میگویند زندگی همان چیزی است که در حالی که مشغول انجام کارها و برنامه‌های مختلف هستید، اتفاق می‌افتد و در جریان است! با این حال، در دنیای کسب و کار برنامه‌ریزی همه چیز است؛ بسیار بسیار مهم است. بدون انجام برنامه‌ریزی پیش از شروع یک پروژه، نمیشود هیچ کیفیت قابل قبولی را هنگام بررسی خروجی انتظار داشت، همانطور که بدون یک برنامه‌ی قابل اطمینان مدیریت ریسک هیچ پروژه مثمر ثمری وجود ندارد.
1. مدیریت ریسک چیست و چرا مهم است؟
مدیریت ریسک باید یک روند مستمر و فعال باشد. طبق تعریف، مدیریت ریسک به معنای شناسایی و تجزیه و تحلیل یک مسئله شناسایی شده است و به دنبال آن یک برنامه‌ی پاسخ که یک راه‌حل را تعیین میکند، وجود دارد. مدیریت ریسک به جای رسیدگی به موارد احتمالی در صورت بروز، روی پیش‌بینی بروز موارد مختلف و روش مواجهه با آنها تمرکز دارد.
در نتیجه، هدف اصلی این عمل فراتر از حل مسئله است. از همه مهمتر، مدیریت ریسک باید پیش از وقوع، در واقع پیش‌بینی و اولویت‌بندی موانع احتمالی باشد، بنابراین اطمینان حاصل میشود که هرگز مشکلات احتمالی اتفاق نمی‌افتند.
این موضوع در راستای دست‌یابی به اهداف پروژه است: با حذف همه‌ی تهدیدهای قابل پیش‌بینی، پروژه‌ها میتوانند به موقع و با بودجه‌ی معین انجام شوند.
در حقیقت، مدیریت ضعیف ریسک (یا فقدان کامل آن) یکی از مهمترین دلایل سقوط پروژه است.
2. فرایند مدیریت ریسک در 4 مرحله‌ی ساده
مدیریت ریسک نه تنها میتواند به شما در ارتقاء عملکرد پروژه کمک کند بلکه در واقع باعث صرفه‌جویی در هزینه نیز میشود.
همه‌ی افراد عضو یک پروژه میخواهند پروژه را به صورت روان اجرا کرده و به موقع تمام کنند و تنها راه برای اطمینان از انجام این کار اجرای یک فرایند سیستماتیک مدیریت ریسک است. آنچه که این فرایند باید شامل شود، در ادامه آمده است:
مرحله 1: ریسک‌ها را شناسایی کنید
برخی از مدیران اعضای تیم خود را تشویق میكنند كه ریسک‌های احتمالی پروژه را به تنهایی پیش‌بینی كنند، در حالی كه برخی دیگر بر برگزاری جلسات گروهی brainstorm كه در طی آنها مشكلات قابل پیش‌بینی كشف، شناسایی و توصیف میشوند، اصرار میورزند.
مرحله 2: تجزیه و تحلیل ریسک‌ها
در مرحله‌ی دوم، خطرات شناسایی شده تجزیه و تحلیل میشوند. این مرحله در مورد بررسی میزان تأثیر و پیامدهای احتمالی این مشکلات و خطرات است اما همچنین احتمال وقوع آنها را نیز تعیین میکند. به این فکر کنید که واقعاً تا چه حد وقوع مشکلاتی که پیش‌بینی میکنید، محتمل است و اینکه چگونه میتوانند بر عملکرد، بودجه و زمان تحویل پروژه‌ی شما تأثیر بگذارند.
مرحله 3: یک برنامه‌ی احتمالی تنظیم کنید
این مرحله در روند مدیریت ریسک چند مرحله‌ای است. ما در بخش جداگانه‌ای بیشتر در مورد آن صحبت خواهیم کرد و بدان خواهیم پرداخت؛ تنها نکته‌ای که اینجا حائز اهمیت است، پیشگیری و حل مشکلات خاص پروژه است.
مرحله 4: ریسک‌ها را بررسی و کنترل کنید
همانطور که قبلاً اشاره شد، مدیریت ریسک یک روند دائمی و مداوم است. مشکلات احتمالی باید از قبل شناسایی شوند و همچنین باید در هر مرحله از پروژه بررسی و روی آنها تجدید نظر شود.
3. انواع متداول ریسک‌های پروژه
محققان و مدیران هر دو اتفاق نظر دارند که هزینه، برنامه و عملکرد سه تا از بزرگترین ریسک‌ها در راستای با موفقیت به سرانجام رساندن یک پروژه هستند. برآورد اشتباه بودجه و بازه زمانی میتواند پروژه‌ای را حتی قبل از شروع انجام آن، محکوم به شکست کند در حالیکه ناکارآمدی، ارتباط نادرست و مدیریت متناقض نیروها و روند کاری اغلب به ارائه‌ی نتایج غیراستاندارد منجر میشود.
متأسفانه ، آنچه گفته شد تنها موارد موجود نیستند. برخی از ریسک‌ها در یک پروژه میتوانند در ظاهر کاملاً ناملموس باشند و حداقل کاری که ما میتوانیم انجام دهیم این است که به شما بگوییم کجا دنبالشان بگردید. به پویایی بازار توجه کنید زیرا مواردی که دست کم گرفته‌اید میتوانند از موفقیت پروژه‌ی شما بکاهند. خطرات قانونی و تهدیدهای مرتبط با خطرات خارجی نیز موارد قابل تأملی هستند.
