نرم افزار مدیریت دانش چیست و چه کمکی به سازمان می کند؟

توسط کارشناس محتوا 5 ماه پیشهیچ نظری ثبت نشده
ماهان  /  مدیریت دانش  /  نرم افزار مدیریت دانش چیست و چه کمکی به سازمان می کند؟
نرم افزار مدیریت دانش

نرم‌افزار مدیریت دانش یکی از سیستم‌های مهم و جزو جدایی‌ناپذیر سازمان‌های متوسط و بزرگ است. امروزه عصر داده‌های بزرگ (Big Data) است. ظهور ابزارهای ذخیره سازی نامحدود داده‌ها، آنها را نه تنها قابل استفاده، بلکه مقرون به صرفه کرده است. در حال حاضر ده‌ها پلتفرم تجاری مدیریت دانش کسب و کار وجود دارد بلکه دسترسی به این داده‌ها را تسهیل می‌کنند. این دسترسی از اطلاعات مشتری و دانش کسب و کار گرفته تا اسناد تجاری داخلی همگی در دسترس قرار می‌گیرند اما ذخیره و جمع آوری داده‌ها مشکلی نیست. مسئله واقعی امروز این است که چگونه می‌توان آن دانش و داده را سازماندهی و جستجو کرد؟

فهرست عناوین:

  • نرم افزار مدیریت دانش چیست؟
  • استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش چه دستاوردی برای سازمان دارد؟
  • زیر سیستم‌های مدیریت دانش چه هستند؟
  • انواع سیستم‌های مدیریت دانش
  • نرم افزار مدیریت دانش چگونه بر رشد فردی کارکنان سازمان کمک خواهد کرد؟
  • نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری در مدیریت پروژه دارد؟

نرم افزار مدیریت دانش چیست؟

نرم‌افزار مدیریت دانش (KM) نرم‌افزاری است که به شناسایی، ایجاد، توزیع و سازماندهی مجموعه دانش یک شرکت کمک می‌کند. نرم‌افزار مدیریت دانش، در بهترین حالت، مجموعه‌ای واحد و یکپارچه از اطلاعات را برای کسب و کار فراهم می‌کند تا به راحتی قابل دسترس باشد.

به عبارتی نرم افزار مدیریت دانش، سامانه‌­ای یکپارچه و هوشمند است که کارکردها و وظایف مدیریت دانش را به صورت اتوماتیک و سیستماتیک پیش خواهد برد. این نرم‌افزار با هدف آسان­‌سازی فرآیند مدیریت دانش در سازمان‌­ها گام بر می­دارد تا بتواند در جهت افزایش بازدهی مدیریت کلی سازمان اقدام نماید. نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد بانک‌­های اطلاعاتی کاربردی با قابلیت جستجوی هوشمند، بستری امن و منظم را با هدف طبقه­‌بندی اطلاعات ایجاد می‌­کند. همچنین از دیگر وظایف آن می­‌توان به یکپارچه­‌سازی منابع دانش سازمانی اشاره کرد. این یکپارچه­‌سازی بسیار مهم و حائز اهمیت بوده که با توجه استفاده حداکثری مدیریت دانش از دانش‌­های سازمانی، شاخص عملکردی مدیریت سازمانی را ارتقاء می­‌دهد.

ویژگی‌های یک نرم‌افزار مدیریت دانش به صورت زیر است:

  • دسترس پذیری آسانی دارد
  • قابل جستجو است
  • به روز رسانی مداوم پایگاه دانش مهم است

نرم‌افزار مدیریت دانش برای افزایش سرعت ، بهره وری و سودآوری سازمان طراحی شده است اما در این راستا چالش‌هایی وجود دارد. در ادامه چند چالش اصلی که نرم‌افزار مدیریت دانش را برای انواع کسب‌وکارها مهم می‌سازد، اشاره می‌کنیم.

