جلسات یکی از ابزارهای اصلی برای ارتباط، هماهنگی و انجام کارها در جمع‌های گروهی است. فرقی نمی‌کند در حوزه محصول فعال باشید و جلسات طولانی بک‌لاگ را تجربه می‌کنید یا در حوزه پروژه نیازمند تعدد جلسات هماهنگی هستید.
اینکه جلسات مفید هستند یا نه؟ چه کاری انجام دهیم که جلسات مفیدی داشته باشیم؟ بهترین روش مدیریت جلسات چیست؟
سوالات جالبی هستند که کمتر به آنها پرداخته شده است!
احتمالا کم و بیش شما هم شکایت‌هایی از جلسات در محیط کار شنیده‌اید!
از تعدد جلسات کاری و هدر رفت زمان کار یا بی‌نتیجه ماندن جلساتی که تایم زیادی از چند نیرو را خواهد گرفت. پس الان پس ذهن‌تان این سوال رژه می‌رود که آیا اصلا برگزاری جلسات لازم است؟
آیا برگزاری و مدیریت جلسات لازم است؟
برای پاسخ به این سوال، باید بار دیگر، بیان مسئله‌تان را بررسی کنید! چراکه مشکل اصلی شما صرفا برگزاری جلسات نیست. بلکه چگونگی برگزاری جلسات هدفمند و کاربردی و مدیریت آن‌هاست.
به عنوان ابتدایی‌ترین مثال برای یک جلسه موفق، می‌توان دوران ابتدایی را به خاطر آورد. همه ما تجربه درست کردن روزنامه دیواری در دوران ابتدایی را داشته‌ایم. برای اینکه یک روزنامه دیواری خاص و برتر درست کنیم، اول از همه هم‌گروهی‌هایی را انتخاب می‌کردیم. انتخاب هم‌گروهی خیلی مهم بود. معمولا بر اساس توانایی‌های بقیه بچه‌ها با هم‌تیم می‌شدیم.
مثلا یکی دست‌خطش خوب بود یکی در جمع‌آوری اطلاعات خوب بود یا یکی ایده‌های جالب داشت و … خلاصه یک تیم همکار می‌شدیم. حالا اگر یادتان باشد، نیاز بود که دور هم جمع بشویم و تقسیم وظایف کنیم.
هر کس بر اساس توانایی‌هایی که داشت، یک بخشی از کار را قبول می‌کرد و آن را به خوبی پیش می‌برد. اما به مرور که بزرگتر شدیم و شاغل شدیم؛ تازه متوجه شدیم که این دور هم جمع شدن‌ها و تصمیم‌گیری‌های جمعی کار آسانی هم نبود.
اینکه خوب پیش می‌رفت حاکی از آن بود که ما در نقش همکارهایی بودیم که با یک مدیریت خوب می‌توانستیم جلسات را برگزار کنیم و آن را به صورت هدفمند پیش ببریم.
اما با گذشت زمان انگار این کار سخت‌تر شده است. چرا که انعطاف افراد کمتر شده، اختلاف ایده‌ها بیشتر شده، هر کس روی نظر خودش پافشاری بیشتری می‌کند و ممکن است به راحتی تن به نظر دیگری ندهد. بنابراین نیاز است که با مدیریت درست جلساتی که برگزار می‌کنیم، به هدف پشت آن برسیم.
اگر کارتان در هر حوزه‌ای باشد، برگزاری و مدیریت جلسات یکی از رکن‌های آن خواهد بود. رکنی اجتناب‌ناپذیر که دیگر به راحتی گذشته انجام نمی‌شود و نیازمند یادگیری و افزایش مهارت ماست. حالا بیاید با هم با هم بررسی کنیم اصول مدیریت جلسات چه چیزهایی هستند و به طور کلی مدیریت جلسه چه فایده‌ای دارد؟
نکات مهم هنگام مدیریت جلسات
مدیریت جلسات یک هنر و همچنین یک مهارت است که برای مفید برگزار شدن جلسات، امری واجب و ضروری است. اگر مدیر شرکت هستیم و می‌خواهیم مدیریت جلسات را به بهترین نحو انجام دهیم، باید فضایی آرام و صمیمی و در عین حال جدی ایجاد کنیم تا اعضا ایده‌های خود را مطرح کنند و با دقت به ایده‌های دیگران گوش دهند و هر نقدی با احترام انجام شود.
