اگر یک کلمه وجود داشته باشد که نیاز به تغییرات بزرگ را در فرآیندها، سیستم‌ها یا جریان‌های کاری در سازمان ضروری بداند، آن کلمه «هرج و مرج» است. هرج و مرج زمانی رخ می‌دهد که هیچ چیز سرجایش نباشد و هر فرآیندی و هر اقدامی بدون برنامه ریزی، زمان بندی و بودجه بندی انجام شود. اگر افراد ندانند چه وظایفی دارند، چرا در این موقعیت هستند و برای چه اهدافی تلاش می‌کنند، سازمان وارد فاز هرج و مرج و درنهایت سقوط خواهد شد؛ اما مقوله‌ای به نام «مدیریت تغییر» وجود دارد که می‌تواند هرج و مرج را سازماندهی کند. در این مطلب به طور کامل در مورد مدیریت تغییر صحبت می‌کنیم.
فرآیند مدیریت تغییر چیست؟
مدیریت تغییر (Change Management) مجموعه‌ای ساختار یافته برای حرکت از رویکردی قدیمی به رویکردی جدید است. همه افراد، فرآیندها و سیستم‌ها با این روش در مسیر تغییر قرار می‌گیرند تا سازمان به اصطلاح پوست بیندازد. هر زمان که کسب و کاری قصد دارد تغییری ایجاد کند، به یک سیستم، نرم افزار، ساختار یا حتی فرهنگ متفاوت نیاز دارد. به این ترتیب می‌تواند وارد فرآیند مدیریت تغییر شود.
بگذارید برای درک بهتر موضوع یک مثال بیاوریم:
«شما تصمیم می‌گیرید از روند فیزیکی مدیریت پروژه، سراغ نرم افزار مدیریت پروژه بروید، زیرا احساس می‌کنید زمان و منابع زیادی در سازمان شما در حال هدر رفتن هستند. در سیستم فیزیکی باید زمانی را هر روز برای تخصیص کارها اختصاص دهید و جلسه بگذارید تا شرح وظایف را توضیح دهید. شما در این حالت از تخته وایت‌برد استفاده می‌کنید و کارکنان داخل جلسه هم باید دفتر با خود همراه داشته باشند تا نکات مهم را یادداشت کنند. سپس به آنها بازه زمانی برای تحویل کار می‌دهید و از آنها می‌خواهید که در زمان‌های مختلف گزارش کار بدهند.
«باید به صورت تک به تک با کارکنان صحبت کنید تا ببینید کار در چه مرحله‌ای است. اگر پروژه بزرگ باشد و تعداد نیروها هم زیاد باشند، گرفتن گزارش کار از هر کارمند و بررسی آن، پیگیری ادامه روند کار، رفع ایرادات کار، برگشت کار به دلیل نقص و سایر موارد، باعث هرج و مرج می‌شود. در این میان، اگر کارمندی غیبت کند یا بیماری همه گیری وارد شهر شود، دیگر سنگ روی سنگ بند نمی‌شود! بنابراین شما نیاز به استفاده از مدیریت تغییر دارید. نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند در زمان و منابع سازمانی صرفه جویی کند و باعث شود تا کارها به شکل راحتی‌تر مدیریت، نظارت و کنترل شوند.»