چالش شماره ۱: دسترسی به دانش

داده‌های فراوان و بی‌انتها به معنای تولید دانش بی‌نهایت است. با نرم‌افزار مدیریت دانش، می‌توان همه دانش و داده‌های موجود از مشتری گرفته تا کارمندان را جمع آوری کرد اما اینکار به این سادگی هم امکان پذیر نیست مگر اینکه شرکت یک سیستم مدیریت دانش داشته باشد که بتواند به سرعت و به راحتی از داده‌های کارمندان و مشتریان بدون توجه به اینکه در کجای جهان هستند استفاده کند.

به عبارت دیگر، هیچ پایگاه داده‌ای نمی‌تواند وجود داشته باشد. دانش باید در زمان واقعی قابل دسترس باشد، حال اگر شرکت شما در حد وسیع کار کند، باید از هر دستگاهی، در هر نقطه از جهان که باشد، و حتی به چندین زبان در دسترس باشد.

چالش شماره ۲: مسیر کشف دانش

این قسمت ممکن است بزرگترین چالش همه کسب و کارهایی باشد که به سیستم مدیریت دانش دسترسی دارند. اگر کاربر نتواند هر آنچه که می‌خواهد سریع و کارآمد پیدا کند، جمع آوری همه این داده‌ها بی‌فایده و بلا استفاده است. بخشی از قسمت جذاب و کاربردی نرم‌افزار مدیریت دانش که باعث می‌شود آن را بسیار قدرتمند کند، این است که تضمین می‌کند داده‌ها را به گونه‌ای سازماندهی کند که برای مردم منطقی و قابل فهم باشد اما حتی اگر نرم‌افزار KM این کار را به خوبی انجام دهد، باز هم کل معما را حل نکرده است: کاربر چگونه نتایج دلخواه را پیدا کند؟

راه حلی برای این چالش وجود دارد آن هم: جستجو توسط سازمانی که از هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و فیلترهای هوشمند استفاده می‌کند.

چالش شماره ۳: به روز رسانی دانش

تصور کنید به همه این دانش سازمانی دسترسی دارید و حتی می‌توانید هر چیزی را که به آن نیاز دارید در کسری از ثانیه پیدا کنید اما این مورد هم هنوز سومین و آخرین چالش را حل نمی‌کند، یعنی اطمینان از آپلود و به روز رسانی داده‌ها به طور منظم و در زمان واقعی بدون دخالت انسان.

برای اینکه دانش واقعاً مؤثر باشد، نرم‌افزار مدیریت دانش باید دائماً به روز باشد. بدون این به روز رسانی، شما داده‌های قدیمی دارید که با آنچه در حال حاضر در کسب‌وکار شما وجود دارد، هیچ ارتباطی ندارند.

جستجو می‌تواند چالش‌های مدیریت دانش را حل کند. شاید جذاب‌ترین و قدرتمندترین ابزار، جستجوی سازمانی باشد، که به کارمندان اجازه می‌دهد در هر زمان و از هر مکانی می‌توانند به جستجو و در نتیجه دسترسی به محتوا و دانش شرکت خود دسترسی داشته باشند.

استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش چه دستاوردی برای سازمان دارد؟

فرایند مدیریت دانش در هر سازمان رو به رشدی سنگین و پیچیده است. نرم‌افزار مدیریت دانش برای افزایش ارتباطات سازمانی و همچنین پشتیبانی از این فرایندها، تهیه شده و این ارتباطات را آسان می‌کند.

این نرم افزار، در مدیریت شناسایی، خلق، ذخیره سازی، به انتشار و به کارگیری اطلاعات و دانش تولید شده، مورد استفاده قرار می‌گیرد. استفاده از برنامه نویسی، هوش مصنوعی و الگوریتم‌های هوشمندانه و به روز این برنامه‌ها در کارایی آنها مؤثر است. ظاهر کاربرپسند و مناسب کمک می‌کند تا سازمان‌های متوسط و بزرگ مدیریت دانش خود را پیاده سازی کنند.

