برای کارهای روزانه‌ی خود برنامه‌ریزی کرده و با این کار زمان و کارهایتان را مدیریت کنید و به موفقیت‌های عظیم برسید!
مفهوم مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان روشی است که با کمک آن، تصمیم میگیریم چگونه از وقت خود برای به حداکثر رساندن بهره‌وری در دست‌یابی به اهداف بلندمدت استفاده کنیم. همه‌ی ما میخواهیم از 24 ساعت زمانی که هر روز در اختیار داریم، بیشترین استفاده را ببریم اما در این میان گویی برخی افراد به شادی، بهره‌وری و موفقیت بیشتری دست می‌یابند اما چگونه؟ مگر غیر از این است که زمان برای همه به یک اندازه است؟
چگونه می توانیم در مدیریت زمان موفق‌تر باشیم؟
با استفاده از این 27 نکته در باب چگونگی مدیریت زمان، می‌توانید زمان روزانه‌ی خود را برنامه‌ریزی و مدیریت کنید و به موفقیت گسترده ای دست پیدا کنید!
نکته شماره 1: یک اولویت زمانی برای انجام کارها در نظر بگیرید
ابتدا با درک این موضوع که ساعات شما در طول روز صرف چه مواردی میشوند، شروع کنید. اغلب بین زمان تخمینی ذهنی و زمان واقعی که صرف انجام کاری کرده‌اید، اختلاف بزرگی وجود دارد. یک اپلیکیشن یا نرم‌افزار مدیریت زمان انتخاب کنید و همه‌ی کارهایی را که باید در طول یک هفته انجام دهید، وارد کنید. سپس آنها را بررسی کرده و یک گزارش عملکرد تهیه کنید و آنها را ارزیابی کنید. با استفاده از این داده‌ها، به راحتی می‌توانید زمینه‌هایی که نیاز به بهبود دارند، به راحتی پیدا کنید.
نکته شماره 2: قبل از جلسات ، نتایج دلخواه و مدنظرتان را تعیین کنید
قبل از شروع جلسات ، هدف مشخصی در ذهن داشته باشید؛ این امر منجر به اتلاف وقت کمتری توسط شما و کل تیم می‌شود.
نکته شماره 3: برای انجام کارهایتان محدودیت زمانی تعیین کنید
نگاه دیگری به اولویتبندیهای خود بیندازید و کارهایی را تعیین کنید که انجامشان احتمالاً بیشتر از انتظار شما طول می‌کشد. با تعیین محدودیت زمانی برای این موارد، تمرکز بیشتری خواهید داشت و زمان مفیدتری را سپری خواهید کرد.
اگر با این وجود، هنوز هم احساس کردید که فراتر از این محدودیت‌های زمانی تعیین‌شده وقت صرف می‌کنید، جریان کاری خود را بررسی کنید و موارد هر چند کوچکی که منجر به اتلاف وقت میشوند را شناسایی کرده و در حذفشان تلاش کنید.
نکته شماره 4: روز جمعه برای هفته‌ی پیش رویتان برنامه‌ریزی کنید
شروع کار با یک برنامه‌ی از پیش تعیین‌شده برای روزهای هفته به شما کمک می‌کند تا روی اولویت‌ها تمرکز کنید؛ فقط کافی‌ست روز جمعه چند دقیقه وقت بگذارید تا برای کل هفته‌ی خود برنامه‌ای تدوین کنید.
فراموش نکنید که سطح انرژی و خلاقیت شما در طول هفته نوسان دارد. بهتر است برای کارهای کم اهمیت‌تر روز شنبه و سایر زمانهایی که انرژی کمی دارید را در نظر بگیرید. کارهای سخت و کارهایی که نیاز به خلاقیت بالا دارند را در روزهای یکشنبه و دوشنبه انجام دهید. برنامه‌ی جلسات را برای روز سه‌شنبه، هنگامی که انرژی تیم شما کم می‌شود، تنظیم کنید. از چهارشنبه‌های خود برای برنامه‌ریزی و شبکه‌سازی استفاده کنید.
نکته شماره 5: یک برنامه‌ی روزانه درست کنید
از 30 دقیقه‌ی اول روز خود برای ایجاد یک لیست کارهای روزانه متناسب با برنامه هفتگی خود استفاده کنید.
