اطلاعات، یکی از مهم‌ترین دارایی‌های هر سازمانی‌ است. اطلاعات چه از گونه‌ی اطلاعات بایگانی و عملیاتی و چه از نوع اطلاعات ارتباطی و دانشی باشد، برای همه‌ی سازمان‌ها اهمیتی حیاتی دارد. از طرفی بسترهای متنوعی در سازمان برای ثبت و گردش اطلاعات وجود دارند، با این حال دشواری کاربرد بعضی از این بسترها و خلأ جدی برای ثبت و گردش بعضی از اطلاعات، باعث می‌شود همواره بخشی از دارایی سازمان در معرض خطر از دست رفتن یا دفن در سیلوهای اطلاعاتی ناکارآمد باشد.

تسلط بر اطلاعات پروژه‌ها، مزایای زیادی نصیب سازمان می‌کند و در صورتی که پروژه‌ها از کنترل خارج شوند، تصمیم‌گیری دشوار، مدیران کلافه، و سازمان دچار افول جدی می‌شود.

اما کنترل پروژه فقط کنترل زمان‌بندی و کمیت‌های پروژه نیست

امروزه حجم زیادی پروژه‌های گوناگون در سازمان‌ها در جریان است که مدیریت تمامی پروژه‌ها قطعاً آسان نیست چرا که هر پروژه در ابتدای راه نیاز به یک برنامه‌ریزی دقیق دارد و در حین اجرای پروژه مسئولیت‌ها و وظایف افراد باید بصورت دقیق و روشن بیان شود، همچنین گاهی نیاز به مشورت و تبادل نظر بین اعضای تیم پروژه جهت یافتن راه‌حل مناسب برای مشکلات وجود دارد، همچنین باید بتوان مقایسه‌ای بین زمان و هزینه‌ی صرف‌شده در پروژه نسبت به زمان و هزینه‌ی تخمینی انجام داد تا بتوان اختلاف آن‌ها را به حداقل رساند.

برای مدیریت پروژه‌ها نیاز به ابزاری دقیق، قوی و از همه مهم‌تر در دسترس برای تمامی افراد پروژه می‌باشد. سیستمی که بتوان در آن برنامه‌ریزی پروژه‌ را انجام داد، کارها و مسئولیت‌های اعضای تیم را مشخص کرد و امکان گفت‌وگو و مکاتبه بین تمام اعضای پروژه جهت مشورت و تبادل نظرات وجود داشته باشد.

با نرم‌افزار مدیریت پروژه و کارها می‌توان وضعیت کلی پروژه را مشاهده نمود، کارهای متعددی که در پروژه وجود دارد را مدیریت کرد، همچنین هر یک از افراد پروژه می‌توانند اطلاع دقیقی از تعداد کارها و وضعیت کارهای خود داشته باشند.