به جرات می‌توان گفت که اکثر کارکنان شما علاقه‌ای به برگزاری جلسات ندارند. برای اینکه جلسات کارآمدتر و مولدتر شوند، باید از نرم افزار مدیریت جلسات بهره ببرید. اما مواظب باشید! همه نرم افزارهای مدیریت جلسات یکسان نیستند، به این معنا که ممکن است برای کسب و کاری مناسب و برای دیگری نامناسب باشند. شما باید روی نرم افزاری سرمایه گذاری کنید که نیازهایتان را به خوبی پوشش دهد. در این مطلب به طور کامل به ویژگی های نرم افزار مدیریت جلسات خوب می‌پردازیم.
ویژگی های نرم افزار مدیریت جلسات خوب
نرم افزار مدیریت جلسات، نرم افزاری برای کمک به کارکنان برای ساده سازی و بهینه سازی گردش کار جلسات طراحی شده است. یک نرم افزار مدیریت جلسات خوب باید ویژگی های زیر را داشته باشد:
سهولت استفاده و دسترسی
هر کسی در تیم شما باید بتواند از نرم افزار مدیریت جلسات استفاده کند. نرم افزار باید دارای عملکرد کاربرپسندی باشد تا کسی در استفاده از آن دچار مشکل نشود. دسترسی در هر زمان و مکانی برای بهینه سازی جلسات بسیار مهم است.
الگوهای دستور جلسه
یک دستور کار جلسه که به خوبی طراحی شده باشد، بهترین راه برای افزودن ساختار و فرآیند به یک جلسه آنلاین است. دستور کار به وضوح اهداف جلسه را بیان می‌کند. یک نرم افزار مدیریت جلسات مانند «سپهر ماهان» به کارکنان این توانایی را می‌دهند تا دستور جلسه را از طریق قالب‌های قابل تنظیم و از پیش ساخته شده آماده کنند. بنابراین، به جای اینکه هر بار از ابتدا شروع کنند، کارکنان می‌توانند فوراً با صدها قالب رایگان یک دستور کار ایجاد کنند.
قابلیت اشتراک گذاری فایل
قبل از اینکه شرکت کنندگان وارد اتاق جلسه شوند، بسیار مهم است که همه در یک مسیر واحد باشند. کارکنان فریلنسر اغلب از ابزارهای جلسه آنلاین برای به اشتراک گذاری فایل‌ها و اسناد جلسه استفاده می‌کنند. کارکنان با برخی ابزارهای مدیریت جلسه می‌توانند یادداشت‌های جلسات قبلی را جستجو کنند و به اشتراک بگذارند.
ابزارهای یادداشت برداری
هنگامی که جلسه شروع می‌شود، کارکنان به ابزارهایی نیاز دارند که به آنها توانایی همکاری در زمان حاضر و مستندسازی جزئیات مهم جلسه را بدهد. یادداشت‌های جلسه راهی عالی برای کارکنان برای پیگیری کارهای انجام شده، مسئولیت‌های داده شده و تصمیمات اتخاذ شده در جلسه است. کارکنان می‌توانند در یک سند دیجیتال یادداشت برداری کنند، بنابراین همه چیز قابل ردیابی خواهند بود می‌توان در زمان مناسب از اطلاعات یادداشت شده نهایت استفاده را کرد.
ابزارهای مدیریت وظایف
یک جلسه بدون پیگیری مناسب، اتلاف وقت است. قبل از پایان جلسه، بحث و تفویض مواردی که در جلسه تصمیم گرفته شده بسیار مهم است. تقریباً هر نرم افزار مدیریت جلسه دارای ویژگی‌های خاصی است که به کارکنان این امکان را می‌دهد تا کارهای مختلف را انجام دهند. نرم‌افزارهای مدیریت کار می‌توانند در اولویت بندی کارها، زمان بندی، مدیریت ارتباطات، ارزیابی عملکرد کارکنان و گزارش گیری از روند پروژه بسیار موثر باشند.
یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها
بر کسی پوشیده نیست که کسب و کارها برای مدیریت عملیات روزانه خود به بیش از یک ابزار آنلاین نیاز دارند. نرم افزار مدیریت جلسات تنها یکی از ابزارهای بسیاری است که توسط کارکنان استفاده می‌شود. اکثر نرم افزارهای مدیریت جلسات می‌توانند با برنامه‌هایی مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، ابزارهای مدیریت وظایف، نرم افزار ویدئو کنفرانس، پلتفرم‌های پیام رسانی و غیره ادغام شوند.
از دیگر ویژگی‌های نرم افزار مدیریت جلسات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- یکپارچگی با ایمیل: این ویژگی به برنامه ریزی و رزرو جلسات مستقیماً از ایمیل کمک می‌کند.
- قابلیت‌های نموداری: برای سازماندهی جلسات به بهترین شکل ممکن می‌توان از تقویم، نمودار گانت، جداول، ستون‌ها و فهرست‌ها استفاده کرد.
- همکاری و مشارکت: نرم افزار امکان همکاری آسان با استفاده از بخش نظرات یا توضیحات بین اعضای جلسه را ارائه می‌دهد.
- ضبط صدا و تصویر: برخی از نرم افزارهای مدیریت جلسات امکان ضبط صدا و تصویری را ارائه می‌دهند. این ویژگی می‌تواند برای بررسی‌ها و ارزیابی‌های بعد از جلسه بسیار مفید باشد.
- اشتراک گذاری صفحه: نرم افزار مدیریت جلسات اجازه می‌دهد تا بتواند برخی از صفحات را در طول جلسات به اشتراک گذاشت و به سایر اعضا کمک می‌کند تا یک صفحه واحد را مشاهده کنند.
- مدیریت اسناد: تمام اسناد مورد استفاده برای جلسه را می‌توان در یک مکان در نرم افزار نگهداری کرد. این ویژگی امکان تغییر برنامه برای اشتراک گذاری یا بررسی اسناد را از بین می‌برد.
- داشبورد تحلیلی: داشبورد یک نمای کلی از کل فرآیند نرم افزار را ارائه می‌دهد. از این طریق می‌توان به تجزیه و تحلیل، جمع آوری و ارزیابی موفقیت پارامترهای جلسه پرداخت.
- امنیت سایبری: امنیت سایبری بسیار مهم است و نرم افزار مدیریت جلسات می‌تواند از طریق محاسبات ابری و افزودن اقدامات امنیتی اضافی برای اطمینان از اینکه اطلاعات محرمانه و حساس به خطر نیفتد، مقابله کند.
کلام آخر
نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان، که به صورت یکپارچه با نرم افزار مدیریت کارها ارائه می‌شود، تمامی این امکانات به همراه بسیاری از امکانات کاربردی دیگر را در اختیار شما قرار می‌دهد. برای آشنایی با این نرم افزار می‌توانید درخواست دمو خود را ثبت کنید.
ثبت نظر