معرفی نرم افزار مدیریت پروژه «همتیک»

نکته‌ای که همواره در مدیریت پروژه دارای اهمیت فراوانی است، حرکت در چارچوب برنامه می‌باشد و در کنار آن توجه به میزان پیشرفت کارهای محوله به هر فرد از اهمیت به‌سزایی برخوردار است.
میزان پیشرفت کار هر فرد و همچنین میزان پیشرفت پروژه در این بخش از نرم افزار قابل رؤیت است. با توجه به آمار ارزشمندی که این بخش ارائه می‌کند، شما را در بهبود برنامه ریزی و مدیریت پروژه راهنمایی می‌کند.

شرایط تعریف پروژه ها در سازمان‌ها متفاوت است. به عنوان مثال بعضی از پروژه‌ها در شرایط اضطراری تعریف می‌شوند و برخی دیگر از لحاظ زمانی در اولویت بسیار بالاتری قرار می‌گیرند و تعریف پروژه‌های بعدی به اتمام آن پروژه‌ها وابسته خواهدشد.

در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک تمامی این موارد به علاوه پروژه‌هایی که در حالت عادی، روال عادی خود را طی می‌کنند و یا به اتمام رسیده‌اند، در بخش وضعیت پروژه‌ها قابل مشاهده هستند.

نحوه‌ی نمایش این پروژه‌ها بر اساس شاخص‌هایی از قبیل تاریخ شروع یا پایان، اولویت پروژه‌ها، برچسب‌ها و سطح پروژه‌ها قابل مرتب‌سازی می‌باشند.

همچنین قابلیت اعمال عملیات‌های گروهی مانند تغییر وضعیت چند پروژه روی پروژه‌ها نیز فراهم می‌باشد.

این قابلیت در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک به منظور تعریف طرح‌های کلان و زیر طرح‌های یک مجموعه پروژه و نمایش وابستگی پروژه‌ها به یکدیگر ایجاد شده‌ است.
برای هر کدام از این اجزاء می‌توان برآورد زمانی، تاریخ شروع و پایان و برچسب تعریف کرد و با استفاده از برچسب‌های رنگی، وضعیت آن‌ها را (فوری، ضروری و عادی) مشخص نمود.
همچنین هر سطح دارای بخشی برای نمایش تاریخچه‌ی فعالیت‌ها جهت در جریان قرار گرفتن مدیران بر جریان فعالیت‌های پروژه‌ها در سطح‌ها می‌باشد.

در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک در هر پروژه‌ی تعریف شده علاوه بر امکان افزودن/حذف کردن اعضای شرکت‌کننده، شما قادر به تعریف نقش اعضا و تعیین دسترسی آنان هم می‌باشید؛ مواردی مانند امکان تعریف کار، تخصیص کار به دیگران، بارگذاری فایل، تخصیص ناظر به کار و امور مالی.

یکی از مؤثرترین نکات در راستای افزایش بهره وری فردی و گروهی، آگاهی افراد از وظایفشان و اولویت انجام آن‌ها می‌باشد.
در این بخش از نرم افزار مدیریت پروژه همتیک کاربران تمام وظایف و کارهایی که باید انجام دهند را به ترتیب اولویت مشاهده می‌کنند.

در این قسمت، هر کاربر می‌تواند لیست کارهای خود را به تفکیک پروژه‌هایی که عضو آن‌هاست، مشاهده نماید. زمان در نظر گرفته شده برای هر کدام از کارها جلوی آن‌ها نوشته میشود. کارهای انجام شده، با علامت تیک در کنارشان و به صورت خط زده شده نمایش داده می‌شوند.

در این صفحه هر کاربر وضعیت کارهای خود را در یک نگاه مشاهده می‌کند.

ارزشمندترین عملکرد این بخش نمایش وضعیت کارهای انجام‌شده، عقب‌افتاده و در حال انجام کاربر است.

با توجه به روند اجرایی در فاز‌های مختلف پروژه، ممکن است شرایط خاصی رخ بدهد؛ مثلاً اولویت‌دهی به کارها یا پروژه‌های مختلف با توجه به کمبود منابع نیروی انسانی یا منابع مالی؛ یا مواقعی که ممکن است لازم باشد تا در سازمان فعالیتی توسط فرد خاصی انجام شود تا پروژه متوقف نگردد.
این مسائل اجتناب‌ناپذیرند اما این امکان را در اختیار اعضای تیم استفاده‌کننده قرار داده ‌است تا پروژه‌ها و کارها را بر اساس فیلترهای مختلف زمانی، اولویت آن‌ها و غیره برچسب‌گذاری کنند و مطمئن باشند که هیچ فعالیتی از قلم نمی‌افتد.

