در جهان مدرن امروزی مدیریت جلسات و مصوبات آن به جای تنظیم کاغذی، با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات به سرعت انجام می‌شود. تعداد کاربران این نرم‌افزارها روز به روز در حال افزایش هستند. بدون وجود یک سیستم به‌روز و کاربرپسند برای برنامه‌ریزی دیجیتالی این قرارها، اعضای تیم به همان اندازه که وقت خود را صرف برگزاری و بهره‌مندی از جلسات می‌کنند، برای جستجو و مشاجره در مورد زمان برگزاری، تنظیم صورت‌جلسه و نوشتن قراردادهای جلسه سپری خواهند کرد.
اما راهکار ساده‌تر و البته مؤثرتری هم وجود دارد. سپهر ماهان برای مدیریت جلسات راه حل هوشمندانه‌ای ارائه کرده است. دیگر نگران هدر دادن زمان ارزشمند خود نباشید. با استفاده از سیستم مدیریت جلسات و مصوبات می‌توانید در تنظیم جلسات خود بهینه‌تر عمل کرده، بهره‌وری را افزایش دهید و همچنین همکاری با سایر اعضای تیم را بهبود بخشید.
برگزاری جلسه و این همه دردسر!
بخشی از وظایف هر شرکت یا سازمان، برگزاری جلسات است. یک چیز مسلم است، اینکه شما باید آماده باشید. این جلسات می‌تواند هر چیزی باشد، از پیگیری سریع با چند کارمند گروه یا ارائه پاورپوینت رسمی و یا ارائه گزارش به مدیریت بالاتر. جلسات می‌توانند بسیار سازنده باشند، اما از طرفی هم می‌توانند باعث اتلاف وقت شوند. این شما هستید که باید تصمیم درستی بگیرید، اینکه چه زمانی و به چه مدت، با چه روشی جلسه‌ای برگزار کنید.
با وجود اینکه جلسات بسیار مهم مؤثر هستند، برعکس آن هم صادق است. جلسات غیرمؤثر نه تنها جریان کار عادی روزمره را در ازای دریافت سود ناچیز متوقف می‌کند، بلکه بر روحیه کارکنان نیز تأثیر منفی می‌گذارد. شما به عنوان مدیر مجموعه یا هماهنگ کننده جلسه، باید بدانید قبل، در حین و بعد از جلسه چه کاری انجام دهید تا به نتیجه مطلوب با کمترین ضرر برسید.
ارسال درخواست برگزاری جلسات، افراد شرکت کننده، معرفی اعضای کلیدی جلسه، تعیین اهداف جلسه، زمان، مکان و نحوه برگزاری جلسه همگی علاوه بر برنامه‌ریزی، به نحوه ارسال اطلاعات به اعضا در کمترین زمان و به بهترین شیوه نیز وابسته است.
جمع‌آوری اطلاعات مثل پاورپوینت یا نمودارها، جداول و داده‌ها در حین برگزاری جلسه، دریافت امضا، حضور و غیاب حاضرین جلسه، مصوبات و صورت‌جلسه هم کاری ضروری و البته وقت‌گیر است. آیا به صورت دستی و با روش سنتی امکان‌پذیر است؟ آیا اطلاعات را برای همه روی کاغذ تکثیر می‌کنید؟
قوانین موجود در جلسه را چگونه قبل از حضور افراد، به آنها تذکر می‌دهید؟ منظور از قوانین پایه، هنجارها، بایدها و نبایدهایی است که در حین برگزاری جلسه باید رعایت شود. یکی از بزرگترین مشکلات در جلسات، استفاده از لپ تاپ برای بررسی ایمیل، تماس گرفتن با تلفن‌های همراه، درگیری بین کارمندان هنگام بحث در مورد یک موضوع خاص، افرادی که میخواهند جلسه را به عهده بگیرند و افرادی که فقط میخواهند در این جلسه حضور داشته باشند، است.
هدف از تشکیل جلسه چیست؟ آیا گام‌های حرکت به سمت جلو مشخص است و افراد حاضر در جلسه می‌دانند این جلسه چه دستاوردی دارد؟ اولویت‌ها مشخص است؟
موارد مهم را چگونه ذخیره می‌کنید و در دسترس اعضا قرار می‌دهید؟ بررسی نهایی جلسه را کجا ذخیره می‌کنید؟ چقدر امضای حاضرین در جلسه اهمیت دارد؟ برای تنظیم صورت جلسه و مصوبات اقدامی جهت اجرا فکر کرده‌اید؟ از چه روشی برای پیگیری امور و اقدامات مؤثر استفاده می‌کنید؟ وظایف را چگونه تعریف می‌کنید؟
قبلاً پیگیری اجرای مصوبات به صورت شخصی و سنتی صورت می‌گرفت اما با پیشرفت تکنولوژی این اقدامات به صورت سیستمی هم امکان‌پذیر است. هر بخش اجرایی کار باید شامل چندین مورد باشد:
- وظیفه خاص تعیین شده
- نام شخصی که متعهد به اجرای کار است
- تاریخ سررسید انجام وظیفه
- توافق در مورد آنچه به منزله تکمیل کار و ارسال نتیجه آن است
- مهلت مورد انتظار
شما باید مطمئن شوید که هر فردی می‌داند که خروجی چه باید باشد.