دانش در سازمان می‌تواند به صورت متن، صوت و ویدیو باشد. این اطلاعات باید قابل نشر و به اشتراک گذاری باشد. جالب اینکه مدیر ارشد می‌تواند نقش‌های مختلفی برای استفاده از این نرم‌افزار تعریف کرده و به افراد مختلف دسترسی مربوط به خودشان را بدهد.

مثلاً مدیران میانی می‌توانند داده‌ها را تحلیل کنند. کارکنان اطلاعات و دانش را تولید و ذخیره کنند.

دانش در سازمان ارزش ایجاد می‌کند. پس لازم است مدیریت شود تا در راستای اهداف سازمان مفید و مؤثر باشد اما ارزشمندی در هر سازمان یا هر بخشی از سازمان متفاوت است. در بخشی لازم است چرخه اجرای پروژه با بهره‌گیری از دانش تولید شده کوتاه‌تر شود. یا در بخشی آموزش به کارکنان جدید یا تغییر یافته در کمترین زمان و با بالاترین کیفیت انجام شود. در این صورت وجود یک نرم‌افزار مدیریت دانش ضروری به نظر می‌رسد.

اهداف یک سازمان به صورت زیر خلاصه شده است اما اینکه نرم‌افزار مدیریت دانش چه جایگاهی دارد نیازمند بررسی‌های بیشتری است.

  • بهره‌وری: بهره‌وری، اهداف کسب و کار متفاوتی را پوشش می‌دهد. مثل کاهش زمان انجام کار یا فرایندی. مثلا چطور می‌توان زمان سفارش تا فروش را کاهش داد. یا حتی به موارد افزایش کیفیت هم پرداخته می‌شود. مثل بهبود کیفیت ارتباط با مشتری. این موارد اهداف قابل اندازه‌گیری هستند. پس با استفاده از دانش تولید شده در گذر زمان و بر اساس تعاملات مستقیم با افراد، به دست آمده و ذخیره و دسته‌بندی و همچنین استفاده مجدد از این دانش می‌تواند سودمند باشد.

درست است که تأثیر مدیریت دانش بر بهره‌وری، ممکن است دشوار باشد اما آنچه در نهایت به دست می‌آید، سود سازمانی است.

حال تصور کنید دانش موجود در سازمان بسیار پراکنده و دور از دسترس باشد! در این صورت کارمندان باید برای جستجو و دریافت اطلاعات موردنیاز خود تلاش بیشتری انجام داده و زمان زیادی صرف کنند. در ضمن به اشتراک گذاشتن این دانش نیز سخت‌تر است اما با استفاده از یک برنامه مدیریت دانش خوب، اتلاف زمان کمتر بوده و رضایت کارکنان نیز بخاطر دسترسی سریع، راحت‌تر و اشتراک گذاری آن، افزایش می‌یابد.

به علاوه افرادی که در سازمان حضور ندارند ولی نقش نقش مهمی ایفا می‌کنند و دورکار هستند نیز مفید است.

