گروه‌افزار چیست؟

گروه‌افزار به دامنه‌ی گسترده‌ای از نرم‌افزارها گفته میشود. در این بلاگ سعی کرده‌ام تعاریف مختلف و البته نزدیک به هم را از منابع خوب و معتبر گردآوری نمایم.

شما با مطالعه این بلاگ می‌توانید به تعریف نسبتاً کاملی از شمول سیستم‌های گروه‌افزار به دست آورید.

پس از این بلاگ، در مقاله بعدی مواردی از انواع گروه‌افزارها، کاربردهای عینی و نحوه ارائه‌ی آنها را توضیح خواهم داد.

تعریف اول

گروه‌افزار چیست؟

گروه‌­افزاروظیفه‌ی پشتیبانی از چندین کاربر که بر روی وظایف مرتبط در شبکه‌های محلی و از راه دور کار می­کنند را دارد. گروه­‌افزار که نرم‌افزار مبتنی بر همکاری نیز نامیده می­شود یک مفهوم در حال ظهور بوده و چیزی بیش از نرم‌افزار چند کاربری است که امکان دسترسی به داده‌های یکسان را می­دهد. گروه‌افزار، مکانیزمی ارائه می­دهد که از طریق آن کاربران می­توانند پروژه­‌های در حال انجام را باهم پیگیری نموده و هماهنگ شوند. در حال حاضر Lotus Notes پدر گروه‌­افزار در نظر گرفته می­شود زیرا اولین بار Lotus Notes سیستم گروه‌­افزار چند کاربره و محیط توسعه را متداول ساخت.

مؤلفه‌ی اصلی گروه­‌افزار ایمیل است زیرا برای آگاهی دادن به اعضای تیم، دستیابی به پاسخ‌ها و ارسال هشدار، مورد استفاده قرار می­گیرد. پیام­‌های ایمیلی دربرگیرنده‌ی لینک­‌های فعال به پایگاه داده‌ها، اینترانت‌­ها و اینترنت می­باشند. در این میان پیام­رسانی فوری (IM) نیز کاربرد گسترده‌ای دارد.

گروه‌افزار جامع و فراگیر است

گروه‌افزار دربرگیرنده اسناد اشتراکی، مدیریت اسناد، مدیریت کار، تقویم، زمان‌بندی گروهی، تماس گروهی، بحث‌های موضوعی، چت متنی، کنفرانس داده‌­ای، کنفرانس صوتی و ویدئو کنفرانس می­باشد. گردش کار نیز امکان پیام رسانی و ارسال اسناد را به کاربران مورد نظر داده و بخشی از سیستم گروه­‌افزار محسوب می­شود.

از ساده تا پیچیده

انفجار اینترنت/اینترانت به دلیل سهولت ایجاد و به اشتراک­‌گذاری صفحات HTML تمرکزش بر گروه‌­افزار است. اسناد نیز به طور گسترده در سراسر سازمان توزیع شده‌اند، به همین دلیل مشکلات همزمان­سازی و امنیتی پدیدار گشتند. به این ترتیب مدیریت اسناد، کنترل دسترسی و انتشار اطلاعات در سازمان‌ها تبدیل به مسئله و دغدغه برای مدیران شدند. بنابراین آنچه به عنوان یک رویکرد ساده برای انتشار اطلاعات به صورت الکترونیکی بروز یافته بود کم کم به سیستم پیچیده سازمانی تبدیل شد.

گروه‌افزار و گردش کار

گروه‌افزار بر اطلاعات پردازش شده‌­ای تمرکز دارد که امکان به اشتراک‌گذاری برای کاربران را فراهم می­کند. گردش کار بر فرآیند تمرکز دارد و به عنوان یک محفظه اطلاعاتی عمل می­کند. بنابراین گروه‌افزار، اطلاعات محور و گردش کار، فرآیند محور است.

بخش دوم

نرم‌افزار مبتنی بر همکاری (همکارانه)

نرم‌افزار مبتنی بر همکاری یا گروه‌افزار، نرم‌افزار کاربردی است که برای کمک به افراد جهت کار روی یک وظیفه مشترک جهت دستیابی به اهدافشان طراحی شده است. یکی از ابتدایی­ ترین تعاریف نرم‌افزار مشارکتی بدین صورت است: فرآیندهای گروهی خودخواسته به همراه نرم‌افزاری برای پشتیبانی آنها.

