ارتباطات کارآمد یکی از بخش‌های ضروری گردش کار در کسب و کارهای مدرن محسوب می‌شود. یکی از بخش‌های حیاتی چنین ارتباطی، برگزاری «جلسات کاری» است. در طول جلسات، اعضای تیم عملیات جاری سازمان را برنامه ریزی می‌کنند، درباره کارها و وضعیت موجود بحث می‌کنند و سایر فعالیت‌های گروهی را انجام می‌دهند. نتایج تمامی کارها به اثربخشی چنین جلساتی بستگی دارد. برای افزایش تاثیرگذاری جلسات می‌توان از نرم افزارها و ابزارهای مختلف استفاده کرد. در این مطلب به معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت جلسات و مصوبات می‌پردازیم.
نرم افزار مدیریت جلسات چیست؟
اگر کارکنان آزادانه نظرات و ایدههای خود را مبادله کنند، درک متقابل و روشنی از هم داشته باشند، در مورد هر موضوع مهمی بحث کنند و هر شرکت کننده در فرآیند جلسات بداند چه کاری باید انجام دهد، نتیجه قطعاً مثبت خواهد بود. اگر جلسه بدون برنامه مشخصی برگزار شده باشد، کارکنان سوالات بی‌پاسخی داشته باشند و درک کمی از وظایف خود داشته باشند، ممکن است پیامدهای منفی برای کل سازمان داشته باشد. هدف اصلی نرم افزارهای مدیریت جلسات، ایجاد شرایطی برای برنامه ریزی و برگزاری جلسات، سازماندهی ارتباطات درون تیمی، مدیریت داده‌های سازمانی (مدیریت دانش) و به اشتراک گذاری اطلاعات است.
دلایل استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات
اغلب می گویند: «وقت طلاست!» برای به دست آوردن نتیجه مطلوب، باید یاد بگیرید که چگونه زمان را به درستی مدیریت کنید. در جلسات نیز باید نه تنها با زمان، بلکه به اهداف و نتایجی که در جلسه حاصل می‌شود نیز کنترل کامل داشته باشید. به همین دلیل است که استفاده از یک نرم افزار مدیریت جلسات می‌تواند هم از نظر صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها و هم بهبود فرآیندهای سازمانی پرسود باشد.
برنامه ریزی و توزیع وظایف
برنامه ریزی و توزیع کارها یک کارکرد اساسی‌ست که نقش کلیدی در تیم سازی و سازماندهی فرآیند کار ایفا می‌کند. از این رو، نرم افزار مدیریت جلسات می‌تواند در موارد زیر به سازمان‌ها جهت برنامه ریزی و تخصیص وظایف کمک کند:
- برنامه ریزی تاریخ و مکان رویدادها با در نظر گرفتن زمان آزاد هر شرکت کننده
- تهیه برنامه برای جلسه آتی و اطلاع رسانی به کارکنان مورد نیاز
- جستجو در سیستم، ساختار و پیوست اطلاعات برای رویدادهای برنامه ریزی شده
- تهیه گزارش از نتایج جلسات و مصوبات
- تعیین و توزیع وظایف با در نظر گرفتن حجم کار کارکنان
- تخمین زمان مورد نیاز برای حل هر مشکل
- مرتب سازی وظایف بسته به فوریت تکمیل آنها
- ارائه برنامه زمان بندی پروژه در قالب نمودارهای مختلف
- تسهیل مدیریت همزمان چندین پروژه
ایجاد، و نگهداری اطلاعات
این نرم افزارها می‌توانند در موارد زیر به سازمان‌ها کمک کند:
- ایجاد فهرستی از پروژه‌ها، الزامات و وظایف
- نگهداری و ذخیره سازی نتایج هر جلسه
- ذخیره اطلاعات در مورد پیشرفت پروژه، شاخص‌های عملکرد و مصوبات
- امکان جستجو سریع و راحت اطلاعات در هر زمان و هر مکان
مدیریت ارتباطات در جلسه
- بحث و هماهنگی برای حل مسائل کاری
- تجزیه و تحلیل مشکلات و راه حل‌های پیش آمده
- پیش بینی و مدیریت ریسک
- ارائه اطلاعات واقعی در مورد پیشرفت پروژه
- تسهیل همکاری بین تیمی و ترویج فضای دوستانه
بهترین نرم افزار مدیریت جلسات و مصوبات ایرانی
استفاده از سیستم مدیریت جلسات همتاک محصول شرکت سپهر ماهان، می‌تواند امکانات لازم برای برگزاری جلسات را به همه کسب و کارها و سازمان‌ها ارائه دهد. این نرم افزار یک رابطه کاربری ساده، کاربرپسند و عملکردی دارد که استفاده راحت، سریع و موثر را برای جلسات ارائه می‌دهد. داشبورد همتاک تماماً به صورت فارسی است و شما می‌توانید به راحتی جلسات خود برنامه ریزی، زمان بندی و اجرا کنید. از مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات همتاک می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان
