امکانات نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات «همتاک»

نرم افزار مدیریت جلسات و مصوبات

استفاده از سیستم مدیریت جلسات همتاک، جهت برگزاری جلسات مکانیزه که به صورت کاملاً کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه، از هماهنگی قبل از تشکیل تا پیگیری مصوبات جلسه و ارائه‌ی گزارشات مربوطه را در بر داشته باشد، میتواند نقش ارزنده‌ای در تسهیل مدیریت جلسات داشته باشد. سیستم الکترونیکی مدیریت جلسات و پیگیری دستورات و ابلاغ مصوبات، با نگاهی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان‌ها را آسان می‌نماید و می‌تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت‌کنندگان و سایر افراد درگیر در جلسه باشد.

سیستم مدیریت جلسات همتاک، ابزاری مؤثر به منظور نگهداری آرشیو اطلاعات سوابق و مصوبات جلسات سازمان‌ها است. کلیه‌ی مراحل مربوط به تشکیل یک جلسه، از رایزنی‌های پیش از جلسه، تعیین دبیرجلسه، جست‌وجوی زمان آزاد برای تشکیل جلسه و ورود اطلاعات دستور جلسات گرفته تا مسائل پس از تشکیل جلسه مانند تخصیص وظایف مرتبط با صورت جلسه و تبدیل صورت جلسه به نامه در این سیستم تحت پوشش قرار میگیرند.

در سیستم مدیریت جلسات همتاک، علاوه بر تعاملی بودن، راحتی کاربرد، قابلیت یکپارچگی در معماری با سلیقه‌ی کارکنان امروزی نیز مد نظر قرار گرفته است و کارکنان به راحتی با چنین سیستم‌هایی همراه می‌شوند. استفاده از این راهکارها باعث ثبت و نگهداری تمامی اطلاعات جلسات سازمانی در نرم‌افزار، بهبود همکاری، افزایش بهره‌وری، کاهش استرس و به تبع آن افزایش سرعت و نهایتاً تبدیل مصوبات جلسات به عمل می‌شود. همچنین مدیران نیز با اتکا به اطلاعات در دسترس بیشتر می‌توانند تصمیمات بهتری اتخاذ نمایند.

مزایای نرم افزار مدیریت جلسات همتاک

 

  • ثبت تمامی مصوبات جلسه در سیستم و امکان تخصیص هر مصوبه به یک یا چند نفر
  • بالا بردن سرعت پیگیری اجرای مصوبات از طریق سیستم و بالا بردن سرعت انتقال و تبادل اطلاعات
  • ابلاغ مصوبات جلسه به واحدهای ذی‌ربط، امکان گزارش­گیری از وضعیت مصوبات و بهبود فرآیند ثمربخشی آنها
  • افزایش بهره‌وری و بالا بردن امنیت اطلاعات
  • دسترسی سریع و آسان به تمامی اطلاعات جلسه و مصوبات و دسترسی به اطلاعات جلسات پیشین
  • هوشمندسازی جهت جست‌وجوی زمان مناسب برای برگزاری جلسات
  • افزایش بهره‌وری سازمانی
  • صرفه‌جویی در وقت مدیران
  • بهره­مندی از تمام گزارش­های مدیریتی در جهت پیگیری اجرای مصوبات
  • پیگیری مداوم در جهت انجام مصوبات محوله
  • امکان یکپارچه‌سازی مدیریت جلسات و شبکه اجتماعی سازمانی جهت سهولت و افزایش سرعت تبادل اطلاعات و هماهنگی‌ها

منافع پیاده سازی سیستم جامع مدیریت جلسات و مصوبات همتاک

نمودار منافع همتاک

امکانات و قابلیت‌های نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات

هماهنگی در تشکیل جلسات

  • امکان تقسیم‌بندی واحدهای سازمان و جداسازی قرار ملاقات‌های مربوط به هر بخش از سازمان
  • امکان تقسیم‌بندی موضوع و هدف جلسات
  • امکان تعریف جلسات و قرارهای تکرارشدنی با شرایط انعطاف‌پذیر
  • تعریف دستور جلسه
  • تعریف رئیس، دبیر و دیگر اعضای شرکت‌کننده
  • امکان نمایش جلسات به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه
  • تعریف تقویم‌های مختلف سازمانی
  • تضمین امنیت اطلاعات و مصوبات

