سیستم مدیریت پروژه «همتیک»

tasks

چالش‌های متداول کاری

 

امروزه حجم زیادی از پروژه‌های گوناگون در شرکت‌ها و سازمان‌ها در جریان است و مدیریت پروژه‌ها قطعاً آسان نیست چرا که هر پروژه در ابتدای راه نیاز به یک برنامه‌ریزی دقیق دارد تا بتوان کارها، هزینه‌ها و زمان را به ‌خوبی مدیریت کرد. در حین اجرای پروژه نیز مسئولیت‌ها و وظایف افراد باید به‌صورت دقیق مشخص شوند، همچنین گاهی نیاز به مشورت و تبادل نظر بین اعضای تیم پروژه جهت یافتن راه‌حل مناسب برای مشکلات نیز وجود دارد.

هنگام مدیریت پروژه‌ها، مدیران و کارکنان با چالش‌های متداولی مواجه می‌شوند؛ اعم از:

زمان‌بندی نامناسب و نرسیدن به هدف‌گذاری‌های از پیش تعیین شده

اینکه قبل از رسیدن به هدف‌گذاری‌ها و زمان از پیش تعیین شده برای تحویل پروژه، تمام کارهای مربوطه انجام شده باشند و بدون استرس و با خیال راحت نتایج کارتان را ارائه کنید، قطعاً حالتی ایده‌آل برای همه است اما افراد بسیاری اصطلاحاً دقیقه نودی هستند و خیلی اوقات با خود فکر میکنند کاش میتوانستند معجزه کنند و زمان را به عقب بازگردانند بلکه کارشان بهتر پیش رفته و بتوانند به موقع خروجی را تحویل دهند.

پراکندگی اطلاعات

حتی اگر آدم نامنظمی باشید وقتی پای کار وسط باشد، حتماً شما هم دلتان میخواهد روند تمام کارها برایتان شفاف باشند و بدانید از کجا باید شروع کنید و به کجا برسید! اگر فایل‌ها و مستندات و اطلاعاتی که نیاز دارید، نامرتب باشند و نتوانید به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید یا نیاز باشد تا زمان زیادی را صرف پیدا کردنشان کنید، قطعاً کلافه و سردرگم میشوید و بعد از مدتی از بدین روال کار کردن خسته میشوید.

ضعف در ارزیابی نتایج

برنامه‎ریزی یک فرآیند است و این امر بدین معناست که همواره حتی تا انتهای زمان اجرا، باید به جزئیات آن فکر کرده در صورت نیاز اصلاحشان کنید و نباید فقط به طراحی آن اکتفا کنید. حال از کجا میشود فهمید که زمان اصلاح برنامه فرا رسیده است؟ بله درست است! با ارزیابی نتایج هر مرحله از پیشروی برنامه میتوان نقاط قوت و ضعف را شناسایی کرده و در راستای بهبود برنامه و رسیدن به اهداف تلاش نمود.

ضعف در برنامه‌ریزی

اولین قدم برای انجام هر کاری برنامه‌ریزی در راستای رسیدن به هدف است. شما ممکن است اهداف بسیار بزرگی در ذهن داشته باشید اما بدون وجود برنامه‌ای که گام‌های رسیدن به این اهداف را نشان دهد، احتمال رسیدن به اهدافتان خیلی کم است. با برنامه داشتن، میتوانید اوضاع را تحت کنترل خود درآورید و تصمیمات بهتری اتخاذ کنید و بهره‌وری بالاتری داشته باشید اما اگر برنامه‌ی مناسبی نداشته باشید اوضاع اصطلاحاً قمر در عقرب شده و جز کلافگی و سردرگمی و بهره‌وری پایین چیزی برایتان به ثمر نخواهد داشت.

برآورد اشتباه هزینه‌ها

وقتی صحبت از هزینه و مخارج به میان می‌آید، شاخک‌های حساسیت افراد تیز میشود و البته که این امر طبیعی است چراکه مثلاً اگر در یک پروژه هزینه‌ها به درستی برآورد نشده باشند، ممکن است یک شرکت حتی تا ورشکستگی نیز پیش برود.

ناهماهنگی منابع انسانی و عدم مدیریت ارتباطات

آیا تا به حال شنیده‌اید که میگویند با وجود اتحاد و هماهنگی بین آدم‌ها میشود هر کاری را به سرانجام رساند؟ آیا به علت تأکید دبیران و استادان برای وادار کردن دانشجویان به انجام کار تیمی فکر کرده‌اید؟ قطعاً یکی از علل این است که در یک شرکت، سازمان یا تیم، اگر بین افراد هماهنگی و همکاری مناسبی وجود داشته باشد، آنها میتوانند به راحتی به تمامی اهداف خود برسند.