اهمیت مدیریت تغییر
همانطور که قبل‌تر بیان کردیم، مدیریت تغییر فرآیند برنامه ریزی، اجرا و نظارت بر تغییرات در یک سازمان است. مدیریت تغییر به سازمان کمک می‌کند تا فرآیند تغییر به آرامی و بدون مشکل اجرا شود. کارکنان باید برای تغییرات آماده باشند تا همه در یک مسیر حرکت کنند. تغییرات ممکن است برای کارکنان دشوار باشد، بنابراین مهم است که برنامه‌ای برای کمک به آنها در گذر از انتقال داشته باشید. مزایای زیادی برای مدیریت تغییر وجود دارند که در ادامه مهمترین آنها را بیان می‌کنیم:
- بهبود ارتباطات بین تیمی
- افزایش بهره وری کارکنان
- کاهش استرس و تنش
- بهبود در تصمیم گیری‌ها
- بهبود روحیه کارکنان
- ایجاد محیط کاری مثبت
- بهبود فرآیندهای عملیاتی
- افزایش کارایی و فروش
6 مرحله اصلی در فرآیند مدیریت تغییر
فرآیند مدیریت تغییر برای اطمینان از اجرای صحیح و بدون مشکل تغییرات مهم است. برای اینکه تغییرات به صورت روان در تاروپود سازمان نفوذ کنند و از هرج و مرج خلاصی پیدا کنید، باید 6 مرحله مهم در اجرای مدیریت تغییر را انجام دهید:
1- نقاط تغییر را شناسایی کنید
شناخت نقاط تغییر اولین گام مهم در فرآیند مدیریت تغییر است. شما باید به دنبال فرصت‌ها یا تهدیدهایی باشید که برای سازمانتان اتفاق می‌افتند. از خود بپرسید: کدام نقطه از سازمان نیاز به تغییر دارد؟ آیا نیاز به نرم افزار جدید دارم؟ آیا باید نیروهای کاری جدیدی استخدام کنم؟ آیا باید به دنبال مشتریان دیگری باشم؟ و بسیاری سوالات دیگر باعث می‌شوند تا شما نقاط تغییر را شناسایی کنید. برای مثال، اگر احساس کردید هوش مصنوعی می‌تواند ایده‌های جدیدی به سازمان شما تزریق کند، پس باید آن را در تیم محتوا لحاظ کنید.
2- بررسی کنید تغییر چه مزایایی دارد
دوباره از خود بپرسید: آیا تغییر ارزش صرف زمان و تلاش اضافی را دارد؟ آیا تغییر به بازگشت سرمایه، افزایش بهره وری یا مزایای دیگر منجر می‌شود؟ اگر تصور می‌کنید که تغییر نتایج خوبی به همراه دارد، پس به دنبال اهداف اصلی ناشی از تغییر باشید. شما می‌توانید اهداف خود را بر روی چندین جنبه از سازمان متمرکز کنید که اغلب می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- فرهنگ: شاید به فرهنگی بازتری نیاز دارید که در آن همه به یک اندازه نظرات خود را بیان کنند. فرهنگ سازمان نشان دهنده اخلاقیات، رفتارها، رویکردها و نحوه برخورد افراد با مسائل است.
- ارتباط: ارتباط جزء مهمی از اهداف سازمانی هستند که همیشه جایی برای بهبود دارند. ارتباطات می‌تواند در سطح انسانی (تعامل دو طرفه) یا سیستمی (پیام‌رسان‌ها) باشند.
- آموزش: آموزش کارکنان بخش مهمی از تغییرات درون سازمانی است. آموزش می‌تواند هر چیزی باشد، از نحوه تعاملات روزانه گرفته تا نحوه استفاده از یک نرم افزار خاص!
دانستن اهداف می‌تواند فرآیندها، ابزارها و منابعی را که برای دستیابی به آن نیاز دارید تعیین کند. در این مسیر با هیئت مدیره و ذینفعان جلسه بگذارید تا نظرات و ایده‌های آن را بررسی کنید.
3- یک سند تغییر تهیه کنید
افراد حاضر در سازمان باید با تغییرات شما موافق باشند. بنابراین، ضروری است که دیدگاه شما را برای تغییر به طور واضح درک کنند تا بتوانند در مسیر تغییرات کوشا باشند. پس تغییرات را به صورت شفاف و واضح بیان کنید. مدیران هر بخش را وارد جلسه کنید و مسائلی که نیاز به تغییر دارند را به بحث و تبادل بگذارید. در پایان جلسه می‌توانید یک سند تغییر ایجاد کنید. این سند مشکل را شرح می‌دهد، راه حل پیشنهادی ارائه می‌دهد و ابزارها و منابع مورد نیاز برای اجرای تغییر را توضیح می‌دهد. سند تغییر باید کامل و مختصر باشد تا به تصمیم گیرندگان در اجرای آن کمک کند.
