تکنیک های مدیریت جلسات برای مدیران پروژه

دانستن نحوه مدیریت یک جلسه یکی از مهارت‌های اصلی مدیران پروژه است. چه جلسات بزرگ باشند و به مسائل حیاتی سازمان مربوط شوند و چه جلسات کوچک، ما زمان زیادی را صرف ملاقات با اعضای تیم خود می‌کنیم. شما با تکنیک های مدیریت جلسات می‌توانید روند جلسات را بهبود ببخشید تا نتیجه نهایی همان چیزی باشد که اهداف مورد نیازتان را برآورده می‌کند. در این مطلب به بررسی تکنیک های کاربردی مدیریت جلسات برای مدیران پروژه می‌پردازیم.

مدیریت جلسات چیست؟

جلسات راهی برای گردش اطلاعات و ارتباط صحیح جزئیات لازم با تیم پروژه و ذینفعان آن است. این نوع جلسات را می‌توان به طور منظم در زمانی که پروژه از ابتدا تا انتها در حال حرکت است برگزار کرد تا مطمئن شد که برای رسیدن به ضرب الاجل‌های مختلف، مشکلات را می‌توان به طور موثر حل کرد و ایده‌های جدید را مورد بحث قرار داد.

هدف نهایی برای مدیریت جلسات، رسیدن به اهداف است. اگر جلسه به خوبی مدیریت شود، به شما امکان می‌دهد تا پیشرفت پروژه را بررسی کنید، امکان برقراری ارتباط آزاد و متقابل را برای همه اعضای تیم فراهم کنید و احتمال چالش‌هایی را که ممکن است رخ دهد کاهش خواهید داد. اما برای مدیریت موثر جلسات باید تکنیک های مختلفی را به کار بگیرید.

بهترین تکنیک های مدیریت جلسات برای مدیران پروژه

برای اینکه مدیریت جلسات موثر واقع شود، باید موارد زیادی را در نظر بگیرید. اگر مطمئن نیستید که یک جلسه باید شامل چه مواردی باشد، زمان آن است که رویکرد خود را تغییر کرد. وقتی که زمان برگزاری یک جلسه مدیریت پروژه فرا می‌رسد، همیشه ایده خوبی است که ابتدا مرحله آماده سازی را انجام دهید. آماده سازی از تکنیک های مدیریت جلسات است که اغلب برای شروع جلسه استفاده می‌شود. پس بدون معطلی به سراغ این تکنیک و بقیه تکنیک‌های رایج می‌رویم:

1- یک دستور جلسه کاربردی ایجاد کنید

مهم نیست که چه نوع جلسات تیمی را برگزار می‌کنید، همه جلسات با یک دستور کار شروع می‌شوند. ایجاد یک دستور کار برای یک جلسه بسیار مهم است. وقت گذاشتن برای گنجاندن موارد ضروری در دستور کار راهی برای این است که اعضا از روند جلسه آگاهی داشته باشند و بدانند موضوعات مورد بحث، نقش‌ها و اهداف چه چیزهایی هستند.

نادیده گرفتن این تکنیک به جلسه‌ای منتهی می‌شود که خارج از موضوع اصلی است. دستور کار را باید مسیر راهنمای جلسه دانست، به این معنا که جلسه برای چه کاری و چه هدفی انجام می‌شود.

2- فقط افراد واجد شرایط را دعوت کنید

فقط افرادی را دعوت کنید که نیاز است در جلسه باشند. اگر افرادی هستند که نسبت به دیگران اهمیت کمتری برای پروژه دارند، اشکالی ندارد که آنها را از لیست دعوت کنار بگذارید و یادداشت‌های جلسه و به‌روزرسانی‌های وضعیت را به عنوان خلاصه برای آنها ارسال کنید.

تعداد کم شرکت کنندگان باعث می‌شود تا جلسه را بهتر مدیریت کنید. هر چه اعضا بیشتر باشند، تمرکز جلسه به هم می‌ریزد. به یاد داشته باشید، اگر یکی از اعضای حیاتی پروژه قادر به شرکت در جلسه نیست، زمان جلسه را تغییر دهید. بهتر است منتظر بمانید و مطمئن شوید که جلسه تا حد امکان سازنده و ارزشمند است.

