اگر به شما بگویم که فقط 50 درصد از زمان جلسات سازمانی به طور موثر استفاده می‌شود، آیا حرفم را باور می‌کنید؟ شواهدی وجود دارند که نشان می‌دهند برگزاری جلسات به صورت مجازی حتی درصد کمتری را شامل می‌شوند! یک جلسه ناکارآمد می‌تواند بهره وری را حتی پس از پایان آن از مسیر خارج کند. بدین معنا که اعضا بعد از یک جلسه بد، همچنان انگیزه پایینی دارند. اگر هنوز نمی‌دانید که چگونه باید جلسات موثر را در مدل کار هیبریدی مدیریت کنید، این مطلب را تا پایان بخوانید.
جلسات موثر در مدل کار هیبریدی چیست؟
مهم است که بین اصطلاحات «مؤثر» و «کارآمد» تمایز قائل شویم. یک جلسه کارآمد با مدیریت زمان، تعداد افراد کم و رسیدن به هدف معنا پیدا می‌کند. درحقیقت، کارآمدن بودن یک کیفیت سطحی است و در مورد اینکه آیا افراد مناسب وارد جلسه شده‌اند یا این که آیا این جلسه ارزش افزوده داشته است یا خیر، چیزی نمی‌گوید.
مدل کار هیبریدی به این موضوع اشاره دارد که امروزه شرکت‌ها هم به صورت حضوری و هم دورکاری فعالیت می‌کنند. بخشی از کارکنان در داخل و بخشی دیگر در خارج از شرکت هستند یا ممکن است چند روز در دفتر و چند روز در خانه کار کنند. برگزاری جلسات در این مدل کاری نیاز به برنامه ریزی بیشتری دارد، زیرا شما با دو گروه افراد با تجربیات بسیار متفاوت سروکار دارید.
پیش نیازهای داشتن جلسات موثر برای مدل کار هیبریدی
بسیاری از ما می‌خواهیم جلسات کمتری در تقویم خود داشته باشیم. اما این نشان دهنده عدم علاقه ما به جلسات است و نه عدم ضرورت وجود جلسات! شما باید بسته به نیازهای سازمانی خود برای جلسات موثر برنامه ریزی کنید، این می‌تواند یک بار در ماه یا چهار بار ماه باشد. با این حال، برای برگزاری جلسات موثر به یکسری پیش نیاز به شرح زیر نیاز خواهید داشت:
تعیین کنید که آیا واقعاً به جلسه نیاز دارید
برای انتشار اطلاعات بین افراد نیازی به جلسه ندارید، زیرا از طریق ایمیل، چت و شبکه‌های داخلی سازمان می‌توانید با اعضا در تماس باشید. در بهترین حالت، هدف جلسه تصمیم گیری یا ایجاد چیزی به صورت مشترک است. برنامه ریزی پروژه، بررسی اهداف، حل یک مشکل، انتخاب X در مقابل Y و بسیاری موارد دیگر موقعیت‌هایی هستند که نیاز به جلسات دارند. همچنین مواردی که شامل نگاه به گذشته، طوفان فکری و جلسات انفرادی بین مدیران و ارائه گزارش‌های مستقیم است نیز می‌توانند به یک جلسه ختم شوند.
شرکت کنندگان مناسب را به جلسه دعوت کنید
جلسات زمان‌بر هستند، بنابراین در مورد افرادی که دعوت می‌کنید فکر کنید. بهتر است حداقل تعداد افراد مورد نیاز برای رسیدن به هدف خود را به جلسه دعوت کنید. اما شما همچنین می‌خواهید که گروه دیدگاه‌ها و تخصص‌های متنوعی داشته باشند، به خصوص اگر هدف جلسه تصمیم گیری یا طوفان فکری باشد. متأسفانه، هیچ فرمول جادویی برای تعیین تعداد نفرات جلسه وجود ندارد، بنابراین این شما هستید که باید در مورد تعداد نفرات قضاوت درستی داشته باشید.
یک دستور کار بسازید و به اشتراک بگذارید
هیچ چیز بدتر از این نیست که افراد به جلسه دعوت شوند، ولی ندانند دلیل دعوت به جلسه چیست! دستور کار خود را در دعوتنامه بگنجانید تا افراد بتوانند مقصود از برگزاری جلسه را درک کنند. دستور کار می‌تواند هدف شما باشد. برای مثال، می‌خواهید فروش را برای سه ماه آینده افزایش دهید. از برگزاری جلسه می‌خواهید بفهمید که تیم فروش چه ایده‌های جدیدی دارد. پس این دستور کار را در یک پاراگراف به سمع و نظر شرکت کنندگان برسانید. اگر نمی‌توانید دستور کار تهیه کنید، این نشانه‌ای است که برگزاری جلسه اتلاف وقت خواهد بود.
برای حداکثر مشارکت برنامه ریزی کنید
اگر حضوری جلسه برگزار می‌کنید، همه باید لپ تاپ‌ها و گوشی‌های همراه خود را خاموش کنند. اگر به صورت مجازی جلسه دارید، از افراد بخواهید به یک اتاق خلوت بروند. البته استثنائاتی هم وجود دارند و ممکن است افراد به دلایلی و برای چند دقیقه از جلسه آنلاین بیرون بروند. پس به این موضوع واقف باشید تا باعث ناراحتی شما نشود. همچنین از فناوری برای به حداکثر رساندن مدیریت جلسات استفاده کنید.