بهترین روش مدیریت جلسات چیست؟
جلسات، زمانی که به درستی انجام شوند و ضروری باشند، کلید موفقیت و حرکت اثربخش شرکت یا سازمان هستند. یک ایده خوب این است که خود را متعهد به برقراری جلسات منظم کنید، حتی اگر فقط چند دقیقه طول بکشد. به این ترتیب کارکنان و افراد مربوطه به این روال عادت خواهند کرد و به نظر نمی‌رسد تنها کاری که انجام می‌دهید، تشکیل جلسات است بلکه خروجی‌های مفیدی از آن به دست آورده‌اید.
فکر کنید در یک سازمان با اندازه متوسط، ماهانه چند جلسه برگزار می‌شود؟ هر جلسه برای تکمیل و بررسی‌های بالاسری، نیاز به چه اطلاعاتی دارد؟ همچنین چطور پیگیری‌ها صورت می‌گیرد؟ روند اجرا، میزان پیشرفت و نتایج چطور ذخیره می‌شوند. چنین اطلاعاتی چطور بایگانی شده و هنگام نیاز چطور مورد جستجو قرار می‌گیرد. حتی چطور می‌توان این اطلاعات را دسته‌بندی کرد؟ وقتی به این موارد نیاز باشد چطور بین انبوه اطلاعات، آن را بازیابی کرد؟ پیگیری امور و هشدار به سررسید زمان اجرا چگونه باشد تا همه چیز به صورت مرتب و با روال منظم پیش رود؟
سؤالاتی از این دسته دغدغه هر مسئولی است. بهتر است برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه از روش‌های پیشرو و به روز یعنی سیستم مدیریت جلسات استفاده کرد تا هم تنظیم آن آسان‌تر باشد، هم دسترسی سایر اعضا امکان‌پذیر بوده و همچنین دسترسی به آمار، اطلاعات، صورت‌جلسه و همچنین گزارشات و روال پیگیری امور مشخص باشد و دیگر نگران تنظیم و دسترسی به جلسات نبود.
چرا از نرم‌افزار زمان بندی جلسات مفید هستند؟
آیا کارمندان در جلسات حاضر نمی‌شوند، بخاطر اینکه هرگز اعلان دریافت نمی‌کنند؟ یا تاریخ و ساعت آن را فراموش می‌کنند؟
آیا تنظیم مصوبات مطرح شده در جلسات، بیش از اندازه وقت‌گیر هستند؟
به دنبال پیدا کردن راه‌حلی جهت گزارش آخرین وضعیت مصوبات هستید؟
یا می‌خواهید به سرعت به لیستی از پیگیری‌های اقدامات مصوب شده در جلسات دسترسی داشته باشید؟
بدون وجود یک نرم‌افزار جامع، کاربردی و کاربرپسند، هماهنگی جلسات، آگاهی از صورت جلسات و مصوبات و پیگیری نتایج دردسرساز بوده و در بدترین حالت، مانع گردش کار پر سرعت و از طرفی کاهش بهره‌وری است.
خوشبختانه، یک راه‌حل ساده برای همه این مشکلات وجود دارد و آن هم چیزی نیست جز سیستم مدیریت جلسات. همانطور که از نامش پیداست، سیستم مدیریت جلسات نرم‌افزاری است که امکان برنامه‌ریزی آنلاین جلسات گروهی در هر اندازه‌ای که باشد را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند به راحتی به گزارشات، پیگیری‌ها، آمار و ارقام و نمودارها و … دسترسی داشته باشند. نتیجه استفاده از چنین نرم‌افزاری، وجود یک دفتر کارآمدتر و تجربه کارمندی بسیار بهتر است.
مزایای برنامه ریزی جلسات با استفاده از سیستم سپهر ماهان چیست؟
اکثر شرکت‌ها، از کسب و کارهای کوچک گرفته تا شرکت‌های بزرگ، به دنبال راه‌هایی برای کاهش ناکارآمدی‌ها، بهبود همکاری و در نهایت صرفه‌جویی در هزینه‌ها هستند. برای بسیاری از سازمان‌ها، این نتیجه هنگامی به وجود می‌آید که بتوانند برای جلسات متعدد برنامه‌ریزی کنند و از نتایج آن بدون اتلاف وقت، آگاه شوند.
استفاده از نرم‌افزار برای مدیریت جلسات و مصوبات، همچون یک نظارت بزرگ است. فراتر از عملکرد، یک روش بهبودیافته بوده که می‌تواند مزایایی را در دو زمینه مهم به افراد ارائه دهد.