  • ایجاد سازمان مدرن و هوشمند: اگر سازمانی مشتاق پیش روی در دنیای دیجیتال باشد، نرم‌افزار مدیریت دانش گزینه مطلوبی برای آن است. چرا که با استفاده از این سیستم می‌توان دانش مورد نیاز را شناسایی و راهکار خوبی برای اجرای آن پیدا کرد. مستندسازی روال اجرایی، گردش کار، الگوریتم‌ها، مدیریت تغییر، آموزش‌ها و … همگی از دستاوردهای استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش در سازمان است.
  • دسترسی برای همه اعضا: کارکنان، مدیران و کارشناسان می‌توانند با استفاده از این سیستم، اطلاعات را به روز کرده، مدیریت کنند. یاد بگیرند و از آنها جهت تجزیه و تحلیل و پیدا کردن راهکار استفاده کنند.
  • استراتژی‌های یکپارچه سازی: یکپارچه سازی دانش سازمانی می‌تواند تحول عظیمی در سازمان باشد. چرا که هیچ تبعیضی بین کارکنان هم رده وجود نخواهد داشت. تقسیم دانش یکی از بزرگترین خواسته‌های مجریان و مدیران مدیریت دانش در سازمان است. چرا که دانش آشکار خواهد شد و فقط بخشی از آن پنهان است. دانش پنهان شخصی است و نمی‌توان آن را به صورت کامل انتقال داد. حال اگر این دانش مکتوب شده و در دسترس سایرین قرار بگیرد، ارزشمندتر خواهد شد.
  • باعث ایجاد بانک دانش می‌شود. بانکی که قابل دسترس، طبقه بندی و قابل جستجوست. پس برای فرایندها و پروژه ها مفید بوده و کاربرد فراوانی دارد. امکان گزارش‌گیری پویا وجود داشته و قابل ارتقا است.
  • تشکیل انجمن‌های حرفه‌ای و ایجاد رقابت مثبت جهت سازندگی: با استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش می‌توان بحث های گروهی و تخصصی را مدیریت کرده و انجمن‌های حرفه‌ای تشکیل داد. مشارکت سایر اعضا را در تصمیم گیری‌ها و فضای حل مسئله پررنگ‌تر کرد. همچنین سؤالاتی که برای سایر کارکنان به وجود می‌آید را پاسخ داد. همچنین با استفاده از سیستم پاداش دهی، فعالیت در افزایش دانش را به عنوان عاملی انگیزشی جهت همکاری عنوان کرد. در این صورت ضمن افزایش دانش، پویایی مفید و مثبتی شکل خواهد گرفت.
  • مدیریت بهتر با نرم‌افزار مدیریت دانش: کاربران و محتوای تولید شده قابل بررسی هستند. امکان ویرایش، حذف و یا بازیابی دانش وجود خواهد داشت. گزارش‌های آماری از روند فعالیت کاربران، دانش و داده‌ها وجود دارد. می‌توان واحدها را مدیریت کرد و انواع دسته بندی‌ها را انجام داد.

مدیریت دانش چیست

زیر سیستم‌های مدیریت دانش چه هستند؟

در انواع نرم افزار مدیریت دانش، سیستم‌­ها و زیرسیستم­‌هایی وجود دارند که اطلاع از آن­ها شما را در شناخت از نرم افزار مدیریت دانش بسیار کمک خواهد کرد.

  • مدیریت چرخه دانش

یکی از زیرسیستم­‌های اصلی نرم افزار مدیریت دانش، مدیریت چرخه دانش است که وظایف ثبت، دسته‌­بندی، اعتبارسنجی، دسترسی­‌دهی و به‌کارگیری دانش را بر عهده دارد. مدیریت چرخه دانش  فرآیندی اساسی و تأثیرگذار در یکپارچه‌­سازی منابع دانش سازمانی است.

  • شبکه اجتماعی سازمانی

از دیگر زیرسیستم‌­های موجود در یک نرم افزار مدیریت دانش، ساخت شبکه­‌های اجتماعی سازمانی مبتنی بر دانش است. همانطور که می­دانید شبکه‌­سازی در مدیریت سازمان امری بسیار مهم و در عین حال سخت محسوب می­شود که با وجود ارائه چنین خدماتی از جانب انواع نرم افزار مدیریت دانش، می­توان کارآمدی آن­ها را به اثبات رسانید.

  • بازی سازی

یکی دیگر از این زیرسیستم­‌ها انگیزش و بازی‌سازی (gamification) است. بازی‌سازی به معنی آن است که از روش‌­های امتیازدهی و رتبه‌­بندی بازی­‌ها در نرم افزار استفاده شود که به عنوان ایجاد انگیزه و جذابیت نرم افزار مدیریت دانش بسیار مهم و کاربردی است.

