مدیریت دانش کسب و کار با نرم‌افزار مدیریت دانش

توسط کارشناس محتوا 1 ماه پیشهیچ نظری ثبت نشده
ماهان  /  مدیریت دانش  /  مدیریت دانش کسب و کار با نرم‌افزار مدیریت دانش

نرم‌افزار مدیریت دانش یکی از سیستم‌های مهم و جزو جدایی‌ناپذیر سازمان‌های متوسط و بزرگ است. امروزه عصر داده‌های بزرگ است. ظهور ابزارهای ذخیره سازی نامحدود داده‌ها، آنها را نه تنها قابل استفاده، بلکه مقرون به صرفه کرده است. در حال حاضر ده‌ها پلتفرم تجاری مدیریت دانش کسب و کار وجود دارد بلکه دسترسی به این داده‌ها را تسهیل می‌کنند. این دسترسی از اطلاعات مشتری و دانش کسب و کار گرفته تا اسناد تجاری داخلی همگی در دسترس قرار می‌گیرند اما ذخیره و جمع آوری داده‌ها مشکلی نیست. مسئله واقعی امروز این است که چگونه می‌توان آن دانش و داده را سازماندهی و جستجو کرد؟

اینجاست که نرم‌افزار مدیریت دانش وارد عمل می‌شود. در ادامه به بررسی چیستی مدیریت دانش، چالش‌های پیش رو و همچنین راه‌حل‌های لازم برای بهینه‌سازی مدیریت دانش و در نتیجه بهبود کارایی و نتیجه نهایی کسب و کار نیاز است خواهیم پرداخت.

نرم‌افزار مدیریت دانش چیست؟

نرم‌افزار مدیریت دانش (KM) نرم‌افزاری است که به شناسایی، ایجاد، توزیع و سازماندهی مجموعه دانش یک شرکت کمک می‌کند. نرم‌افزار مدیریت دانش، در بهترین حالت، مجموعه‌ای واحد و یکپارچه از اطلاعات را برای کسب و کار فراهم می‌کند تا به راحتی قابل دسترس باشد. ویژگی‌های یک نرم‌افزار مدیریت دانش به صورت زیر است:

  • دسترس پذیری آسانی دارد
  • قابل جستجو است
  • به روز رسانی مداوم پایگاه دانش مهم است

نرم‌افزار مدیریت دانش برای افزایش سرعت ، کارآمدتر و سودآورتر کردن کسب و کارها طراحی شده است اما در این راستا چالش‌هایی وجود دارد. در ادامه چند چالش اصلی که نرم‌افزار مدیریت دانش را برای انواع کسب‌وکارها مهم می‌سازد، اشاره می‌کنیم.

نرم‌افزار مدیریت دانش چیست؟

چالش شماره ۱: دسترسی به دانش

داده‌های فراوان و بی‌انتها به معنای تولید دانش بی‌نهایت است. با نرم‌افزار مدیریت دانش، می‌توان همه دانش و داده‌های موجود از مشتری گرفته تا کارمندان را جمع آوری کرد اما اینکار به این سادگی هم امکان پذیر نیست مگر اینکه شرکت یک سیستم مدیریت دانش داشته باشد که بتواند به سرعت و به راحتی از داده‌های کارمندان و مشتریان بدون توجه به اینکه در کجای جهان هستند استفاده کند.

به عبارت دیگر، هیچ پایگاه داده‌ای نمی‌تواند وجود داشته باشد. دانش باید در زمان واقعی قابل دسترس باشد، حال اگر شرکت شما در حد وسیع کار کند، باید از هر دستگاهی، در هر نقطه از جهان که باشد، و حتی به چندین زبان در دسترس باشد.

چالش شماره ۲: مسیر کشف دانش

این قسمت ممکن است بزرگترین چالش همه کسب و کارهایی باشد که به سیستم مدیریت دانش دسترسی دارند. اگر کاربر نتواند هر آنچه که می‌خواهد سریع و کارآمد پیدا کند، جمع آوری همه این داده‌ها بی‌فایده و بلا استفاده است. بخشی از قسمت جذاب و کاربردی نرم‌افزار مدیریت دانش که باعث می‌شود آن را بسیار قدرتمند کند، این است که تضمین می‌کند داده‌ها را به گونه‌ای سازماندهی کند که برای مردم منطقی و قابل فهم باشد اما حتی اگر نرم‌افزار KM این کار را به خوبی انجام دهد، باز هم کل معما را حل نکرده است: کاربر چگونه نتایج دلخواه را پیدا کند؟

راه حلی برای این چالش وجود دارد آن هم: جستجو توسط سازمانی که از هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و فیلترهای هوشمند استفاده می‌کند.

چالش شماره ۳: به روز رسانی دانش

تصور کنید به همه این دانش سازمانی دسترسی دارید و حتی می‌توانید هر چیزی را که به آن نیاز دارید در کسری از ثانیه پیدا کنید اما این مورد هم هنوز سومین و آخرین چالش را حل نمی‌کند، یعنی اطمینان از آپلود و به روز رسانی داده‌ها به طور منظم و در زمان واقعی بدون دخالت انسان.