4- افراد مناسب را انتخاب کنید
افرادی را در سازمان پیدا کنید که ابتکار عمل را به دست بگیرند و به ایجاد تغییرات در تیم شما کمک می‌کنند. این افراد اغلب می‌توانند مدیران هر بخش باشند که نیازهای بخش خود را به خوبی درک کرده‌اند. به طور کلی، افرادی را انتخاب کنید که به آنها اعتماد دارید و نیاز به نظارت و کنترل مدام آنها ندارید. افراد مناسب باید مسیر تغییر را هموار کنند و برای چالش‌ها راه حل پیدا کنند. بر اساس اندازه سازمان خود و تعداد تیم‌هایی که دارید، افراد مناسبی را برای تغییر انتخاب کنید. انتخاب یک فرد واجد شرایط از هر بخش از سازمان کافی خواهد بود.
5- تغییر را به اجرا برسانید
زمان اجرای طرح تغییر فرآ رسیده است و شما باید دست به کار شوید. ابتدا بررسی کنید که تغییر تا چه زمان انجام می‌شود. شما در این مرحله تنها می‌توانید یک تخمین اولیه بزنید، زیرا تغییرات بسته به کیفیت اجرا و دریافت آن توسط دیگران، ممکن است در زمان کم یا در زمانی بیشتر انجام شوند. برای مثال، خرید یک نرم افزار نظام پیشنهادات در عرض چند ساعت انجام می‌شود، اما استفاده از نرم افزار و آموزش دادن آن به کارکنان به زمان نیاز دارد. پیشنهاد می‌کنیم مدیریت تغییر را به مراحل کوچک‌تر تقسیم کنید تا فرآیند اجرا راحت و آسان شود.
6- نتایج تغییر را ارزیابی کنید
بعد از اجرای فرایند مدیریت تغییر باید آن را تجزیه و تحلیل کرده تا موفقیتش را اندازه گیری کنید. بررسی نتایج تغییر می‌تواند چندین مزیت داشته باشد. اول اینکه شما می‌توانید نقاط عطف و مشکلاتی که در مسیر تغییر ایجاد شده‌اند را بررسی کنید. از این طریق می‌توانید دانش خود را در این زمینه افزایش دهید و برای تغییرات بعدی آماده شوید. دوم اینکه، با شناسایی مشکلات این امکان را دارید به سرعت آنها را رفع کنید تا به مشکلات بزرگتری تبدیل نشوند. سوم اینکه درک می‌کنید که موضوع مدیریت تغییر به معنای یکبار انجام دادن و کنار رفتن نیست! بلکه مدریت موثر تغییر به رشد و توسعه مداوم نیاز دهید.
دلایل شکست مدیریت تغییر
حتی اگر فرآیند مدیریت تغییر را به دسترسی انجام دهید، عوامل شکست احتمالی وجود دارند که باید از آنها آگاه باشید. با این حال، باید ذهنی باز داشته باشید، زیرا هنوز هم می‌توانید از شکست‌ها یاد بگیرید و از آن بهره ببرید. دلایل شکست مدیریت تغییر به شرح زیر هستند:
حمایت ضعیف
شما به تصمیم گیرندگانی نیاز دارید که از تغییرات شما برای مدیریت و اجرای موفق آنها پشتیبانی کنند. رهبران و ذینفعان سازمان می‌توانند از برنامه‌های شما، از بودجه و منابع گرفته تا دانش کارکنان، پشتیبانی لازم را از شما انجام دهند. هنگامی که از تصمیمات شما حمایت نمی‌شود، تغییرات راه به جایی نمی‌برند.
