جلسات بخش مهمی از کسب و کار شما هستند. با این حال، اگر سازماندهی و مدیریت ضعیفی داشته باشند، ممکن است به یک اتفاق خسته کننده، زمان‌بر و بی‌هدف تبدیل شود. اگر شما مسئول برگزاری جلسه هستید، چندین مورد وجود دارند که باید آنها را رعایت کنید. ابتدا مطمئن شوید که افراد مناسب در جلسه حضور دارند و اهداف و انتظارات از قبل تعیین شده‌اند. اما یک نکته وجود دارد که اکثر افراد فراموش می‌کنند و آن تعیین «نوع جلسه» است. شما با تعیین نوع جلسه می‌توانید اهداف، نیازها و استراتژی‌های لازم را پیاده سازید. در این مطلب به طور کامل در مورد انواع جلسات سازمانی صحبت می‌کنیم:
آشنایی با انواع جلسات سازمانی
ارتباطات می‌توانند یک جنبه حیاتی در اداره یک سازمان باشند، زیرا به متخصصان در محل کار اجازه می‌دهند تا ایده‌ها را به اشتراک بگذارند. یک راه موثر ارتباط کسب و کارها با کارکنان، برگزاری یا سازماندهی جلسات است. شناخت انواع مختلف جلسات می‌تواند به شما در تصمیم گیری‌های مهم استفاده از استراتژی‌های کاربرد برای حل مشکلات کمک کند. به همین دلیل، در ادامه به 10 نوع جلسه که هر سازمانی باید برگزار کند می‌پردازیم:
1- جلسات آغازین (Kick-Off meetings)
- تعداد شرکت کنندگان: 10 تا 20 نفر
- هدف: برنامه ریزی برای اجرای یک پروژه
یک جلسه آغازین برای برنامه ریزی جهت اجرای یک پروژه انجام می‌شود. همچنین این نوع جلسه اعضای یک پروژه یا سازمان جدید را به یکدیگر معرفی می‌کند. جلسه آغازین دقیقاً آنچه را که باعث موفقیت پروژه می‌شود را بررسی می‌کنند. مدیر جلسه آغازین توضیح می‌دهد که نقش افراد در جلسه چیست، چرا آنها در این جلسه حضور دارند و چگونه می‌توانند در پیشبرد جلسه مفید باشند. این جلسات اهمیت ویژه‌ای دارند، زیرا بر موفقیت پروژه تاکید خواهند داشت. ضروری است که هر فردی دقیقاً بداند برای موفقیت پروژه چه کاری باید انجام دهد.
نکات مهم برای برگزاری بهینه جلسات آغازین:
- روابط صمیمی بین افراد ایجاد کنید. صمیمیت به آنها فرصتی می‌دهد تا قبل از همکاری بیشتر با یکدیگر آشنا شوند.
- به افراد فرصت دهید تا سوالات یا نگرانی‌های خود را در مورد پروژه بیان کنند.
- بسیار مهم است که این جلسات قبل از شروع هر کاری برگزار شود. به این ترتیب همه دقیقاً می‌دانند که برای وظایف خود چه کاری باید انجام دهند.
2- جلسات طوفان فکری (Brainstorming Meetings)
- تعداد شرکت کنندگان: 5 تا 15 نفر
- هدف: ارائه ایده‌های مختلف برای کشف راه حل‌های ممکن
جلسات طوفان فکری به افزایش خلاقیت اعضای تیم کمک می‌کنند. این جلسات راهی موثر برای نوآوری است. اما مهم است که همه در جلسات طوفان فکری حرف یکسانی داشته باشند (در یک مسیر باشند). ابتدا از یک نفر شروع کنید. سپس از بقیه بخواهید ایده‌های خود را بازگو کنند. درنهایت، از همه شرکت کنندگان بخواهید که نظرات خود را در مورد ایده‌های مطرح شده به اشتراک بگذارند. این رویکرد می‌تواند مشارکت را ترویج کند. جلسات طوفان فکری به غیر از حضور شرکت کنندگان مشتاق به چیز دیگری نیازی ندارند. از این جلسه می‌توانید وارد جلسه حل مسئله شوید تا به راه حل‌های واقع بینانه برسید.