برای اینکه دانش واقعاً مؤثر باشد، نرم‌افزار مدیریت دانش باید دائماً به روز باشد. بدون این به روز رسانی، شما داده‌های قدیمی دارید که با آنچه در حال حاضر در کسب‌وکار شما وجود دارد، هیچ ارتباطی ندارند.

جستجو می‌تواند چالش‌های مدیریت دانش را حل کند.

شاید جذاب‌ترین و قدرتمندترین ابزار، جستجوی سازمانی باشد، که به کارمندان اجازه می‌دهد در هر زمان و از هر مکانی می‌توانند به جستجو و در نتیجه دسترسی به محتوا و دانش شرکت خود دسترسی داشته باشند.

استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش چه دستاوردی برای سازمان دارد؟

فرایند مدیریت دانش در هر سازمان رو به رشدی سنگین و پیچیده است. نرم‌افزار مدیریت دانش برای افزایش ارتباطات سازمانی و همچنین پشتیبانی از این فرایندها، تهیه شده و این ارتباطات را آسان می‌کند.

این نرم افزار، در مدیریت شناسایی، خلق، ذخیره سازی، به انتشار و به کارگیری اطلاعات و دانش تولید شده، مورد استفاده قرار می‌گیرد. استفاده از برنامه نویسی، هوش مصنوعی و الگوریتم‌های هوشمندانه و به روز این برنامه‌ها در کارایی آنها مؤثر است. ظاهر کاربرپسند و مناسب کمک می‌کند تا سازمان‌های متوسط و بزرگ مدیریت دانش خود را پیاده سازی کنند.

دانش در سازمان می‌تواند به صورت متن، صوت و ویدیو باشد. این اطلاعات باید قابل نشر و به اشتراک گذاری باشد. جالب اینکه مدیر ارشد می‌تواند نقش‌های مختلفی برای استفاده از این نرم‌افزار تعریف کرده و به افراد مختلف دسترسی مربوط به خودشان را بدهد.

مثلاً مدیران میانی می‌توانند داده‌ها را تحلیل کنند. کارکنان اطلاعات و دانش را تولید و ذخیره کنند.

دانش در سازمان ارزش ایجاد می‌کند. پس لازم است مدیریت شود تا در راستای اهداف سازمان مفید و مؤثر باشد اما ارزشمندی در هر سازمان یا هر بخشی از سازمان متفاوت است. در بخشی لازم است چرخه اجرای پروژه با بهره‌گیری از دانش تولید شده کوتاه‌تر شود. یا در بخشی آموزش به کارکنان جدید یا تغییر یافته در کمترین زمان و با بالاترین کیفیت انجام شود. در این صورت وجود یک نرم‌افزار مدیریت دانش ضروری به نظر می‌رسد.

اهداف یک سازمان به صورت زیر خلاصه شده است اما اینکه نرم‌افزار مدیریت دانش چه جایگاهی دارد نیازمند بررسی‌های بیشتری است.

  • بهره‌وری: بهره‌وری، اهداف کسب و کار متفاوتی را پوشش می‌دهد. مثل کاهش زمان انجام کار یا فرایندی. مثلا چطور می‌توان زمان سفارش تا فروش را کاهش داد. یا حتی به موارد افزایش کیفیت هم پرداخته می‌شود. مثل بهبود کیفیت ارتباط با مشتری. این موارد اهداف قابل اندازه‌گیری هستند. پس با استفاده از دانش تولید شده در گذر زمان و بر اساس تعاملات مستقیم با افراد، به دست آمده و ذخیره و دسته‌بندی و همچنین استفاده مجدد از این دانش می‌تواند سودمند باشد.

درست است که تأثیر مدیریت دانش بر بهره‌وری، ممکن است دشوار باشد اما آنچه در نهایت به دست می‌آید، سود سازمانی است.

حال تصور کنید دانش موجود در سازمان بسیار پراکنده و دور از دسترس باشد! در این صورت کارمندان باید برای جستجو و دریافت اطلاعات موردنیاز خود تلاش بیشتری انجام داده و زمان زیادی صرف کنند. در ضمن به اشتراک گذاشتن این دانش نیز سخت‌تر است اما با استفاده از یک برنامه مدیریت دانش خوب، اتلاف زمان کمتر بوده و رضایت کارکنان نیز بخاطر دسترسی سریع، راحت‌تر و اشتراک گذاری آن، افزایش می‌یابد.

به علاوه افرادی که در سازمان حضور ندارند ولی نقش نقش مهمی ایفا می‌کنند و دورکار هستند نیز مفید است.

