توصیه شماره 9: دسترسی را آسان کنید
نوبت رسید به نهمین توصیه از مجموعه توصیه‌های من در مورد ایجاد یک «شبکه اجتماعی سازمانی» موفق. این توصیه به توصیه شماره 8 در مورد یکپارچگی «شبکه اجتماعی سازمانی» با محل‌های انجام کارهای کارکنان مربوط میشود اما تمرکز این توصیه بر برنامه‌های و جریان کارهایی است که کارکنان به آنها عادت کرده‌اند. این توصیه بیشتر بر سهولت‌های پنهان و سیار بودن ESN تأکید دارد.
توصیه شماره 9:
دسترسی را آسان کنید
البته یکپارچگی با نرم‌افزارها که در توصیه شماره 8 به آن پرداختیم، بخش مهمی از دسترسی آسان به «شبکه اجتماعی سازمانی» است اما در این قسمت من می‌خواهم در مورد ویژگی‌های دیگری صحبت کنم که به نرم‌افزارهای خاصی که افراد از آن استفاده میکنند مربوط نمیشود.
اول، سهولت دسترسی متأثر از سهولت فرآیند ورود به سیستم «شبکه اجتماعی سازمانی» است. با فرض اینکه کارکنان باید وارد فضای کاری (Domain) خود شوند، منطقی نیست که آنها را مجبور کنیم برای اهداف دیگر مربوط به کار باز هم وارد سیستم «شبکه اجتماعی سازمانی» شوند. مسائل دیگری هستند که علاوه بر ورود به سیستم‌ها و برنامه‌های مختلف در طول روز، کارکنان را ناراحت میکنند. مخصوصاً اینکه همه‌ی آنها با فایروال سازمان محافظت شوند. این ورودهای متعدد بسیار وقت‌گیر هستند.
بنابراین سعی کنید که با یک ورود مشترک (Single Sign-On) کارکنان بتوانند به «شبکه اجتماعی سازمانی» و سایر برنامه‌ها و سیستم‌های مورد استفاده خود دسترسی داشته باشند. پس اگر هنوز برای خرید «شبکه اجتماعی سازمانی» خود هزینه نکرده‌اید، از خرید ESNهایی که امکان یکبار ورود را برای استفاده از تمام این برنامه‌ها در اختیار شما قرار نمیدهند، پرهیز کنید. اگر قرار است در سازمانتان از «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده کنید و آن را با سیستم‌های دیگر یکپارچه کنید، باید بتوانید ورودهای متعدد و وقت گیر را حذف کنید.
راه دیگر برای تسهیل دسترسی به «شبکه اجتماعی سازمانی» ایجاد قابلیت دسترسی سیار به آن از طریق ابزارهای سیار شخصی یا کاری کارکنان است. ظاهراً هنوز بسیاری از سازمانها برای حفظ اطلاعات خود، از قرار دادن این قابلیت در اختیار کارکنان خودداری میکنند. عجیب است که این سازمانها فکر میکنند که می‌توانند با استانداردهای قرن 20 در سال 2015 فعالیت کنند. آیا نمی‌خواهید که مدیران و کارکنانی که غالب اوقات خارج از سازمان هستند بتوانند به «شبکه اجتماعی سازمانی» دسترسی داشته باشند؟ پس باید دسترسی سیار در اختیار آنها قرار دهید. آیا دوست دارید از انعطاف زمانی و مکانی کار در دنیای امروز بهره‌مند شوید؟ پس به کارکنان خود این اجازه را بدهید که بدون محدودیت زمان و مکان به منابع مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.
برای سازمانهایی که قوانین سختی در مورد اطلاعات دارند، ممکن است عجیب باشد که چطور سازمانهای دیگر به راحتی اطلاعاتشان را در اختیار کارکنانی که خارج از سازمان هستند قرار میدهند اما برای سازمانهایی مثل ما که در صنایعی بسیار ضابطه‌مند فعالیت میکنند، مسلم است که دسترسی سیار به اطلاعات تصمیم و فرایند آسانی نیست.
بنابراین شما باید با بخش‌های مختلف و دارای صلاحیت سازمان مثل IT، منابع انسانی و سایر بخش‌ها مشورت کنید تا از بتوانید محدودیت‌ها و توافق‌های لازم را برای ایجاد این دسترسی اعمال کنید. ممکن است اجراسازی آن زمان‌بر باشد اما با ایجاد امنیت و عملکردهای مناسب می‌توان در انتظار نتایج خوبی از این فرایند بود. اگر با وجود تمام این واقعیت‌ها، هنوز هم کسانی برای ایجاد این دسترسی دچار تردید هستند، باید بگویم اگر سازمانی مانند سازمان ما با وجود قوانین و حساسیت‌های موجود توانسته به چنین هدفی دست پیدا کند، قطعاً سازمانهای دیگر هم می‌توانند.
بنابرین نکته شماره 9 در واقع ادامه‌ی نکته شماره 8 است. دسترسی آسان به «شبکه اجتماعی سازمانی» مستلزم یکپارچگی سیستم‌ها (نکته8) و مسائل دیگر دسترسی (نکته شماره 9) مانند کاهش تعدد ورود به سیستم‌ها و اجازه‌ی دسترسی سیار به ابزارهای شخصی و کاری است.
دسترسی را آسان کنید.
نوشته از: محسن روح‌الامین
ثبت نظر