آخرین روش‌های مدیریت ریسک بصری

فرقی نمیکند که یک شرکت بزرگ و چند ملیتی باشد یا استارتاپی، به هر حال وقوع ریسک‌ها اجتناب‌ناپذیرند. در واقع مواجهه با ریسک بخشی از یک فعالیت جدید یا روتین است.

 بهترین رویکرد کاهش تأثیر منفی‌ای که ممکن است ریسک‌ها بر یک کسب و کار بگذارند، این است که تکنیک‌ها و روش‌های مدیریت ریسک در ساختار کسب و کار گنجانده شوند.

در این مقاله، به بررسی روش‌های مدیریت ریسک بصری که ممکن است در هر مرحله از استراتژی مدیریت ریسک شما مورد استفاده قرار بگیرند، میپردازیم.

مدیریت ریسک به چه معناست؟ 

مدیریت ریسک، فرایندی است که به واسطه‌ی آن ریسک‌ها به شکلی فعالانه شناسایی و کنترل میگردند. این اقدام به یک کسب و کار امکان افزایش موفقیت را از طریق به حداقل رساندن تهدیدات و به حداکثر رساندن فرصت‌ها ارائه میدهد. مدیریت ریسک برای کسب و کارها، یک اقدام ضروری است چرا که به پیشگیری از زیان‌های مالی و افزایش درآمد کمک میکند.

سایر مزایای مدیریت ریسک شامل موارد ذیل است:

• کمک به تعیین پروژه‌هایی که احتمالاً به مشکل برخورده‌اند و اجرای راه حل‌های مشکلات آنها
• کمک به آماده شدن در برابر تهدیدهای غیرمنتظره
• کمک به فراهم کردن داده‌های کافی برای اتخاذ تصمیمات مرتبط با پروژه‌ها / رویدادها
• کمک به بهبود ارتباط میان ذی‌نفعان و تیم‌های پروژه
• کمک به تیم‌ها برای تمرکز بیشتر بر نتایج کلیدی

مراحل مهم و کلیدی فرایند مدیریت ریسک شامل شناسایی ریسک، آنالیز ریسک‌ها و برنامه‌ریزی برای کاهش آنهاست. این مراحل به صورت جزئی و به همراه تکنیک‌های مدیریت ریسک در ادامه شرح داده میشوند.

شناسایی ریسک

فرایند مدیریت ریسک قبل از تدوین اهداف و با شناسایی ریسک‌ها آغاز میگردد. مرحله‌ی شناسایی ریسک باید در ابتدای پروژه انجام شود و نباید آن را در اواسط یا حین پیشبرد پروژه انجام داد چرا که ممکن است خیلی دیر شده باشد.

شناسایی ریسک‌ها را میتوان با دو روش انجام داد:

• از طریق شناسایی عوامل ریشه‌ای و اصلی و تأثیری که ممکن است داشته باشند.
• از طریق شناسایی عملیات مهمی که شرکت باید برای دستیابی به هدف انجام دهد و همچنین تعیین چگونگی شکست آنها 

روش‌های مدیریت ریسک بصری که در ادامه عنوان شده‌اند، برای شناسایی زودهنگام ریسک‌ها مناسب هستند.

دیاگرام درخت تصمیم (Decision Tree Diagram)

هنگام مواجهه با گزینه‌های متعدد تصمیم‌گیری، میتوان از درخت‌های تصمیم برای اتخاذ تصمیمات استفاده نمود. این کار امکان ارزیابی ارزش نتایج و احتمال دستیابی به آنها را به ما میدهد و این امر نیز به نوبه‌ی خود به گرفتن تصمیمات بهتر کمک میکند.

چگونه میتوان از درخت تصمیم استفاده کرد؟

مرحله 1: شناسایی تصمیمات و ترسیم درخت تصمیم بر مبنای تصمیمات، هزینه‌ها و فرصت‌های گزینه‌های غیرقطعی موجود

مرحله 2: مشخص کردن احتمال وقوع ریسک و اختصاص این احتمال به ریسک

مرحله 3: در این مرحله باید ارزش نقدی و پولی ریسک تعیین شود یا به عبارت دیگر در صورت بروز ریسک، باید تعیین شود که چقدر میتوان هزینه کرد.