3- نگاه به گذشته و نگاه به جلو را در نظر بگیرید

مفهوم نگاه به گذشته و نگاه به جلو برای بررسی جدول زمانی پروژه، معمولاً حدود دو هفته قبل و بعد از آن اعمال می‌شود. انجام این تکنیک به اعضا کمک می‌کند تا از پیشرفت پروژه آگاهی پیدا کنند. نگاه به گذشته می‌تواند دستاوردها، نقاط مثبت، نقاط منفی و کاستی‌ها را نشان دهد و همچنین به تیم فرصتی می‌دهد تا درباره کارهایی که چند هفته گذشته انجام داده‌اند فکر کنند. نگاه به آینده نیز چشم انداز چند هفته بعد را براساس تجربه به دست آمده در گذشته و نیازهای زمان فعلی نشان می‌دهد.  اگر اولین باری است که از این تکنیک استفاده می‌کنید، در ادامه مواردی وجود دارند که باید به خاطر بسپارید:

• ایجاد یک برنامه زمانبندی پروژه با تمرکز بر دوره زمانی آینده (تقریباً دو هفته)
• برجسته کردن نقاط عطف یا دستاوردهای مهم در برنامه
• توجه به رویدادها و اتفاقات مهم رخ داده در گذشته
• بررسی خطرات پیش بینی شده در دوره زمانی آتی

4- نقش افراد را در جلسه تعیین کنید

اینکه افراد بدانند برای چه چیزی در جلسه حضور دارند، کاری بسیار مهم است. انجام این کار به این معناست که همه می‌دانند که در هنگام برگزاری جلسه چه مسئولیتی دارند. برخی از نقش‌های مهمی که باید در جلسات در نظر گرفته شوند، عبارتند از:

• برگزارکننده جلسه: مسئول برنامه ریزی جلسه، ارسال دعوت نامه و به اشتراک گذاری دستور جلسه است.
• میزبان جلسه: شخصی که مسئول اطمینان از ادامه مسیر جلسه است و دستور کار را دنبال می‌کند.
• یادداشت ‌بردار: یادداشت‌های جلسه ضروری هستند، بنابراین شخصی را تعیین کنید تا تصمیمات گرفته شده، نکات کلیدی، سؤالاتی را که باید پس از پایان جلسه به آنها پاسخ دهد، تاریخ مقرر، مراحل بعدی و موارد دیگر را یادداشت کند.
• نگهداردارنده زمان: هیچکس جلسه‌ای را دوست ندارد که دیر شروع شود یا زمان کافی برای ابراز نظر ندارد، بنابراین یک نفر را تعیین کنید تا حواسش به زمان شروع، زمان پایان و زمان اختصاص یافته به هر عضو باشد.
• تصمیم گیرنده: شخصی است که تصمیم نهایی را در پایان جلسه بیان کند تا همه آگاه شده و در جریان امور باشند. مدیر سازمان، مدیر اجرایی، مدیر پروژه یا سرپرست تیم اغلب فرد تصمیم گیرنده هستند.
• صدای مشتری: شخصی که نماینده نیازها و صدای مشتری است و از سمت مشتری در جلسه حضور دارد (برای جلسات درون تیمی نیازی به این شخص نیست).

5- از ابزارها استفاده کنید

ابزارهای مناسب مدیریت جلسات می‌توانند تفاوت بین یک جلسه موثر و یک جلسه وقت تلف کن را بیان کند. ابزار مناسب احتمالاً به موضوع جلسه، اعضا و مدت زمان پروژه بستگی دارد. ابزارهای فناوری به نوع جلسه بستگی دارد. اگر جلسه غیرحضوری و آنلاین است، به یک نرم افزار ویدئویی باکیفیت نیاز خواهید داشت.