نکات مهم برای برگزاری بهینه جلسات طوفان فکری:
- شرکت کنندگان را تشویق کنید که تا حد امکان خلاق باشند. سپس در جلسه حل مسئله به واقع بین بودن بپردازید.
- از هر یک از شرکت کنندگان بخواهید ایده‌های خود را بنویسند. سپس به آنها محدودیت زمانی بدهند تا ایده‌ها را با گروه به اشتراک بگذارند. فضای دوستانه‌ای برای افراد ایجاد کنید تا نظرات خود را بدون قضاوت بیان کنند.
3- جلسات حل مسئله (Problem-Solving Meetings)
- تعداد شرکت کنندگان: 4 تا 8 نفر
- هدف: حل مشکل با راه‌حل‌های واقع‌بینانه
موضوع خاصی در جلسات حل مسئله وجود دارد که باید به آن رسیدگی شود. اعضا می‌نشینند و راه حل‌های قطعی برای مشکلات ارائه می‌کنند. این جلسه معمولاً پس از یک جلسه طوفان فکری انجام می‌شود. شرکت کنندگان به عنوان یک گروه با هم کار می‌کنند تا راه حل‌های واقع بینانه‌ای پیدا کنند. گروه ایده‌های مختلفی را امتحان می‌کند تا زمانی که بهترین ایده آشکار شود. سپس تاریخ تشکیل جلسه تصمیم گیری برای صدور حکم نهایی تعیین خواهد شد.
نکات مهم برای برگزاری بهینه جلسات حل مسئله:
- ایده‌های غیر واقعی را از جلسه حل مسئله به سرعت حذف کنید.
- مطمئن شوید که همه افراد درگیر در جلسه از کارهایی که باید انجام شود آگاه هستند.
- برای رسیدن به راه حل یک محدودیت زمانی تعیین کنید. محدودیت زمانی باعث تشویق کار گروهی می‌شود تا همه به دنبال رسیدن به نتایج عالی باشند.
4- جلسات تصمیم گیری (Decision-Making Meetings)
- تعداد شرکت کنندگان: 4 تا 6
- هدف: تصمیم گیری راسخ در مورد موضوعات مهم
در یک جلسه تصمیم گیری، بحث بر روی راه حل نهایی یک مشکل متمرکز می‌شود. هدف دستیابی به توافق قطعی در مورد تصمیم یا اقدامی است که باید انجام شود. این جلسات ارزشمند هستند، زیرا به یک راه حل محکم منجر می‌شوند. تصمیمات اتخاذ شده در این جلسات نباید تغییر کنند. شما باید به دو یا سه راه حل ممکن توجه کنید. این راه حل‌ها باید از جلسه حل مشکل بیرون بیایند. هدف این نوع جلسات کاری یافتن تصمیم گیری قاطعانه برای حل یک مشکل است.
نکات مهم برای برگزاری بهینه جلسات تصمیم گیری:
- یک نفر را به عنوان تصمیم گیرنده نهایی منصوب کنید. مطمئن شوید که آن شخص برای ارائه یک بازخورد منطقی آماده است.
- به خاطر داشته باشید که ممکن است که همه افراد در مورد تصمیم نهایی به توافق نرسند.
- در پایان چند دقیقه تنفس ایجاد کنید تا به همه فرصت داده شود تا نحوه اجرای تصمیم را به اشتراک بگذارند.
5- جلسات برنامه ریزی سه ماهه (Quarterly Planning Meetings)
- تعداد شرکت کنندگان: 4 تا نفر
- هدف: تعیین و مرور اهداف سه ماهه آینده
جلسات برنامه ریزی سه ماهه یکی از مهمترین جلساتی است که شرکت‌ها برگزار می‌کنند. این نوع جلسات باید در عمل به شکل رسمی باشند. جلسات سه ماهه جهت اجرای راه حل‌هایی که در جلسات تصمیم گیری بحث شده است، انجام خواهند شد. همچنین این جلسات به بررسی مشکلات جدیدی که شاید در آینده رخ دهند اختصاص دارند. در حالت ایده آل، هر سه ماهه می‌تواند برنامه‌ای مخصوص به خود را داشته باشد.