نرم‌افزار مبتنی بر همکاری بر اساس تعامل و سطح دسترسی می تواند به دو نوع تقسیم شود، نوع اول پلتفرم‌­های ویرایش و مشارکتی بلادرنگ هستند که به چند کاربر امکان مشارکت زنده، همزمان و ویرایش معکوس‌پذیر یک فایل یکسان (معمولاً یک سند) را می­دهند. نوع دوم پلتفرم‌های کنترل نسخه (کنترل منبع) که به کاربران به صورت مجزا امکان ویرایش موازی روی فایل را داده و در عین حال ویرایش ذخیره‌شده توسط هر کاربر را به صورت فایل‌های متعدد حفظ می­کنند (زیرمجموعه فایل اصلی هستند). نرم‌افزار مبتنی بر همکاری یک مفهوم گسترده است که با کار مشترک و پشتیبانی شده توسط رایانه (CSCW: Computer-Supported Cooperative Work)، بسیار هم­پوشانی دارد. طبق گفته کارستنسن و اسمیت (1999) گروه‌افزار بخشی از CSCW است. نویسندگان ادعا کرده‌اند که CSCW و نیز گروه‌افزار «نحوه فعالیت‌های مشارکتی و هماهنگی­‌هایی که از طریق سیستم‌های کامپیوتری میسر شده­‌اند» را سازمان‌دهی می­کند.

استفاده از نرم‌افزار مبتنی بر همکاری در فضای کاری باعث ایجاد محیط کاری مشارکتی (CWE: Collaborative Working Environment) می­شود.

در نهایت می­توان اینطور گفت که نرم‌افزار مبتنی بر همکاری با مفهوم سیستم­‌های کاری مبتنی بر همکاری مرتبط است که صورتی از سازماندهی انسانی هستند و هر زمان همکاری به صورت رسمی یا غیر رسمی و ارادی یا غیر ارادی رخ دهد، بروز می‌­یابند.

گروه­‌افزار یا نرم­‌افزار مبتنی بر همکاری، متعلق به عناصر تکنولوژیکی کار مشارکتی پشتیبانی شده توسط رایانه هستند ولی سیستم‌های کار مبتنی بر همکاری یک ابزار تحلیلی مفید برای درک متغیرهای سازمانی و رفتاری می­باشند که در مفهوم گسترده‌­تر به CSCW مربوط می­شوند.

خاستگاه‌­ها

داگلاس انگلبارت برای اولین بار محاسبات مشارکتی خود را در سال 1951 پیش­بینی نمود و همین چشم‌اندازش را در سال 1962 با نمونه­‌های کاری در یک کاربرد کاملاً عملیاتی و با کمک تیم پژوهشی­‌اش مستند کرد. وی همچنین در سال 1968 از محتوای کارش ارائه عمومی داشت که مادر همه‌ی نمونه‌­ها بود و سال بعدش، آزمایشگاه انگلبارت، آن را در ARPANET  یعنی اولین شبکه کامپیوتری ارائه داد و امکان توسعه خدمات را به پایگاه گسترده‌­تری از کاربران فراهم نمود.

در این دوره، نرم‌افزار بازی آنلاین مبتنی بر همکاری بین کاربران شبکه شده کامپیوتری پا گرفت. در سال 1975، ویل کراتر Colossal Cave Adventure را روی کامپیوتر DEC PDP-10 ایجاد کرد. با رشد ارتباطات اینترنتی، تعداد زیادی از کاربران و بازی‌­های چند کاربری به آن پیوستند. در سال 1978، Roy Trubshaw که در دانشگاه Essex انگلستان تحصیل می­کرد بازی MUD (سیاه چال چندکاربره) را ساخت. دولت امریکا در اوایل دهه 1990 از اپلیکیشن­‌های مشارکتی استفاده نمود. یکی از قدرتمندترین اپلیکیشن‌­ها، استراتژی شبیه‌سازی، برنامه‌ریزی و مدل‌سازی عملیاتی مشترک Navy (COMPASS) بود. سیستم COMPASS به 6 کاربر امکان ایجاد اتصالات نقطه به نقطه را با یکدیگر می­داد و جلسه مشترک فقط در صورتی باقی می­ماند که تنها یک کاربر فعال باقی مانده باشد و اگر همه شش کاربر خارج شدند بازی از سر گرفته می­شد. MITRE روی مدلی که میزبانی نشست مشترک روی سروری که هر کاربر وارد آن شده بود، ارتقا یافت. اصطلاح ایستگاه کاری مجازی مشارکتی (CVW: Collaborative Virtual Workstation)، امکان راه‌­اندازی نشست روی کابینه مجازی فایل و اتاق‌های مجازی را می­داد و یک جلسه ماندگار را ایجاد می­نمود که بعدا امکان پیوستن به آن را داشت.