برای هر کدام از پروژه‌ها در هر سطحی که تعریف می‌شوند لازم است زمان‌بندی مشخصی تعیین گردد چرا که ممکن است افرادی که در یک فعالیت خاص شرکت دارند در فعالیت دیگری نیز حضور داشته ‌باشند. یا شروع هر کدام از فاز‌های پروژه نیازمند اتمام قسمت‌های دیگری از آن باشد. بنابراین تقدم و تأخر فازهای یک پروژه می‌توانند در نحوه‌ی تخصیص منابع مختلف انسانی و مالی نقش‌آفرین باشند.

بخش کاربرگ زمان یا تایم شیت (Time Sheet) در همتیک:

این بخش از برنامه، این امکان را فراهم می‌کند تا افراد میزان زمان اختصاص داده شده به هر کدام از فعالیت ها را به تفکیک و با سهولت ثبت نمایند.

گزارشات:

مدیر پروژه در هر زمانی می تواند گزارشاتی را بر حسب میزان زمان هر فرد یا میزان زمان صرف شده بابت هر کار را دریافت نماید. تایم شیت به مدیر پروژه کمک میکند تا افرادی که زمانی بیش از زمان برآوردشده برای کارها وقت صرف مینمایند را شناسایی کرده و برای آموزش آن‌ها اقدام نماید. همچنین مدیر پروژه می‌تواند با دریافت گزارش انحراف زمان صرف‌شده نسبت به زمان پیش‌بینی شده، در آینده زمان‌بندی بهتری را برای برآورد کارها محاسبه نماید.

در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک در بخش تایم شیت این امکان فراهم می‌آید تا با یکپارچگی این نرم افزار با نرم افزار حضور و غیاب، افراد مطابق زمان حضور خود تایم شیت را تکمیل نمایند و خطاهای انسانی به حداقل برسند.

در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک با کمک بخش گزارشات می‌توان کیفیت پیشرفت یک پروژه را مورد بررسی قرار داد.

آگاهی از مقدار منابع مصرف شده، پیشروی مناسب یا نامناسب پروژه با توجه به زمان‌بندی‌های تعریف شده و مواردی از این قبیل با مراجعه به این بخش میسر شده است.

همچنین طراحی داشبورد مناسب برای این بخش، دریافت اطلاعات از این گزارشات را برای شما تسهیل و تسریع کرده ‌است.

مدیریت هزینه‌ها و بودجه‌بندی از پیچیده‌ترین جنبه‌های یک پروژه است. به همین علت بسیاری از سازمان‌ها و استارت‌آپ‌ها از این قسمت چشم‌پوشی می‌کنند. در حالی‌ که جهت تکمیل هر کدام از فاز‌هایی که باید برای یک پروژه تعریف شوند، هزینه‌هایی لحاظ میگردد.
پیش‌بینی این هزینه‌ها و حتی پیش‌بینی نوساناتی که می‌تواند در هزینه‌های لازم جهت اجرای یک پروژه اتفاق بیفتد کمک شایانی به نحوه‌ی تأمین مالی خواهد‌ کرد و در واقع می‌تواند هزینه‌های مالی یک پروژه را تا حد زیادی کاهش دهد.
نرم افزار مدیریت پروژه همتیک این مدیریت و پیش‌بینی را به خوبی انجام می‌دهد و با تعیین بودجه‌ی اعضای پروژه موجب کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از هزینه‌های اضافی شده و با مدیران پروژه کاملاً همسو پیش خواهد رفت.

نمای اسکرام در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک این امکان را فراهم می‌کند که وضعیت پروژه برای هر یک از اعضای حاضر و مدیر آن پروژه نمایش داده شود. به این صورت که هر کاری که به فردی تخصیص داده شده، در یکی از سه وضعیت «کار‌های کامل شده»، «کار‌های درحال انجام» یا «کارهای در صف انجام» قرار خواهد داشت و به‌صورت دسته‌بندی شده بر اساس وضعیتشان نمایش داده می‌شوند.

به منظور مشاهده‌ی لیست کارهای امروز یک فرد خاص، می‌توانید از امکانات بخش فیلتر استفاده کنید. برای این کار کافی‌ست در قسمت زمان‌بندی کارها، گزینه‌ی «امروز» و در قسمت تخصیص‌ها نام فرد مربوطه را درج کنید.
این بخش دارای گزینه‌های بسیاری می‌باشد که تمامی نیازهای شما را برای مشاهده‌ی انواع لیست‌های فیلتر شده برطرف می‌کند.