مرحله 4: محاسبه‌ی ارزش پولی مورد انتظار (Expected Monetary Value (EMV)) هر مسیر تصمیم از طریق ضرب احتمال در میزان تأثیر

نمودار تأثیر (Influence Diagram)

نمودار تأثیر برای نمایش خلاصه اطلاعات یک درخت تصمیم به کار میرود؛ این نمودار متغیرهایی که هنگام اتخاذ تصمیم شناخته و ناشناخته هستند را به همراه روابط بین آنها نشان میدهد. مستطیل‌ها نماد تصمیمات، بیضی‌ها نماد عدم قطعیت‌ها (uncertainties) و  لوزی‌ها نماد مقادیر یا خروجی‌های مورد نظر هستند. تأثیر هر متغیر روی دیگری با پیکان نشان داده میشود.

نحوه‌ی کار با این نمودار:

مرحله 1: تعیین تصمیماتی که برای رسیدن به اهداف باید گرفته شوند.

مرحله 2: ریسک‌ها و فاکتورهای عملکردی که ممکن است بر دستیابی به هدف تأثیر بگذارند را باید در نظر گرفت.

مرحله 3:  شناسایی فاکتورهای ثانویه‌ای که عدم قطعیت مرتبط با فاکتورهای عملکردی را متأثر میکنند.

مرحله 4: شناسایی فاکتورهای ریسک درجه دوم که ممکن است بر فاکتورهای ثانویه تأثیر بگذارند.

مرحله 5: ادامه دادن تعیین فاکتورهای مؤثر بر عدم قطعیت تا زمانی که همه‌ی ریسک‌های کلیدی شناسایی شوند.

تحلیل جدول SWOT

شما حین برنامه‌ریزی برای یک پروژه‌ی جدید و یا  توسعه‌ی فرایند جدید، از تحلیل SWOT برای آگاهی از ریسک‌هایی که ممکن است رخ دهند، میتوانید کمک بگیرید. این تحلیل به شما در شناسایی نقاط قوت، ضعف، تهدیدها و فرصت‌های مرتبط با رویداد کمک میکند.

نمودار استخوان ماهی (Fishbone Diagram)

این نمودار که با عنوان نمودار ایشیکاوا (Ishikawa diagram) و نمودار علت و معلول نیز شناخته شده است برای تشریح یک مسئله و شناسایی علل ریشه‌ای آن به کار میرود. این نمودار به شکل وارونه کار میکند زیرا به شناسایی علل یک اثر خاص کمک می‌نماید.

نقشه‌های فرایند (Process Maps)

نقشه‌های فرایند به نمایش گام‌های اصلی و روابط میان آنها در یک فرایند کمک میکنند. افرادی که  با استفاده از نقشه‌ی فرایند، رئوس مهم فرایند را انجام میدهند، به بررسی دقت و صحت روند کار کمک میکنند. علاوه بر این میتوان گلوگاه‌ها (bottlenecks) و موانع را مشخص نمود.

نحوه‌ی کار:

مرحله 1: مشخص نمودن تیم مورد نیاز برای نقشه‌ی فرایند، خواه این فرایند جدید باشد و خواه در حال طراحی مجدد

 مرحله 2: گردآوری همه‌ی افرادی که در انجام / توسعه‌ی فرایند دخیل هستند و ایجاد طوفان فکری (brainstorm) همه‌ی اطلاعات مربوط به فرایند نظیر ورودی‌ها، خروجی‌ها و غیره.

مرحله 3: انجام مراحل شناسایی‌شده به شکل ترتیبی

مرحله 4: ترسیم نقشه‌ای که وضعیت موجود فرایند را نشان دهد

مرحله 5: شناسایی گلوگاه‌ها و اشکالات موجود در فرایند

تحلیل ریسک شناسایی شده

زمانی که ریسک‌ها شناسایی شدند، گام بعدی ارزیابی ریسک‌هاست تا نوع تأثیر آنها بر کسب و کار و پروژه‌های فعلی مشخص شود. با انجام صحیح تحلیل ریسک، میتوان اولویت ریسک‌ها را بر اساس بیشترین تأثیری که بر کسب و کار دارند، مشخص نمود. 

تحلیل ریسک‌ها را میتوان با دو روش انجام داد:

• تحلیل کیفی ریسک: در این روش ریسک‌ها بر اساس احتمال وقوعشان و تأثیری که ممکن است بر پروژه‌ها، کسب و کار و غیره داشته باشند، تحلیل میشوند.
• تحلیل کمّی ریسک: در این روش، نتایج احتمالی کمی‌سازی شده و احتمال دست‌یابی به اهداف بررسی میشوند.

