مرکز اسناد و آرشیو الکترونیک

یکی از رایج‌ترین و بدترین نوع تلف شدن وقت افراد در سازمان، پیدا کردن فایل‌های تهیه‌شده‌ی قبلی، استفاده از آخرین نگارش و دسترسی به فایل‌های مفید، ضروری و مجاز دیگران است.

در بعضی از شرکت‌ها کارشناسان فنی فناوری اطلاعات از اشتراک مدیریت‌شده‎ی فایل‌ها روی سرور به‌خوبی بهره می‌گیرند. این روش اگرچه باعث تجمیع و تمرکز فایل‌ها به روی سرور می‌شود و سهولت می‌آفریند اما به همان اندازه نیز ریسک و ابهام را نیز به همراه می‌آورد چرا که فایل‌های ذخیره‌شده به روی سرور فاقد توضیحات و راهنما هستند و مدیریتی برای نگهداری نسخ پیشین وجود ندارد. همینطور امکاناتی برای تشریک مساعی افراد در تکمیل و اصلاح فایل‌ها را در اختیار کاربران قرار نمی‌دهد.

مرکز اسناد و ارشیو الکترونیک

سپهر ماهان نرم‌افزار مرکز اسناد و آرشیو الکترونیک را در اختیار شما قرار می‌دهد تا همه‌ی افراد فایل‌های با ارزش را با توضیح و قابلیت تنظیم دسترسی در آن قرار دهند. همچنین برای توسعه و تکمیل فایل‌ها این سیستم محیطی را فراهم می‌آورد تا افراد مرتبط به صورت همزمان بتوانند تغییرات لازم را ایجاد نموده و تغییرات ایجاد شده توسط سایر همکاران را نیز ملاحظه کنند.

با این سیستم هیچ‌گاه دوباره کاری، خطای ناشی از استفاده از فایل اشتباه و اتلاف وقت برای یافتن فایل صحیح رخ نخواهد داد.

مشخصات و امکانات

  • تعریف درخت‌واره اسناد بطور نامحدود
  • تعریف سطوح دسترسی واحدها و کاربران به اسناد و پرونده‌ها
  • تعیین دسترسی مشخص به ایجاد، تغییر و به‌روزرسانی اسناد
  • حفظ سوابق نسخه های مختلف سند  (Versioning)
  • تعریف تگ‌های متنوع و انتساب آن‌ها به سند و جست‌وجو بر اساس کلیه تگ‌ها
  • امکان افزودن انواع فایل شامل Word, PDF, EXCEL, ZIP, RAR, TIFF, PNG, JPG, DWG, PSD, MPP و غیره
  • امکان تعریف محدودیت حجم فایل برای واحدها و کاربران
  • مدیریت کار همزمان روی اسناد با استفاده از مکانیزم  check in / check out
  • تعریف انواع زونکن و الگوهای شماره‌گذاری اسناد (تعریف یک الگوی عمومی شماره‌گذاری برای همه‌ی شاخه‌های درخت اسناد و امکان تعریف نحوه‌ی شماره‌گذاری اختصاصی به روی هرشاخه‌ی درخت. الگوی شماره‌گذاری هر لایه فقط از سرشاخه سطح اول تبعیت می‌کند)
  • امکان درج چندین فایل در یک سند
  • امکان افزودن، حذف و جایگزینی فایل‌ها یک سند
  • مشاهده و دریافت فایل‌ها نسخ قبلی یک سند
  • امکان بازگرداندن نسخه جاری سند به نسخه مورد نظر در تاریخچه
  • امکان تأیید، رد و انتشار اسناد توسط کاربران دارای دسترسی
  • امکان جست‌وجوی اسناد بر اساس محتوا و ویژگی‌های اسناد
  • ثبت تعداد مراجعات و رویدادهای انجام‌شده روی سند
  • امکان رعایت اعتبارسنجی دو مرحله‌ای کاربر برای دسترسی به طبقه اسناد محرمانه
  • قابلیت اتصال و یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی و پروژه‌ای
  • قابلیت نگهداری فیلدهای کامل و متنوع

مشاوره‌ی رایگان انتخاب نرم‌افزار

درخواست دمو مدیریت پروژه مدیریت جلسات شبکه اجتماعی