گروه افزار چیست؟

توسط محسن روح الامین 6 ماه agoهیچ نظری ثبت نشده
ماهان  /  ارتباطات داخلی سازمان  /  گروه افزار چیست؟
هدر : مقاله گروه افزار چیست

گروه افزار به دامنه گسترده ای از نرم افزارها گفته می شود. در این بلاگ سعی کرده ام تعاریف مختلف و البته نزدیک به هم را از منابع خوب و معتبر گردآوری نمایم.

شما با مطالعه این بلاگ می توانید به تعریف نسبتا کاملی از شمول سیستم های گروه افزار به دست آورید.

پس از این بلاگ، در مقاله بعدی مواردی از انواع گروه افزارها، کاربردهای عینی و نحوه ارائه آنها را توضیح خواهم داد.

گروه افزار چیست

تعریف اول

گروه افزار چیست؟

گروه ­افزار وظیفه پشتیبانی از چندین کاربر که بر روی وظایف مرتبط در شبکه های محلی و از راه دور کار می­کنند را دارد. گروه­ افزار که نرم افزار مبتنی بر همکاری نیز نامیده می­شود یک مفهوم در حال ظهور بوده و چیزی بیش از نرم افزار چند کاربری است که امکان دسترسی به داده های یکسان را می­دهد. گروه افزار، مکانیزمی ارائه می­دهد که از طریق آن کاربران می­توانند پروژه­ های در حال انجام را باهم پیگیری نموده و هماهنگ شوند. در حال حاضر Lotus Notes پدر گروه ­افزار در نظر گرفته می­شود زیرا اولین بار Lotus Notes سیستم گروه ­افزار چند کاربره و محیط توسعه را متداول ساخت.

مولفه اصلی گروه­ افزار ایمیل است زیرا برای آگاهی دادن به اعضای تیم، دستیابی به پاسخ ها و ارسال هشدار، مورد استفاده قرار می­گیرد. پیام­های ایمیلی دربرگیرنده لینک­های فعال به پایگاه داده ­ها، اینترانت­ها و اینترنت می­باشند. در این میان پیام­رسانی فوری (IM) نیز کاربرد گسترده ای دارد.

گروه افزار جامع و فراگیر است

گروه افزار دربرگیرنده اسناد اشتراکی، مدیریت اسناد، مدیریت کار، تقویم، زمانبندی گروهی، تماس گروهی،  بحثهای موضوعی، چت متنی، کنفرانس داده­ای، کنفرانس صوتی و ویدئو کنفرانس می­باشد. گردش کار نیز امکان پیام رسانی و ارسال اسناد را به کاربران مورد نظر داده و بخشی از سیستم گروه­ افزار محسوب می­شود.

از ساده تا پیچیده

انفجار اینترنت/اینترانت به دلیل سهولت ایجاد و به اشتراک­ گذاری صفحات HTML تمرکزش بر گروه ­افزار است. اسناد نیز به طور گسترده در سراسر سازمان توزیع شده ­اند، به همین دلیل مشکلات همزمان­سازی و امنیتی پدیدار گشتند. به این ترتیب مدیریت اسناد، کنترل دسترسی و انتشار اطلاعات در سازمان­ها تبدیل به مسئله و دغدغه برای مدیران شدند. بنابراین آنچه به عنوان یک رویکرد ساده برای انتشار اطلاعات به صورت الکترونیکی بروز یافته بود کم کم به سیستم پیچیده سازمانی تبدیل شد.

گروه افزار و گردش کار

گروه ­افزار بر اطلاعات پردازش شده­ای تمرکز دارد که امکان به اشتراک گذاری برای کاربران را فراهم می­کند. گردش کار بر فرآیند تمرکز دارد و به عنوان یک محفظه اطلاعاتی عمل می­کند. بنابراین گروه افزار، اطلاعات محور و گردش کار، فرآیند محور است.

تفاوت گروه افزار و مدیریت فرایند

بخش دوم

نرم افزار مبتنی بر همکاری (همکارانه)

نرم افزار مبتنی بر همکاری یا گروه افزار، نرم افزار کاربردی است که برای کمک به افراد جهت کار روی یک وظیفه مشترک جهت دستیابی به اهدافشان طراحی شده است. یکی از ابتدایی­ ترین تعاریف نرم افزار مشارکتی بدین صورت است: فرآیندهای گروهی خودخواسته به همراه نرم افزاری برای پشتیبانی آنها.