در ادامه چند روش مدیریت ریسک که حین تحلیل مرحله فرایند مدیریت ریسک کمک میکنند، ارائه شده است:

احتمال ریسک و ماتریس تأثیر

این یک ابزار برای ارزیابی کیفی ریسک است که به ارزیابی تأثیر نسبی (کم یا زیاد) ریسک و احتمال وقوع آن (کم یا زیاد) کمک میکند.

 نحوه‌ی کار:

طبق ماتریس تأثیر و احتمال ریسک، دو بعد برای ریسک وجود دارد:

احتمال –  احتمال وقوع ریسک میتواند بین 0 درصد تا کمتر از  100 درصد باشد و به این ترتیب یک رویداد محتمل الوقوع است.

تأثیر– یک ریسک همیشه تأثیر منفی دارد.

با استفاده از این ابزار میتوان نرخ ریسک‌های بالقوه را بر اساس این دو بعد تعیین کرد. با توجه به مکان قرار گرفتن ریسک‌ها در ماتریس، میتوان آنها را به صورت زیر اولویت‌بندی نمود:

تأثیر کم-احتمال کم

تأثیر کم-احتمال زیاد

تأثیر زیاد-احتمال کم

تأثیر زیاد- احتمال زیاد

ریسک‌های موجود در سمت چپ پایین معمولاً نادیده گرفته میشوند و این در حالی است که ریسک‌های موجود در سمت راست بالا باید اولویت زیادی داشته باشند.

نمودار پره‌تو (Pareto Chart):

نمودار پره‌تو یک روش عالی برای تعیین اولویت‌بندی مشکلات بر اساس تأثیر تجمعی‌شان بر سیستم است. طول میله‌ها در این نمودار نمایانگر فرکانس یا هزینه (زمانی یا پولی) است و میله‌ها ازبزرگترین میله در سمت چپ تا کوچکترین در سمت راست مرتب میشوند. این رویکرد، مهمترین وضعیت را به تصویر میکشد.  

نحوه‌ی کار:

مرحله 1: شناسایی معیارها (فرکانس، هزینه زمان و غیره) و دسته‌هایی که برای گروه‌بندی آیتم‌ها نیاز است .

مرحله 2: تعیین دوره زمانی (یک ساعت، هفته یا روز و غیره) که نمودار پره‌تو قرار است، آن را پوشش دهد.

مرحله 3: جمع‌آوری داده‌ها به همراه دسته و معیارهای کلی هر دسته

مرحله 4:  تعیین مقیاس صحیح برای معیارها و نشان دادن مقیاس در سمت چپ نمودار

مرحله 5: علامت‌گذاری میله‌ها برای هر دسته و قرار دادن بلندترین میله در سمت چپ

مرحله 6: محاسبه‌ی درصد برای هر دسته

مرحله 7: محاسبه و ترسیم حاصل‌جمع تجمعی   

تحلیل درخت خطا (Fault Tree Analysis)

تحلیل درخت خطا به شناسایی احتمال نتایج مختلف خطاها و نقص‌های مورد نظر کمک میکند. تحلیل درخت خطا همچنین به شناسایی احتمال وقوع یک رویداد از طریق نمایش رویداد در بالا و شرایط ایجادکننده‌ی رویداد کمک مینماید.

نحوه‌ی کار:

مرحله 1: شناسایی خطا / نقصی که باید تحلیل شود.

مرحله 2: لیست کردن علل مستقیم یا بلافصل خطا. بررسی کامل هر مرحله باید انجام شود تا علل ریشه‌ای تحلیل گردند.

مرحله 3: هنگام اعمال داده‌ها روی درخت خطا باید از آن برای ارزیابی استفاده نمود.

برنامه‌ریزی برای اجتناب از ریسک‌های آتی

در مرحله‌ی برنامه‌ریزی چرخه مدیریت ریسک، باید به کاهش ریسک‌ها از طریق یافتن راه‌حل‌ها و کنترل آنها توجه نمود. کار را باید از ریسک‌هایی شروع کرد که شدیدترین تأثیر را بر پروژه یا سازمان داشته‌اند و باید به دنبال نحوه‌ی حداقل کردن تأثیر آنها بود.