باید از دستور جلسه‌های دقیق و هدفمند استفاده کنیم و زمان برگزاری جلسات را به دقت مدیریت کنیم. تصمیمات را با دقت بررسی کنیم و با نظر اکثریت به تصمیم نهایی برسیم. در ادامه هر مورد را با جزییات بیشتری به شما توضیح خواهیم داد.
تعیین هدف در مدیریت جلسات
اولین و مهمترین نکته در برگزاری و مدیریت جلسات این است که هدف را مشخص کنید.
باید بدانید که هدف اصلی جلسه چیست؟ چه نتایجی انتظار دارید؟ تا بتوانید پیشبرد جلسه را حفظ کنید و درگیر حاشیه نشوید. به زبان ساده‌تر، هدف یک جلسه مثل راهنما یا نقشه‌ای است که نشان می‌دهد شما می‌خواهید به کجا بروید و چطور به آنجا برسید.
برای مثال اگر شما یک جلسه دارید که در آن قرار است درباره بهبود فرآیندها در تیم صحبت کنید، هدف جلسه ممکن است به شکل زیر باشد:
- ارائه مشکلات و چالش‌ها در فرآیندها
- جستجوی راه‌حل‌های بهبود فرآیندها
- اتخاذ تصمیمات برای پیاده‌سازی تغییرات
تعیین هدف به شما کمک می‌کند تا تمامی اعضا را در جلسه به سمت یک هدف مشترک سوق دهید تا به صورت واضح و شفاف بدانند که چرا در این جلسه شرکت کرده‌اند و چه مسائلی را قرار است حل کنند.
تدوین دستور جلسه برای مدیریت جلسات
تدوین دستور جلسه، در مدیریت جلسات به این معناست که باید یک لیست از موضوعات و کارهایی که در جلسه مطرح می‌شوند و زمان‌بندی آنها را تهیه کنید. این لیست به افراد کمک می‌کند تا بدانند چه مواردی در جلسه بررسی می‌شود و با چه اولویتی هستند!
برای مثال فرض کنید جلسه‌ای برای بحث درباره یک پروژه برگزار می‌شود. دستور جلسه ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- باز کردن جلسه (10 دقیقه):
- خوش‌آمدگویی و معرفی اعضا
- توضیح هدف جلسه
- بررسی پیشرفت پروژه (20 دقیقه):
- گزارش وضعیت فعلی پروژه
- مشکلات و چالش‌ها
- بررسی ایده‌ها برای حل مشکلات (15 دقیقه):
- مطرح کردن ایده‌ها و پیشنهادات
- بحث و نقد ایده‌ها
- تصمیم‌گیری و اجرای تغییرات (20 دقیقه):
- انتخاب راه‌حل بهتر
- تصمیم‌گیری در مورد اجرای تغییرات
- بستن جلسه (5 دقیقه):
- خلاصه کلیات جلسه
- تشکر از اعضا برای مشارکت
این دستور جلسه مثالی ساده از چگونگی ترتیب و زمان‌بندی موارد مختلف در یک جلسه مدیریتی است. تدوین دقیق و شفاف دستور جلسه، به جلسه کمک می‌کند تا به شکل مؤثری پیش برود و همه اعضا بتوانند به منظور موفقیت در هدف جلسه هماهنگ شوند.
ایجاد فضایی برای مشارکت فعال اعضا
مشارکت فعال اعضا در مدیریت جلسات به این معناست که همه افراد در جلسه به صورت فعّال شرکت کنند، نظرات خود را ابراز کنند و در تصمیم‌گیری‌ها و بحث‌ها سهیم باشند. به زبان ساده‌تر، باید فضایی صمیمی در جلسه ایجاد کنیم که همه اعضا بتوانند حضوری فعّال داشته باشند.
مواردی که از اعضا انتظار داریم به شرح زیر است:
- اعلام نظرات:
باید فضایی ایجاد کنیم که هر کسی بتواند نظرات و ایده‌های خود را در موضوعات مختلف به اشتراک بگذارد. مثلاً اگر در مورد یک پروژه صحبت می‌شود، هر فرد بتواند ایده‌ها یا نگرش خود را ارائه دهد.