در سال 1996، پاول کارتیس که MUD را در PARC ساخت، PlaceWare را تولید نمود. PlaceWare به عنوان یک سرور، شبیه سازی سالن اجتماعات یک به چند را با گفتگوی بین صندلی‌­ها شبیه‌سازی نموده و امکان دعوت تعداد محدودی از اعضای مخاطبین را برای سخنرانی داشت. در سال 1997، مهندسان GTE از موتور PlaceWare در نسخه تجاری MITRE’s CVW که InfoWorkSpace (IWS) نام داشت استفاده نمودند. در سال 1998، IWS به عنوان استاندارد نظامی برای استاندارد کردن مرکز عملیات هوایی انتخاب شد. محصول IWS به جنرال داینامیک و پس از آن به Ezenia فروخته شد.

گروه‌افزار

نرم‌افزار مبتنی بر همکاری در اصل به عنوان گروه‌افزار طراحی شده و ریشه این اصطلاح به اواخر دهه 1980 برمی­گردد یعنی زمانی که ریچمن و اسلواک (1987) نوشتند: «گروه‌افزار جدید شبیه به یک نیروی الکترونیکی است که تیم­‌ها را به هم متصل می­کند و هدفش قرار دادن کامپیوتر در وسط ارتباطات مدیران، تکنسین‌ها و هرکس دیگری است که در گروه­‌ها تعامل می­نمایند و این باعث متحول شدن روش کار آنها می­شود.»

حتی قبل از آن، در سال 1978 پیتر و ترادی جانسون-لنز اصطلاح گروه‌افزار را وضع کرده بودند. تعریف اولیه آنها از گروه‌افزار در سال 1978 اینگونه بود: «فرآیندهای گروهی خود خواسته که با مشایعت یک نرم‌افزار برای پشتیبانی از آنها همراه است.» آنها بعداً در مقاله‌­شان گروه­‌افزار را فرهنگ میانجی­‌گرانه کامپیوتر و نمودی از سازمان اجتماعی در فضای پر­تکاپو بیان کردند. گروه‌افزار، انسان در حال تکامل و سیستم های ابزاری را با هم ادغام نموده ولی همچنان یک سیستم ساده است.

در اوایل دهه 1990 اولین محصولات گروه ‌افزار تجاری ارائه شدند و اولین شرکت‌­ها مانند Boeing و IBM از سیستم‌های ملاقات الکترونیکی برای پروژه‌های مهم داخلی استفاده نمودند. Lotus Notes یک نمونه بارز از این دسته محصول است که امکان همکاری گروهی از راه دور را هنگامی که اینترنت هنوز نوپا بود، فراهم نمود.

Kirkpatrick و Losee  (1992) بعداً اینگونه نوشتند که اگر گروه‌­افزار واقعاً در بهره‌­وری بلند مدت تغییر ایجاد کند، ممکن است تعریف یک دفتر بسیار متفاوت شود. شما می­توانید به عنوان یکی از اعضای گروه‌­افزار هر کجا که به رایانه دسترسی داشته باشید به صورت مؤثر و کارا فعالیت کنید. هرچه رایانه‌ها کوچکتر و قدرتمند­تر شوند امکان دسترسی در هر مکان بیشتر می­گردد.