نرم افزار مبتنی بر همکاری بر اساس تعامل و سطح دسترسی می تواند به دو نوع تقسیم شود، نوع اول پلتفرم­های ویرایش و مشارکتی بلادرنگ هستند که به چند کاربر امکان مشارکت زنده، همزمان و ویرایش معکوس پذیر یک فایل یکسان (معمولا یک سند) را می­دهند. نوع دوم پلتفرم های کنترل نسخه (کنترل منبع) که به کاربران به صورت مجزا امکان ویرایش موازی روی فایل را داده و در عین حال ویرایش ذخیره شده توسط هر کاربر را به صورت فایل های متعدد حفظ می­کنند (زیرمجموعه فایل اصلی هستند). نرم افزار مبتنی بر همکاری یک مفهوم گسترده است که با کار مشترک و پشتیبانی شده توسط رایانه (CSCW: Computer-Supported Cooperative Work)، بسیار هم­پوشانی دارد. طبق گفته کارستنسن و اسمیت (1999) گروه افزار بخشی از CSCW است. نویسندگان ادعا کرده ­اند که CSCW و نیز گروه افزار «نحوه فعالیت های مشارکتی و هماهنگی­ هایی که از طریق سیستم های کامپیوتری میسر شده­ اند» را سازماندهی می­کند.

استفاده از نرم افزار مبتنی بر همکاری در فضای کاری باعث ایجاد محیط کاری مشارکتی (CWE: Collaborative Working Environment) می­شود.

در نهایت می­توان اینطور گفت که نرم افزار مبتنی بر همکاری با مفهوم سیستم­های کاری مبتنی بر همکاری مرتبط است که صورتی از سازماندهی انسانی هستند و هر زمان همکاری به صورت رسمی یا غیر رسمی و ارادی یا غیر ارادی رخ دهد، بروز می­یابند.

گروه­ افزار یا نرم­ افزار مبتنی بر همکاری، متعلق به عناصر تکنولوژیکی کار مشارکتی پشتیبانی شده توسط رایانه هستند ولی سیستم های کار مبتنی بر همکاری یک ابزار تحلیلی مفید برای درک متغیرهای سازمانی و رفتاری می­باشند که در مفهوم گسترده­تر به CSCW مربوط می­شوند.

خاستگاه ­ها

داگلاس انگلبارت برای اولین بار محاسبات مشارکتی خود را در سال 1951 پیش­بینی نمود و همین چشم اندازش را در سال 1962 با نمونه­ های کاری در یک کاربرد کاملا عملیاتی و با کمک تیم پژوهشی­اش مستند کرد. وی همچنین در سال 1968 از محتوای کارش ارائه عمومی داشت که مادر همه نمونه ­ها بود و سال بعدش، آزمایشگاه انگلبارت، آن را در ARPANET یعنی اولین شبکه کامپیوتری ارائه داد و امکان توسعه خدمات را به پایگاه گسترده­تری از کاربران فراهم نمود.

در این دوره، نرم افزار بازی آنلاین مبتنی بر همکاری بین کاربران شبکه شده کامپیوتری پا گرفت. در سال 1975، ویل کراتر Colossal Cave Adventure را روی کامپیوتر DEC PDP-10 ایجاد کرد. با رشد ارتباطات اینترنتی، تعداد زیادی از کاربران و بازی­های چند کاربری به آن پیوستند. در سال 1978، Roy Trubshaw که در دانشگاه Essex انگلستان تحصیل می­کرد بازی MUD (سیاه چال چندکاربره) را ساخت. دولت امریکا در اوایل دهه 1990 از اپلیکیشن­های مشارکتی استفاده نمود. یکی از قدرتمندترین اپلیکیشن­ها، استراتژی شبیه سازی، برنامه ریزی و مدل سازی عملیاتی مشترک Navy (COMPASS) بود. سیستم COMPASS به 6 کاربر امکان ایجاد اتصالات نقطه به نقطه را با یکدیگر می­داد و جلسه مشترک فقط در صورتی باقی می­ماند که تنها یک کاربر فعال باقی مانده باشد و اگر همه شش کاربر خارج شدند بازی از سر گرفته می­شد. MITRE روی مدلی که میزبانی نشست مشترک روی سروری که هر کاربر وارد آن شده بود، ارتقا یافت. اصطلاح ایستگاه کاری مجازی مشارکتی (CVW: Collaborative Virtual Workstation)، امکان راه ­اندازی نشست روی کابینه مجازی فایل و اتاق های مجازی را می­داد و یک جلسه ماندگار را ایجاد می­نمود که بعدا امکان پیوستن به آن را داشت.

