همه‌ی ما می‌دانیم که جلسات تا چه اندازه مهم هستند، زیرا تأثیر زیادی در روند موفقیت یا عدم موفقیت سازمان دارند. جلسات زمان گرانبهایی را می‌گیرند، ممکن است مدیریت آنها دشوار باشد و اغلب باعث شوند ما احساس ناامیدی و بی‌ثمری کنیم. خوشبختانه، استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات می‌تواند مزایای زیادی برای یک کسب و کار داشته باشد. در این بررسی به شما کمک می‌کنیم تا بتوانید نرم افزار مناسبی را برای مدیریت جلسات و مصوبات پیدا کنید.
نرم افزار مدیریت جلسات چیست؟
نرم افزار مدیریت جلسات نوعی فناوری است که به سازمان‌ها در برنامه ریزی، هماهنگی و مدیریت کارآمدتر جلسات کمک می‌کند. می‌توان از این سیستم برای ایجاد دستور کارها، تعیین وظایف، ثبت یادداشت‌ها و پیگیری پیشرفت کارها استفاده کرد. همچنین مدیریت جلسات به خودکارسازی فرآیندها کمک می‌کند و هماهنگی لجستیک جلسات را آسان‌تر کردخ و همه‌ی شرکت کنندگان را در یک مسیر نگه می‌دارد.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات
نرم افزار مدیریت جلسات می‌تواند به سازمان‌ها در صرفه جویی در زمان و هزینه با ساده سازی فرآیند جلسات کمک کند. این مهم در کاهش وظایف اضافی و جلوگیری از ارتباط نادرست مؤثر است و سازماندهی و برنامه ریزی را آسان‌تر می‌کند. همچنین می‌تواند به تیم‌های مختلف سازمان کمک کند تا به طور مؤثرتری با یکدیگر همکاری کنند و آنها را قادر می‌سازد سریع‌تر و دقیق‌تر تصمیم بگیرند.
ویژگی‌های نرم افزار مدیریت جلسات
هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت جلسات، مهم است که به دنبال ویژگی‌هایی باشید که استفاده از نرم افزار را آسان می‌کند و با ابزارهای دیگر ادغام می‌شود. ویژگی‌هایی مانند مدیریت کار، ایجاد دستور کار، زمان بندی جلسات و یادداشت برداری باید گنجانده شوند. همچنین در نظر گرفتن ویژگی‌های امنیتی نرم افزار و همچنین هزینه و مقیاس پذیری آن بسیار مهم است.
نرم افزار مدیریت جلسات برای هر نوع سازمانی، از استارت آپ‌های کوچک گرفته تا شرکت‌های بزرگ قابل استفاده است. این نرم افزار می‌تواند به تیم‌های سازمان در هر اندازه کمک کند تا جلسات را به شکلی سازماندهی شده برگزار کنند. همچنین ارتباط و همکاری بهتر را تسهیل می‌بخشد.
انواع نرم افزار مدیریت جلسات
برای شروع کار، درک انواع نرم افزارهای مدیریت جلسه مهم است. به طور کلی، دو نوع سیستم مدیریت جلسات وجود دارند که شامل نرم افزار مبتنی بر وب و نرم افزار مبتنی بر دسکتاپ است. نرم افزار مدیریت جلسات مبتنی بر وب در فضای ابری میزبانی می‌شود و امکان دسترسی از راه دور را از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت فراهم می‌کند. نرم افزار مدیریت جلسات مبتنی بر دسکتاپ بر روی کامپیوتر نصب می‌شود و به شما امکان می‌دهد در هر زمان و بدون نیاز به اتصال به اینترنت به نرم افزار دسترسی داشته باشید.
بهترین شیوه‌ها برای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات شامل تعیین انتظارات واضح، ایجاد برنامه‌های پیش از موعد، یادداشت برداری در طول جلسات و تعیین وظایف به اعضای تیم مناسب است. همچنین مهم است که نرم افزار را به روز نگه دارید و مطمئن شوید که همه اعضای تیم از آن به درستی استفاده می‌کنند. علاوه بر این، بررسی منظم داده‌های جلسه برای شناسایی زمینه‌های بهبود مهم است.
معیارهای خرید نرم افزار مدیریت جلسات
نرم افزار مدیریت جلسات حداقل باید توانایی‌ها زیر را به کسب و کارها بدهد:
- بستری برای ارتباطات صوتی و تصویری پایدار فراهم کند.
- دارای قابلیت برنامه ریزی جلسات باشد.
- ابزارهایی را برای کمک به برنامه ریزی، سازماندهی و ضبط جلسات ارائه دهد.
- بتوان قابلیت‌های اضافی را نرم افزار مدیریت جلسات در نظر گرفت.
برخی از نرم افزارها امکان تخصیص و ردیابی کارها را فراهم می‌کنند، در حالی که برخی دیگر عملکردها یا ماژول‌های مکملی را ارائه می‌دهند که ممکن است برخی مشاغل به آن نیاز داشته باشند (مانند پشتیبانی VoIP یا نرم افزار مرکز تماس).