طراحی و پیاده‌سازی مسئله‌ها

پیچیدگی توسعه گروه‌افزار همچنان یک مسئله است. یک دلیل این امر بُعد اجتماعی-فنی گروه‌­افزار است. طراحان گروه‌افزار نه تنها مسائل فنی (مانند توسعه نرم‌افزار سنتی) بلکه ابعاد سازمانی و فرآیند­های گروه اجتماعی که با اپلیکیشن گروه‌افزار پشتیبانی می­شوند را باید در نظر داشته باشند. برخی نمونه­‌های مشکلات توسعه گروه­‌افزار به شرح ذیل هستند:

• حضور در برخی جلسات لازم است. ارتباطات صوتی و چت معمولاً ناپایدار بوده و در انتهای جلسه از بین می­روند. ولی در اتاق مجازی و کابینه‌های آنلاین فایل­‌ها به مدت چند سال باقی می‌مانند. طراح فضای مشارکتی باید نیاز دوره اطلاعات را در نظر داشته باشد و بر اساس آن پیاده­‌سازی کند.
• احراز هویت همیشه در گروه‌افزار یک مسئله بوده است. زمانی که ارتباطات به صورت نقطه به نقطه ایجاد می­شوند یا زمانی که ثبت‌نام انجام می­شود مشخص است که چه کسی وارد نشست می­شود. ولی نشست‌های صوتی و غیر مستقیم، ریسک حضور لِرکِر اعلان نشده (حاضرین زیرآبی یا همان افرادی که حضور دارند ولی فعالیتی نمی‌کنند) را دارند به طوری‌که امکان مشاهده جلسه را داشته ولی خود را معرفی نکرده و مشارکت نمی­کنند.
• تا همین اواخر  مسئله پهنای باند در مکان ثابت، استفاده کامل از ابزارها را محدود نموده بود که این مشکلات با تجهیزات موبایلی شدید­تر شده­‌است.
• جریان‌های چندگانه ورودی و خروجی، مسائل همزمانی را برای اپلیکیشن‌های گروه‌افزار به همراه دارند.
• مشکلات انگیزشی به ویژه در محیط‌هایی که فرایند گروهی پیش فرض وجود نداشته باشد، مهم هستند.
• همبستگی نزدیک با بعد انگیزشی، یک درخواست دو جانبه است. آلیس و همکاران نشان دادند که توزیع منافع و تلاش‌­ها باید دقیقاً متعادل باشند تا اطمینان حاصل شود که همه‌ی اعضای گروه واقعاً مشارکت دارند.
• ارتباط بلادرنگ از طریق گروه‌افزار ممکن است منجر به نویز زیاد، ارتباطات بیش از حد و سربار اطلاعاتی شوند.

یک رویکرد برای اشاره به این مشکلات، بکارگیری الگوهای طراحی به منظور طراحی گروه‌­افزار است. الگوها، مشکلات طراحی گروه‌افزار را شناسایی نموده و گزینه‌های طراحی با مشارکت همه ذی‌نفعان در فرآیند توسعه گروه‌­افزار مورد بحث قرار می­گیرند.

گروه‌افزار و سطوح همکاری

گروه‌افزاررا بر اساس سطح همکاری می­توان به سه دسته تقسیم نمود:

1. ارتباطات را می­توان به عنوان تبادل اطلاعات غیرساخت­ یافته تصور نمود. تماس تلفنی یا چت IM نمونه‌هایی از این دسته هستند.
2. کنفرانس (سطح همکاری­ مشارکتی {Collaboration} که در مقالات علمی اشاره شده است)، اشاره به کار تعاملی برای رسیدن به یک هدف مشترک دارد. طوفان فکری یا رأی‌گیری نمونه‌هایی از این دسته هستند.
3. انتصاب مشترک، اشاره به یک کار پیچیده و غیر­مستقل برای رسیدن به هدف مشترک دارد. یک استعاره مناسب برای درک این دسته مثال تیم‌­های ورزشی هستند که در آنها هرکس باید نقش درستی در زمان درست ایفا نموده و بازی فردی را با موقعیت پیش­رو منطبق سازد ولی در عین حال هر کس کار متفاوتی انجام می­دهد تا تیم بتواند برنده شود. این یک کار پیچیده غیرمستقل برای رسیدن به یک هدف مشترک یعنی مدیریت مشارکتی است.