  • نقشه دانش

یکی دیگر از زیرسیستم­‌های نرم افزار مدیریت دانش، ساخت نقشه دانش است. نقشه دانش یک نمایش تصویری از سرمایه‌‌های فکری و منابع دانشیِ سازمان است. نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد نقشه دانشی سازمان به سؤالاتی پاسخ می­دهد که بیان آن­ها به این نحو است: برای موفقیت در هر یک از گام‌­های نقشه راه سازمان چه دانشی لازم است؟ چه کسی دانش‌­های مورد نیاز برای هر گام را داراست و می­تواند در پیشبرد آن به سازمان کمک کند؟ دانش مورد نیاز گام­‌های مختلف نقشه راه سازمان را از کجا می­توان بدست آورد و محتوای مناسب آن چگونه در دسترس قرار می­گیرد؟ در روند مدیریت دانش سازمان، کدامیک از نیروها با یکدیگر ارتباط دانشی دارند؟ و ارتباط کدامیک مستقیم و کدامیک غیر مستقیم است؟ و اینکه این دانش‌­ها در فرآیند کاری سازمان چگونه در جریان کار قرار می­گیرند؟ و در نهایت چگونه منجر به هم‌­افزایی و جریان­‌سازی خواهند شد؟

همانطور که خواندید، زیرسیستمی که به ساخت نقشه دانش می­پردازد بسیار کاربردی و مهم است و از آن­جایی که نقشه راه در تمام مراحل مدیریت سازمان دارای اهمیت است می­توان گفت که این زیرسیستم از مهم­ترین آن­ها محسوب می‌­شود و لازم است تا در تمام انواع نرم افزار مدیریت دانش به این زیرسیستم اهمیت و بهای ویژه داده شود.

همه آنچه که باید از نرم افزار مدیریت دانش بدانیم

انواع سیستم‌های مدیریت دانش

آگاهی به این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا بدانید با توجه به شرایط و موقعیت کسب و کار و شرکت خود به کدام یک از این سیستم‌های مدیریت دانش نیاز مند هستید.

سیستم‌های مدیریت دانش داخلی

سیستم‌های مدیریت دانش داخلی به طور بی‌نظیری به جمع آوری دانش داخلی از تیم‌های مختلف و سازمان‌ها کمک می‌کند. چنین سیستمی تنها برای کارمندان همان سازمان قابل مشاهده و حتی در برخی اوقات صرفاً برای گروهی خاص از آنها قابل استفاده است. اطلاعات موجود در سیستم مدیریت دانش داخلی صرفاً باید در اختیار عوامل باشد و در دسترس مشتری‌ها قرار نخواهد گرفت.

چنین سیستمی کمک میکند تا خدمات پشتیبانی مشتری با سرعت و اثرگذاری بیشتری به مشتری برسد. همچنین موجب بهینه شدن آنبوردینگ کارمندان می‌شود. تأثیرات سیستم مدیریت داخلی به طور کلی اثراتی همچون پیچیده شدن و بزرگ شدن کسب و کار، با سرعت انجام شدن آنبوردینگ کارمندهای جدید و همچنین حفظ تداوم سازمانی با کمک و استفاده از راهکارهای نرم افزار خواهد داشت.

سیستم مدیریت دانش خارجی

سیستم مدیریت دانش خارجی در حوزه جمع آوری اسناد و مستندات به سازمان کمک می‌کند تا به شکل سازمان‌یافته‌ای به روز باشد. داشتن یک پرتال مدیریت دانش خارجی کمک می‌کند تا اطلاعات به صورت مؤثر و تأثیرگذارتری به افرادی که به‌ آنها نیاز دارند، انتقال داده شود. به طور کلی شما با استفاده از این سیستم مدیریت دانش خارجی می‌توانید به مشتریان خود کمک کنید تا جواب سؤال‌های خود را پیدا کنند. همچنین به سؤال‌های پرتکرار مشتری‌ها جواب دهید. از جمله کاربردهای دیگر این سیستم به روز کردن و در دسترس پذیر کردن اطلاعات و تبدیل ایمیل‌های پشتیبانی به مقاله‌های پایگاه دانش است.

