6  ترفند برای برگزاری یک جلسه با رئیس رئیستان!

می‌خواهید یک جلسه با رئیس رئیستان برگزار کنید؟ موضوع مهمی است که باید حتماً با او در میان بگذارید؟ از این می‌ترسید که وقت او را بگیرید و به نتیجه مطلوب نرسید؟ چطور می‌توانید یک جلسه بی‌عیب با مدیر مدیرتان برگزار کنید؟ چطور جلوی برداشت‌های احتمالی مدیر مستقیم را بگیرید؟

اگر اینها سؤالات شما هم هست، اندازه خواندن این مقاله دست نگه‌ دارید.

گاهی نیاز می‌شود که  با رئیس مدیر مستقیم خود به جلسه بروید. موضوع جلسه هرچه که باشد، این یک فرصت استثنایی برای شماست که خیلی کم پیش می‌آید. پس بهتر است آن را خراب نکنید.

پس در ادامه این مقاله با ما همراه باشید زیرا می‌خواهیم درباره 6 نکته حیاتی برای برگزاری یک جلسه با رئیس رئیستان صحبت کنیم.

1- متناسب بافرهنگ سازمانی شرکت عمل کنید

هر شرکتی فرهنگ‌سازمانی خود را در مواجه با این جلسات دارند. در بعضی شرکت‌ها، شما را تشویق به قراری ارتباط با رییس رییستان می‌کنند، درحالی‌که در برخی شرکت‌ها لازم است درخواست شما از طریق یک سلسله‌مراتبی به دست ایشان برسد. اگر در سازمان شما این طور جلسات از طریق ایمیل رسمی اطلاع‌رسانی می‌شود ولی شما این را نمی‌پسندید، سعی نکنید آن را تغییر دهید و مسیر درست درخواست را پیش بگیرید.

2- مدیر مستقیم خود را دور نزنید

این را از ما داشته باشید. در هر ارتباط انسانی، شفافیت حرف اول را می‌زند. پیش از جلسه، کاملاً صادقانه از ضرورت این جلسه با مدیر مستقیم خود صحبت کنید و سعی نکنید چیزی را از او پنهان کنید. توضیح دهید که چرا باور دارید که برگزاری این جلسه با رئیسِ رئیستان، به‌صورت کلی برای شما و تیم مفید خواهد بود. این کار، به شما در کاهش ابهامات و جلوگیری از سوءبرداشت‌ها کمک می‌کند. تأکید کنید که نیت شما برای ازبین‌بردن یا عبور از موقعیت او نیست، بلکه برای افزایش درک و هماهنگی شما با سازمان است. نگران نباشید، مدیرتان از درک دلیل درخواست شما استقبال خواهد کرد.

پرسیدن سؤالاتی مانند “پیشنهاد می‌کنید چطور از زمان این جلسه بهترین بهره‌وری را داشته باشم؟” یا “آیا موضوعات خاصی هست که فکر می‌کنید باید به آن بپردازم؟” نشان می‌دهد که شما به تخصص و موقعیت آنها احترام می‌گذارید. اگر مدیر شما احتیاط‌ها را بیان کند یا پیشنهاد کند که منتظر لحظه‌ای مناسب‌تر باشید، گوش کنید. او ممکن است در مورد سیاست‌های محیط کاری اطلاعاتی داشته باشد که شما از آن بی‌خبرید.

3- پیش از جلسه، اهداف خود را تعریف کنید

مدیران معمولاً سرشان بسیار شلوغ است و آخرین چیزی که می‌خواهند یک جلسه بی‌هدف و پر از سکوت‌ها طولانی است؛ بنابراین بهتر است اهداف خود را از پیش مشخص کنید. انتظارات خود را روشن کنید. چالش‌ها یا فرصت‌های خاصی که در معرض آن‌ها قرار دارید را توضیح دهید، در ذهنتان چند راه‌حل نیز برای آنها پیدا کنید. البته می‌توانید از او بپرسید که چگونه در گذشته با موقعیت‌های مشابه برخورد کرده است.

 و این را یادتان نرود؛ مدیران عاشق داده‌ها و نتایج هستند.