در سال 1996، پاول کارتیس که MUD را در PARC ساخت، PlaceWare را تولید نمود. PlaceWare به عنوان یک سرور، شبیه سازی سالن اجتماعات یک به چند را با گفتگوی بین صندلی­ها شبیه سازی نموده و امکان دعوت تعداد محدودی از اعضای مخاطبین را برای سخنرانی داشت. در سال 1997، مهندسان GTE از موتور PlaceWare در نسخه تجاری MITRE’s CVW که InfoWorkSpace (IWS) نام داشت استفاده نمودند. در سال 1998، IWS به عنوان استاندارد نظامی برای استاندارد کردن مرکز عملیات هوایی انتخاب شد. محصول IWS به جنرال داینامیک و پس از آن به Ezenia فروخته شد.

گروه افزار

نرم ­افزار مبتنی بر همکاری در اصل به عنوان گروه افزار طراحی شده و ریشه این اصطلاح به اواخر دهه 1980 برمی­گردد یعنی زمانی که ریچمن و اسلواک (1987) نوشتند: «گروه افزار جدید شبیه به یک نیروی الکترونیکی است که تیم­ها را به هم متصل می­کند و هدفش قرار دادن کامپیوتر در وسط ارتباطات مدیران، تکنسین ها و هرکس دیگری است که در گروه­ ها تعامل می­نمایند و این باعث متحول شدن روش کار آنها می­شود..»

چابکی گروه افزار

حتی قبل از آن، در سال 1978 پیتر و ترادی جانسون-لنز اصطلاح گروه افزار را وضع کرده بودند. تعریف اولیه آنها از گروه افزار در سال 1978 اینگونه بود: «فرآیندهای گروهی خود خواسته که با مشایعت یک نرم افزار برای پشتیبانی از آنها همراه است.» آنها بعدا در مقاله­شان گروه­ افزار را فرهنگ میانجی­گرانه کامپیوتر و نمودی از سازمان اجتماعی در فضای پر­تکاپو بیان کردند. گروه افزار، انسان در حال تکامل و سیستم های ابزاری را با هم ادغام نموده ولی همچنان یک سیستم ساده است.

در اوایل دهه 1990 اولین محصولات گروه ­افزار تجاری ارائه شدند و اولین شرکت­ها مانند Boeing و IBM از سیستم های ملاقات الکترونیکی برای پروژه های مهم داخلی استفاده نمودند. Lotus Notes یک نمونه بارز از این دسته محصول است که امکان همکاری گروهی از راه دور را هنگامی که اینترنت هنوز نوپا بود، فراهم نمود.

Kirkpatrick و Losee (1992) بعدا اینگونه نوشتند که اگر گروه ­افزار واقعا در بهره­وری بلند مدت تغییر ایجاد کند، ممکن است تعریف یک دفتر بسیار متفاوت شود. شما می­توانید به عنوان یکی از اعضای گروه ­افزار هر کجا که به رایانه دسترسی داشته باشید به صورت موثر و کارا فعالیت کنید. هرچه رایانه ها کوچکتر و قدرتمند­تر شوند امکان دسترسی در هر مکان بیشتر می­گردد.