در این بخش در نرم افزار تمامی فایل‌هایی که در هر زمان توسط هر یک از اعضای تیم بارگذاری شده‌اند، به‌صورت تفکیک‌شده قابل مشاهده می‌باشند.
ارزش این بخش بیشتر در زمانی که پروژه به اتمام رسیده باشد، نمایان می‌شود چراکه آرشیوی کامل از تمامی فایل‌ها در طی انجام این پروژه را در اختیار شما قرار خواهد داد.

در این قسمت در شرایطی که مهلت انجام کار رو به اتمام باشد و یا در موقعیتی که نیاز است که کار محول‌شده به فردی به او یاد‌آوری شود، امکان ارسال پیام یادآوری فراهم شده ‌است.

با مراجعه به این بخش می‌توانید همه‌ی فعالیت‌های اعضای حاضر در پروژه از قبیل نوع فعالیت، تاریخ، ساعت و بخشی که فعالیت مورد نظر انجام شده را مشاهده کنید.

مزیت مهمی که این بخش در اختیار شما قرار میدهد این است که ردگیری ساده‌ی فعالیت مورد نظر به‌واسطه‌ی امکان جست‌وجویی که در این بخش تعبیه شده، فراهم می‌باشد.

تعامل و گفتگو در مورد جنبه‌های مختلف یک پروژه مطمئناً در روند اجرایی پروژه مؤثر می‌باشد.

ایجاد یک تالار گفتگو با موضوعی خاص و تعریف شده در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک این امکان را برای همه‌ی افراد حاضر در پروژه فراهم می‌کند که بتوانند دلایل، نظرات و مستندات خود را حتی خارج از محیط سازمان ارائه کرده و دستیابی به راه‌حل‌ها و ایده‌های جدید را برای هم‌تیمی‌های خود فراهم و ساده‌تر کنند.

در پروژه‌های تیمی، هم‌فکری و به اشتراک‌گذاری نظرات و ایده‌ها یکی از سازنده‌ترین تعاملات به‌ حساب می‌آید، مخصوصاً اگر تمامی آن‌ها در جایی به‌صورت مکتوب محفوظ و قابل دسترسی باشد.

به همین منظور اعضای هر پروژه در بخش گفت و گوی نرم افزار مدیریت پروژه همتیک می‌توانند با یکدیگر گفت و گو کنند. همچنین میتوانند آخرین کار انجام‌شده‌ی خود را به اشتراک بگذارند و از ایده‌ها و نقد و نظرات یکدیگر برخوردار شوند و در هر زمان مطالب جمع‌آوری شده را مطالعه و بررسی کنند.

پنل نرم افزار مدیریت پروژه‌ی همتیک کاملاً از تقویم شمسی پشتیبانی کرده و افراد می‌توانند فعالیت‌های مختلف خود در پروژه را بر اساس تاریخ شمسی تعریف کنند.

تعریف پروژه و فازهای مختلفی که برای آن تعریف می‌شوند، نیاز به جزئیات زیادی مثل تعریف افراد، برچسب‌ها و غیره دارد؛ در حالی که برخی از پروژه ها شبیه به پروژه هایی هستند که قبلاً مشابه آن را اجرا کرده‌ایم.

قابلیت الگو در همتیک:

این قابلیت، این امکان را ایجاد می‌کند تا همان روالی را که برای مدیریت پروژه‌ی قبلی داشته‌ایم، بتوانیم برای پروژه‌ی مشابه نیز مجدداً استفاده کنیم.

با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه و کارها «همتیک» مدیران پروژه می‌توانند که:

• پروژه‌های خود را برنامه ریزی کنند.
• سطح دسترسی تمامی اعضای تیم را مشخص ‌کنند.
• وظایف کارکنان و کارها را تعریف کرده و به اعضای تیم تخصیص ‌دهند.
• برای هر کار و یا مسئولیت ناظری که کار را تأیید کند، تعیین ‌کنند.
• به وسیله‌ی گزارشات کاربردی و دقیق از وضعیت تمامی پروژه‌ها مطلع شوند.
• همچنین به تبادل نظرات و تجربه‌های خود با سایر کاربران بپردازند.
• در نهایت نیز می‌توانند زمان و هزینه‌ی برنامه ریزی شده و آنچه را که به‌طور واقعی رخ داده است، مقایسه نموده و دلایل خطای برنامه ریزی را بررسی کرده تا در پروژه‌های آتی این خطای محاسبه را به حداقل برسانند.

• منوی پروژه‌ها
• داشبورد مدیریت پروژه‌ها
• منوی لیست کارها
• بخش گفتمان
• بخش فایل‌ها
• کاربرگ زمان (Time-Sheet)
• بخش گزارشات