ارتباط ضعیف
ارتباط شفاف یکی از اصول اولیه مدیریت تغییر است که به موفقیت می‌انجامد. وقتی همه بخش‌های سازمانی در مورد اهداف، مراحل و پیشرفت تغییر آگاه باشند، می‌توانند اقدامات بهتری انجام دهند. ایجاد آگاهی و اطلاع رسانی در تیم‌های سازمان تنها با ارتباطات قوی، دوستانه و تعاملی صورت می‌پذیرد.
نبود کار تیمی
باید بدانید که تغییر یک تلاش تیمی است. در هر تغییری طیف گسترده‌ای از افراد در آن دخیل خواهند بود، زیرا هیچ تغییری نمی‌تواند با تصمیم گیری یک نفر اتفاق بیفتد. دیگران باید نظر خود را بیان کنند، آن را انجام دهند و مدیریت تغییر را به سر منزل مقصود برسانند. اگر تغییر به سادگی عوض کردن یک نرم افزار به نرم افزاری است، باز هم باید یک رویکرد تیمی وجود داشته باشد.
عدم اندازه گیری
برای دستیابی به موفقیت باید معیار اندازه گیری داشته باشید. بدون اندازه گیری پیشرفت، نمی‌توانید تعیین کنید که آیا تلاش‌هایتان کارساز بوده‌اند یا خیر. ابتدا باید اهداف و KPIهای موثر را تعیین کنید. سپس در بازه‌های زمانی مختلف ببینید که کدام فعالیت شما در مدیریت تغییر به اهداف نزدیک هستند. این امر می‌تواند باعث شود یک مرحله به جلو بروید یا یک مرحله به عقب تا مشکلی را حل کنید.
انسان محور نیست!
فرآیند مدیریت تغییر باید بر مدیریت افراد متمرکز باشد و نه سیاست‌ها! شما باید مراحل مدیریت تغییر را بر اساس آنچه اعضای تیم برای دستیابی به اهداف نیاز دارند طراحی کنید. سیاست‌ها در اغلب موارد قدیمی و بی‌مصرف هستند، زیرا به ندرت تغییر می‌کنند. سیاست‌ها همچنین فردگرا هستند و جمع گرایی را کنار می‌زنند.
آموزش ناکافی
کارکنان و تیم‌ها باید نحوه استفاده و پیاده سازی فرآیندهای جدید را بیاموزند. آموزش می‌تواند به کارکنان کمک کند تا عملکردها و ویژگی‌های جدیدی را که ممکن است با آنها مواجه شوند یاد بگیرند. اگر اعضای تیم نسبت به تغییرات آموزش نبینند، اصلاً چگونه می‌توان تغییر را اجرا کرد؟
عدم وجود حرکت
وقتی تغییر به آرامی اتفاق می‌افتد، افراد و تیم‌ها انگیزه خود را از دست می‌دهند. آنها ممکن است به فرآیندها و منابع قدیمی بازگردند و از پیشرفت و پذیرش تغییر دست بکشند. اگر تغییر بزرگ و زمان‌بر است، بهتر خواهد بود آن را به اجزای کوچک تقسیم کنید و هر کدام را به تنهایی به عنوان یک تغییر در نظر بگیرید.
کلام آخر
سازمان‌ها در تلاشند تا با مدیریت تغییر بتوانند در بازار رقابتی امروز دوام بیاورند. مدیریت تغییر چیزی نیست جز تمایل برای تبدیل شدن به چیزی بهتر! پس اگر می‌خواهید سازمان خود را به پیشرفت برسانید، باید فرآیند مدیریت تغییر موثر را بلد باشید. اگر زمانی قصد تغییر لوگوی شرکت را داشتید یا می‌خواهید نرم افزاری جدید را وارد فرآیندهای عملیاتی خود کنید، به مدیریت تغییر تکیه کنید. با این کار از هرج و مرج به نظم می‌رسید.
ثبت نظر