هر وقت که موارد لیست خود را تکمیل کردید، آنها را وارد word کنید. به جای اینکه در لیست خود بنویسید «ارسال گزارش به مدیر پروژه»، از این عبارت استفاده کنید: «گزارش به مدیر پروژه ارسال شد»! این ترفند کوچک انگیزه‌ی بیشتری برای انجام کار به شما میدهد.
نکته شماره 6: بخش «کارهای انجام شده» را به لیست کارهای خود اضافه کنید
گاهی اوقات کارهای غیرمنتظره و غیرقابل پیش‌بینی پیش می‌آیند؛ برای آنکه در پایان روز احساس رضایت بیشتری داشته باشید، این کارها را در یک لیست جداگانه در کنار لیست کارهایی که باید انجام بدهید، قرار دهید.
روز جمعه، دستاوردهای خود را از هفته‌ی گذشته بازبینی کنید و موفقیت‌هایتان را به خودتان تبریک بگویید. این مرور کردن، اعتماد به نفس شما را افزایش میدهد و به شما در ایجاد برنامه‌ی بهتری برای هفته‌ی آینده کمک می‌کند.
نکته شماره 7: مهمترین کارهای خود را اول صبح انجام دهید
اغلب ما ساعات آغازین کار خود را پربارتر می‌دانیم، مگر نه؟ پس مطمئن شوید که از این زمان خردمندانه استفاده کنید!
عجیب به نظر می‌رسد اما وقتی مغز شما کاملاً بیدار نشده، می‌توانید راحتتر تمرکز کنید! مغزهای خسته که تازه در حال بیدار شدن هستند، انرژی اضافی کمتری برای رؤیاپردازی و نگرانی درباره‌ی سایر کارها دارند.
نکته شماره 8: حواس‌پرتی را از خود دور کنید
هنگام فعالیت روی کارهای نیازمند به تمرکز بالا، از قابلیت « do not disturb : مزاحم نشوید» کامپیوتر خود استفاده کنید. با کار کردن روی یک مانیتور و باز کردن فقط یک پنجره، توجه و حواس خود را متمرکز کنید.
نکته شماره 9: به صورت مولتی-تسک کار نکنید
شاید برایتان جالب باشد که بدانید محققان افسانه‌ی به‌صورت مولتی-تسک کار کردن را نفی کرده‌اند.
نکته شماره 10: منتظر الهام گرفتن نباشید
برخی از هنرمندان و نویسندگان منتظر الهام گرفتن برای خلق یک اثر خارق‌العاده هستند. افراد فعال در حوزه‌ی تجارت و کسب و کار نیز اگر در یک محیط کاری مناسب قرار نگیرند، در کارهای جدی شرکت نمی‌کنند.
لازم نیست که منتظر شوید تا حتماً احساسی که بهتان بگوید کار خاصی انجام دهید، به سراغتان بیاید؛ با کمک ذهن آگاهی (مایندفولنس)، فقط اقدام به انجام آن کار کنید.
نکته شماره 11: کمال‌گرا نباشید
برای استثنایی شدن، باید بارها و بارها شکست بخورید و از اشتباهات خود بیاموزید. به هر تلاشی مثل یک آزمایش نگاه کنید، مثل یک قدم ارزشمند در یک سفر فوق‌العاده، مهم نیست که نتیجه‌ی آن چه باشد، از مسیر لذت ببرید.
نکته شماره 12: روی جزئیات کوچک و کم اهمیت گیر نکنید
به جای اینکه در کمال‌گرایی زیاده‌روی کنید، روی اولویت های خود تمرکز کنید، نه جزئیات دقیق مربوط به هر دقیقه از کارتان. به مهمترین وظایف موجود در لیست کارهای خود بپردازید و برای جزئیات انرژی صرف نکنید.
نکته شماره 13: برای استراحت بین کارها هم برنامه‌ریزی کنید
مغز انسان فقط می تواند حدود 90 دقیقه تمرکز کند. برای جلوگیری از خستگی و حفظ بهره‌وری بالا در طول روز حداقل هر 90 دقیقه یک بار، کمی به خودتان استراحت دهید.
نکته شماره 14: از زمان انتظار بیشترین استفاده را ببرید
برای همه‌ی ما اتفاق می‌افتد که ساعاتی را در صف‌ها، اتاق‌های انتظار، پایانه‌های فرودگاه، ایستگاه‌های قطار و غیره منتظر بمانیم. در این مواقع، کمی ورزش کنید مثلاً حرکات کششی انجام دهید، استراحت یا مدیتیشن کنید، همیشه یک کتاب همراه خود داشته باشید و بخوانید، پادکست گوش دهید و کارهایی از این قبیل.