بهترین نرم افزار مدیریت جلسات و مصوبات
انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت جلسات به نیازهای سازمانی شما بستگی دارد. آیا به ابزارهای ویدئو کنفرانس نیاز دارید؟ آیا نیاز به ذخیره مصوبات دارید؟ هنگامی که نیازها را شناسایی کردید، می‌توانید نرم افزار مناسب را پیدا کنید. بیایید به لیست 10 تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت جلسات و مصوبات در سال 2023 نگاهی بیندازیم.
ابزارهای ویدئو کنفرانس
بهترین ابزارهای ویدئو کنفرانس به شرح زیر هستند:
نرم افزار Zoom
نرم افزار زوم یک ابزار مدیریت جلسات بصری و با کاربرد آسان است که به شما امکان می‌دهد از هر کجا با تیم خود ارتباط برقرار کنید.
ویژگی‌های اصلی:
- اشتراک گذاری صفحه نمایش
- اتاق‌های برک آوت
- تخته وایت برد
- گفتگوی خصوصی
نوع: هم مبتنی بر وب و هم مبتنی بر دسکتاپ
نرم افزارMicrosoft Teams
مایکروسافت تیمز یکی دیگر از نرم افزارهای عالی مدیریت جلسات برای تیم‌هایی است که نیاز به همکاری در پروژه‌ها و حفظ ارتباط با یکدیگر دارند. این نرم افزار بخشی از Microsoft 365 است و بنابراین به طور یکپارچه با سایر برنامه‌های مایکروسافت ادغام می‌شود.
ویژگی‌های اصلی:
- جلسات صوتی و تصویری
- ضبط جلسات
- اشتراک گذاری فایل
- مدیریت کارها
- همکاری مبتنی بر چت در زمان واقعی
نوع: هم مبتنی بر وب و هم مبتنی بر دسکتاپ
نرم افزار Google Meet
گوگل میت سومین ابزار نرم افزار مدیریت جلسه است که می‌تواند به شما کمک کند تا در صورت نیاز با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید.
ویژگی‌های اصلی:
- اشتراک گذاری صفحه نمایش
- ضبط جلسات آنلاین
- پیام رسانی ایمن
- اتاق‌های برک آوت
- شرح خودکار گفتار به متن در طول تماس
نوع: مبتنی بر وب
ابزارهای همکاری
بهترین ابزارهای همکاری به شرح زیر هستند:
نرم افزار Miro
میرو یک ابزار وایت برد آنلاین است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا به صورت بصری در پروژه‌ها همکاری کنند. این ابزار را می‌توان برای طوفان فکری یا ساده سازی ایده‌ها در جلسات تیمی و همچنین برگزاری جلسات پربارتر استفاده کرد.
ویژگی‌های اصلی:
- همکاری در زمان واقعی
- ردیابی وظایف
- قالب‌های تعاملی
نوع: هم مبتنی بر وب و هم مبتنی بر دسکتاپ
نرم افزار Slack
اسلک یک پلتفرم ارتباطی عالی برای تیم‌هایی است که باید در زمان واقعی به یکدیگر در ارتباط باشند.
ویژگی‌های اصلی:
- تماس‌های تصویری و صوتی
- اشتراک گذاری صفحه نمایش
- پیام رسانی مستقیم
- کانال‌هایی برای موضوعات و گروه‌های خاص از افراد
نوع: هم مبتنی بر وب و هم مبتنی بر دسکتاپ
نرم افزار Asana
آسانا یک ابزار مدیریت کار جامع است که برای کمک به تیم‌ها جهت سازماندهی جلسات طراحی شده است. می‌توان از این نرم افزار برای ایجاد چک لیست، تعیین وظایف یا ایجاد برنامه‌های جلسات استفاده کرد.
ویژگی‌های اصلی:
- لیست وظایف
- بُردهایی برای پروژه‌ها و اعضای تیم
- ردیابی پیشرفت
- اعلان‌های خودکار
- ادغام با سایر ابزارها
نوع: هم مبتنی بر وب و هم مبتنی بر دسکتاپ
ابزارهای رونویسی
بهترین ابزارهای رونویسی به شرح زیر هستند:
نرم افزار Otter
Otter یک سرویس رونویسی است که ضبط‌های صوتی یا فیلم‌های شما را می‌گیرد و آنها را به رونوشت تبدیل می‌کند. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که برنامه جلسه خود را از قبل برنامه ریزی کنید.
ویژگی‌های اصلی:
- جستجوی کلمه کلیدی
- هایلایت دستی متون
- یادداشت برداری دستی
- سازمان دهی اسناد
نوع: مبتنی بر وب
نرم افزار Fireflies
فارفایلز یک سرویس رونویسی مبتنی بر ابر است که به طور خاص برای مشاغلی طراحی شده است که به رونویسی تماس‌های صوتی یا تصویری خود نیاز دارند.
ویژگی‌های اصلی:
- ضبط صدا و تصویر
- هایلایت دستی متون
- یادداشت برداری دستی
نوع: مبتنی بر وب
کلام آخر
مدیریت جلسات ممکن است مشکل به نظر برسد، اما لزومی ندارد نگران باشید! با استفاده از ابزارهای برتر مدیریت جلسات می‌توانید مطمئن شوید که هر جلسه بدون مشکل برگزار می‌شود و در عین حال بیشترین بهره را از هر جلسه می‌برید. چه از راه دور کار کنید و چه حضوری، این ابزارها تضمین می‌کند که همیشه یک قدم جلوتر هستید.
ثبت نظر