مرکز اسناد و آرشیو الکترونیک

یکی از رایج‌ترین و بدترین نوع تلف شدن وقت افراد در سازمان، پیدا کردن فایل‌های تهیه شده قبلی، استفاده از آخرین نگارش، و دسترسی به فایل‌های مفید، ضروری و مجاز دیگران است.

در بعضی از شرکت‌ها کارشناسان فنی فناوری اطلاعات از اشتراک مدیریت شده فایل‌ها روی سرور به خوبی بهره می گیرند. این روش اگرچه باعث تجمیع و تمرکز فایل ها به روی سرور می شود و سهولت می‌آفریند اما به همان اندازه نیز ریسک و ابهام را نیز به همراه می‌آورد. چرا که فایل های ذخیره شده به روی سرور فاقد توضیحات و راهنما هستند و مدیریتی برای نگهداری نسخ پیشین وجود ندارد. همینطور امکاناتی برای تشریک مساعی افراد در تکمیل و اصلاح فایل ها را در اختیار کاربران قرار نمی دهد.

مرکز اسناد و ارشیو الکترونیک

ماهان سوشال نرم افزار مرکز اسناد و آرشیو الکترونیک را در اختیار شما قرار می‌دهد تا همه افراد فایل‌های با ارزش را با توضیح و قابلیت تنظیم دسترسی در آن قرار دهند. همچنین برای توسعه و تکمیل فایلها این سیستم محیطی را فراهم می آورد تا افراد مرتبط به صورت همزمان بتوانند تغییرات لازم را ایجاد نموده و تغییرات ایجاد شده توسط سایر همکاران را نیز ملاحظه کنن.

با این سیستم هیچگاه دوباره کاری، خطای ناشی از استفاده از فایل اشتباه و اتلاف وقت برای یافتن فایل صحیح رخ نخواهد داد.

مشخصات و امکانات سیستم مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک

  • تعریف درختواره اسناد بطور نامحدود
  • تعریف سطوح دسترسی واحدها و کاربران به اسناد و پرونده ها
  • تعیین دسترسی مشخص به ایجاد، تغییر و به روز رسانی اسناد
  • حفظ سوابق نسخه های مختلف سند  (Versioning)
  • تعریف تگ های متنوع و انتساب آنها به سند و جستجو بر اساس کلیه تگ ها
  • امکان افزودن انواع فایل شامل Word, PDF, EXCEL, ZIP, RAR, TIFF, PNG, JPG, DWG, PSD, MPP و غیره
  • امکان تعریف محدودیت حجم فایل برای واحدها و کاربران
  • مدیریت کار همزمان روی اسناد با استفاده از مکانیزم  check in / check out
  • تعریف انواع زونکن و الگوهای شماره گذاری اسناد (تعریف یک الگوی عمومی شماره گذاری برای همه شاخه های درخت اسناد و امکان تعریف نحوه شماره گذاری اختصاصی به روی هرشاخه درخت. الگوی شماره گذاری هر لایه فقط از سرشاخه سطح اول تبعیت می کند)
  • امکان درج چندین فایل در یک سند
  • امکان افزودن، حذف و جایگزینی فایلها یک سند
  • مشاهده و دریافت فایلها نسخ قبلی یک سند
  • امکان بازگرداندن نسخه جاری سند به نسخه مورد نظر در تاریخچه
  • امکان تایید، رد و انتشار اسناد توسط کاربران دارای دسترسی
  • امکان جستجوی اسناد بر اساس محتوا و ویژگیهای اسناد
  • ثبت تعداد مراجعات و رویدادهای انجام شده روی سند
  • امکان رعایت اعتبارسنجی دو مرحله ای کاربر برای دسترسی به طبقه اسناد محرمانه
  • قابلیت اتصال و یکپارچه سازی با سایر سیستمهای سازمانی و پروژه ای
  • قابلیت نگهداری فیلدهای کامل و متنوع

مشاوره رایگان انتخاب نرم افزار

محصولات مرتبط

محصولات دیگری که در این دسته بندی هستند
با ماهان تماس بگیرید

حوصله و وقت خوندن متن رو ندارید؟

همین حالا برای مشاوره و توضیحات تماس بگیرید:

64 93 80 88 – 021

درخواست دمو | نظام پیشنهادات | مدیریت جلسات | طراحی سایت | شبکه اجتماعی سازمانی