بیاید در ابتدا با سیستم مدیریت دانش آشنا شویم. مدیریت دانش سيستمی است که مورد استفاده سازمان‌های مختلف قرار می‌گیرد تا آنها بتوانند به وسیله نرم افزار مدیریت دانش سؤال‌های پر تکرار و همچنین دیگر اطلاعات مهم مورد نیاز خود را سازماندهی کنند. همچنین نرم افزار مدیریت دانش این امکان را به سازمان میدهد تا اطلاعات خود را در فرمت‌هایی که قابل دسترس هستند، در اختیار مشتری‌های خارجی و همچنین مشتری‌های داخلی و کارمندهای خود بگذارند.
به کار گیری سامانه مدیریت دانش
استفاده از نرم افزار مدیریت دانش کمک میکند تا یک سازمان بتواند اطلاعات و سندهای خود را همواره به روز نگه دارد. همچنین به مشتریان آن سازمان کمک میکند تا جواب سؤال‌های خود را بگیرند. نرم افزار مدیریت دانش همچنین دسترسی آسانی به شما میدهد و اجازه ایجاد مجوز در گروه‌های کاربری را ثبت میکند. این موضوع کمک میکند تا بتوانید دسترسی کاربران را به نرم افزار را مدیریت کنید.
در ادامه این مطلب به همه موضوعات در مورد نرم افزار مدیریت دانش و توضیحات کامل و تخصصی در رابطه با این موضوع خواهیم پرداخت. اگر شما هم شرکت و سازمانی دارید و یا به هر دلیلی نیازمند اطلاعات راجع به این موضوع هستید با ما همراه شوید، چرا که اطلاعات کاملی را در اختیار شما قرار خواهیم داد.
نرم افزار مدیریت دانش
نرم افزار مدیریت دانش نرم افزاری است که برای شرکت‌های کوچک و نو پا که به تازگی شروع به کار کرده‌اند بسیار مناسب است. این نرم افزار همچنین برای شرکت‌های بزرگ و جا افتاده با شهرت جهانی قابل استفاده است. این نرم افزار به شرکت‌های ذکر شده کمک میکند تا اگر نیازمند به یک بستر برای انتقال یک دانش بخصوص به افراد بسیار هستند، با استفاده از این نرم افزار آن را به اشتراک بگذارند.
به بیان دیگر مدیریت دانش یعنی یک فرایند از شناسایی، جمع آوری، ذخیره، ارزیابی و در نهایت به اشتراک گذاشتن همه اطلاعات با ارزشی است که یک سازمان در طول فعالیت روزانه ایجاد میکند. می‌توان گفت که مدیریت دانش یعنی جمع آوری جواب برای سؤال‌هایی که پر تکرارند و حتی سؤال‌هایی که کم تکرار هستند و سپس مستندسازی از آنها به سبکی که قابل فهم باشد.
انواع دانشی که می‌بایست آن را جمع آوری کرد:
جمع آوری اطلاعات و دانش‌های مورد نیاز در نرم افزار مدیریت دانش متنوع است. در ادامه به مهم‌ترین دانش‌هایی که باید جمع آوری شوند و یک سازمان به آنها نیاز خواهد داشت می‌پردازیم.
دانش آشکار یا Explicit Knowledge
دانش آشکار یا Explicit Knowledge در واقع دانشی است که مستند شده است و اصولاً در فرمت یک نوشته انجام می‌شود. چنین دانشی مستقل از فردی که این دانش را در اختیار دارد قابل استفاده است. به عبارتی دیگر زمانی که افراد دیگر از دانش آشکار یا Explicit Knowledge استفاده کنند، دیگر نیازی به تولید کننده آن نخواهد بود. دانش آشکار یا Explicit Knowledge را به طور مکرر در طول زندگی خود دیده‌اید، این دانش مانند کتاب آشپزی، دفترچه راهنما یک محصول و سایر موارد مشابه است.