- پرسش سوالات:
اعضا بتوانند سوالات خود را با سایر اعضا یا راهنمای جلسه مطرح کنند. سوالات می‌توانند به روشن شدن موضوعات و درک بهتر مسائل کمک کنند.
- فعالیت در گروه‌ها:
همچنین می‌توان اعضا را به گروه‌های کوچک تقسیم کرد، در صورت انجام این کار اعضا می‌توانند در گروه‌های خود به بحث و گفتگو بپردازند و نتایج را در جلسه اصلی به اشتراک بگذارند.
- پذیرش نقدها:
باید مدیریت جلسات را به گونه‌ای پیش ببریم که اعضا به انتقادها با احترام واکنش نشان دهند. این کمک می‌کند تا بحث‌ها به نحو سازنده پیش بروند.
مشارکت فعّال اعضا در جلسات، باعث ایجاد فرآیند تصمیم‌گیری مشترک و ارتقاء تعاملات گروهی می‌شود. این مسئولیت مشترک به اعضا احساس تعلق و مسئولیت می‌دهد و منجر به بهبود عملکرد سازمان می‌شود.
بیشتر بخوانید: تکنیک های مدیریت جلسات برای مدیران پروژه
مدیریت زمان برای بهبود مدیریت جلسات
مدیریت زمان در مدیریت جلسات به این معناست که ما باید زمان جلسه را بهینه مدیریت کنیم و به اندازه کافی و به صورت مؤثر از آن استفاده کنیم. به زبان ساده‌تر، ما باید مطمئن شویم که کارها در زمان مقرر انجام می‌شوند و جلسه به شکل منظم و مؤثر پیش برود. در غیر این صورت ممکن است جلسه مدت زمان زیادی طول بکشد و حتی به نتیجه هم نرسیم. برای مدیریت زمان موارد زیر را در نظر بگیرید:
- زمان‌بندی موضوعات:
هر موضوعی که در جلسه مورد بحث قرار می‌گیرد، به یک بازه زمانی اختصاص می‌یابد. به عنوان مثال، اگر داریم در مورد پروژه صحبت می‌کنیم، برای هر مرحله یک زمان مشخص تعیین می‌شود.
- استفاده از زمان اضافی با احتیاط:
اگر برخی از موضوعات به طول بی‌انجامند، بهتر است یک بازه زمانی اضافی در نظر گرفته شود. اما باید با احتیاط از زمان اضافی استفاده کرد.
- تعیین مدت زمان برای هر نفر:
اگر اعضا بخواهند نظرات خود را بیان کنند، ممکن است مدت زمان زیادی و بدون هدف بگذرد. بنابراین، بهتر است مدت زمان مشخصی برای هر فرد تعیین شود تا جلسه در حد معقول باقی بماند.
مدیریت زمان در مدیریت جلسات مؤثرترین نتایج را در کمترین زمان ممکن به ما می‌دهد و این کمک می‌کند که جلسات موثرتر و کارآمدتری داشته باشیم.
- بیشتر بخوانید: 18 راه فرار از جلسات بی نتیجه
استفاده از تکنولوژی هنگام مدیریت جلسات
استفاده از تکنولوژی در مدیریت جلسات به این معناست که از ابزارها و فناوری‌های مدرن برای بهبود کارایی و ارتقاء تعاملات در جلسات استفاده کنیم. به زبان ساده‌تر، از وسایل هوشمند و نرم‌افزارها برای کمک به برگزاری جلسات بهتر و سازماندهی بهتر استفاده می‌شود. اگر به دنبال ایده برای استفاده از تکنولوژی در جلسات هستید می‌توانید از ایده‌ای زیر استفاده کنید:
- ویدئو کنفرانس:
افراد با استفاده از این ابزارها می‌توانند بدون حضور در جلسه و به صورت آنلاین در جلسات شرکت کنند. این کار به همه افراد اجازه می‌دهد از هر نقطه‌ای در جلسه مشارکت کنند و ارتباط را تقویت کنند.