هنوز هم فوری‌ترین خطر ناشی از ناکافی بودن مدیریت، همچنین خطاهای استراتژیک و عملیاتی هستند. یک مدیر پروژه‌ی موفق باید همیشه مراقب فرایندهای داخلی باشد بنابراین اطمینان حاصل میکند که هر استراتژی منطقی است و همه‌ی افراد درگیر در پروژه میدانند که چگونه، چه موقع و با چه هزینه‌ای میتوانند کارهای فردی پروژه را انجام دهند.
4. تجزیه و تحلیل ریسک: ارزیابی احتمال و تأثیر
مدیریت ریسک به معنای بیش از حد فکر کردن در رابطه با مواردی که ممکن است اشتباهی در روندشان پیش آید، نیست بلکه در رابطه با مشکلات واقعی و قابل پیش‌بینی است. لازم به ذکر است که برخی پیش‌بینی‌ها بسیار دور از ذهن هستند در حدی که پرداختن به آنها به معنای از دست دادن غیرضروری زمان که بسیار ارزشمند است، میباشد. به همین دلیل است که هر یک از ریسک‌های شناسایی شده باید مورد تحلیل و بررسی قرار گیرند.
در این مرحله، یک مدیر پروژه باید احتمال بروز مسائل احتمالی را ارزیابی کند و تشخیص دهد که آیا آنها اصلاً تهدیدی محسوب میشوند یا خیر. آنهایی که این کار را انجام میدهند باید با در نظر گرفتن دو معیار خاص موارد را اولویت‌بندی و طبقه‌بندی کنند: احتمال وقوع و میزان تأثیر. از آنجا که در اینجا هدف نهایی پیشگیری است، سعی کنید به اندازه‌ی تعیین علت اصلی آن، روی خود مسئله تمرکز نکنید.
5. پاسخ ریسک: پیشگیری و درمان
از اینجا به بعد، شما باید برنامه‌ی احتیاطی خود را در دو جهت پیشگیری و درمان تدوین کنید. اولین مورد به علت اصلی که قبلاً اشاره شد پرداخته و اقدامات لازم برای از بین بردن آن را تعیین میکند. این سناریوی ایده‌آل است که در آن تهدید به جوانه زده میشود و قبل از رشد از بین میرود.
بخش درمان پاسخ ریسک به احتمال بروز مشکلی با وجود پیشگیری مربوط میشود. اینجاست که باید به راه‌حل‌های واقعی برای مدیریت ریسک‌های شناسایی شده فکر کنید و چارچوبی از مراحل عملیاتی را برای حل آنها تدوین کنید.
حال در این بخش به نحوه‌ی واکنش به ریسک بصورت تئوری نشان پرداخته میشود:
مرحله 1: اجتناب
منبع را مشخص کنید تا خطر به طور کلی از بین برود.
مرحله 2: تخفیف
به منظور کاهش تأثیر و پیامدهای بودجه‌ای، احتمال وقوع مشکل را کاهش دهید.
مرحله 3: پذیرش
بپذیرید که دو مرحله‌ی قبل شکست خورده‌اند و برنامه‌ی احتیاطی را عملیاتی کنید.
6. نظارت بر ریسک: ارزیابی مجدد و کنترل
یک برنامه‌ی کاملاً توسعه‌یافته‌ی مدیریت ریسک در هنگام اجرای پروژه و حل مشکلات انعطاف‌پذیری بیشتری به شما میدهد اما به خاطر داشته باشید که صرف پیش‌نویس کردن یک برنامه کافی نیست چراکه در صورت عدم نظارت و کنترل آنچه که در طول فرآیند انجام پروژه اتفاق می‌افتد، شناسایی تهدیدها و تبیین راه‌حل‌ها فایده‌ای ندارد.
به جای تمرین جداگانه، پروتکل مدیریت ریسک خود را در ساختار تجزیه‌ی پروژه قرار دهید. از این طریق، نظارت دوره‌ای اما منظم میتواند بخشی از بازه‌ی زمانی کلی باشد و هر مرحله قابل ارزیابی با ارزیابی مجدد اثربخشی مدیریت ریسک است. همچنین این فرصتی خوب است که نگاهی دوباره به آنچه در پیش روست بیندازید و خطرات جدیدی را شناسایی کنید که ممکن است از ابتدا مشخص نباشند.
نکته‌ی آخر:
در صورتی که در مدیریت پروژه تازه کار باشید، نکته‌ی آخر ممکن است برایتان کمی بیرحمانه یا خشن بنظر برسد: حدود یک سوم کل پروژه‌ها هرگز به پایان نمیرسند! با وجود تعداد زیادی از افراد و هر آنچه که نیاز است، ممکن است اتفاقی غیرقابل‌پیش‌بینی رخ دهد اما مدیریت ریسک میتواند اکثر عدم قطعیت‌ها را ریشه‌کن کند بنابراین از حداقل شکست و گرفتن نتایج درخشان اطمینان حاصل میشود.
برای کمک به طراحی یک برنامه مدیریت ریسک مناسب، میتوانید از ابزارهایی همچون همتیک کمک بگیرید.
برای آشنایی با همتیک، روی دکمه‌ی زیر کلیک کنید:
منبع: سایت bitrix24
مترجم: سارا شیرمحمدی
ثبت نظر