هرگز اجازه ندهید صف‌های غیرمنتظره وقت شما را هدر دهند.
نکته شماره 15: به اوضاع ایمیل‌های خود سر و سامان دهید
افرادی که inboxهای بهم‌ریخته دارند، نسبت به دیگران زمان زیادی را صرف بررسی ایمیل‌هایشان می‌کنند. بهترین راه برای سرعت بخشیدن به ارتباطات ایمیلی و اتلاف وقت کمتر، ساماندهی وضعیت inbox شما است.
Gmail ویژگی های مختلفی را ارائه میدهد که به شما کمک می‌کنند تا بر ایمیل‌های دریافتی خود تسلط بیشتری داشته باشید پس از استفاده از این سرویس غافل نشوید.
حال بیایید ترفندهایی را بررسی کنیم که به شما کمک می‌کنند تا با سرعت بیشتری ایمیل‌هایتان را غربال و سازماندهی کرده و به آنها پاسخ دهید:
– بایگانی ایمیل‌هایی که ممکن است حاوی اطلاعات مهمی باشند اما به پاسخ فوری نیازی ندارند.
– ایجاد لیبل‌ها و برچسب‌هایی مانند اضطراری، در حالت انتظار و غیره.
– از فیلترها استفاده کنید تا براساس فرستنده یا برخی از اطلاعات یا کلمات کلیدی دیگری که در ایمیل قرار دارد، برچسب‌ها را به ایمیل‌های دریافتی اختصاص دهید.
– شما حتی می‌توانید با تنظیم یک فیلتر برای هر ایمیلی که حاوی عبارت «لغو اشتراک» است، همه‌ی خبرنامه‌ها را برچسب‌گذاری کنید.
– ارسال پاسخ‌های از پیش آماده شده را فعال کنید و از ایمیل‌هایی که بیش از دو بار ارسال کرده‌اید نیز الگوهایی (template) ایجاد کنید. شما می‌توانید این موارد را قبل از ارسال آنها سفارشی کنید اما قطعاً داشتن یک طرح کلی قبل از شروع، روند کار را به میزان قابل توجهی سرعت می‌بخشد.
نکته شماره 16: طرف دیگر مغز خود را هم آموزش دهید
برای سرگرمی قسمت‌هایی از مغز خود که در محل کار از آنها استفاده نمی‌کنید، سرگرمی داشته باشید چراکه در این صورت شما قادر خواهید بود که مشکلات را سریعتر حل کرده و خلاقیت بیشتری به خرج دهید.
حتماً خارج از comfort zone خودتان هم زمانی را صرف کارهای متفاوت کنید؛ این امر به شکل جالبی منجر به موفقیت بیشتری در کارهایتان می‌شود. مثلاً اگر وکیل هستید، رقصیدن را یاد بگیرید؛ اگر پیانیست هستید، هنرهای رزمی را تمرین کنید؛ اگر یک توسعه‌دهنده‌ی نرم‌افزار و برنامه‌نویس هستید، معاشرت با افراد دیگر را فراموش نکنید.
نکته شماره 17: ورزش کردن را جدی بگیرید
ورزش به شما در کنترل موارد استرس‌زایی که در طی روز پیش می‌آیند، کمک شایان توجهی می‌کند. محققان ثابت کرده‌اند كه جلسات كوتاه‌مدت تمرینات نیز مي‌توانند به همان اندازه‌ی جلسات طولاني‌مدت سودمند باشند. حداقل برای هر روز تمرین‌هایی را انتخاب کرده و انجام دهید؛ توجه کنید: حداقل هر روز.
نکته شماره 18: به خوابتان اهمیت بدهید
دانشمندان دریافته‌اند که ساعات خواب کمتر منجر به بهره‌وری کمتر می‌شود. افراد خسته، بیشتر از سایرین کارشان را به تأخیر می‌اندازند و به‌راحتی حواسشان پرت می‌شود. هر شب حداقل هشت ساعت مغز خودتان را به صرف خواب مهمان کنید.
نکته شماره 19: از تقویم استفاده کنید
یک تقویم فقط برای برنامه‌ریزی بهتر جلسات نیست بلکه کاربردهای بسیار بیشتری دارد مثلاً از تقویم خود برای ردیابی ددلاین‌ها (deadline) استفاده کنید.