4- قانون 70/30 را جدی بگیرید

بدون توجه به اینکه از این جلسه چه می‌خواهید، وظیفه اصلی شما گوش‌دادن است. از قانون 70/30 پیروی کنید: شما باید 30 درصد از زمان صحبت کنید، در حالی که  70درصد از زمان باید گوش دهید و به مدیر مدیر خود اجازه دهید صحبت کند. با گوش دادن بیشتر، از تجارب و دیدگاه‌های آنها بهره‌مند می‌شوید و مطمئن باشید نتایج بهتری هم کسب خواهید کرد.

5- او را با سؤالاتتان شگفت‌زده کنید

وقتی که نوبت صحبت‌کردن شماست، سعی کنید با سؤالاتی خردمندانه، او را شگفت‌زده کنید. در ادامه چند نمونه سؤال خوب از مدیر مدیرتان آورده‌ایم که می‌توانید بسته به هدفتان آن‌ها را بپرسید:

اگر به دنبال دریافت استراتژی درباره آینده هستید:

• آیا می‌توانید در مورد چشم‌انداز و آینده شرکت صحبت کنید؟
• زمانی که به پنج یا ده سال آینده شرکت نگاه می‌کند، اهداف کلیدی‌ای که امیدوارید به دست آورده باشیم چیست؟
• چه ایده‌هایی را در آینده می‌خواهید پیاده‌سازی کنید؟
• آیا با استراتژی‌های فعلی که دنبال می‌کنیم موافقید؟
• چقدر اغلب مدیران ارشد برای بحث در مورد استراتژی جلسه می‌گذارند؟
• آیا روندهایی در سازمان یا صنعت وجود دارند که در حال حاضر ما را نگران کنند؟
• چگونه تیم ما مأموریت کلان شرکت را پشتیبانی می‌کند؟
• از دیدگاه شما، تیم ما در آینده با چه چالش‌های مهمی روبرو خواهد بود؟
• تصور می‌کنید نقش تیم ما باتوجه‌به استراتژی بلندمدت شرکت، چگونه تغییر خواهد کرد؟
• باتوجه‌به چالش‌هایی که صنعت ما روبروست، چه چیزی انگیزه شما را افزایش می‌دهد؟

اگر می‌خواهید بدانید شما چطور می‌توانید در دستیابی به این چشم‌اندازها کمک کنید و پیشرفت کنید:

• کدام موارد برای تیم ما اولویت دارند؟
• چگونه می‌توانیم بهتر به سازمان کمک کنیم؟
• من چه کاری می‌توانم بکنم تا در رفع مشکلات به شما کمک کرده باشم؟
• اگر در موقعیت من باشید، چه کاری انجام می‌دهید؟
• آیا پیشنهاداتی دارید که چگونه می‌توانم درک بهتری از _______ پیدا کنم؟
• باید به چه تحولات یا تغییراتی در صنعت توجه داشته باشیم یا از آنها بیاموزیم؟

اگر به دنبال گرفتن فیدبک از او هستید:

• از نتیجه [پروژه گذشته] راضی بودید؟
• به نظر شما، چگونه می‌توانم در نقش خود رشد کنم تا به تیم و کل سازمان کمک کنم؟

اگر به دنبال توصیه از طرف او برای ادامه مسیر شغلی خود هستید:

• در این جایگاهی که من هستم چه گام‌های مهمی را می‌توانم در راستای حرفه‌ای شدنم، بردارم؟
• هنگام تعیین نقش‌های مدیریتی، آیا به دنبال ویژگی‌ها یا مهارت‌های خاصی می‌گردید؟
• آیا اهداف من برای پیشرفت قابل‌قبول هستند؟

6- در انتها، تشکر فراموش نشود

ایجاد یک رابطه واقعی و معنادار با هر کس – به‌ویژه مدیر شما – می‌تواند در آینده نزدیک یا دور به درد شما بخورد؛ بنابراین همیشه بعد از جلسه یک ایمیل یا پیام تشکر بفرستید تا از او برای وقت ارزشمندی که صرف کرده است سپاسگزاری کنید. همچنین می‌توانید خلاصه‌ای از نکات کلیدی که برداشت شما از جلسه بوده را برای او ارسال یا بگویید چطور قصد دارید بر اساس راهنمایی‌هایش عمل کنید.

شاید به این موضوعات هم علاقمند باشید:

1. مدیریت تغییر چیست؟ 6 گام برای سازماندهی هرج و مرج
2. 18 راه حل فرار از جلسات بی نتیجه
3. 5 کاری که مدیران موفق هر روز انجام می‌دهند

منابع: hbr , managebetter