نکته4 : قوانین را تعیین کنید اما در استفاده از آنها افراط نکنید

توسط محسن روح الامین 3 سال agoهیچ نظری ثبت نشده
ماهان  /  شبکه اجتماعی سازمانی  /  نکته4 : قوانین را تعیین کنید اما در استفاده از آنها افراط نکنید
شبکه اجتماعی سازمانی

در پست چهارم از این مجموعه برای ایجاد یک ESN موفق، می خواهم در مورد قوانین و رهنمون های مربوط به ESN بحث کنم.

 

نکته  4 : قوانین را تعیین کنید اما در استفاده از آنها افراط نکنید.

از آنجا که ESN وسیله ای ارتباطی برای درون سازمان است، داشتن قوانین برای آن منطقی است. معمولأ سازمان ها در مورد ارتباطات مختلف، قوانینی در مورد باید و نبایدها دارند. پس داشتن چنین قوانینی در ESN هم قابل درک است. اما در حقیقت ESN نوعی رسانه اجتماعی است که ممکن است باعث شود برخی سازمان ها در جزئیات و کنترل آنچه در آن مطرح می شوند، فراتر بروند. این مسئله باعث تأسف است.

من دو سطح قوانین را پیشنهاد می کنم: (1) سیاستی برای رسانه اجتماعی رسمی سازمان که شامل رسانه درون سازمانی و برون سازمانی باشد، و (2) تعدادی رهنمون های ساده که برای استفاده روزانه افراد آسان باشد و بتوانند آنها را به خاطر بسپارند.

مانند سیاست رسمی که تمام رسانه های اجتماعی را پوشش می دهد، قوانین دسته دوم هم باید روی آنچه که کارکنان برای انجام آن تشویق می شوند، متمرکز شوند- موقعیت هایی که آنها باید از این رسانه به صورت خلاقانه و اثربخش برای کسب و کار استفاده کنند، به علاوه محدودیت های مشخصی که برای آن ها وجود دارند. قوانین بسیاری وجود دارند که فقط بر آنچه کارکنان نباید انجام دهند تأکید می کنند- کارهایی که ممکن است به توبیخ یا اخراج آن ها منجر شوند. این مسئله جای تأسف دارد و باعث از دست رفتن موقعیت های بسیاری می شود. کارکنان باید بتوانند به خوبی از این ابزار ارتباطی قرن 21 استفاده کنند- نه اینکه همیشه در وحشت ت.بیخ شدن به خاطر اشتباهاتشان باشند.

در تدوین سیاست های رسانه اجتماعی، حوزه های مختلف کسب و کار دخیل هستند- حوزه قوانین، منابع انسانی، بازاریابی، فناوری اطلاعات، ارتباطات، روابط عمومی و سایر حوزه ها. هرچقدر یک کسب و کار بزرگتر باشد، روند به روز کردن این سیاست ها با توجه به مداخله حوزه های بیشتر با قوانین و مسائل مهم مربوط به خود، طولانی تر می شود. در سازمان ما آخرین به روزرسانی این قوانین حدود دو سال طول کشید. این موضوع غیرقابل توجیه است، اما چیزی است که واقعأ اتفاق می افتد. ( تکذیب: من در ان روند مداخله ای نداشتم.)

یکی از وسوسه های کسانس که درگیر این روند هستند، جلوگیری از هرگونه خطا و اشتباهی است که ممکن است در آینده پیش بیاید. اگر تسلیم این وسوسه ی گمراه کننده بشوید، به جای آنکه به سیاست موثر “بایدها” توجه کنید، درگیر سیاست “نبایدها” می شوید.

مقاله Carrie Young  با عنوان” ممکن است امروز یا از نیش کشنده عنکبوت و دغدغه های مهم سازمان بمیرید[1] ” برای من بسیار جالب است. حتمأ آن را بخوانید. اگر فکر می کنید که افراد غیرقابل اعتمادی را استخدام کردید، این فکر را در سیاست هایی که وضع می کنید، نشان دهید.

بنابراین اگرچه داشتن خط مشی رسمی برای رسانه اجتماعی لازم است. اما برای تشویق استفاده روزانه از ارتباطات ESN  بهتر است که تعدادی رهنمون ساده فراهم کنید که افراد به راحتی آن ها را به خاطر بسپارند و یا در صورت نیاز از ان ها استفاده کنند. رهنمون های Buzz، در شرکت ما “ده فرمان Buzz” نام دارد. (اعتراف: قانون اولیه ما شامل 6 کلمه است: هی، اینجا کارهای احمقانه انجام ندهید.” اما وقتی ذی نفعان از آن اطلاع پیدا کردند، مجبور شدم آن را تغییر بدهیم. اگرچه کاربران با آن پیام مشکلی نداشتند و عملکرد خوبی داشتند.