  • ایجاد سازمان مدرن و هوشمند: اگر سازمانی مشتاق پیش روی در دنیای دیجیتال باشد، نرم‌افزار مدیریت دانش گزینه مطلوبی برای آن است. چرا که با استفاده از این سیستم می‌توان دانش مورد نیاز را شناسایی و راهکار خوبی برای اجرای آن پیدا کرد. مستندسازی روال اجرایی، گردش کار، الگوریتم‌ها، مدیریت تغییر، آموزش‌ها و … همگی از دستاوردهای استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش در سازمان است.
  • دسترسی برای همه اعضا: کارکنان، مدیران و کارشناسان می‌توانند با استفاده از این سیستم، اطلاعات را به روز کرده، مدیریت کنند. یاد بگیرند و از آنها جهت تجزیه و تحلیل و پیدا کردن راهکار استفاده کنند.
  • استراتژی‌های یکپارچه سازی: یکپارچه سازی دانش سازمانی می‌تواند تحول عظیمی در سازمان باشد. چرا که هیچ تبعیضی بین کارکنان هم رده وجود نخواهد داشت. تقسیم دانش یکی از بزرگترین خواسته‌های مجریان و مدیران مدیریت دانش در سازمان است. چرا که دانش آشکار خواهد شد و فقط بخشی از آن پنهان است. دانش پنهان شخصی است و نمی‌توان آن را به صورت کامل انتقال داد. حال اگر این دانش مکتوب شده و در دسترس سایرین قرار بگیرد، ارزشمندتر خواهد شد.
  • باعث ایجاد بانک دانش می‌شود. بانکی که قابل دسترس، طبقه بندی و قابل جستجوست. پس برای فرایندها و پروژه ها مفید بوده و کاربرد فراوانی دارد. امکان گزارش‌گیری پویا وجود داشته و قابل ارتقا است.
  • تشکیل انجمن‌های حرفه‌ای و ایجاد رقابت مثبت جهت سازندگی: با استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش می‌توان بحث های گروهی و تخصصی را مدیریت کرده و انجمن‌های حرفه‌ای تشکیل داد. مشارکت سایر اعضا را در تصمیم گیری‌ها و فضای حل مسئله پررنگ‌تر کرد. همچنین سؤالاتی که برای سایر کارکنان به وجود می‌آید را پاسخ داد. همچنین با استفاده از سیستم پاداش دهی، فعالیت در افزایش دانش را به عنوان عاملی انگیزشی جهت همکاری عنوان کرد. در این صورت ضمن افزایش دانش، پویایی مفید و مثبتی شکل خواهد گرفت.
  • مدیریت بهتر با نرم‌افزار مدیریت دانش: کاربران و محتوای تولید شده قابل بررسی هستند. امکان ویرایش، حذف و یا بازیابی دانش وجود خواهد داشت. گزارش‌های آماری از روند فعالیت کاربران، دانش و داده‌ها وجود دارد. می‌توان واحدها را مدیریت کرد و انواع دسته بندی‌ها را انجام داد.

استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش چه دستاوردی برای سازمان دارد؟

سخن آخر

نرم‌افزار مدیریت دانش در انواع کسب و کارها و سازمان‌های متوسط و بزرگ کاربرد دارد. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توان مدیریت، نظارت و بهره وری را در سازمان ارتقا داد. مدیریت دانش یک فرایند است. فرایندی که باید دانش را شناسایی، ذخیره، بازیابی و استفاده کرد. از دانش تولید شده هم در جهت افزایش سرعت مراحل آموزشی به کارکنان استفاده کرد و هم در سطح مدیریتی و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک گام برداشت.

دیگر عمر دانش‌های پراکنده و سیستم های جزیره‌ای در سازمان به پایان رسیده است. وجود منبعی جهت کنترل و درک اطلاعات و دسترسی آسان و همه جانبه می‌تواند بهره‌وری سازمانی را افزایش داده و باعث رشد سازمان شود.

با استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش می‌توانید کسب و کار خود را به بهترین روش ارتقا داده و دانش را برای همیشه به صورت پویا و به روز نگه دارید و آن را کاربردی در دسترس اعضا قرار دهید.

سیستم مدیریت دانش خوب می تواند علاوه بر رعایت موارد فنی، از نظر ظاهری نیازهای کاربران را برطرف کند. سازمان‌های امروزی در به کارگیری نرم‌افزار مدیریت دانش به صورت حرفه‌ای عمل کرده چرا که می‌دانند دانش و اطلاعات تولید شده در سازمان چقدر مهم، ضروری و ارزشمند هستند. آنها برای کارکنان خود ارزش قائل هستند و برای پیشرفت آنها دانش به روز می‌تواند تأثیرگذار باشد. همچنین مشتریان سازمانی مهم هستند و پاسخگویی به نیاز آنها باید سریع و باکیفیت باشد. ایجاد رقابت مثبت یکی دیگر از مزایای سیستم مدیریت دانش در سازمان است.

دسته بندی:
  مدیریت دانش -
درباره

 کارشناس محتوا

  (12 مقالات)

ثبت نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

درخواست دمو مدیریت پروژه مدیریت جلسات شبکه اجتماعی