند و این نشان می‌داد که آن‌ها در مورد ایجاد یک گفتگو در کانال‌های دیجیتال برای تصمیم‌گیری معنی‌دار جدی بودند. تودی با پاسخ‌گو بودن و بستن حلقه به صورت دیجیتالی، نشان داد که مشارکت کارکنان منجر به بروز تفاوت و تغییر می‌شود.

کارکنان باهوش هستند، آن‌ها وقت خود را برای شیرین کاری‌هایی که صرفا برای شوآف هستند، تلف نمی‌کنند. در مورد انواع تعاملاتی که می‌خواهید در کانال‌های دیجیتال داشته باشید، فکر کنید، با چه کسی، در مورد چه چیزی و در چه زمانی. متعهد شدن در جهت تغییر، یک گام سنگین در انتقال برای تبدیل شدن به یک رهبر متعهد است. متعهد شدن در جهت تغییر شامل گوش دادن و به اشتراک گذاری (این دو، دو بخش جدایی‌ناپذیر از تعامل هستند) و ارتباط برقرار کردن با دنبال کنندگان به شیوه‌ای معقول، یا به صورت همگانی و یا به صورت یک به یک، است. این بخشی است که تعامل را با ارزش می‌کند، معنای فوق العاده‌ای دارد برای افرادی که رهبر، آن‌ها را برای تعامل انتخاب کرده است. این یک ابزار است بنابراین باید عاقلانه و عامدانه مورد استفاده قرار گیرد. اگر پیش پا افتاده شود، ممکن است ارزش خود را از دست بدهد.

همکاری به اعتماد بستگی دارد و برای رهبران بسیار مهم است که یاد بگیرند چگونه این کار را در عصر دیجیتال انجام دهند. این ابزارها به خودی خود کمتر از توانایی رهبران برای توصیف نیت و هدف ابزار مهم هستند. تنها قرار دادن یک پلتفرم فناوری در جای مناسب کافی نیست، شما باید به چگونگی تغییر سازمان و چگونگی رهبری سازمان به سمت تغییر و در خلال آن، فکر کنید. به صرف اینکه شما یک عصای جادویی دارید، شهر آرمانی همکاری به این دلیل که شما یک تکنولوژی را اضافه کرده‌اید، اتفاق نمی‌افتد. اما شما چیز بهتری دارید، یک بینش رهبری، اهداف استراتژیک و اشتیاق برای هدایت سازمان خود به سمت جلو از طریق تغییرات. بر این مهارت‌های رهبری بنیادی تکیه کنید و یاد بگیرید که آن‌ها را در دنیای دیجیتال گسترش دهید. اگر بتوانید این کار را انجام دهید، همکاری جای خود را در سازمان شما پیدا خواهد کرد.

شارلین لی، موسس و مدیر عامل گروه آلتیمتر و نویسنده پنج کتاب است که اخیرترین آن‌ها «رهبر متعهد» (Engaged Leader)، است و همچنین کتاب پرفروش نیویورک تایمز، رهبری باز (Open Leadership)، و نویسنده همکار برای کتاب مورد تحسین منتقدان، Groundswell. او یک سخنران و مشاور برای بسیاری از شرکت‌های Fortune 500 است. او فارغ التحصیل کالج هاروارد و مدرسه کسب و کار هاروارد است و با همسر و دو نوجوانش در سانفرانسیسکو زندگی می‌کند.

منبع:

https://hbr.org/2015/04/why-no-one-uses-the-corporate-social-network

دسته بندی ها :
  تعاملات سازمانشبکه اجتماعی سازمانیمدیریت دانشنکات مدیریتی

ثبت نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

درخواست دمو | نظام پیشنهادات | مدیریت جلسات | طراحی سایت | شبکه اجتماعی سازمانی