برعکس سیاست رسمی که حاصل 2 سال درگیری دپارتمان های مختلف سازمان بود،  “ده فرمان Buzz” حاصل نظرات همه افراد بود. در زمان تأسیس Buzz در سال 2010 من سوالی در اجتماع در مورد قوانینی که همگی باید از آن در اینجا استفاده کنیم، ارسال کردم. پاسخ ها و نظرات هوشمندانه ای داده شد که من سعی کردم با تجمیع همه آن ها تعدادی قوانین ساده به وجود بیاورم که نتیجه آن تعدادی “باید” و “نباید” بود. تمام این روند طی چند هفته و بدون هیچ جلسه حضوری اتفاق افتاد- فقط یک مکالمه جمعی در Buzz.

چون تمام اجتماع در این روند دخیل بودند، همه افراد به نوعی خود را مالک این رهنمونها می دانستند. این مالکیت به شکل عجیبی باعث شد که اعضا برای ماندن در اجتماع سعی کنند که از رهنمون ها پیروی کنند و آن ها را به دیگران هم یادآوری کنند.

وقتی کسی در ESN ما از قوانین تخطی می کند و باید به گوشزد کرد، فکر می کنید مرجع افراد سیاست رسمی سازمان است که دوسال با مداخله دپارتمان های مختلف تدوین شده و در دسترس هم نیست، یا ده فرمان ساده و قابل دسترس Buzz که اغلب در مکالمات، پست ها و آموزش ها به آنها اشاره می شود؟ جواب مشخص است. به مثالی دیگر از  Chris Catania از شرکتWalgreen  توجه کنید: او قوانین ESN سازمان خود را اینگونه بیان کرده است ” تأثیرگذار باشید، انسان باشید، زیرک باشید.” بسیار ساده و به خاطرماندنی، فقط شش کلمه است. (من قوانین شش کلمه ای را دوست دارم.)

اگرچه اجتماع ما بسیار خود-قانون گذار است اما وقتی پای قوانین به میان می آید (اگرچه با وجود 10000 پست در هفته چندان محتمل نیست)، من یک قانون ساده و مخصوص به خودم، به عنوان مدیر اجتماع قانونی دارم که ممکن است در صورت ضرورت از آن استفاده کنم: سیاست ” سه بار تذکر، اخراج”. به این معنا که اگر کسی دائم و ستیزه جویانه از قوانین تخلف کند- چه قوانین منابع انسانی و چه قوانین Buzz- 3 بار به او تذکر می دهم که آن رفتار را تکرار نکند و بعد از این 3 بار حداقل 3 ماه آن فرد را از ورود به Buzz محروم می کنم، بعد از بازگشت  آن ها از سیاست ” یکبار تذکر، اخراج” استفاده می کنم. . خبر خوب این است که طی 5 سال کذشته از بین 60000 نفر کاربر، من فقط 3 نفر را تحریم کردم. همیشه اول به صورت شخصی از آنها می خواهم پست های توهین آمیز را پاک یا اصلاح کنند، در واقع تذکری مطرح نمی شود. اما اگر با آگاهی از قوانین تخطی کنند، آن ها را حذف می کنم.

اگر طی سالهای گذشته سیاست رسانه ارتباط رسمی سازمان را در مورد ارتباطات داخلی و خارجی به روز نکرده اید، به سرعت این کار را انجام دهید. به خاطر داشته باشید که بیشتر بر “بایدها و فرصت ها” تأکید کنید تا “نبایدها”. سعی کنید از رهنمون های ساده ای استفاده کنید که کارکنان بتوانند به راحتی آنها را به خاطر بسپارند و در تعامل با سایرین از آن ها استفاده کنند.. البته بهتر است همه کارکنان در ایجاد این رهنمون ها سهیم باشند تا بتوانند در صورت لزوم خود-قانون گذار باشند. در پایان، یک اجتماع غیررسمی خود-قانون گذار خواهید داشت که به عنوان مدیر یک اجتماع شما را از اضافه کاریهای کنترلی بی نیاز می کند.

در مجموع اگر می خواهید یک اجتماع موفق داشته باشید، در زمان تعیین قوانین و محدودیت ها از توصیه ی 4 پیروی کنید: قوانین را تعیین کنید اما در استفاده از آنها افراط نکنید. 

 

[1] . You Might Die Today from a Lethal Spider Bite, and Other Pressing Enterprise Concerns

دسته بندی ها :
  شبکه اجتماعی سازمانیمقالاتپیاده سازی شبکه اجتماعی سازمانیپیاده سازی شبکه تعاملی سازمانی

ثبت نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

درخواست دمو | نظام پیشنهادات | مدیریت جلسات | طراحی سایت | شبکه اجتماعی سازمانی