نکات مهم در اجرای جلسات موثر در مدل کار هیبریدی
اشکالی ندارد که جلسه را با این انتظار شروع کنید که همه 100 درصد حاضر و متمرکز به مسائل جلسه هستند. سپس بعد از تهیه دستور کار، آماده شوید تا جلسه‌ای موثر را شروع کنید. برای این موضوع از نکات مهم زیر استفاده کنید:
زمان بندی مناسب برای جلسه را انجام دهید
زمان‌بندی کلید مدیریت موثر جلسات است. تا آنجا که ممکن است، از برنامه ریزی جلسه خود در ساعت ناهار یا اوج ساعات کاری خودداری کنید. وقتی نمی‌توانید از آن اجتناب کنید، جلسه را با حداقل افراد شروع کنید. توجه به این نکته مهم است که ظرفیت ما برای تفکر خلاق درست بعد از خواب در بالاترین میزان است، بنابراین جلسه طوفان فکری را در صبح برنامه ریزی کنید. جلسات معمولی مانند گزارش ماهانه یا تحلیل وضعیت فعلی سازمان که نقشی در ایده پراکنی ندارد را در صبح برگزار نکنید، زیرا ممکن است باعث حواس پرتی و عدم تمرکز در ساعات کاری پیش رو شود.
در هنگام برگزاری جلسات اعتماد سازی کنید
به عنوان سازمان دهنده و تسهیل کننده جلسه، شما این شانس را دارید که جلسه را رهبری کنید و اولین کسی باشید که یک موضوع بحث برانگیز را مطرح می‌کند یا یک دیدگاه یا ایده غیرمعمولی را ارائه می‌دهد. شما همچنین می‌توانید با پرسیدن سوالاتی که باعث بحث عمیق‌تر می‌شود، اعتماد ایجاد کنید، حتی زمانی که فکر می‌کنید پاسخ را می‌دانید.
با پرسیدن سوالاتی مانند «چرا فکر می‌کنیم این موضوع درست است؟» یا «آیا می‌توانید این موضوع را بیشتر توضیح دهید؟» تواضع و کنجکاوی خود را نشان دهید تا باعث مشارکت و اعتماد سازی شود. از همه افراد بخواهید در بحث‌ها شرکت کنند و نظرشان را بیان کنند. به نظرات اعضا با تندی و تمسخر جواب ندهید، این کار اعتماد سازی را از بین می‌برد. به جای آن به دنبال یک جواب منطقی باشید و با لبخند پاسخ دهید.
شرکت کنندگان دورکار را در اولویت قرار دهید
وقتی میزبان یک جلسه هیبریدی هستید، باید شرکت کنندگان دورکار را در اولویت قرار دهید. شرکت کنندگان دورکار فقط به صحبت‌های شما گوش نمی‌دهند، بلکه آنها بازیگران محوری در مکالمه هستند و باید در جلسه حضور قوی داشته باشند. چگونه می‌توانید شرکت کنندگان دورکار خود را اولویت بندی کنید؟ استفاده از مانیتورهای بزرگ که شرکت کنندگان دورکار را نشان می‌دهد، می‌تواند تعامل در جلسه را افزایش دهد.
فناوری ویدیو با کیفیت بالا مهم است، اما صدا ضروریت بیشتری دارد. بدون داشتن صدای باکیفیت، جلسه شما با شکست مواجه خواهد شد. صداهای ظریف مانند صدای حیوان خانگی و صدای کودکان که از سوی اعضای دورکار می‌آیند، ممکن است حواستان را پرت کنند. وقتی فناوری‌های صوتی مناسبی دارید، این صداهای ظریف قابل حذف هستند تا بتوانید جلسات هیبریدی بسیار پربازده‌ای داشته باشید.
اگر جلسه موثر نیست، آن را تغییر دهید!
شما قرار نیست در هر جلسه‌ای موفق باشید، بلکه باید از هر جلسه برای بهبود جلسه بعد استفاده کنید. هدف شما در نهایت ایجاد جلسات موثر برای مدل کار هیبریدی است. پس مهم است که بازخورد بگیرید. برای بازخورد می‌توانید سوالات زیر را از خود بپرسید:
- آیا این جلسه برای کسب و کار ارزشی داشت؟
- آیا ما افراد مناسب را وارد جلسه کردیم؟
- آیا جلسه در زمان مناسبی برگزار شد؟
- آیا نیروهای کار دورکار حضور قوی در جلسه داشتند؟
- آیا مشارکت در جلسه مثبت بود؟
- آیا هدف و دستور کار جلسه مشخص بود؟
- مشارکت در بحث برای همه راحت بود؟
- اریتم جلسه تند یا کند بود؟
- آیا جلسه به هدف خود رسید؟
بازخورد به شما کمک می‌کند جلسه بعدی را بهتر برگزار کنید. حتی می‌توانید از اعضای جلسه نیز بازخورد بگیرید. ببینید نظر آنها در مورد شرایط جلسه چگونه بوده است. به این ترتیب می‌توانید نقاط درد را کشف کنید.
کلام آخر
شما هدف جلسه را می‌دانید، زیرا به آن فکر کرده‌اید. برنامه‌ای طراحی کردید که برای رسیدن به هدف طراحی شده بود. حالا در مسیر بمانید! حواستان باشد که از موضوع دور نشوید یا خیلی عمیق در بحث‌های فنی فرو نروید. جلسه را ساده را نگه دارید و از شرکت کنندگان بخواهید که مشارکت قوی داشته باشند. نیروهای دورکار شما باید در جلسه حضور داشته باشند، زیرا جزوی از تیم هستند. آنها را به اندازه نیروهای حضوری فعال نگه دارید تا بتوانید فرآیندهای سازمانی خود را بهبود دهید. برای داشتن جلسات موثر می‌توانید از نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان استفاده کنید.
ثبت نظر