- ثبت تمامی مصوبات جلسه در سیستم و امکان تخصیص هر مصوبه به یک یا چند نفر
- بالا بردن سرعت پیگیری اجرای مصوبات از طریق سیستم و بالا بردن سرعت انتقال و تبادل اطلاعات
- ابلاغ مصوبات جلسه به واحدهای ذی‌ربط، امکان گزارش گیری از وضعیت مصوبات و بهبود فرآیند اثربخشی آنها
- افزایش بهره وری و بالا بردن امنیت اطلاعات
- دسترسی سریع و آسان به تمامی اطلاعات جلسه و مصوبات و دسترسی به اطلاعات جلسات پیشین
- هوشمندسازی جهت جست و جوی زمان مناسب برای برگزاری جلسات
- افزایش بهره وری سازمانی
- صرفه جویی در وقت مدیران
- بهره مندی از تمام گزارش‌‌های مدیریتی در جهت پیگیری اجرای مصوبات
- پیگیری مداوم در جهت انجام مصوبات محوله
- امکان یکپارچه سازی مدیریت جلسات و شبکه اجتماعی سازمانی جهت سهولت و افزایش سرعت تبادل اطلاعات و هماهنگی‌ها
بهترین نرم افزارهای خارجی مدیریت جلسات و مصوبات
اغلب یک سوم از زمان صرف شده در جلسات به شکل ناکارآمدی استفاده می‌شود. این موضوع می‌تواند به دلیل عدم برنامه ریزی، عدم آمادگی، مشکلات در ارتباط بین اعضای تیم، جلسات اضطراری مکرر و سایر عوامل داخلی و خارجی باشد. داشتن یک سیستم مدیریت جلسات اولین قدم برای برنامه ریزی موثر و سازماندهی مناسب فضای کاری است. در ادامه به برترین نرم افزارهای خارجی مدیریت جلسات اشاره می‌کنیم. اکثر این نرم‌افزارها بستری برای برگزاری جلسات آنلاین هستند و امکان ثبت و پیگیری مصوبات را ندارند.
1- نرم افزار Cisco WebEx Meeting
این ابزار که بخشی از سرویس WebEx است، یک نرم افزار رایگان آنلاین جلسات و کنفرانس ویدیویی است. اغلب از این برنامه برای تماس‌های عملیاتی، طوفان فکری و دیگر کارها از راه دور استفاده می‌شود.
2- نرم افزار Meetin.gs
یک پلتفرم برنامه ریزی جلسات محبوب با عملکرد گسترده و قابلیت‌های فراوان برای یکپارچه سازی است. این نرم افزار یک رابط بصری جذاب و یک سیستم اطلاع رسانی مفید دارد.
3- نرم افزار Fuze
یک نرم افزار تماس ابری، کال سنتر و مدیریت جلسات تیمی است. عملکردهایی مانند برگزاری ویدئو کنفرانس‌ها، وبینارها، چت‌های گروهی، به اشتراک گذاری اسناد و اسکرین شات‌ها توسط این برنامه ارائه می‌شوند. این نرم افزار رابط کاربری ساده‌ای دارد و داده‌های ارسال شده را در فضای ذخیره سازی ابری رمزگذاری شده ایمن نگه می‌دارد.
4- نرم افزار GlobalMeet
یک پلتفرم ارتباطی در سطح سازمانی است که تعدادی از قابلیت‌های ویژه را برای برگزاری ویدئو کنفرانس‌ها و وب فراهم می‌کند. کاربردهایی مانند تنظیم زمان و برگزاری جلسات، گفتگوها از طریق چت و به اشتراک گذاری فایل را ارائه می‌دهد.
5- نرم افزار EzTalks
نرم افزاری مبتنی بر ابر است که برای مدیریت جلسات کاربرد دارد. این برنامه از ارتباط موثر بین اعضای تیم پشتیبانی می‌کند. نرم افزار EzTalks برای کنفرانس‌های صوتی و تصویری استفاده می‌شود.
6- نرم افزار Clickmeeting
این نرم افزار با هدف برگزاری وبینار تولید شده است. همچنین امکان نمایش محصول، جلسات کاری و امکان سازماندهی انواع ویدئو کنفرانس‌های آنلاین را فراهم می‌کند.
7- نرم افزار Lucid meetings
این ابزار آنلاین با هدف مدیریت جلسات تولید شده است. این نرم افزار به برنامه ریزی و بهینه سازی همه موارد منتسب به جلسات کمک می‌کند. همچنین به همه شرکت کنندگان نقش‌های از پیش تعریف شده می‌دهد.
8- نرم افزار Less meeting
ویژگی Less meeting این است که برای هر سوال زمان مشخصی دارد که در طی آن شرکت کنندگان باید راه حلی بیابند. همچنین این سیستم یک تایمر وجود دارد که زمان را کنترل می‌کند. در مجموع، این نرم افزار تلاش می‌کنند تا کارایی هر جلسه را به حداکثر برساند و این امکان را فراهم می‌کند که زمان جلسات کوتاه‌تر ولی موثر باشد.