جلسات برنامه ریزی سه ماهه بین مدیران و سرپرستان هر بخش از سازمان برگزار می‌شوند. این جلسات به طور منظم در طول سال اجرا خواهند شد. هدف از این جلسات این است که همه اعضای تیم در یک مسیر واحد قرار گیرند. مسیر واحد می‌تواند شامل انتظارات و اهداف سه ماهه آینده باشند. این جلسات به تیم‌های سازمان کمک می‌کنند تا با یکدیگر هماهنگ شوند. اعضای گروه می‌توانند آنچه را که در سه ماهه‌های گذشته انجام داده‌اند به اشتراک بگذارند.
نکات مهم برای برگزاری بهینه جلسات برنامه ریزی سه ماهه:
- مطمئن شوید که همه اعضا می‌دانند چه وظایفی برای سه ماهه دارند.
- افرادی را که در سه ماهه گذشته عملکرد خوبی داشتند را معرفی کنید.
- یک دستور کار با موضوعات خاص را بنویسید.
6- جلسات اطلاع رسانی (Information Meetings)
- تعداد شرکت کنندگان: 4 تا 6
- هدف: بررسی اطلاعات جدید و تغییرات لازم
جلسات اطلاع رسانی به طور کامل در مورد تبادل اطلاعات است. این اطلاعات می‌تواند شامل هر چیزی از جمله جلسات پرسش و پاسخ ساده و کوتاه تا جلسات چند قسمتی باشند. از این جلسه برای شناسایی علل مشکلات جدید و تغییرات مورد نیاز استفاده کنید. به طور کامل توضیح دهید که این اطلاعات جدید چگونه بر روند سازمان شما تأثیر می‌گذارند. در پایان جلسه، می‌توانید مهمترین مشکلات را اولویت بندی کنید تا فوراً به آنها رسیدگی شود. برای بررسی راه حل دوباره به یک جلسه طوفان فکری نیاز دارید.
نکات مهم برای برگزاری بهینه جلسات اطلاع رسانی:
- اسلایدها و جزوه‌هایی تهیه کنید که حاوی اطلاعات مهم هستند.
- منتظر بمانید تا تمام اطلاعات قبل از طرح سوال ارائه شوند.
7- جلسات به روز رسانی وضعیت (Status Update Meetings)
- تعداد شرکت کنندگان: 10 تا 20
- هدف: به روز کردن اطلاعات مربوط به یک مشکل
فرآیندهای تعیین شده در جلسه تصمیم گیری در جلسه به روز رسانی وضعیت مورد بحث قرار خواهد گرفت. این فرآیندها در این مرحله به همه کارکنان مربوطه منتقل می‌شوند. در این جلسات یک مرور کلی از نحوه عملکرد تیم وجود خواهد داشت. هر سرپرستی باید این نوع جلسات را با تیم کارکنان خود برگزار کند. سرپرستان در مورد عملکرد تیمی در سه ماه قبل بازخورد می‌گیرد. سپس اطلاعات جدید به روز رسانی می‌شوند تا مشکلات بهینه شوند.
نکات مهم برای برگزاری بهینه جلسات به روز رسانی وضعیت:
- به یک یا دو عضو با عملکرد برتر تیم فرصت دهید تا آنچه را که کار می‌کند به اشتراک بگذارند.
- برای سوالات در پایان کمی وقت بگذارید.
8- جلسات اعلام حضور (Check-In Meetings)
- تعداد شرکت کنندگان: 10 تا 20
- هدف: بیان نظرات در مورد فرآیندهای خاص و ارزیابی روحیه تیم
جلسات اعلام حضور، جایی است که در آن تیم شما می‌تواند درباره اینکه کدام فرآیندها موثر بودند و کدام‌ها خیر، بحث کنند. این جلسات کمی با جلسات به روزرسانی وضعیت متفاوت هستند. جلسات اعلام حضور بیشتر مربوط به مشارکت گروهی است تا اینکه سرپرست گروه بخواهند اطلاعات را به روزرسانی کند. این جلسات فاقد برنامه خاصی هستند! همه اعضا تشویق می‌شوند که نظر خود را بیان کنند. به این ترتیب آنها می‌توانند در مورد نقاط قوت، ضعف و چالش‌های یکدیگر بیاموزند. اعلام حضور باید یک جلسه کوتاه برای ارزیابی چگونگی پیشرفت کارها باشد. همچنین زمانی که چندین نفر برای رسیدن به یک هدف با هم کار می‌کنند، یک جلسه اعلام حضور ایده خوبی است.
