۱۰ نکته‌ای که باید درباره‌ی مدیریت پروژه‌ی سازمانی بدانید

توسط سارا شیرمحمدی 2 ماه پیشهیچ نظری ثبت نشده
ماهان  /  مقالات  /  ۱۰ نکته‌ای که باید درباره‌ی مدیریت پروژه‌ی سازمانی بدانید

هنگامی که در سازمان بزرگی کار می‌کنید، اجرای همزمان چند پروژه‌ی پیچیده و دانستن اینکه چطور از مفاهیم مدیریت پروژه سازمانی بهره ببرید، می­تواند موفقیت و یا شکست یک پروژه را رقم بزند. همین نکته در واقع تفاوت میان یک پروژه­‌ی پول­ساز و پروژه­‌ای که میلیون­ها تومان ضرر به بار می­‌آورد، است.

بنابراین چگونه می‌توان با استفاده از روش‌های مدیریت پروژه‌های سازمانی، از اینکه پروژه‌های شما همیشه مسیر حیاتی موفقیت را طی می­کنند، اطمینان حاصل کرد؟

 

EPM

 

مدیریت پروژه سازمانی چیست؟

مدیریت پروژه سازمانی به مدیریت پروژه‌هایی اطلاق می­­شود که در سطح یک شرکت یا سازمان اجرا می­شوند. تعداد اعضای چنین پروژه­‌هایی معمولاً صدها نفر از سهامداران هستند که غالباً همه‌ی کارمندان شرکت را کم و بیش شامل می­شوند. برای موفقیت این نوع پروژه‌ها، به اجرای استراتژی­‌ها و فرآیندهای مختلفی نیاز است که اثربخشی مدیریت پروژه را با ساده کردن فعالیت‌های درگیر بهبود می‌بخشد.

EPM شامل مدیریت موارد زیر برای اجرای یک پروژه است:

  • ۱- مدیریت منابع
  • ۲- مدیریت برنامه‌ریزی
  • ۳- مدیریت مالی
  • ۴- مدیریت مسئله و ریسک
  • ۵- گزارش زمانی
  • ۶- همکاری تیمی
  • ۷- هوش تجاری و گزارش‌­دهی
  • ۸- مدیریت برنامه
  • ۹- مدیریت تقاضا
  • ۱۰- تجزیه و تحلیل و انتخاب نمونه ­کارها (پورتفولیو)

حال یک به یک آنها را مرور کرده و مفاهیم مربوط به هر یک را توضیح خواهیم داد:

 

  1. مدیریت منابع

وقتی صحبت از مدیریت پروژه­ سازمانی به میان می­‌آید، مدیریت منابع، به ویژه منابع انسانی­ نقشی کلیدی دارد. در حقیقت، منبع در واقع هر نوع «سرمایه و دارایی» است که نقش اصلی آن کمک به انجام و یا انجام یک کار خاص است. یک منبع می­تواند یک شخص، یک تیم، یک ابزار، امور مالی و یا زمان باشد.

برای تکمیل موفقیت‌­آمیز پروژه‌­ها به منابع مختلف و متعددی نیاز است.

مدیریت منابع، فرآیند ارزیابی در دسترس بودن منابع و تخصیص کارآمد آنها قبل از شروع پروژه است. برنامه‌­ریزی ضعیف منابع می­تواند منجر به اتمام منابع ضروری، ایجاد مشکلات و تأخیر در تحویل نتایج پروژه شود.

تخصیص منابع در مدیریت پروژه­‌های سازمانی معمولاً قبل از شروع پروژه به صورت عمده اتفاق می­‌افتد اما مدیران پروژه به طور دوره­‌ای (روزانه/هفتگی/ماهانه/فصلی) وضعیت منابع و سهامداران را ارزیابی می­کنند و برای حفظ کارآیی پروژه مجدداً منابع آن را تخصیص می­دهند.

به نودار زیر توجه کنید؛ این نمودار جنبه‌­های اصلی مدیریت منابع را به تصویر می­کشد.

resource management

 

  1. مدیریت برنامه‌­ریزی

مدیریت برنامه­‌ریزی در کنار مدیریت منابع، بخش جدایی‌­ناپذیری از مدیریت پروژه‌­های سازمانی است. منابع، چه انسانی و چه منابع دیگر، کمیاب هستند، از نظر زمانی محدودند، ممکن است لازم باشد بین پروژه‌­ها بودجه‌بندی شوند و می‌توانند علت بروز گلوگاه‌هایی باشند که به علت برنامه‌ریزی نادرست به وجود آمده‌اند.