دیاگرام چرخ آینده (Futures wheel diagram)

چرخ آینده ابزاری است که میتوان برای شناسایی نتایج مستقیم و غیرمستقیم روند، رویداد یا تصمیم خاصی از آن استفاده نمود.

نحوه‌ی کار:

مرحله 1: شناسایی تغییری که میتواند یک مسئله یا ریسک بالقوه باشد.

مرحله 2: انجام جلسه طوفان فکری در مورد پیامدهای احتمالی این روند.

مرحله 3: انجام جلسه طوفان فکری در مورد پیامدهای ثانویه یا درجه دوم که مرتبط با پیامدهای «مرتبه اول» که قبلاً شناسایی شده‌اند، هستند. این نمودار را میتوان با اضافه نمودن چندین لایه توسعه داد.

مرحله 4: زمانی که چرخ‌های آینده کامل شد، باید نمای کلی از پیامدهای مستقیم و غیرمستقیم تغییری که قرار است پیاده شود را به دست آورد.

مرحله 5: بررسی پیامدهای منفی و شناسایی اقدامات بالقوه‌ای که میتوان برای کنترل آنها انجام داد.

چارت برنامه تصمیم‌گیری فرایند (process decision program chart)

چارت برنامه تصمیم‌گیری فرایند (PDPC) به یافتن اشتباهاتی که در برنامه‌ی در دست تدوین رخ داده کمک میکند. از این چارت میتوان برای اصلاح برنامه و پیشگیری از بروز مشکل و آماده‌سازی برنامه احتمالی[1] جهت کاهش ریسک استفاده نمود.

نحوه‌ی کار:

مرحله 1: ایجاد نمودار درختی برنامه، لیست نمودن اهداف، فعالیت‌های مهم و وظایفی که باید در هر فعالیت تکمیل گردند.

مرحله 2: به دست گرفتن وظایف سطح سوم و انجام طوفان فکری در مورد آنچه ممکن است، اشتباه انجام شود.

مرحله 3: اگر پیامدهای مسائلی که قبلاً شناسایی شده‌اند، ناچیز بودند باید آنها را کنار گذاشت و مسائل مهمی که مرتبط با هر وظیفه روی نمودار درختی هستند را به عنوان سطح چهارم در نظر گرفت.

مرحله 4: فراهم کردن اقدامات متفاوت با هر مسئله و اضافه نمودن آنها به عنوان سطح پنجم به برنامه.

مرحله 5: بررسی اقدامات عملی و متفاوت هر مسئله بر اساس زمان، منابع، هزینه و غیره. لازم است که از X برای نمایش راه‌حل غیرعملی و ازO  برای نمایش راه‌حل عملی استفاده نمود.

تحلیل ریسک- پاداش (Risk-Reward Analysis)

تحلیل ریسک-پاداش ابزاری است که برای ارزیابی گزینه‌های مختلف ریسک و پاداش مورد استفاده قرار میگیرد.

نحوه‌ی کار:

مرحله1: لیست نمودن گزینه‌ها و ریسک‌های احتمال مرتبط با آنها.

مرحله 2: ترسیم ریسک‌ها و پاداش‌های مربوط به نمودار ریسک-پاداش.

مرحله 3: برخی گزینه‌ها ممکن است دارای نمایه ریسک-پاداش مثبت باشند و باید زمانی را اختصاص داد تا متوجه شد که آیا برای کاهش ریسک‌های سایر گزینه‌ها نیز باید زمان صرف کرد یا خیر.

مرحله 4: مقایسه هر گزینه با دیگری برای شناسایی بهترین گزینه

اضافه نمودن لیست تکنیک‌های مدیریت ریسک دیداری

تکنیک‌های مدیریت ریسک که در بالا مورد بحث قرار گرفتن به شناسایی، تحلیل و کنترل ریسک‌هایی که ممکن است حین پروژه‌ها یا توسعه فرایندهای جدید کسب و کار رخ دهند، کمک میکنند.

آیا در مورد سایر تکنیک‌های بصری که برای مدیریت ریسک به کار میرود، شناختی دارید؟

نظرات خود را با ما در میان بگذارید.

با کلیک روی لینک‌های زیر درباره‌ی مدیریت ریسک بیشتر بخوانید:

10 استراتژی مدیریت ریسک مالی

درباره‌ی مدیریت ریسک

منبع: سایت creately.com