مسئولیت وقت خود را بر عهده بگیرید. اگر فکر می‌کنید که یک راه برنامه‌ریزی شده، برنامه‌ی شما را برای روز پیش نمی‌برد، معطل نکنید و آن را کنسل کنید.
نکته شماره 20: برای چگونگی صرف زمان استراحتتان هم برنامه‌ریزی کنید
گاهی لازم است هر چه کار در دستتان است زمین گذاشته، یک نفس عمیق بکشید و به ذهنتان استراحت دهید. شما از تأثیرات مثبت این امر بر خلاقیت خود شگفت‌زده خواهید شد. در واقع مراقبه به شما کمک می‌کند تا نگاه و بینش جدیدی در مورد کار خود بدست آورید.
نکته شماره 21: نه گفتن را تمرین کنید
وقت شما گرانبهاست؛ آن را بر روی افراد و پروژه‌هایی که با رسالت و اهداف شما مطابقت ندارند، هدر ندهید.
به جای اینکه به طور خودکار دعوت‌ها و پیشنهادات را بپذیرید ، بگویید «من برنامه‌ی خود را بررسی کرده و بهتان اطلاع می‌دهم»؛ این عبارت ساده برای شما زمان می‌خرد تا پیشنهادات را ارزیابی کرده و هوشمندانه تصمیم‍‌گیری کنید.
نکته شماره 22: یک روز زودتر از موعد ددلاین، کار را تمام کنید
همیشه سعی کنید به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که کار خود را یک روز قبل از زمان سررسید تحویل خروجی به پایان رسانیده باشید.
نکته شماره 23: لازم نیست درست لحظه‌ی ظاهر شدن نوتیفیکیشن روی صفحه‌ی موبایتان، آن را بررسی کنید
لازم نیست همان لحظه‌ای که ایمیلی دریافت کرده‌اید، به آن پاسخ دهید. ایمیل‌های خود را به شکل دسته‌بندی شده بررسی کنید. شما می‌توانید در زمان استراحت به بررسی تماس‌های تلفنی پاسخ‌داده‌نشده بپردازید. در هنگام کار بر روی کارهای با تمرکز بالا از بروز هر گونه وقفه جلوگیری کنید.
نکته شماره 24: ایده‌ها را به عادت تبدیل کنید
از ایده‌های ذکر شده در این مقاله، برای خود عاداتی را شکل دهید. با کمک این نکات، مدیریت بهینه‌ی زمانتان را تمرین کنید.
برنامه‌ی معقولی را که می‌توانید در طولانی مدت (حداقل یک ماه) حفظ کنید، برای خود تنظیم کنید.
نکته شماره 25: عادت‌های بد را کنار بگذارید
برنامه‌ای تنظیم کنید و بدان پایبند باشید. با پیگیری این طرح، خواهید دید که به طور طبیعی عادات قدیمی و غیرمولدتان پس از مدتی حذف خواهند شد.
نکته شماره 26: به همتیک اعتماد کنید
اگر می‌خواهید در شرکت یا سازمان خود، یک برنامه‌ی مدیریت زمان و کارها داشته باشید، می‌توانید از نرم‌افزار مدیریت پروژه و کارهای همتیک استفاده کنید و خیالتان راحت باشد. برای آشنایی با همتیک تنها یک دقیقه زمان کافی است؛ روی این لینک کلیک کنید.
درباره‌ی مدیریت پروژه و اینکه چگونه نرم‌افزارها به تسهیل این فرآیند کمک می‌کنند، در این مقاله، اطلاعات مفیدی آورده شده است.
نکته شماره 27: از زمانتان به خوبی استفاده کرده و لذت ببرید
در مورد خط زدن همه‌ی موارد موجود در لیست کارهای خود، وسواس نداشته باشید. سعی کنید هر روز بین کار و زندگی تعادل برقرار کنید و لذت ببرید.
با ثبات کار کنید و با بهترین سرعت خود ادامه دهید. عجله در کارها، باعث کاهش کیفیت کار و ایجاد استرس می‌شود.
ممکن است کلیشه طور به نظر برسد اما همواره به یاد داشته باشید: لذت بردن از مسیر، مهمتر از مقصد است.
امیدوارم مطالب ذکر شده در این مقاله برایتان مفید بوده باشد.
منبع: سایت toggl
مترجم: سارا شیرمحمدی
ثبت نظر