برای مطالعه در رابطه با اهمیت برنامه‌ریزی کاری روی کلمه‌ی مقاله کلیک کنید.

برای دانستن 27 نکته که به شما در مدیریت بهتر زمان و پیشرفت بیشتر کمک میکنند، روی کلمه‌ی مقاله کلیک کنید.

کلافگی و سردرگمی

تسلط بر اطلاعات پروژه‌ها مزایای زیادی نصیب سازمان می‌کند و در صورتی که پروژه‌ها از کنترل خارج شوند، تصمیم‌گیری دشوار، مدیران کلافه و سازمان دچار افول جدی می‌شود.

با یک ابزار قابل اتکا، تمامی چالش‌ها و مشکلات موجود در مسیر مدیریت پروژه‌ها قابل حل هستند.

راه‌ حل چیست؟

 

مدیریت پروژه‌ها به ابزاری دقیق، قوی و از همه مهم‌تر در دسترس برای تمامی افراد پروژه نیازمند است. نرم‌افزاری که بتوان در آن برنامه‌ریزی تمامی جزئیات یک پروژه‌ را انجام داد، کارها و مسئولیت‌های اعضای تیم را مشخص کرد و امکان گفت‌وگو و مکاتبه بین تمام اعضای پروژه جهت مشورت و تبادل نظرات وجود داشته باشد.

 

مدیریت پروژه و کارها با همتیک

افزایش چابکی سازمان، محبوب کارکنان

سپهرماهان، با شناسایی نیازهای سازمان‌ها و شرکت‌ها اقدام به تولید نرم‌افزار مدیریت پروژه و کارهای «همتیک» نموده است.

در سیستم مدیریت پروژه‌ی «همتیک»، پروژه‌های سازمانی تعریف و افراد مرتبط در آن عضو می‌شوند. اطلاعات پروژه نیز به صورت سیستماتیک به جریان می‌افتند. همه‌ی این موارد به صورت یکپارچه در محیطی انجام می‌شود که کاربران به طور عادی و به راحتی در آن حضور دائمی دارند و ثبت اطلاعات پروژه، یک کار اضافه و خسته‌کننده محسوب نمی‌شود.

«همتیک» با وجود منوها و امکانات متنوعی که دارد، امکان مدیریت هوشمند پروژه‌ها را برای شما فراهم کرده و موجب چابکی شرکت یا سازمان شما میشود.

برای آشنایی با محیط و منوهای این برنامه میتوانید ویدئوهای معرفی محصول را در شبکه‌های اجتماعی سپهرماهان مانند اینستاگرام، آپارات یا یوتیوب تماشا کنید.

ویژگی‌های همتیک

بارزترین ویژگی «همتیک» تولید آن در بستر شبکه اجتماعی است. کاربران به راحتی، در هر جا و در هر زمان تنها با داشتن یک تلفن همراه هوشمند می‌توانند که:

از وظایف و کارهای خود مطلع شوند،

با همکاران و اعضای تیم خود درباره‌ی مسائل مختلف به گفت‌وگو بپردازند،

داشبورد کارهای خود را ببینند و کاربرگ زمان کارهای خود را وارد کنند،

گزارشات خود را ثبت نمایند و به تمامی اسناد و اطلاعات مورد نیازشان دسترسی داشته ‌باشند.

سیستم مدیریت پروژه همتیک
امکانات و قابلیت‌های همتیک

با استفاده از «همتیک» مدیران پروژه می‌توانند که:

  • پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی کنند،
  • سطح دسترسی تمامی اعضای تیم را مشخص ‌کنند،
  • وظایف کارکنان و کارها را تعریف کرده و به اعضای تیم تخصیص ‌دهند،
  • برای هر کار و یا مسئولیت ناظری که کار را تأیید کند، تعیین ‌کنند
  • و به وسیله‌ی گزارشات کاربردی و دقیق از وضعیت تمامی پروژه‌ها مطلع شوند
  • و همچنین به تبادل نظرات و تجربه‌های خود با سایر کاربران بپردازند
  • و در نهایت نیز می‌توانند زمان و هزینه‌ی برنامه‌ریزی شده و آنچه را که به‌طور واقعی رخ داده است، مقایسه نموده و دلایل خطای برنامه‌ریزی را بررسی کرده تا در پروژه‌های آتی این خطای محاسبه را به حداقل برسانند.
نمایش وضعیت پروژه‌ها
منوهای همتیک
  • منوی پروژه‌ها
  • داشبورد مدیریت پروژه‌ها
  • منوی لیست کارها
  • بخش گفتمان
  • بخش فایل‌ها
  • کاربرگ زمان (Time-Sheet)
  • بخش گزارشات
درخواست دمو | نظام پیشنهادات | مدیریت جلسات | طراحی سایت | شبکه اجتماعی سازمانی