بخش سوم

تعریف و مفهوم گروه‌افزار (توسط Techopedia)

گروه‌افزار یک دسته از برنامه­‌های کامپیوتری است که به افرادی که در مکان­‌های مختلف جغرافیایی قرار دارند امکان مشارکت در پروژه­‌هایی را می­دهد که دارای یک هدف مشترک هستند و این کار را از طریق واسطه­‌های مشترک اینترنتی جهت بر­قراری ارتباط با گروه فراهم می­کند.

همچنین می­توان سیستم‌­های ذخیره‌­سازی از راه دور که برای بایگانی فایل­‌های داده‌­ای پر­استفاده به کار می‌روند را جز گروه‌افزار تلقی نمود. این سیستم­‌ها توسط اعضای گروه قابل تغییر، استفاده و بازیابی هستند.

گروه‌افزار با نام نرم‌افزار مبتنی بر همکاری نیز شناخته می‌شود.

Techopedia گروه‌افزاررا بدین‌گونه تشریح می­کند، اولین محصولات گروه‌­افزار تجاری در اوایل دهه 1990 ظهور یافتند یعنی زمانی که غول‌های بین‌­المللی مانند IBM و بویینگ از سیستم­‌های ملاقات الکترونیکی برای پروژه‌­های داخلی­‌شان استفاده می­نمودند. همچنین Lotus Notes به عنوان یک محصول اصلی این دسته ظاهر شدند و مشارکت­‌های گروهی از راه دور را بسیار بهبود بخشیدند.

سیستم‌های گروه‌افزار بر اساس عملکردشان طبقه‌بندی می‌شوند:

• ارتباطات رایانه­‌ای، ارتباطات مشارکتی مستقیم را پشتیبانی می­کنند.
• سیستم‌های جلسات و پشتیبانی تصمیم‌گیری، درک مشترکی از اپلیکیشن‌های همکاری مشارکتی دارند.
• مصنوعات و ابزارها از طریق اشیا کاری مشترک از تعامل شرکت‌کنندگان پشتیبانی میکنند.

گروه‌افزار ماهیت همگام و یا غیرهمگام دارد. گروه‌افزار همگام، یک دسته از اپلیکیشن­‌هایی است که به گروهی از افراد که از لحاظ فیزیکی جدا هستند امکان تعامل با یکدیگر را با استفاده از اشیای ارتباطی مشترک در زمان واقعی (بلادرنگ) می­دهد. الزام اساسی گروه‌افزار همگام، هماهنگی بلادرنگ بین کلاینت­‌ها است. واسط کاربر از مفهوم اتحاد پشتیبانی می­کند. واسط­‌های کاربر نیازمند کانال‌های صوتی مشترک برای برقراری ارتباط هستند.

گروه‌افزار ناهمگام از ایمیل، پیام­‌های ساختار یافته، گردش­کاری، عامل­‌ها، عامل­‌های کنفرانس رایانه­‌ای، سیستم‌های اشتراک فایل و سیستم‌های نوشتار مشارکتی استفاده می­کنند.

مشارکت نا­همگام بین کاربران تنها در صورتی به خوبی حفظ می­شود که آنها مجوز مشارکت بدون محدودیت داشته باشند. این امر می­تواند از طریق سیستم‌های مدیریت داده با دسترسی خواندن یا نوشتن انجام شود. کاربران می­توانند به روز رسانی­‌های همزمان را اجرا کنند.

کاربرد گسترده گروه‌افزار در اینترنت به توسعه وب 2.0 که از پیام‌رسانی فوری استفاده می­کند، وب کنفرانس، تقویم‌­های گروهی، اشتراک اسناد و غیره کمک نموده است.

بخش چهارم

نرم‌افزار همکاری (تشریک مساعی / Collaboration)

توسط Techopedia

مفهوم نرم‌افزار همکاری چیست؟

نرم‌افزار همکاری امکان به اشتراک­‌گذاری، پردازش، مدیریت فایل­‌ها، اسناد و سایر انواع داده را بین چندین کاربر یا سیستم فراهم می­کند. این نوع نرم‌افزار به دو یا بیش از دو کاربر از راه دور امکان کار مشترک روی یک وظیفه یا پروژه را می­دهد.

نرم‌افزار همکاری همچنین با عنوان نرم‌افزار مشارکتی، نرم‌افزار همکاری آنلاین و گروه‌افزارشناخته می­شود.