اگر جلسه حضوری است، اغلب ویدئو پروژکتور، مانیتور، میز و صندلی ارگونومیک و سایر تجهیزات مورد نیاز خواهند بود. اما مهمترین بخش از فناوری، داشتن نرم افزار مدیریت جلسات است که فعالیت ها را به صورت دیجیتالی با قابلیت پردازش اطلاعات ارائه می‌دهد. نرم افزار برای ایجاد دستور کار، تخصیص نقش‌ها، ثبت و ذخیره محتوای جلسه، برگزاری تصویری جلسه و تحلیل نتایج بعد از جلسه استفاده می‌شود.

کارهایی که نباید موقع مدیریت جلسات انجام دهیم!

تکنیک های مدیریت جلسات برای مدیر پروژه را پوشش دادیم، اما هنوز در مورد کارهایی که نباید انجام شود، صحبتی نکردیم! در ادامه به کارهایی که نباید در مدیریت جلسات انجام دهید، اشاره می‌کنیم:

1- عدم پاسخگویی

همه اعضای تیم پروژه باید در قبال وظایف، اعمال، رفتار، تصمیمات و نقش کلی خود مسئول باشند. این بدان معناست که اگر یکی از اعضای تیم بگوید که قرار است کاری را تا پایان روز دوشنبه انجام دهد، آن کار باید حداکثر تا ساعت 5 بعد از ظهر تکمیل می‌شود. بدون پاسخگویی، احتمالاً پروژه موفقیت آمیز نخواهد بود.

2- توجه به جزئیات

برای مدیران پروژه ممکن است سخت باشد که برای اولین بار بخواهند جلسه را مدیریت کنند. آنها معمولاً به جزئیات توجهی بیشتری می‌کنند، به همین دلیل اغلب کلیات را فراموش می‌کنند.  با این حال، بررسی هر چیز کوچکی ضروری نیست! سعی کنید به موضوعات اصلی و کلان بپردازید تا سردرگم و خسته نشوید.

4- عدم یادداشت برداری

بسیار مهم است که یادداشت‌های جلسه نه تنها برای شرکت کنندگان در جلسه، بلکه برای هرکسی که قادر به شرکت در جلسه نیست ارسال شود. انجام این کار مفید است، زیرا همه کارکنان سازمان نسبت به اتفاقات جلسه آگاه می‌شوند. پس نتایج به دست آمده در جلسه را در نرم افزار یادداشت کنید تا بتوانید بعدها یک نگاه به گذشته داشته باشید.

5- عدم ابراز نظر

بارها پیش آمده است که برخی افراد شرکت کننده در جلسه، از ابتدا تا انتهای حرفی نمی‌زنند. از خود بپرسید: «این افراد چرا در جلسه حضور دارند؟» اگر نقشی مهمی دارند، پس مشکل چیست؟ احتمالاً وظایف آنها به خوبی مشخص نشده یا مورد پرسش قرار نگرفته‌اند. ابتدا وظایف و نقش‌ها را مشخص کنید و سپس همه اعضا در مباحث شرکت دهید.

6- نپوشیدن لباس مناسب لباس

به عنوان مدیر پروژه، لباس مناسب ضروری است. آنچه می‌پوشید نشان دهنده شخصیت شماست، بنابراین ضروری است که این کار را درست انجام دهید. مخصوصاً در جلساتی که سعی می‌کنید مشتری را تحت تأثیر قرار دهید، پوشیدن لباس شیک بسیار مهم است.

استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان

در پایان یک جلسه مدیریت پروژه موفق، همه باید احساس انرژی کنند و آماده باشند تا آستین‌ها را بالا بزنند و پروژه را شروع کرده یا ادامه دهند. برای اینکه این اتفاق بیفتد، باید تکنیک های مدیریت جلسات که در این مطلب مورد بحث قرار گرفتند را در دستور کار لحاظ کنید. شما باید دستور کار بنویسید، اعضای مناسب را دعوت کنید، جلسه را به سمت هدف مدیریت کنید و در نهایت نتیجه مطلوب را به دست آورید. برای رسیدن به نتایج مورد انتظار، نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان می‌توانند صفر تا صد نیازهای شما از نظر برنامه ریزی، زمان بندی، تخصیص کارها، ذخیره اطلاعات، ارتباطات و سایر موارد برآورده کند. برای کسب اطلاعات بیشتر روی درخواست دمو کلیک کنید.