دعوت به جلسه

  • ارسال دعوت‌نامه و امکان پاسخ به دعوت
  • امکان یادآوری تاریخ قرار ملاقات و دستور جلسه به دعوت‌شدگان از طریق ارسال پیام کوتاه
  • استفاده از سیستم پیام‌رسان جهت یادآوری قرارها و جلسات به هر فرد (SMS, Email, Social media)
  • قابلیت تنظیم قرار ملاقات مخاطبین (مشتریان و افراد دیگر)
  • امکان لغو قرار ملاقات و اطلاع‌رسانی به اعضای جلسه به صورت خودکار
  • ثبت وضعیت حضور‌ اعضاء در جلسات و تهیه‌ی گزارش از حاضران و غایبان

تعیین مصوبات جلسه

  • ثبت صورت‌جلسه و همچنین سایر نتایج و تصمیمات جلسه
  • امکان ثبت و ضمیمه نمودن انواع فایل‌های مربوط به جلسه (اسکن صورت جلسه‌ی امضاء شده، فایل صوتی و تصویری و سایر موارد)
  • امکان تبدیل هر یک از مصوبات صورت‌جلسه به کار و ارجاع به اقدام کننده
  • تنظیم لیست امضاکنندگان و ارسال صورت‌جلسه به کارتابل برای امضاء
  • ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن
  • ارسال مصوبات جلسه برای مجریان تعیین‌شده‎‌ی هر فعالیت
  • ‫ایجاد یک تقویم کاری و برنامه‌ی فردی برای هر شخص
  • امکان مدیریت کارهای مربوط به یک صورت‌جلسه از طریق نرم‌افزار مدیریت کارها

پیگیری اقدامات محول‌شده

  • قابل رؤیت بودن فعالیت‌های ارجاع‌شده به هر شخص در لیست پیگیری‌های وی
  • ثبت نتیجه و اقدامات انجام‌شده برای یک فعالیت ارجاعی
  • امکان مشاهده و بررسی روند پیشرفت یک فعالیت تعیین‌شده
  • ‫استفاده از ماژول پیگیری جهت اطمینان از اجرای مصوبات جلسه
  • ‫‫استفاده از سیستم پیام‌رسان جهت هماهنگی تشکیل جلسات
  • ‫ارسال پیام به کاربران هنگام پایان مهلت انجام مصوبه

تهیه‌ی گزارشات

  • تهیه‌ی نمودار تعداد جلسات و مصوبات آن‌ها بر اساس واحد تشکیل‌دهنده‌ی جلسه و بازه زمانی تعریف‌شده
  • ایجاد گزارشات از تمامی مراحل اجرای جلسات
  • ‫گزارش آخرین وضعیت مصوبات
  • تعیین وضعیت فعالیت‌های واگذارشده به افراد
  • امکان فیلتر کردن لیست جلسات بر اساس زمان و موضوع
  • امکان دسته‌بندی جلسات و فیلتر کردن جلسات بر اساس دسته‌بندی‌ها

برنامه‌ریزی و مدیریت قرارهای ملاقات

  • امکان ثبت‌نام ملاقات‌شونده و ملاقات‌کننده و ارسال دعوت‌نامه برای ملاقات‌کنندگان
  • امکان بررسی و تأیید ساعت و تاریخ ملاقات
  • امکان برچسب‌گذاری ملاقات و ضمیمه کردن فایل
  • امکان ثبت زمان و نحوه بیان شدن درخواست (تلفنی، حضوری، نامه و …)
  • امکان ثبت نتیجه قرار ملاقات (برگزار شده – برگزار نشده)
  • امکان یادآوری قرار ملاقات‌ها و ثبت علت کنسل شدن
  • امکان ثبت ملاقات‌های روزانه، هفتگی، ماهانه
  • امکان اولویت‌بندی ملاقات‌ها و ثبت ملاقات‌های پیرو
  • امکان حذف، ویرایش و مشاهده قرار ملاقات‌ها
  • امکان گزارش‌گیری از تمامی قرار ملاقات‌ها

تصاویری از برنامه

منوی مصوبات نرم افزار مدیریت جلسات همتاک
تقویم در نرم افزار مدیریت جلسات همتاک
برای مشاهده‌ی منوها و محیط برنامه و توضیحات عملکرد ویژگی‌های برنامه، لطفاً ویدئوهای مربوطه را در کانال‌های سپهرماهان در آپارات، یوتیوب و یا اینستاگرام تماشا کنید.
درخواست دمو مدیریت پروژه مدیریت جلسات شبکه اجتماعی