دانش آشکار شدنی يا Implicit Knowledge
دانش آشکار شدنی يا Implicit Knowledge به قسمتی از دانشی که در ذهن افراد پنهان و انباشته شده است، گفته می‌شود. دانش آشکار شدنی يا Implicit Knowledge قابلیت تبدیل شدن به دانش آشکار را نیز دارد. این بدین معنا است که قابلیت به تصویر کشیده شدن یا به رشته تحریر در آمدن را دارد. به عنوان مثال شما می‌توانید مراحل تعمیر یک دستگاه را که در ذهن خود دارید بر روی کاغذ بیاورید و آن را در اختیار دیگران بگذارید. در چنین حالتی افراد دیگر بدون نیاز به شما می‌توانند از این دانش بهره مند شوند.
دانش ضمنی یا Tacit Knowledge
دانش ضمنی یا Tacit Knowledge دانشی است که قابل ذکر و بیان نیست. به عبارتی دیگر دانش ضمنی یا Tacit Knowledge این قابلیت را ندارد که مدل سازی شود. چنین دانشی بر گرفته از تجربه‌های شخصی است که کسب این دانش نیازمند به یک پیش زمینه و اقدام است. دانش ضمنی یا Tacit Knowledge مانند این است که در یک موقعیت اورژانسی فوری قرار بگيريد و بدانید که چگونه عمل کنید یا به این موضوع آگاه باشید که یک برند کفش خاص به اندازه مناسب برای کفش شما راحتی را ایجاد نمی‌کند.
این که دانش ضمنی یا Tacit Knowledge را جمع آوری کنید کاری دشوار است. جمع آوری این گونه دانش‌ها خاص و پنهان است و تنها با آزمون‌های فردی می‌تواند به حد مطلوبی برسد. برای دانش ضمنی یا Tacit Knowledge بهتر است به جای جمع آوری از انتقال صحبت کرد چرا که چنین دانشی را با انتقال آن می‌توان فرا گرفت.
دانش پنهان در داده و محصول یا Embedded Knowledge
دانش پنهان در داده و محصول یا Embedded Knowledge دانشی است که فارغ از ذخیره و مخفی شدن در مغز انسان و در میان مستندها می‌تواند، در داده‌های یک محصول هم می‌تواند پنهان باشد. دانش پنهان شده در یک محصول را می‌توان با استفاده از شیوه‌های متنوع مهندسی معکوس و همچنین دانش پنهان در داده و محصول یا Embedded Knowledge در داده‌ها را با استفاده از روش‌هایی همچون داده کاوی خارج کرد.
نوع سیستم‌های مدیریت دانش:
با ویژگی‌های یک سیستم مدیریت دانش خوب آشنا شدیم. حال نوبت این است که انواع سیستم‌های مدیریت دانش را شناسایی کنیم و راجع به به آنها اطلاعاتی کسب کنیم. آگاهی به این اطلاعات به شما کمک میکند تا بدانید با توجه به شرایط و موقعیت کسب و کار و شرکت خود به کدام یک از این سیستم‌های مدیریت دانش نیاز مند هستید.
سیستم‌های مدیریت دانش داخلی
سیستم‌های مدیریت دانش داخلی به طور بی‌نظیری به جمع آوری دانش داخلی از تیم‌های مختلف و سازمان‌ها کمک میکند. چنین سیستمی تنها برای کارمندان همان سازمان قابل مشاهده و حتی در برخی اوقات صرفاً برای گروهی خاص از آنها قابل استفاده است. اطلاعات موجود در سیستم مدیریت دانش داخلی صرفاً باید در اختیار عوامل باشد و در دسترس مشتری‌ها قرار نخواهد گرفت.
چنین سیستمی کمک میکند تا خدمات پشتیبانی مشتری با سرعت و اثرگذاری بیشتری به مشتری برسد. همچنین موجب بهینه شدن آنبوردینگ کارمندان می‌شود. تأثیرات سیستم مدیریت داخلی به طور کلی اثراتی همچون پیچیده شدن و بزرگ شدن کسب و کار، با سرعت انجام شدن آنبوردینگ کارمندهای جدید و همچنین حفظ تداوم سازمانی با کمک و استفاده از راهکارهای نرم افزار خواهد داشت.