برای ایجاد برنامه­‌ای متعادل و کارآمد، یک نرم‌افزار مدیریت پروژه خوب مورد نیاز است تا قابلیت دسترسی و مدیریت تمام منابع را داشته باشد.

حتی در نمودار بالا نیز به وضوح می­توانید ببینید که به طور کلی برنامه‌­ریزی بخش جدایی­‌ناپذیر مدیریت پروژه است.

 

  1. مدیریت مالی

این مورد به طور کلی یکی دیگر از جنبه‌­های مهم نرم­‌افزار EPM و برنامه‌­ریزی است. اگرچه برنامه­‌ریزی برای منابع طبق آنچه در توضیحات دو مورد‌ قبلی بیان شد، بسیار عالی است اما قطعاً محدودیت­‌های مالی هم وجود دارند که باید برطرف شوند. یک نرم‌­افزار EPM خوب اطمینان حاصل می­کند که منابع به درستی قیمت‌گذاری شده‌­اند و در قالب پارامترهای پروژه­‌ی در حال انجام، مورد توجه قرار گرفته‌اند.

 

  1. مدیریت مسئله و ریسک

یک مدیر برنامه یا مدیر پروژه موفق باید قادر به پیش‌بینی و مدیریت عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام‌ها باشد. این توانمندی از مدیریت ریسک و مسئله حاصل می‌شود.

با مدیریت ریسک و مسئله میتوان اطمینان حاصل کرد که پروژه‌ی در دست انجام یا یک پروژه­‌ی برنامه‌ریزی‌شده قادر به مدیریت و تحمل عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام و چالش‌های احتمالی هست یا خیر.

 

تعریف ریسک

ریسک به عنوان یک رویداد (یا مجموعه­‌ای از رویدادهای) نامشخص تعریف می­شود که می­تواند در دستیابی به اهداف تأثیر بگذارد. هم اثرات منفی و هم مثبت (که مورد دوم به عنوان فرصت در نظر گرفته می­شود)، باید مورد توجه قرار گیرند.

ریسک معمولاً با علت ریسک، رویداد واقعی که می­تواند رخ دهد، شرح تهدید/فرصت و اثر آن یعنی تأثیر احتمالی بر برنامه و پروژه­‌های آن توصیف می­شود.

 

تعریف مسئله

مسئله یک رویداد برنامه­‌ریزی نشده است که پیش از این اتفاق افتاده و نیاز به اقدامات مداخله‌­ای دارد. زمانی که ریسک‌ها واقعاً رخ می‌دهند، به مسائل تبدیل می‌شوند اما مسائل می­توانند مستقل از اینکه ریسک قبلاً شناسایی شده است یا خیر، رخ دهند.

 

مدیریت مسئله و ریسک به لطف درک بهتر ریسک‌­ها و مسائل و تأثیر نهایی آنها بر یک پروژه، تصمیم­‌گیری بهتری را امکان­‌پذیر می­سازد.

 

در بخش بعدی، منابع شناسایی ریسک را مورد بحث قرار خواهیم داد.

risk and issue

 

  1. گزارش زمانی

اگر گزارش زمانی وجود نداشته باشد، مدیریت برنامه­‌ریزی و منابع بی­فایده خواهد بود. با به کار بردن اقدامات مربوط به تهیه‌ی گزارش زمانی، مدیران پروژه­‌های سازمانی به طور مؤثر قادر خواهند بود تا روند پیشرفت در فعالیت‌های مختلف منتهی به تکمیل پروژه‌ها را ارزیابی کنند.

یک نرم‌افزار خوب برای EPM چنین قابلیت گزارش­‌دهی زمانی را در خود دارد. برای منابع، صفحه ورود اطلاعات به سیستم وجود دارد که در آن می­توان زمان صرف شده برای کارهای خاص را وارد کرد، به طوری که این اطلاعات را می­توان به ازای هر منبع و برای هر پایگاه فعالیت ثبت کرد.

میزان پیشرفت در انجام کارها و فعالیت­‌ها و به طور کلی پروژه، بر این اساس به­‌روزرسانی می­شود.

 

time reporting

 

  1. همکاری تیمی

وقتی برای پروژه سازمانی خود برنامه­‌ریزی کردید، وقت آن است که آن را اجرا کنید. با این حال، اگر تیم شما همکاری نکند (یا توانایی همکاری را نداشته باشد) تمام برنامه­‌ریزی‌ها و مدیریت شما به راحتی با شکست مواجه می­شود­.

بدون همکاری، شرکت راکد مانده و پروژه‌­ها متوقف می­شوند. برای به انجام رساندن یک پروژه پیچیده سازمانی، نوآوری به‌ویژه در مواقع برخورد با موانع مسیر و موفق شدن در رقابت با محصولات/خدمات رقیب، به ایده­‌های ترکیبی و کار تیمی نیاز است.  

