من فکر میکنم که توصیه 11 عمق بسیار بیشتری از آنچه تصور میشود در مورد اجرای یک « شبکه اجتماعی سازمانی » موفق دارد.
این هم توصیه شماره 11:
اهداف و مسیر پیشرفت را مشخص کنید
ممکن این این توصیه به نظر ساده بیاید اما تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه اهدافی را انتخاب کنیم، آنقدرها که به نظر می‌آید ساده نیست. پیگیری دستیابی به اهداف ممکن است چندان ساده نباشد ضمن اینکه بستگی زیادی دارد که اولین بار چه اهدافی انتخاب شده است و چگونه باید به آنها دست پیدا کرد. ما یا هیچ کس دیگری نمی‌تواند یک سری اهداف را به عنوان اهداف سازمان یا استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی» به شما پیشنهاد کند. سازمان‌ها ممکن است اهداف بسیار متفاوتی از استفاده «شبکه اجتماعی سازمانی» در سازمان داشته باشیم، پس نتیجه‌ای هم که در انتظار آن هستند باید کاملاً با دلایل اولیه استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی» همخوانی داشته باشند.
ممکن است برخی اهداف پیرامون متریک‌های رشد و گزینش متمرکز باشند اما لزوماً این مسئله ارزش کاری آنها را ثابت نمیکند. ممکن است نشان‌دهنده‌ی ارزش باشد اما اثبات‌کننده‌ی آن نیست. شاید گاهی کارهای بیشتری از آنچه در تصمیم‌گیری مؤثر هستند، ارزش داشته باشند، مخصوصاً وقتی که مسیر اهداف مشابه از انواع ارتباطات «شبکه اجتماعی سازمانی» جدا نشده باشد.
برای مثال برای دستیابی به چه هدفی قرار است از «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده کنید؟ به عنوان جایگزینی برای انواع دیگر ارتباطات یا کاهش تعداد تیکت‌های سیستم پشتیبانی، فراهم‌سازی محلی برای پاسخ به سؤالات مختلف، امکان ارتباط مستقیم با مدیران، همکاری برای انجام پروژه‌ها و مستندسازی، کاهش زمان اتلاف شده در کلاس‌های آموزش رسمی، افزایش سرعت فعالیت کارکنان جدید، کاهش تعداد ایمیل‌ها، افزایش مشارکت کارکنان، تغییر روش فرایندهای تأییدی یا برنامه ارتقای محصولات، خلق ایده‌های جدید و یا ایجاد توانایی‌ها و قابلیت‌ها جدیدی که تا به حال به آنها توجه نکرده‌اید؟
اگر به دنبال این اهداف هستید و میخواهید نتایج حاصل از «شبکه اجتماعی سازمانی» را با اعداد و روش‌های قبلی مقایسه کنید، پس باید آن اهداف را هم در فضای غیر «شبکه اجتماعی سازمانی» دنبال کنید تا متوجه اندازه‌ی پیشرفتتان بشوید. برای مثال در سازمان ما که همه میدانیم «شبکه اجتماعی سازمانی» محلی فوق‌العاده برای پاسخ سریع به سؤالات است و شاخص‌ها را به صورت هفته‌ای دنبال میکنیم، هیچکس به دنبال این نیست که پاسخگویی به سؤالات از طریق ایمیل، تلفن یا ارتباطات رو در رو چقدر زمان می‌برد. پس چیزی که در اختیار من قرار می‌گیرد، این است که آمار Xدر «شبکه اجتماعی سازمانی» اتفاق افتاده است اما چیزی برای مقایسه با روش‌های قدیمی وجود ندارد.
در مجموع من توانایی خاصی در دنبال کردن بازگشت سرمایه سازمان به وسیله «شبکه اجتماعی سازمانی» ندارم چون فکر میکنم که «شبکه اجتماعی سازمانی» روش مورد نیاز برای ارتباطات در سال 2015 است و مثل تلفن، ایمیل و جلسات رو در رو، وجود آن در سازمان الزامی است و هیچ کس به دنبال این نیست که از طریق آن بتواند به بازگشت سرمایه برسد و هیچ کس هم قرار نیست وجود آن را به عنوان ابزار ارتباطی در سازمان توجیه کند. برای مطالعه بیشتر به پستی مراجعه کنید که من سال‌ها پیش در این مورد نوشته ام[1] و یا مقاله‌ای از Carrie Young[2] . به قول مدیرعامل سازمان ما، «من نمی‌دانم عدد و رقم‌ها (در مورد هزینه‌ها و بازگشت سرمایه «شبکه اجتماعی سازمانی») چگونه خواهند بود، فقط میدانم که داشتن 500 نفر که در یک مسیر برای رسیدن به یک هدف تلاش میکنند، برای من بسیار مهم است» و «گاهی برخی کارها را فقط برای اینکه کارهای درستی هستند باید انجام دهیم.»
در مورد تأثیرات مثبت «شبکه اجتماعی سازمانی» بر بازگشت سرمایه شرکت TIBCO از Forrester خواسته است که در این مورد تأثیرات نرم‌افزار «شبکه اجتماعی سازمانی» این سازمان تحقیق کند. از من هرگز خواسته نشده که از «شبکه اجتماعی سازمانی» بازگشت سرمایه ایجاد کنم اما من از مطالعات Forrester (که با دستمزدها و استفاده ما از «شبکه اجتماعی سازمانی» تطبیق داده شده است) برای محاسبه بازگشت سرمایه ناشی «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده میکنم و به راحتی به شما میگویم که در سال 1394 بازگشت سرمایه ما%7،400 بوده است. این رقم بسیار عالی است و این در حالی‌ست که بعضی از افراد تصور میکنند که «شبکه اجتماعی سازمانی» فقط ابزاری برای مراودات پوچ و غیرکاری است و هیچ ارزش تجاری در استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی» وجود ندارد. حتی اگر ما بازگشت سرمایه را بر اساس مدل فراستر محاسبه نمی‌کردیم، از ارزش «شبکه اجتماعی سازمانی» به عنوان راهی آسان برای ترویج ارتباطات در سازمان ما کاسته نمیشد.