- نرم‌افزارهای مشارکتی:
نرم‌افزارهایی مانند Google Docs یا Microsoft Teams به گروه‌ها این امکان را می‌دهند که به صورت همزمان روی سند‌ها کار کنند، نظرات خود را بدهند و تصمیمات خود را ثبت کنند. استفاده از این نرم افزارها این امکان را فراهم می‌کند که مدیر هر پروژه و به طور کلی مدیر ارشد نسبت به روند پیشرفت پروژه ها آگاه باشند و در بتوانند با آگاهی بیشتر در جلسات شرکت کنند و درباره پروژه‌های در حال انجام صحبت کنند.
- استفاده از سوالات آنلاین:
سوالات آنلاین و نظرسنجی‌ها می‌توانند به جلسه رنگ و انرژی بیشتری بدهند. اعضا می‌توانند به سوالات پاسخ دهند و نظرات خود را به صورت فعّال به اشتراک بگذارند.
استفاده از تکنولوژی در مدیریت جلسات، بهبود مستمر در ارتباطات و کارایی گروهی را ترویج می‌کند. این ابزارها کمک می‌کنند تا جلسات به سرعت و به صورت مؤثر پیش بروند و ارتباطات در سازمان به خوبی پیش برود.
ثبت صورت جلسه جلسه در نرم افزار مدیریت جلسات
ثبت صورت جلسه به این معناست که یک گزارش یا سند که تصمیمات و اطلاعات مهم جلسه را شامل می‌شود، تهیه شود. به زبان ساده‌تر، ثبت پروتکل جلسه به افراد کمک می‌کند تا بتوانند بعداً به تصمیمات و مواردی که در جلسه مطرح شده است، مراجعه کنند.
- عناوین مهم:
در صورت جلسه، عناوین اصلی و مهمی که در جلسه بررسی شدند، ثبت می‌شوند. مثلاً “بحران مالی” یا “برنامه بهبود کیفیت” می‌تواند یک عنوان باشد.
- حاشیه نویسی نکات اصلی:
نکات اصلی و تصمیماتی که در جلسه گرفته شدند، به همراه جزئیات مهم، در صورت جلسه ثبت می‌شوند. این نکات می‌توانند شامل تصمیمات گروهی، وظایف تخصیص یافته یا هر مسئله مهم دیگری باشند.
- نام افراد حاضر:
نام اعضا و شرکت‌کنندگان در جلسه نیز در صورت جلسه ثبت می‌شود. این اطلاعات به مدیر شرکت کمک می‌کند تا بتواند بفهمد که در جلسه چه کسانی حضور داشته‌اند.
- تاریخ و زمان جلسه:
تاریخ و زمان برگزاری جلسه نیز در صورت جلسه درج می‌شود تا به عنوان یک اطلاعات مرجع مورد استفاده قرار گیرد.
- اهداف مطرح شده:
اگر در جلسه اهداف خاصی مطرح شده‌اند، آنها نیز در پروتکل ثبت می‌شوند. به عنوان مثال، “بهبود کیفیت خدمات” می‌تواند یک هدف باشد.
ثبت دستور جلسه در یک نرم افزار مدیریت جلسات مهم است زیرا اطلاعات مورد نیاز برای اعضا و افراد خارج از جلسه را فراهم می‌کند. این سند به گروه کمک می‌کند تا تصمیمات گرفته شده را پیگیری کرده و به هماهنگی در اداره کارهای آینده بپردازد.
نظرسنجی در مدیریت جلسات
یکی از کارهایی که هنگام مدیریت جلسات می‌توانید در نظر بگیرید این است که قبل از اینکه جلسه را به طور کامل به اتمام برسانید حتما نظر افراد را در رابطه با روند جلسه بپرسید. توجه به نظر افراد شرکت کننده به شما در بهبود مدیریت جلسات بعدی کمک خواهد کرد. برای نظرسنجی می‌توانید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- تعیین موضوع نظرسنجی:
ابتدا موضوع یا سوال مهمی که نیاز به بازخورد اعضا دارد، مشخص کنید. به عنوان مثال، “چه مواردی را می‌پسندید که در جلسات بهبود یابند؟”
- استفاده از پلتفرم‌های آنلاین:
می‌توانید از ابزارهای آنلاین یا نرم‌افزارهای نظرسنجی برای انجام نظرسنجی استفاده کنید. این ابزارها به اعضا این امکان را می‌دهند که به راحتی نظرات خود را ارائه کرده و نظرسنجی را تکمیل کنند.