نکات مهم برای برگزاری بهینه جلسات اعلام حضور:
- در مورد آنچه هفته گذشته پیش رفت بحث کنید. از چند شرکت کننده بخواهید در مورد چیز خاصی صحبت کنند که تداعی کننده موفقیت تیم بوده‌اند.
- هر رویداد یا ضرب الاجل را برای پروژه‌های آینده با همه اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید.
- اجازه ندهید جلسه بیش از حد منفی شود یا جایی برای شکایت باز باشد. روی راه حل‌ها تمرکز کرده و صمیمیت ایجاد کنید.
9- جلسات یک به یک (One On One Meetings)
- تعداد شرکت کنندگان: 2 نفر
- هدف: دریافت بازخورد در زمینه‌های خاص برای بهبود وضعیت یک عضو از تیم
این نوع جلسه دستور کار مشخصی دارد. معمولاً برای رسیدگی به مشکلاتی برگزار می‌شود که مختص کار یک فرد است. جلسات یک به یک امکان بحث و گفتگوهای فردی را فراهم می‌کنند. این جلسات نیز فرصتی برای بازخورد فراهم می‌کنند. همچنین محیطی را برای حل مشکلات فوری و تعریف اهداف شغلی ایجاد خواهند کرد. جلسات یک به یک برای کارهایی زیر انجام می‌شوند:
- مربیگری کارکنان
- کمک به حل اختلافات بین همکاران
- بحث در مورد مسائل به وجود آمده در یک تیم
شرکت کنندگان در جلسات انفرادی ممکن است نقش‌های متفاوتی در یک شرکت داشته باشند. آنها ممکن است مدیر بخش، سرپرست تیم یا کارمند باشند.
نکات مهم برای برگزاری بهینه جلسات یک به یک:
- این جلسات را از قبل با هر شرکت کننده برنامه ریزی کنید. این کار به شرکت کننده زمان کافی قبل و بعد از جلسات می‌دهد تا او بتواند کارهای ضروری را به اجرا درآورد.
- قبل از اینکه وارد مرحله انتقاد شوید، روی کاری که فرد به خوبی انجام می‌دهد تمرکز کنید. این کار به او کمک می‌کند تا بداند که برای تیم فردی مهم است.
- شرکت کننده از پیشنهادات شما برای تلاش بیشتر بهره خواهد برد تا اینکه از رفتارهای شما به عنوان بهانه‌ای برای تلاش نکردن استفاده کند.
10- جلسات تیم سازی (Team Building Meetings)
- تعداد شرکت کنندگان: 10 تا 20
- هدف: ایجاد ارتباط و همکاری بین تیمی
این جلسات به کارکنان فرصتی برای تعامل می‌دهند. جلسات تیم سازی یک راه عالی برای گرد هم آوردن همه اعضای تیم هستند. این جلسات معمولاً گردهمایی‌های غیر رسمی خواهند بود. جلسات تیم سازی فرصتی را برای اعضای تیم برای ایجاد روابط با یکدیگر فراهم می‌کنند.
سعی کنید از فعالیت‌های نقش آفرینی برای ایجاد تیمی همدل استفاده کنید. نمونه‌ای از این نوع فعالیت می‌تواند حل یک معما با یکدیگر یا برگزاری یک نمایش باشد. سعی کنید چیزی چالش برانگیز و در عین حال سرگرم کننده انتخاب کنید. این کار به کارکنان شما کمک می‌کند تا بهره وری خود را در محل کار افزایش دهند. همچنین مطمئن شوید که اتاق جلسه به اندازه کافی بزرگ است که همه بتوانند در آن شرکت کنند.