طراحی و پیاده سازی مسئله ها

پیچیدگی توسعه گروه ­افزار همچنان یک مسئله است. یک دلیل این امر بُعد اجتماعی-فنی گروه ­افزار است. طراحان گروه ­افزار نه تنها مسائل فنی (مانند توسعه نرم افزار سنتی) بلکه ابعاد سازمانی و فرآیند­های گروه اجتماعی که با اپلیکیشن گروه افزار پشتیبانی می­شوند را باید در نظر داشته باشند. برخی نمونه­ های مشکلات توسعه گروه­ افزار به شرح ذیل هستند:

  • حضور در برخی جلسات لازم است. ارتباطات صوتی و چت معمولا ناپایدار بوده و در انتهای جلسه از بین می­روند. ولی در اتاق مجازی و کابینه های آنلاین فایل­ها به مدت چند سال باقی می مانند. طراح فضای مشارکتی باید نیاز دوره اطلاعات را در نظر داشته باشد و بر اساس آن پیاده­سازی کند.
  • احراز هویت همیشه در گروه افزار یک مسئله بوده است. زمانی که ارتباطات به صورت نقطه به نقطه ایجاد می­شوند یا زمانی که ثبت نام انجام می­شود مشخص است که چه کسی وارد نشست می­شود. ولی نشست‌های صوتی و غیر مستقیم، ریسک حضور لِرکِر اعلان نشده (حاضرین زیرآبی یا همان افرادی که حضور دارند ولی فعالیتی نمی کنند) را دارند به طوریکه امکان مشاهده جلسه را داشته ولی خود را معرفی نکرده و مشارکت نمی­کنند.
  • تا همین اواخر  مسئله پهنای باند در مکان ثابت، استفاده کامل از ابزارها را محدود نموده بود که این مشکلات با تجهیزات موبایلی شدید­تر شده­است.
  • جریان های چندگانه ورودی و خروجی، مسائل همزمانی را برای اپلیکیشن های گروه افزار به همراه دارند.
  • مشکلات انگیزشی به ویژه در محیط هایی که فرایند گروهی پیش فرض وجود نداشته باشد، مهم هستند.
  • همبستگی نزدیک با بعد انگیزشی، یک درخواست دو جانبه است. الیس و همکاران نشان دادند که توزیع منافع و تلاش­ها باید دقیقا متعادل باشند تا اطمینان حاصل شود که همه اعضای گروه واقعا مشارکت دارند.
  • ارتباط بلادرنگ از طریق گروه افزار ممکن است منجر به نویز زیاد، ارتباطات بیش از حد و سربار اطلاعاتی شوند.

یک رویکرد برای اشاره به این مشکلات، بکارگیری الگوهای طراحی به منظور طراحی گروه ­افزار است. الگوها، مشکلات طراحی گروه ­افزار را شناسایی نموده و گزینه های طراحی با مشارکت همه ذینفعان در فرآیند توسعه گروه ­افزار مورد بحث قرار می­گیرند.

گروه افزار و سطوح همکاری

گروه افزار را بر اساس سطح همکاری می­توان به سه دسته تقسیم نمود:

  1. ارتباطات را می­توان به عنوان تبادل اطلاعات غیر ساخت­یافته تصور نمود. تماس تلفنی یا چتIM نمونه هایی از این دسته هستند.
  2. کنفرانس (سطح همکاری­ مشارکتی {Collaboration} که در مقالات علمی اشاره شده است)، اشاره به کار تعاملی برای رسیدن به یک هدف مشترک دارد. طوفان فکری یا رای گیری نمونه هایی از این دسته هستند.
  3. انتصاب مشترک، اشاره به یک کار پیچیده و غیر­مستقل برای رسیدن به هدف مشترک دارد. یک استعاره مناسب برای درک این دسته مثال تیم­های ورزشی هستند که در آنها هرکس باید نقش درستی در زمان درست ایفا نموده و بازی فردی را با موقعیت پیش­رو منطبق سازد ولی در عین حال هر کس کار متفاوتی انجام می­دهد تا تیم بتواند برنده شود. این یک کار پیچیده غیر مستقل برای رسیدن به یک هدف مشترک یعنی مدیریت مشارکتی است.