بیشتر فعالیت­ها و وظایف در یک پروژه، نیازمند تیمی از منابع مختلف هستند که برای یک هدف واحد همکاری می­کنند. برای اینکه چنین همکاری تیمی اتفاق بیفتد، به ابزارهایی برای ایجاد چنین ارتباط و همکاری نیاز داریم.

چه این امر در چارچوب نوعی نرم‌­افزار همکاری محقق شود چه به معنای ایجاد دسترسی آسان به ابزارهای ارتباطی قدیمی باشد، همکاری تیمی برای مدیریت پروژه‌­های سازمانی ضروری است. مطمئناً چنین همکاری را می­توان از طریق برنامه­‌ریزی جلسات تیمی و جمع‌­آوری خلاصه اطلاعات، داشتن یک ارتباط خوب در برنامه و یا هر چیز دیگری که برای شرکت شما مفید است و لزوماً نیازی به فرم نرم­‌افزاری ندارد؛ ایجاد کرد.

خوب است توجه داشته باشید که وقتی تیم‌­ها از ابزارها و فرایندهای کاری استفاده می­کنند که ارتباط و همکاری را کارآمدتر می­سازد، اهداف سریعتر برآورده می‌شوند و نتایج کار با کیفیت بهتری ارائه می­شوند. بهره‌وری داخلی با همکاری بی­‌دردسر، افزایش می­‌یابد.

 

  1. هوش تجاری و گزارش‌­دهی در EPM

با وجود تشکیلات بزرگ متعدد، حتی در سطح سازمانی، PMO (بخش مدیریت پروژه) هنوز هم بیشتر گزارش‌­ها را در ابزارهای ابتدایی مانند صفحات اکسل دسته‌بندی می‌کند.

چنین روش‌های گزارش­‌دهی مستعد خطا هستند و اگر چه ممکن است درکی از وضعیت کنونی را ارائه دهند اما به اندازه‌ی یک سیستم گزارش‌دهی پیشرفته‌­تر که معمولاً پایه و اساس EPM است، مؤثر نیستند.

ایجاد چنین گزارش‌هایی وقت­گیر است و به دلیل ماهیت کار و این احساس که «این کار مهم نیست»، معمولاً به مدیران جوان محول می‌شود.

گزارش پروژه بسیار فراتر از گزارش آخرین به روزرسانی‌­های پروژه است. گزارش­های پروژه و اطلاعات به‌­دست‌آمده از آنها را می‌توان برای کاهش ریسک، نظارت بر بودجه و برنامه‌های زمانی و ساخت طرح‌های دقیق‌تر پروژه به کار برد.

Project-Management-Reporting

باید یک بار دیگر تأکید کرد که گزارش­‌دهی خوب، کلید در مسیر نگه‌­داشتن یک پروژه است. موارد زیر برخی گزارش­های پایه­‌ای اما ضروری هستند:

  • گزارش در دسترس بودن تیم
  • گزارش وضعیت
  • گزارش سلامت پروژه
  • ارزیابی ریسک
  • گزارش گذر زمان
  • گزارش­های مبنا

با این حال، یک مدیر پروژه‌ی خوب می‌تواند تغییرات را به هم پیوند دهد و روند کارها را در جریان گزارش پیدا کند. با استفاده از چنین اطلاعاتی، می­توان میزان پیشرفت را پیش‌­بینی کرد و برنامه‌­ها را بر اساس آن تنظیم کرد.

 

 

  1. مدیریت برنامه

ماهیت مدیریت پروژه سازمانی بنا به تعریف آن، به این معنی است که تعدادی از پروژه‌های همزمان در حال اجرا وجود خواهند داشت.

اساس مدیریت برنامه این است: روند مدیریت چندین پروژه مرتبط که یک برنامه را تشکیل می‌دهند.

program-management

بنابراین اگر چه هدف نهایی یک پروژه معمولاً دستیابی به یک هدف خاص است، هدف یک برنامه دستیابی به چیزی است که از اهمیت بیشتری برخوردار است، مثلاً یک استراتژی.

با وجودی که یک پروژه معمولاً یک فعالیت کوتاه‌مدت یا موقتی است، یک برنامه‌ یک فرآیند بلند مدت است.

یک بار دیگر باید تأکید کرد که مدیریت برنامه برای مدیریت پروژه‌­های سازمانی ضروری است زیرا می­خواهیم پروژه‌­های مختلف به سمت یک هدف استراتژیک مشترک پیش روند و یا فعال شوند.