- مانع اتلاف وقت می‌شود: بجای اینکه به صورت سنتی جلسات هماهنگ شده و زمان زیادی هدر رود، یک سیستم مشترک برای اعضا وجود دارد که می‌توانند به موارد مهم دسترسی داشته باشند و آرشیو موضوعات و … را بدون سردرگمی مشاهده کنند.
- مانع اتلاف منابع و صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شود: وقتی کارکنان یک سازمان به یک سیستم یکپارچه دسترسی داشته باشند، بهره‌وری کاری آنها افزایش یافته و هزینه‌ها کاهش می‌یابد. در این صورت سازمان عملکرد بهتری داشته و به اهداف خود نزدیک می‌شود.
با وجود کرونا و با افزایش کار از راه دور و در نتیجه هماهنگی برای ایجاد و برگزاری جلسات، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مجدد قرار ملاقات‌ها این امکان وجود دارد که در صورت عدم وجود سیستمی جامع، بیش از هر زمان دیگری کار در سازمان دردسرساز شود.
نرم‌افزار مدیریت جلسات و مصوبات چطور باعث ارتقای سازمان و بهبود روال جلسات می‌شود؟
نرم‌افزار مدیریت جلسه در چندین مورد می‌تواند راهگشا باشد:
- تشکیل جلسه
- می‌توان موضوع و اهداف جلسه را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم‌بندی کرد
- واحدهای سازمانی را تقسیم بندی کرده و قرار ملاقات‌های مربوط به هر بخش سازمان را جداسازی کرد
- دستور جلسه تعریف کرد
- رئیس، دبیر و دیگر اعضای شرکت کننده را تعریف کرد تا قبل از شروع جلسه افراد آگاه باشند
- امکان نمایش جلسات به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه را دارد
- می‌توان انواع تقویم سازمانی را تعریف کرد
- دعوت به جلسه
- یادآوری تاریخ و دستور صورت جلسه به افراد دعوت شده به جلسه از طریق پیام کوتاه جهت جلوگیری از فراموشی
- تنظیم قرار ملاقات با مخاطبین
- ثبت وضعیت حضور اعضای مدعو به جلسه
- تهیه گزارش حاضرین و غایبین جلسه
- مصوبات جلسات
- ثبت صورت‌جلسه و تصمیمات گرفته شده
- امکان ثبت و ضمیمه کردن انواع فایل‌های مربوطه به صورت صوتی، تصویری، متن و …
- تبدیل هر مصوبه به کار و ارجاع به فرد اقدام کننده
- تنظیم لیست امضاکنندگان به کارتابل جهت امضا
- مدیریت اقدامات و مصوبات
- ارسال مصوبات مربوطه به مجری
- ایجاد تقویم کاری و برنامه‌ریزی فردی برای هر فرد
- امکان مدیریت کارهای مربوط به یک صورت جلسه از طریق نرم‌افزار مدیریت کارها
- پیگیری اقدامات محول شده
- ثبت نتیجه و اقدامات انجام شده برای یک فعالیت ارجاع شده
- امکان بررسی و مشاهده روند پیشرفت یک فعالیت انتخاب شده
- ایجاد لیست پیگیری اقدامات مصوب شده در جلسات
- ارسال پیام به کاربران هنگام پایان مهلت انجام مصوبه جهت اخطار
- گزارشات
- نمایش نمودار تعداد جلسات و مصوبات بر اساس هر واحد با توجه به بازه زمانی
- گزارش آخرین وضعیت مصوبات
- نمودار مصوبات انجام نشده
- فیلتر جلسات با توجه به موضوع و زمان
- دسته بندی جلسات
سیستم مدیریت جلسات برای چه کسانی مفید است؟
استفاده از این سیستم برای هر فردی که درگیر جلسه و مجری مصوبات است مفید است. همچنین مدیران و سرپرستان هر بخش می‌توانند از این سیستم جهت دریافت خلاصه و روند اجرا آگاهی یابند.
سخن آخر
در جامعه امروزی استفاده از تکنولوژی و نحوه مدیریت کارها در کمترین زمان ممکن، باعث افزایش بهره‌وری خواهد شد. یکی از مسائلی که سازمان‌های بزرگ و کوچک با آن درگیر هستند، کاهش زمان‌بندی مدیریت جلسات و تمرکز بر دستاوردهاست.
سیستم مدیریت جلسات سپهر ماهان، علاوه بر امکان مدیریت مؤثر زمان و جلسات، امکانات متنوعی همچون پیگیری ارجاعات و دریافت گزارشات اجرایی و … را برای هر واحد امکان پذیر می‌کند، همه مراحل مربوط به تشکیل، رایزنی، تعیین اعضا، جستجوی بهترین زمان همچنین تخصیص وظایف، پیگیری، روند پیشرفت و … در این نرم افزار تحت پوشش قرار گرفته است.
ثبت نظر