Techopedia نرم افزار مشارکتی را بدین‌گونه تشریح می­کند که نرم افزار همکاری در اصل برای بهبود بهره‌­وری در گروهی از افراد و به طور ویژه برای بهبود بهره‌وری درون سازمان طراحی شده است. این امر از طریق قابلیت‌های مدیریت و پردازش وظایف هماهنگ شده که توسط این نوع برنامه فراهم شده­ اند، میسر می­شود.

کاربران با استفاده از نرم‌­افزار همکاری، هر کدام فضای کاری ایجاد کرده و داده­‌ها یا گردش‌­های کاری را به آن وارد می­کنند. این فضای کاری توسط همه کاربران صرف نظر از مکان فیزیکی­شان قابل مشاهده و دسترسی است و توسط کاربر اصلی به فضای کاری می­توان دسترسی داشت. هر تغییر ایجاد شده در داده­‌ها یا فایل­‌ها از طریق نرم‌افزار همکاری بین همه کاربران همگام شده و اطمینان حاصل می­گردد که هر فرد به­‌روزترین نسخه پروژه پیش رو را دارد.

در نرم‌افزار همکاری مبتنی بر ابر، داده‌­های مشابه انباشته شده و مستقیماً توسط سایت نرم­‌افزار میزبان مورد دسترسی قرار می­گیرند. Lotus Notes، Microsoft Groove و SharePoint رایج‌ترین نمونه‌های نرم ‌افزار همکاری هستند که در ایران مورد استفاده قرار گرفته‌اند.

نرم‌افزار مبتنی بر همکاری (مشارکتی / Collaboration)

توسط PCMag

نرم‌افزاری است که به افراد امکان کار مشترک روی اسناد و پروژه­‌های یکسان در شبکه‌های محلی و از راه دور را می­دهد. IBM Notes (در اصل Lotus Notes) پدر گروه‌افزار در نظر گرفته شده و اولین اصطلاح برای نرم‌افزار مبتنی بر همکاری بوده است. همچنین اصطلاح نرم‌افزار اجتماعی، به نرم‌افزار همکارانه‌ای گفته می­شود که سیستم‌های ارتباطی از جمله پیام­‌رسانی فوری، چت، ویدئو کنفرانس و ایمیل را نیز در بردارد.

برای اطلاع بیشتر این واژگان را می‌توانید در مجله PCMAG جست‌وجو کنید: Slack، گروه افزار، اپلیکیشن به اشتراک گذاری، ویکی، ایمیل، چت، پیام رسانی فوری، وبلاگ، داده های کنفرانسی و ویدئو کنفرانس.

نتیجه‌گیری

در دنیای فناوری اطلاعات، تعاریف فراوانی برای گروه‌افزار وجود دارد. این عبارت یک عبارت نوظهور نیست بلکه خاستگاهی بسیار دیرینه در مقیاس فناوری اطلاعات دارد. گروه‌افزارها به دامنه وسیعی از سیستم‌ها اطلاق میشود که محیطی برای همکاری مشارکتی افراد برای هدفی مشترک فراهم می‌آورند.

با این حال این کلمه در ادبیات فارسی و در حوزه فناوری اطلاعات ایران بسیار مغفول مانده است. شاید بی‌توجهی به جایگاه، تعریف و مفاهیم گروه‌افزارها باعث شده است علی‌رغم کاربرد بسیاری از نرم‌افزارهایی که در این دامنه قرار می‌گیرد، فلسفه وجودی و تعامل‌پذیری این سیستم‌ها از نظر دور مانده و در نتیجه سیستم‌ها به جای تمرکز بر بهره‌وری به سمت الکترونیکی شدن بروکراسی رفته باشند.

تعاریف و بررسی جایگاه این عبارت لزوم توجه و آموزش مدیران فناوری اطلاعات و منابع انسانی برای به کارگیری این سیستم‌ها با هدف افزایش بهره‌وری را نشان میدهد. همچنین آینده‌نگری برای پیش‌بینی روند آتی جهانی نیز نباید مغفول بماند.

پیشنهاد میکنم این مقاله‌ها را هم بخوانید:

• سه روشی که مدیریت کار مشارکتی چابکی سازمانی را تقویت می کند
• کار گروهی، محرک تعالی تجربه مشتری

درود

محسن روح الامین

پاییز 98