 

  1. مدیریت تقاضا

عامل دیگری که برای موفقیت در پروژه‌های سازمانی ضروری است، توانایی مدیریت مؤثر ظرفیت و تقاضا است. در پروژه­‌های سازمانی، تقاضا می‌تواند از منابع متعددی حاصل شود. تقاضای خارجی از مشتری/نیازهای مشتری، قانون‌گذاران یا سهامداران یا از درون یک سازمان، از برنامه­‌ریزی استراتژیک یا عملیاتی یا از یک نیاز شعبه­‌ای حاصل می­شود.

مدیریت مستلزم فیلتر کردن، اولویت‌بندی، ارزیابی در برابر ظرفیت تحویل و برنامه­‌ریزی در پروژه­‌ها است.

مدیریت تقاضا شامل فرآیندهایی است که با دریافت ایده‌ها، درخواست‌ها، پروژه‌ها و همچنین انجام آن کار مرتبط هستند.

demand-management

همانند سایر فرایندهای مورد بحث در این مقاله، همه‌ی تقاضاها باید در یک سیستم واحد ثبت شوند.

داشتن یک نقطه مرجع واحد، شرکت را قادر می­سازد تا از تلاش‌­های زائد اجتناب کند، تصویر دقیقی از در دسترس بودن منابع داشته باشد و چند ماه آینده را به طور کلی از نظر حجم کار پیش­بینی کند.

متعادل­سازی همه‌ی تقاضاها با استفاده از منابعی که در حال حاضر موجود هستند، بزرگترین چالشی است که هر مدیری با آن روبرو است، زیرا تقاضا تقریباً همیشه از عرضه بیشتر خواهد شد؛ در کنار این واقعیت که دید کاملی از تقاضا به ندرت قابل دسترسی است یا تقاضای برنامه‌­ریزی­‌نشده/پیش­بینی­‌نشده با اولویت بالا که برای آن برنامه‌ریزی نشده است، وجود دارد. این امر مستلزم اولویت­بندی مجدد فعالیت­‌ها و منابع کاری است.

ابزارهای مدیریت پروژه سازمانی معمولاً امکانات و عملکردهایی دارند تا بتوانند مدیریت تقاضای بهتری داشته باشند.

 

  1. تجزیه و تحلیل و انتخاب پورتفولیو

تجزیه و تحلیل پورتفولیو، فرآیندی است که در آن فرد پروژه‌­های فعلی در پورتفولیو را با تمام مؤلفه‌­های آنها که در بالا ذکر شده است، بررسی می­کند تا قادر به اتخاذ تصمیمات خاص برای بهبود کارایی کلی باشد.

این امر احتمالاً ممکن است به معنی تخصیص مجدد منابع در صورت لزوم برای به حداکثر رساندن بازده باشد، یعنی افزایش بازدهی به طور کلی در کل پورتفولیو.

اگرچه این امر به تجربه و درک خوبی از روند مدیریت پروژه سازمانی نیاز دارد اما نرم­‌افزار نیز می­تواند با ارائه‌ی دید بهتر از آنچه در حال رخ دادن است، به مدیر پورتفولیو و پروژه در اتخاذ تصمیمات بهتر کمک کند.

 

نرم­‌افزاری برای مدیریت پروژه‌­های سازمانی

همانطور که دیدیم، پرداختن به تمام جوانب و پیچیدگی­‌های متعدد EPM نیاز به تیمی از افراد دارد که به طور کلی مهارت و تجربه کافی در مدیریت پروژه دارند.

یک راه برای کارآمدتر کردن مدیریت پروژه­‌های سازمانی استفاده از نرم­‌افزارهای تخصصی است که می­تواند مدیران پروژه را به بینش بهتری برای تصمیم‌­گیری مجهز کند.

با این وجود، با تعداد زیاد ابزارهای موجود برای EPM، درگیر مسئله‌ی دیگری خواهید شد: اینکه کدام یک از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه سازمانی را باید انتخاب کنید؟

این سؤالی است که نمی­توان به راحتی پاسخ داد زیرا هر شرکتی متفاوت است. آنچه برای یک شرکت مفید است ممکن است برای بقیه ایده­‌آل نباشد؛ صنایع مختلف تفاوت قابل­‌توجهی ایجاد می­کنند (نرم‌افزارهای تخصصی مختلفی وجود دارد: مانند همتیک) و حتی ترجیح شخصی مالکان پروژه نیز حائز اهمیت است.

 

منبع: سایت beewits.com

 

دسته بندی:
  مقالات -
درباره

 سارا شیرمحمدی

  (24 مقالات)

ثبت نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

درخواست دمو مدیریت پروژه مدیریت جلسات شبکه اجتماعی