بخش سوم

تعریف و مفهوم گروه افزار (توسط Techopedia)

گروه افزار یک دسته از برنامه­ های کامپیوتری است که به افرادی که در مکان­های مختلف جغرافیایی قرار دارند امکان مشارکت در پروژه­ هایی را می­دهد که دارای یک هدف مشترک هستند و این کار را از طریق واسطه­ های مشترک اینترنتی جهت بر­قراری ارتباط با گروه فراهم می­کند.

همچنین می­توان سیستم­های ذخیره­سازی از راه دور که برای بایگانی فایل­های داده­ای پر­استفاده به کار می روند را جز گروه ­افزار تلقی نمود. این سیستم­ها توسط اعضای گروه قابل تغییر، استفاده و بازیابی هستند.

گروه افزار با نام نرم افزار مبتنی بر همکاری نیز شناخته می شود.

Techopedia گروه افزار را بدینگونه تشریح می­کند، اولین محصولات گروه ­افزار تجاری در اوایل دهه 1990 ظهور یافتند یعنی زمانیکه غول های بین­المللی مانند IBM و بویینگ از سیستم­های ملاقات الکترونیکی برای پروژه ­های داخلی­شان استفاده می­نمودند. همچنین Lotus Notes به عنوان یک محصول اصلی این دسته ظاهر شدند و مشارکت­های گروهی از راه دور را بسیار بهبود بخشیدند.

سیستم های گروه افزار بر اساس عملکرد شان طبقه بندی می شوند:

  • ارتباطات رایانه­ای، ارتباطات مشارکتی مستقیم را پشتیبانی می­کنند.
  • سیستم های جلسات و پشتیبانی تصمیم گیری، درک مشترکی از اپلیکیشن های همکاری مشارکتی دارند.
  • مصنوعات و ابزارها از طریق اشیا کاری مشترک از تعامل شرکت ­کنندگان پشتیبانی می ­کنند.

گروه افزار ماهیت همگام و یا غیر همگام دارد. گروه افزار همگام، یک دسته از اپلیکیشن­هایی است که به گروهی از افراد که از لحاظ فیزیکی جدا هستند امکان تعامل با یکدیگر را با استفاده از اشیای ارتباطی مشترک در زمان واقعی (بلادرنگ) می­دهد. الزام اساسی گروه ­افزار همگام، هماهنگی بلادرنگ بین کلاینت­ها است. واسط کاربر از مفهوم اتحاد پشتیبانی می­کند. واسط­های کاربر نیازمند کانال های صوتی مشترک برای برقراری ارتباط هستند.

گروه افزار ناهمگام از ایمیل، پیام­های ساختار یافته، گردش­کاری، عامل­ها، عامل­های کنفرانس رایانه­ای، سیستم های اشتراک فایل و سیستم های نوشتار مشارکتی استفاده می­کنند.

مشارکت نا­همگام بین کاربران تنها در صورتی به خوبی حفظ می­شود که آنها مجوز مشارکت بدون محدودیت داشته باشند. این امر می­تواند از طریق سیستم­های مدیریت داده با دسترسی خواندن  یا نوشتن انجام شود. کاربران می­توانند به روز رسانی­های همزمان را اجرا کنند.

کاربرد گسترده گروه افزار در اینترنت به توسعه وب 2.0 که از پیام ­رسانی فوری استفاده می­کند، وب کنفرانس، تقویم­های گروهی، اشتراک اسناد و غیره کمک نموده است.


بخش چهارم

نرم افزار همکاری (تشریک مساعی / Collaboration)

توسط Techopedia

تکوپدیا - Techopedia

مفهوم نرم افزار همکاری چیست؟

نرم افزار همکاری امکان به اشتراک­ گذاری، پردازش، مدیریت فایل­ها، اسناد و سایر انواع داده را بین چندین کاربر یا سیستم فراهم می­کند. این نوع نرم افزار به دو یا بیش از دو کاربر از راه دور امکان کار مشترک روی یک وظیفه یا پروژه را می­دهد.

نرم افزار همکاری همچنین با عنوان نرم افزار مشارکتی، نرم افزار همکاری آنلاین و گروه افزار شناخته می­شود.