- معلوم کردن هدف نظرسنجی:
در پیش‌روی نظرسنجی، هدف و اهمیت جمع‌آوری نظرات را مشخص کنید. این اطلاعات می‌تواند به اعضا کمک کند تا موضوع را بهتر درک کنند.
- جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل نتایج:
پس از جمع‌آوری نظرات، نتایج را تجزیه و تحلیل کنید. این اطلاعات می‌توانند به عنوان یک منبع قوی در جلسات بعدی و برنامه‌ریزی‌های آینده مورد استفاده قرار گیرند.
با رعایت این نکات، می‌توانیم مدیریت جلسات رو به طور کاملا مؤثر و با ارزش انجام دهیم. حالا باید بدانیم که اصلا این جلسات به چه دردی می‌خورند؟ چه اتفاقی رخ داد که شرکتی که به طور مداوم و منظم جلسه برگزار می‌کرد، توانست نتایج بهتری در کوتاه مدت به دست بیاورد؟
مدیریت جلسات چه فایده‌ای دارد؟
مدیریت جلسات نقش مهمی در بهبود ارتباطات، افزایش بهره‌وری و اتخاذ تصمیمات مؤثر در سازمان‌ها ایفا می‌کند. در زیر به برخی از فواید مدیریت جلسات اشاره می‌کنیم:
- تبادل اطلاعات:
مدیریت جلسات به افراد فرصت می‌دهد تا اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. این تبادل اطلاعات باعث افزایش دانش کلی گروه و سازمان می‌شود.
- تعامل و هماهنگی:
جلسات به عنوان یک فضای تعاملی عمل می‌کنند و افراد را به هم متصل می‌کنند. همچنین، این فرآیند به هماهنگی بیشتر بین اعضا و گروه‌ها کمک می‌کند.
- تصمیم‌گیری مشترک:
در جلسات، افراد با یکدیگر مواضع خود را به اشتراک می‌گذارند و تصمیمات با مشارکت گسترده‌تری اتخاذ می‌شوند. این مشارکت می‌تواند به تصمیماتی با کیفیت و قابل اجرا منجر شود.
- مشخص‌کردن اهداف و وظایف:
در جلسات، اهداف و وظایف مورد نظر توضیح داده و مشخص می‌شوند. این کمک می‌کند تا اعضا از جهت اولویت‌ها و هدف‌ها هماهنگ شوند.
- رفع ابهامات:
ابهامات و سوالات ممکن است در جلسات برطرف شوند. این فرآیند باعث حل مسائل به طور سریعتر می‌شود و از ایجاد ابهامات در ارتباطات پیشگیری می‌کند.
- انگیزش اعضا:
مشارکت در جلسات و شنیدن ایده‌ها و نظرات خود در تصمیمات می‌تواند اعضا را ملزم به مشارکت فعال‌تر در فرآیندهای سازمانی کند.
- ایجاد فرصت برای آموزش و توسعه:
جلسات می‌توانند یک فرصت عالی برای آموزش و تبادل تجربیات باشند که به توسعه مهارت‌ها و دانش افراد کمک می‌کند.
- ثبت صورتجلسه:
ثبت صورت جلسات می‌تواند به عنوان یک منبع برای اعضا و افراد خارج از گروه استفاده شود تا اطلاعات و تصمیمات جلسات را دنبال کنند.
نتیجه‌گیری
آخرین و مهمترین توصیه این است که همیشه نتیجه‌گیری را در جلسات مدنظر داشته باشید. در غیر این صورت تمام زمانی که افراد حاضر در جلسه گذاشته‌اند، تلف می‌شود.
مدیریت جلسات، با ایجاد فضایی برای تعاملات سازمانی به بهبود ارتباطات داخلی و تحقق اهداف سازمانی کمک می‌کند. این فرآیند یکی از ابزارهای اساسی در راستای بهبود کارکرد و عملکرد سازمان‌ها است. پس حالا که مدیریت جلسات را یاد گرفتید، باید حواستان باشد که پیشرفت هر چه سریعتر مجموعه در گرو آن است که برگزاری و مدیریت جلسات را پشت گوش نیندازید 😉
ثبت نظر