سیستم مدیریت دانش خارجی
سیستم مدیریت دانش خارجی در حوزه جمع آوری اسناد و مستندات به سازمان کمک میکند تا به شکل سازمان‌یافته‌ای به روز باشد. داشتن یک پرتال مدیریت دانش خارجی کمک میکند تا اطلاعات به صورت مؤثر و تأثیرگذارتری به افرادی که به آنها نیاز دارند، انتقال داده شود. به طور کلی شما با استفاده از این سیستم مدیریت دانش خارجی می‌توانید به مشتریان خود کمک کنید تا جواب سؤال‌های خود را پیدا کنند. همچنین به سؤال‌های پرتکرار مشتری‌ها جواب دهید. از جمله کاربردهای دیگر این سیستم به روز کردن و در دسترس پذیر کردن اطلاعات و تبدیل ایمیل‌های پشتیبانی به مقاله‌های پایگاه دانش است.
اهمیت سیستم مدیریت دانش سازمانی
کارهایی که می‌توان با استفاده از سیستم مدیریت دانش انجام داد بسیار زیاد هستند. امروزه سازمان مدریت دانش در تمامی بخش‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی در حال به کار گرفتن است. مهم‌ترین نکته‌ای که وجود دارد شناخته شدن دانش‌های جمع آوری شده با عنوان عامل اصلی ایده‌های نو در روند ایجاد نو آوری، محصولات، تولید و خدمات است. در نهایت به طور کلی اهمیتی که استفاده از سیستم مدیریت دانش دارد نباید صرفاً داشتن دانش بیشتر باشد و باید بتوانید با هدف رسیدن به هدف‌های بیشتر ایجاد، انتقال و استفاده از دانش را در پیش بگیرید.
نحوه سازماندهی اطلاعات سیستم مدیریت دانش
در نهایت دریافتیم که درک مفهوم سیستم مدیریت دانش و دانستن این که دانش مورد نیاز در کجا قرار دارد حال باید با نحوه سازمان دهی اطلاعات آشنا شد. در در ادامه مراحل سازمان دهی در سیستم‌های خارجی اشاره خواهیم کرد. مرحله اول این است که خودتان را در جای مخاطب بگذارید و اطلاعات خود را بر اساس نیاز مخاطب مرتب کنید. مرحله دوم تجزیه و تحلیل باز خورد مشتری را شامل می‌شود و در مرحله آخر می‌بایست به شکل متداوم اطلاعات و دانش را به روز رسانی کنید.
کلام آخر
در گذشت زمان متوجه اهمیت سیستم‌های مدیریت دانش در کسب و کارهای فردی و همچنین سازمان‌ها خواهید شد. توجه داشته باشید که بعد از این که کار از کار گذشت اقدام به داشتن یک سیستم و نرم افزار مدیریت دانش نکنید. چرا که دیگر کارسازی قبل را نخواهد داشت پس هر چه زودتر اقدام کنید نتیجه بهتری خواهید گرفت. این نکته را هم در نظر بگیرید که سیستم‌های مدیریت دانش قابلیت استفاده آزمایشی را به شما می‌دهند.
بنابراین شما قبل از استفاده ثابت می‌توانید با توجه به نیاز خود تناسب آن را چک کنید. در نهایت نیز به اطاعات گسترده‌ای رسیدیم با انواع دانش که شامل دانش پنهان در داده و محصول یا Embedded Knowledge، دانش ضمنی یا Tacit Knowledge، دانش آشکار شدنی يا Implicit Knowledge و دانش آشکار یا Explicit Knowledge بود آشنا شدیم. همچینین به آشنایی کاملی از دو نوع سیستم مدیریت دانش یعنی سیستم‌های مدیریت دانش داخلی و سیستم‌های مدیریت دانش خارجی رسیدیم. همچنین در آخر ویژگی‌های مهم که در انتخاب یک سیستم مدیریت دانش تأثیرگذار هستند را فرا گرفتیم.
این ویژگی‌ها شامل دقت، مطابقت، سرعت، امکان به روز رسانی اطلاعات و اضافه کردن مطالب جدید، ایجاد حلقه‌های بازخورد برای ایجاد تعامل با کار کنان، پرسش و پاسخ، امکان ویرایش متن برای داشتن محتوایی پر بار و چند رسانه‌ای، پایگاه دانش با قابلیت پشتیبانی از زبان‌های مختلف، گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها برای سنجش کار آمدی، جمع آوری نظرات کاربرها در پایگاه دانش، کنترل کردن مجوز برای دادن دسترسی‌های مجاز و کنترل بازدید برای مطالب با اهمیت بود.
ثبت نظر