9- نرم افزار Meeting king
نوع دیگری از نرم افزارهای برنامه ریزی و زمان بندی جلسات است. شما می‌توانید جلسات را برنامه ریزی کنید، دستور کارها را جمع آوری کنید، امکان یادداشت برداری را به جلسه اضافه کنید و اطلاعات مورد نظر را با شرکت کنندگان تبادل کنید.
10- نرم افزار Samepage
نرم افزار Samepage یک ابزار برای همکاری بین تیمی است که برای ترتیب، سازماندهی و برگزاری کنفرانس‌های صوتی و تصویری کاربرد دارد. در طول ویدئو کنفرانس، امکان اشتراک گذاری صفحه برای همه اعضا وجود دارد.
11- نرم افزار Magic minutes
نرم افزاری برای تنظیم و مدیریت جلسات و بحث‌ها است که توجه شرکت کنندگان را بر موضوعات خاص متمرکز می‌کند. این برنامه یک رابط بصری ساده دارد که ویژگی های منحصر به فردی را به کاربران ارائه می‌دهد.
12- نرم افزار Soapbox
ابزار بسیار کاربردی و ساده مدیریت پروژه با قابلیت‌های بسیار از جمله مدیریت جلسات است. این نرم افزار امکانی را برای ترتیب دادن جلسات شخصی و تیمی فراهم می‌کند.
13- نرم افزار Meeting Sense
یک نرم افزار مدیریت جلسات ساده است که برای استفاده از آن به حداقل تلاش نیاز دارید. رابط MeetingSense از نظر بصری جذاب است. دارای گزینه‌های طرح بندی، استایل‌ها و مجموعه‌ای از عملکردهای ویژه برای افزایش اثربخشی جلسات است.
14- نرم افزار Calendly
یک نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین است که برای کارکنان در سراسر جهان در دسترس است. دو گزینه برای ورودی داده در این نرم افزار وجود دارد که شامل صدا و متن است. علاوه بر کارکردهای اصلی از جمله تنظیم و برگزاری جلسات، می‌تواند فعالیت و حضور اعضا را نیز پیگیری کند.
15- نرم افزار Beenote
نرم افزار نسبتاً ساده با مجموعه‌ای اساسی از عملکردهای لازم برای سازماندهی جلسات کاری است. این کارها شامل ترتیب جلسات، پیگیری موضوع و بحث، مدیریت وظایف و گزارش است.
16- نرم افزار Microsoft Teams
مایکروسافت تیمز که بخشی از خانواده خدمات شرکتی Office 365 است، نرم افزاری برای سازماندهی همکاری تیمی، به ویژه جلسات کاری است. از مزایای نرم افزار مدیریت جلسات می‌توان به برگزاری کنفرانس‌های صوتی و تصویری، دسترسی به صفحه نمایش سخنرانان و از همه مهمتر ادغام مستقیم با سایر ابزارهای Office 365 مانند Word، Excel، PowerPoint، Outlook، One Drive، Sharepoint و سرویس‌های مایکروسافت مانند Azure اشاره کرد.
18- نرم افزار Zoom
یکی از بهترین برنامه‌های ویدئو کنفرانس موجود در بازار، Zoom است که طیف گسترده‌ای از عملکردهای مشترک را ارائه می‌دهد. این نرم افزار می‌تواند با یک تقویم شخصی ادغام شود، به همین دلیل برای جلسات مفید است و امکان همکاری بر روی فایل‌ها (مشاهده، ویرایش و به روز رسانی) را فراهم می‌کند. همچنین امکان ایجاد چت برای بحث‌های شخصی و تیمی را ارائه می‌دهد.
19- نرم افزار Skype for Business
ابزاری برای برگزاری جلسات صوتی و تصویری است. همه شرکت کنندگان می‌توانند تصویر سایر شرکت کنندگان را ببینند و در زمان حال درباره وظایف، کارها و ایدههای خود بحث کنند.
20- نرم افزار Nimble CRM
این نرم افزار اجازه می‌دهد تا تمام کانال‌های ارتباطی موجود (ایمیل، تقویم، چت‌های شرکتی، پیام رسان‌ها و غیره) را برای بهبود جلسات با هم یکپارچه کنید. همچنین قابلیت‌های گسترده برای مدیریت روابط با مشتریان و شرکا را ارائه می‌دهد.
از نرم افزار مدیریت جلسات همتاک استفاده کنید!
برای انتخاب نرم افزاری که بیشترین کاربرد را برای نیازهای شما داشته باشد، باید عملکردها و ویژگی‌های مورد نیاز خود را برای حل مشکلات آن را بررسی کنید. در میان نرم افزارهایی که به نیازهای شما پاسخ می‌دهند، چندین مورد را انتخاب کنید و بر اساس بودجه موجود و ترجیحات تیم خود به آنها امتیاز دهید. سپس موارد دلخواه را تست کنید و در نهایت مناسب‌ترین مورد را انتخاب کنید. با این حال، ما »نرم افزار مدیریت جلسات همتاک» را پیشنهاد می‌کنیم، زیرا هم بومی است و هم اینکه مجموعه از امکانات مختلف را ارائه می‌دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر روی درخواست دمو کلیک کنید.
منبع: nimble.com
ثبت نظر