نکات مهم برای برگزاری بهینه جلسات تیم سازی:
- هر یک از اعضای تیم شما باید احساس کند که با هم برای رسیدن به یک هدف مشترک نقش مهمی دارد.
- یک محیط سرگرم کننده و پویا ایجاد کنید.
نکات مهم در برگزاری جلسات موثر
همانطور که کسب و کار شما رشد می‌کند، تعداد جلساتی که برگزار می‌کنید نیز افزایش می‌یابند. مراحل خاصی وجود دارند که می‌توانید انجام دهید تا مطمئن شوید که هر جلسه‌ای که میزبانی می‌کنید یک نتیجه سازنده دارد.
1- اهداف را قبل از جلسه تعیین کنید
با نتایج خاصی که می‌خواهید در جلسه خود به دست آورید، شروع کنید. اهداف باید به یک نتیجه واقع بینانه ختم شود. این مهم ممکن است شناسایی تاکتیک‌های بازاریابی جدید یا تصمیم گیری در مورد طراحی لوگوی جدید باشد.
2- جلسه را به موقع شروع کنید
قاطع بودن در مورد زمان شروع و پایان جلسات بسیار مهم است. این کار به همه اعضا یک چارچوب زمانی مشخص برای کار می‌دهد. همچنین شما را فردی نشان می‌دهد که زمان اهمیت زیادی می‌دهید و از این رو، اعضا نیز به اهمیت زمان ارزش می‌گذارند.
3- جلسه را کوتاه نگه دارید
هرچه جلسات شما کوتاه‌تر باشند، احتمال حضور افراد در جلسات بیشتر می‌شود. جلسات طولانی می‌تواند همه اعضا را تحت فشار قرار دهد. 40 دقیقه برای جلسات هفتگی یا ماهانه یا 60 دقیقه برای جلسات دوهفته‌ای یا سه ماهه مناسب خواهد بود.
4- در مسیر اهداف بمانید
تمرکز خود را بر روی موضوع اصلی جلسه حفظ کنید. یک دستور کار برای برگزاری یک جلسه هدفمند مورد نیاز است و آن را در ابتدای جلسه به وضوح بیان کنید. باید این مهارت را داشته باشید که هر موقع جلسه از موضوع اصلی خارج شد، بتوانید وارد مسیر اصلی شوید.
5- از شلوغی خودداری کنید
گروه‌های 5 تا 8 نفره می‌توانند موثرترین جلسات را تشکیل دهند. جلسات با بیش از 8 نفر ایده‌های کمتری تولید خواهد کرد. پس سعی کنید تعداد نفرات حاضر در جلسه را در حد معقول نگه دارید تا مدیریت آن آسان‌تر باشد.
کلام آخر
جلسات جزء ضروری هر کسب و کاری هستند. به عنوان یک مدیر، شما انواع مختلفی از جلسات را با تیم خود برگزار می‌کنید. پس مهم است که ماهیت هر جلسه را درک کنید تا بتوانید از جلسه به عنوان ابزاری برای هدایت سازمان خود بهره ببرید. با توجه به اینکه زمان تغییر کرده است، تسلط بر هنر میزبانی جلسات می‌تواند چالش برانگیز باشد. شما باید بتوانید یک جلسه خاص را قبل از شروع آن مدیریت کنید. بدین معنا که باید اعضای مناسب را انتخاب کنید، زمان مناسب را مشخص کنید و در نهایت، دستور کار جلسه را بنویسید. سپس می‌تواند از برگزاری یک جلسه مفید و موثر سود بسیاری ببرید.
نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان
در سازمان‌هایی که جلسات زیادی در آنها برگزار می‌شود، مدیریت کردن این جلسات و پیگیری مصوبات جلسات، تبدیل به یکی از چالش‌های سازمان می‌شود. با کمک نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات سپهر ماهان می‌توان تمام فرآیند جلسه، از هماهنگی با اعضا، تا فرآیند برگزاری و پیگیری مصوبات را انجام داد. جهت آشنایی با این نرم‌افزار، روی درخواست دمو کلیک کنید.
ثبت نظر