نرم افزار مدیریت دانش چگونه بر رشد فردی کارکنان سازمان کمک خواهد کرد؟

نرم افزار مدیریت دانش بستری امن، پویا، هوشمند و مناسب است که به منظور افزایش تعاملات سازمانی مبتنی بر دانش عمل می­کند. سیستم و نرم افزار مدیریت دانش دارای ویژگی­‌ها و مشخصاتی است که تمام آن­ها در راستای ثمردهی مؤلفه‌­هایی چون؛ شناسایی دانش، خلق دانش، ذخیره‌سازی دانش، به اشتراک‌گذاری  دانش و به‌کارگیری دانش گام بر می­دارند. نرم افزار مدیریت دانش با قابلیت مدیریت کاربر و محتوا، تولید محتوای کارکنان سازمان را تحت نظر دارد و قادر است تا تحلیل مناسبی از شاخص‌­های عملکردی آنان ارائه دهد. گزارش‌­های آماری از وضعیت دانش‌­های موجود در سازمان و واحدهای مختلف آن، قدرت تحلیلی فرآیند مدیریت دانش را بالا می­برد.

با وجود چنین قابلیت­‌هایی عملکرد نیروهای سازمان با توجه به اهداف سازمان بررسی شده و بر مبنای دانش تزریق­‌شده و ضعف‌­های موجود آسیب­‌شناسی مورد نیاز سازمان بدست می­‌آید که با در اختیار داشتن یک الگوی آسیب­‌شناسی دقیق و کارآمد، مدیر دانش قادر است تا در یکپارچه‌­سازی منابع دانش و همچنین تکمیل نقشه دانش سازمان عملکرد حرفه‌­ای و کارسازی را از خود نشان دهد. از همین جهت، کارکنان سازمان می­توانند خود را در این روند ارزیابی کنند و از آنجایی که ارزیابی مناسب اولین مرحله برای رشد فردی محسوب می­شود، نرم افزار مدیریت دانش قادر است تا نقش بسیار پررنگ و به‌سزایی را در رشد دانش فردی نیرو ایفا کند.

نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری در مدیریت پروژه دارد؟

مدیریت پروژه امروزه به سامانه­‌های پلتفرمیک و جامعی نیاز دارد تا بتواند از آن­ها به عنوان یار کمکی بهره گیرد. نرم افزارهای مدیریت پروژه یکی از نیروهای کمکی به مدیران سازمان هستند که با توجه به نیازهای یک مدیر پروژه طراحی شده است. نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری است کارآمد در روند کاری یک تیم، مجموعه و یا یک سازمان که مدیریت وظایف، مدیریت منابع انسانی و همچنین مدیریت زمان را به روشی بهینه برای شما فراهم می­کند.

یک نرم افزار مدیریت پروژه می­تواند ماژول­‌هایی از قبیل، مدیریت وظایف، مدیریت بودجه، مدیریت منابع و نیروی انسانی، مدیریت جلسات کاری و غیره را داشته باشد. نرم افزار مدیریت پروژه قادر است تا نقش مهم و حائز اهمیتی را در مدیریت برنامه­‌ها داشته باشد. مدیریت برنامه‌­های موجود در یک پروژه امری است بسیار ضروری که برای موفقیت در هر پروژه­ای نیاز است تا مؤلفه­‌های آن اولاً در نظر گرفته شوند و سپس با دقت بالا اجرایی گردند. با توجه به معرفی ارائه‌­شده از نرم افزارهای مدیریت پروژه در می­‌یابیم که مقوله مدیریت پروژه و مدیریت دانش و همچنین نرم افزار مدیریت دانش، ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند.