Techopedia نرم افزار مشارکتی را بدینگونه تشریح می­کند که نرم افزار همکاری در اصل برای بهبود بهره­وری در گروهی از افراد و به طور ویژه برای بهبود بهره­وری درون سازمان طراحی شده است. این امر از طریق قابلیت های مدیریت و پردازش وظایف هماهنگ شده که توسط این نوع برنامه فراهم شده­ اند، میسر می­شود.

کاربران با استفاده از نرم ­افزار همکاری، هر کدام فضای کاری ایجاد کرده و داده­ ها یا گردش­های کاری را به آن وارد می­کنند. این فضای کاری توسط همه کاربران صرف نظر از مکان فیزیکی­شان قابل مشاهده و دسترسی است وتوسط کاربر اصلی به فضای کاری می­توان دسترسی داشت. هر تغییر ایجاد شده در داده­ ها یا فایل­ها از طریق نرم افزار همکاری بین همه کاربران همگام شده و اطمینان حاصل می­گردد که هر فرد به­روزترین نسخه پروژه پیش رو را دارد.

در نرم افزار همکاری مبتنی بر ابر، داده ­های مشابه انباشته شده و مستقیما توسط سایت نرم­ افزار میزبان مورد دسترسی قرار می­گیرند. Lotus Notes، Microsoft Groove و SharePoint رایج ترین نمونه های نرم ­افزار همکاری هستند که در ایران مورد استفاده قرار گرفته اند.

نرم افزار مبتنی بر همکاری (مشارکتی / Collaboration)

توسط PCMag

PCMag - مجله پی سی مگزین

نرم افزاری است که به افراد امکان کار مشترک روی اسناد و پروژه­ های یکسان در شبکه های محلی و از راه دور را می­دهد. IBM Notes (در اصل Lotus Notes) پدر گروه افزار در نظر گرفته شده و اولین اصطلاح برای نرم افزار مبتنی بر همکاری بوده است. همچنین اصطلاح نرم افزار اجتماعی، به نرم افزار همکارانه ای گفته می­شود که سیستم های ارتباطی از جمله پیام­ رسانی فوری، چت، ویدئو کنفرانس و ایمیل را نیز در بردارد.

برای اطلاع بیشتر این واژگان را می توانید در مجله PCMAG جستجو کنید: Slack، گروه افزار، اپلیکیشن به اشتراک گذاری، ویکی، ایمیل، چت، پیام رسانی فوری، وبلاگ، داده های کنفرانسی و ویدئو کنفرانس.

نتیجه گیری

در دنیای فناوری اطلاعات، تعاریف فراوانی برای گروه افزار وجود دارد. این عبارت یک عبارت نوظهور نیست بلکه خاستگاهی بسیار دیرینه در مقیاس فناوری اطلاعات دارد. گروه افزارها به دامنه وسیعی از سیستم ها اطلاق می شود که محیطی برای همکاری مشارکتی افراد برای هدفی مشترک فراهم می آورند.

با این حال این کلمه در ادبیات فارسی و در حوزه فناوری اطلاعات ایران بسیار مغفول مانده است. شاید بی توجهی به جایگاه، تعریف و مفاهیم گروه افزار ها باعث شده است علی رغم کاربرد بسیاری از نرم افزارهایی که در این دامنه قرار می گیرد، فلسفه وجودی و تعامل پذیری این سیستم ها از نظر دور مانده و در نتیجه سیستم ها به جای تمرکز بر بهره وری به سمت الکترونیکی شدن بروکراسی رفته باشند.

تعاریف و بررسی جایگاه این عبارت لزوم توجه و آموزش مدیران فناوری اطلاعات و منابع انسانی برای بکارگیری این سیستمها با هدف افزایش بهره وری را نشان می دهد. همچنین آینده نگری برای پیش بینی روند آتی جهانی نیز نباید مغفول بماند.

پیشنهاد می کنم این مقاله ها را هم بخوانید:

درود

محسن روح الامین

پاییز 98

دسته بندی ها :
  ارتباطات داخلی سازمان - تعاملات سازمان - شبکه اجتماعی سازمانی - مقالات -
این نوشته به اشتراک گذاشته شد 0 بار
 400

ثبت نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

درخواست دمو | نظام پیشنهادات | مدیریت جلسات | طراحی سایت | شبکه اجتماعی سازمانی