علاوه بر بازگشت سرمایه‌ای که در بالا به آن اشاره شد، دستیابی به افزایش رشد، استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی»، افزایش پاسخگویی به سؤالات، افزایش کاربران فعال (به این معنی که روزانه 30 پست ارسال میکنند) و درک مفهوم اجتماع توسط اعضاء برای ما بسیار اهمیت دارد. ما گزارش اینکه تا کنون چند نرم‌افزار با «شبکه اجتماعی سازمانی» جایگزین شده است (حدود 400) را گزارش میدهیم. در بسیاری از مواردی که به آنها اشاره شد، روندهای سالانه‌ای را دنبال میکنیم و بر اساس برخی از آنها اهدافی را تعیین میکنیم.
علاوه بر شاخص‌های معمول ما مطالعات موردی در مورد حل مسائل کاری با استفاده از تلگرام انجام میدهیم و آن ها را منتشر می کنیم. مطالعات موردی توسط افراد خوش قلم حوزه روابط عمومی ما نوشته میشود و به عنوان مقاله در صفحه اصلی اینترانت و تلگرام منتشر میشود تا با این کار موفقیت‌های کاری خاص و ایده‌های درخشان در اختیار دیگران قرار بگیرد که بدانند برای حل مسائل کاری چگونه باید از تلگرام استفاده کنند.
شما می‌توانید متریک‌هایی را دنبال کنید که به نظر شما و سازمان هدف استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی» محسوب میشود. این ایده چگونه برای اولین بار در اختیار مدیریت قرار گرفت؟ می‌توانید بر اساس توافق آن را دنبال کنید؟ می‌توانید کاربردهای جدید را کشف کنید که در زمان راه‌اندازی پیش‌بینی نشده بودند؟ وقتی «شبکه اجتماعی سازمانی» دیگر برای ما جدید نیست، به دنبال پیدا کردن توجیه برای وجود آن نیستیم. این مورد دقیقاً مثل تلفن و ایمیل است. ما کاملاً آن را به عنوان ابزار ارتباطی معمول پذیرفته‌ایم و از آ ن در کسب و کار خود برای برقراری ارتباط و اثربخش‌تر کردن کارها تا حد ممکن استفاده میکنیم.
با وجود داشتن 500 کاربر در «شبکه اجتماعی سازمانی» در حال رشد ما شاخص‌های مشخصی را در سازمان دنبال میکنیم که به تعدادی از آنها اشاره شد اما لزوماً فکر نمیکنیم که تیم ما یا هردوی ما، مدیران «شبکه اجتماعی سازمانی»، اهداف سایر حوزه‌های کسب و کار را در استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی» دنبال کنیم. حوزه‌های مختلف سازمان، اهداف خاص خود را در استفاده از ESN دنبال میکنند. این اهداف لزوماً نشئت گرفته از اهداف ما به عنوان مدیران سازمان نیستند. ما باور داریم که حوزه‌های دیگر بدون نیاز به کمک ما می‌توانند بسیار کاربردی از «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده کنند. ما تلاش خود را صرف مسائل مربوط و مورد علاقه خود میکنیم.
نکته‌ی جانبی: من سال‌هاست که از روشی ساده در «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده میکنم و از #mahansoclsuccess استفاده میکنم. ما از سایرین هم می‌خواهیم که از این هشتگ در موفقیت‌های مربوط به «شبکه اجتماعی سازمانی»، بدون توجه به کوچک یا بزرگ بودن آن استفاده کنند. موفقیت‌ها از یک پاسخ ساده به سؤالات شروع میشود تا بهبود زوایای صورت وضعیت‌هایی که به صورت فصلی برای میلیون‌ها مشتری ارسال می شود. شرکت کننده‌ها خود را متعهد می‌دانند که یکی از بیشترین تعداد هشتگ‌ها، مربوط به موفقیت‌های «شبکه اجتماعی سازمانی» باشد. ما مدام استفاده از از هشتگ را پیگیری میکنیم و در کانال هفتگی یکی از آنها را منتشر میکنیم تا به دیگران بگوییم که موفقیت یک امر همیشگی و معمولی است.
به شما پیشنهاد میکنم که اهداف مرتبط به چشم‌اندازهای سازمان برای خود تعیین کنید و ارزش های اصلی سازمان خود را منعکس کنید. به دنبال پیشرفت باشید و با صراحت آن را در اختیار دیگران قرار دهید. (ما تمام شاخص‌های دنبال شده را در «شبکه اجتماعی سازمانی» منتشر میکنیم تا همه از آن مطلع شوند اما فکر نمیکنم که شاخص‌های شما شبیه به شاخص‌های سازمان دیگری باشد. کاری را انجام دهید که برای سازمان شما مهم و ارزش‌آفرین است به طور مشخص آن را انجام دهید و نتایج آن را هم در اختیار سایر کاربران «شبکه اجتماعی سازمانی» و افرادی که به آن ها نیاز دارند قرار دهید.
نوشته از: محسن روح‌الامین
[1] . Quit Holding Social Media to Different Standard
[2] Social ROI= Return On Insanity
ثبت نظر