نرم افزار مدیریت دانش قادر است تا از زیرسیستم گزارش ­دهی نرم افزارهای مدیریت پروژه در یک سازمان استفاده کند. گزارش‌­های تحلیلی نرم افزارهای مدیریت پروژه برای مدیران سازمانی، مخصوصاً مدیر دانش سازمان بسیار کاربردی است. این گزارش‌­ها می­توانند خلاها و نقاط قوت سازمان را در بخش‌­های مختلف تعیین کنند که مدیریت دانش به توجه به روش­‌های کاری خود، قادر است با تزریق دانش مورد نیاز به پرکردن خلأها و همچنین تقویت مضاعف نقاط قوت بپردازد.

نرم افزار مدیریت دانش و قابلیت‌های آن

نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری در مدیریت زمان دارد؟

مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهم­ترین مؤلفه­‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند. مدیریت زمان یکی از مهم­ترین پارامترهایی است که در موقعیت­‌ها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت. مدیریت زمان به تمام مؤلفه­‌های یک سازمان وابسته است، به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفه­‌های موثر از حالت تنظیمات خود خارج می­شوند.

فرض کنید یک پروژه­‌ای در یک سازمان باید در مدت دو ماه به صورت کامل، گام اول و مرحله اولیه خود را به اتمام برساند. اگر اعضای تیم یا سازمان و همچنین مدیر سازمان نتواند در این دو ماه برنامه زمانی پروژه را به مرحله اولیه برساند، بقیه گام‌­های پروژه نیز از حالت تنظیمات خود خارج می­شود. اگر مرحله اول به موقع انجام نشود مرحله دوم و سوم پروژه نیز به تعویق می‌­افتد.

اگر در آن پروژه به افراد و منابع سازمانی خود حقوق می­دهید باید بدانید که هرقدر مراحل زمانی پروژه شما به تعویق بیفتد در نتیجه هزینه­‌های بیشتری باید بابت پرداخت کنید. با بیان این مثال نتیجه می­گیریم که به تعویق افتادن هر پروژه‌­ای از لحاظ زمانی به معنی آن است که هزینه‌­های پرداختی پروژه فربه‌­تر شده و چیزی جز ضرر و زیان برای شما نخواهد داشت. در می­‌یابیم که مدیریت زمان نیز خود به نوعی در فرآیند مدیریت دانش نقش یاری­‌رسان دارد زیرا هرقدر که مدیریت زمان و فرآیند آن در یک سازمان بهینه‌تر اتفاق بیفتد، کارکنان سازمان زمان بیشتری به منظور کسب دانش دارند و بیشتر می­توانند به رشد فردی خود بپردازند.

همچنین یکی دیگر از تأثیرات مدیریت دانش بر مدیریت زمان آن است که هرقدر کارکنان و مدیران سازمان اطلاعات بیشتر و بهینه‌­تری با توجه به گام­‌های مسیر سازمان داشته باشند، تمام فعالیت­‌ها و گام‌­های نقشه راه بهینه‌­تر و در زمان کمتری، با کیفیت مناسب‌­تری پیش خواهند رفت.

نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری بر آموزش به نیروهای تازه کار دارد؟

نرم افزار مدیریت دانش با ارائه خدمات سیستماتیک قادر است تا خدمات مناسبی را به نیروهای تازه کار ارائه دهد. ورود نیروهای تازه کار به یک سازمان به نوعی چالش مدیران آن سازمان محسوب می­گردد؛ زیرا لازم است تا مدیران دانش وقت بیشتری صرف انتقال اطلاعات سازمانی مرتبط با روند کار نمایند و در صورت نیاز تمام وقت خود را صرف این کار کنند. با توجه به اهمیت مدیریت زمان در یک سازمان و با توجه به این­که مدیریت دانش وظیفه دارد در روند کاری سازمان فرآیندسازی کند، مدیر دانش قادر است تا از انواع نرم افزار مدیریت دانش استفاده کند و از رویکرد اتوماتیک آن بهره کافی را ببرد.

نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد بانک­‌های دانشی سازمانی قابل جستجو، وظیفه­‌ی طبقه­‌بندی اطلاعات را به خوبی انجام می­دهد. همچنین نرم افزار مدیریت پروژه با تکمیل نقشه­‌ی دانش یک سازمان مسیریابی اطلاعاتی سازمان را سهل الوصول می­کند. انواع نرم افزار مدیریت دانش قصد دارند تا با هدف تقویت ارتباطات سازمانی مبتنی بر دانش بتوانند تا مدیریت دانش‌­های آشکار و ضمنی را بر بستر زنجیره شکل­‌گیری دانش انجام دهند و منابع دانشی سازمان را به صورت یکپارچه به مدیر دانش ارائه دهند.

مدیران دانش در فرآیند مدیریت دانش می­‌توانند بهره­‌وری و استفاده حداکثری از دانش را در روند کاری خود تجربه کنند که چنین تجربه‌­ای با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه قابل انجام است. از دیگر مؤلفه­‌های تأثیرگذار نرم افزار مدیریت پروژه در به کارگیری نیروهای تازه وارد این است که مدیر دانش قادر است تا گزارش ­گیری­‌های خود را از نرم افزار مدیریت دانش دریافت کند و با دسته ­بندی اطلاعات شخصی نیروی تازه وارد در نرم افزار، تغییرات شاخص عملکردی نیروی تازه وارد را تحلیل کند و مدیریت دانش خود را در اتوماسیونی کارساز و سیستماتیک پیش ببرد.

سخن آخر

نرم‌افزار مدیریت دانش در انواع کسب و کارها و سازمان‌های متوسط و بزرگ کاربرد دارد. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توان مدیریت، نظارت و بهره وری را در سازمان ارتقا داد. مدیریت دانش یک فرایند است. فرایندی که باید دانش را شناسایی، ذخیره، بازیابی و استفاده کرد. از دانش تولید شده هم در جهت افزایش سرعت مراحل آموزشی به کارکنان استفاده کرد و هم در سطح مدیریتی و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک گام برداشت.

دیگر عمر دانش‌های پراکنده و سیستم های جزیره‌ای در سازمان به پایان رسیده است. وجود منبعی جهت کنترل و درک اطلاعات و دسترسی آسان و همه جانبه می‌تواند بهره‌وری سازمانی را افزایش داده و باعث رشد سازمان شود.

با استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش می‌توانید کسب و کار خود را به بهترین روش ارتقا داده و دانش را برای همیشه به صورت پویا و به روز نگه دارید و آن را کاربردی در دسترس اعضا قرار دهید.

سیستم مدیریت دانش خوب می تواند علاوه بر رعایت موارد فنی، از نظر ظاهری نیازهای کاربران را برطرف کند. سازمان‌های امروزی در به کارگیری نرم‌افزار مدیریت دانش به صورت حرفه‌ای عمل کرده چرا که می‌دانند دانش و اطلاعات تولید شده در سازمان چقدر مهم، ضروری و ارزشمند هستند. آنها برای کارکنان خود ارزش قائل هستند و برای پیشرفت آنها دانش به روز می‌تواند تأثیرگذار باشد. همچنین مشتریان سازمانی مهم هستند و پاسخگویی به نیاز آنها باید سریع و باکیفیت باشد. ایجاد رقابت مثبت یکی دیگر از مزایای سیستم مدیریت دانش در سازمان است.

ترتیبی که برای خواندن مطالب نرم افزار مدیریت دانش به شما پیشنهاد می‌کنیم  :

  1. مدیریت دانش چیست؟
  2. نرم افزار مدیریت دانش چیست و چه کمکی به سازمان می کند؟
  3. با نرم‌افزار مدیریت دانش، یادگیری سازمانی را آسان کنید
  4. معرفی نرم افزار مدیریت دانش

 

۵/۵ - (۶ امتیاز)
دسته بندی:
  مدیریت دانش -

ثبت نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

درخواست دمو مدیریت پروژه مدیریت جلسات شبکه اجتماعی