مدیران اجرایی شرکت‌ها به طور متوسط 18 ساعت از زمان خود را در هفته به جلسات اختصاص می‌دهند. تقریباً نیمی از شرکت کنندگان در جلسات می‌گویند که بیشتر جلسات باعث اتلاف وقت می‌شوند. اگر جلسات به طور مؤثر برنامه‌ریزی نشوند، نه تنها زمان را هدر می‌دهند، بلکه در واقع باعث اتلاف هزینه نیز می‌شوند. یک مطالعه‌ی موردی نشان داد که یک جلسه هفتگی بین مدیران و کارکنان می‌تواند به طور متوسط 15 میلیون دلار در سال برای سازمان هزینه داشته باشد.
ما همه در مورد مدیریت زمان فکر می‌کنیم و برای برگزاری جلسات به شکلی اثربخشی تلاش زیادی می‌کنیم. با این حال، برگزاری جلسات به استراتژی نیاز دارد تا خروجی مناسبی داشته باشد. شما نمی‌توانید جلسات را به طور کامل حذف کنید، اما می‌توانید جلسات را تا حد امکان مفیدتر برگزار نمایید. در ادامه‌ی مقاله به 12 راه افزایش اثربخشی جلسات اشاره می‌کنیم.
1- هدف روشنی داشته باشید
آیا جلسه برای تولید ایده‌های جدید، جمع‌آوری اطلاعات یا انجام تصمیم گیری‌های ضروری است؟ اگر مطمئن نیستید که جلسه را برای چه هدفی برگزار می‌کنید، جلسه اثربخش نخواهد بود. عامل شماره یک برای یک جلسه‌ی موفق داشتن، یک هدف و یک دستور کار مشخص است.
«نیل پاتل» کارآفرین و اینفلوئنسر می‌گوید که صرفاً به خاطر نداشتن هدف، از برگزاری جلسه امتناع می‌کند. او هر جلسه را با بیان هدف نهایی آغاز می‌کند. نیل پاتل می‌گوید: «جلسات گردهمایی اجتماعی نیستند! در عوض، آنها رویدادهای تجاری هدف‌محور هستند.» نیل پاتل می‌گوید: «من مخالف معاشرت با مردم نیستم، اما زمان‌های بهتری برای انجام این کار وجود دارد. جلسات را با هدف شروع کنید و با نتیجه گیری به پایان ببرید.»
2- جلسات را به خارج از دفتر ببرید
وقتی چهره‌های خسته، کم انرژی و بی‌رمق در جلسات حضور دارند، وقت آن رسیده است که جلسه را به بیرون از شرکت ببرید. یک جلسه در خارج از محیط کار برای جلوگیری از خستگی عالی خواهد بود. گاهی اوقات تغییر محیط می‌تواند تنها چیزی باشد که یک جلسه‌ی پر انرژی به آن نیاز دارد. کارکنان خود را به کافه یا پارک نزدیک به محل کار ببرید. اگر تیم شما از تغییر محیط لذت برد و آن را سازنده دانست، این روال را تکرار کنید. هر بار یک محیط جدید را امتحان کنید تا کارکنان همیشه سرزنده باشند.
3- برای برگزاری جلسات آماده باشید
کلید مدیریت موفق جلسه در آماده سازی است. قبل از شروع جلسه، یک دستور کار به همه‌ی شرکت کنندگان ارائه دهید. دستور کار باید شامل موارد زیر باشد:
- لیستی از موضوعات مورد بحث در جلسه
- شرح مختصری از اهداف جلسه
- لیستی از افراد شرکت کننده در جلسه
- زمان و مکان جلسه
مهم‌ترین کاری که باید با دستور کار خود انجام دهید چیست؟ این است که دستور کار را قبل از شروع جلسه به شرکت کنندگان ارائه دهید تا آنها خود را آماده کنند. اگر شرکت کننده‌ای در جلسه آمادگی لازم را نداشته نباشد، جلسه اثربخش نخواهد بود.
4- افراد کمتری را دعوت کنید
از خود بپرسید: «آیا واقعاً همه‌ی این افراد باید در جلسه حضور داشته باشند؟» در بیشتر مواقع، یک جلسه مختصر با تعداد اعضای کمتر بهتر خواهد بود، زیرا هدف از جلسات تصمیم گیری است، نه به اشتراک گذاشتن اطلاعات! وقتی شرکت کنندگان احساس کنند که موضوع مورد بحث به آنها مربوط نمی‌شود، در جلسات بعدی شرکت نمی‌کنند.
جف بزوس از قانون دو پیتزا پیروی می‌کند و می‌گوید: «دو پیتزا باید افراد جلسه را سیر کند!» بدین معنا که تعداد افراد حاضر در جلسه باید کم باشند. این کار نه تنها به تصمیم گیری‌های بهتر کمک می‌کند، بلکه به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا ایده‌های خود را بدون دخالت گروه دیگر آزمایش کنند.
5- به موقع در جلسات حاضر شوید
دیر رسیدن می‌تواند 5 تا 10 دقیقه وقت جلسه را بگیرد یا در بیشتر موارد، جلسه را 10 دقیقه طولانی‌تر کند. منتظر ماندن برای افرادی که معمولاً دیر می‌رسند، اغلب برای کسانی که به موقع در جلسه حاضر می‌شوند ناعادلانه خواهد بود. راه حل چیست؟ منتظر آنها نباشید و جلسه را در ساعت تعیین‌شده شروع کنید. این کار باعث می‌شود تا افرادی که دیر به جلسه می‌آیند، رفتار خود را ترک کنند.
کارکنان TINYpulse (یک شرکت تولید نرم افزار) به ندرت جلسه‌ای را فراموش می‌کنند، زیرا جلسه را در زمان عجیبی شروع می‌کند. برای مثال، جلسه‌ی روزانه‌ی کارکنان این شرکت از ساعت 8:48 صبح شروع می‌شود. ساعت برگزاری جلسه نیز در به موقع رسیدن همه‌ی اعضا مؤثر است.
6- جلسات را ایستاده برگزار کنید
جلسات ایستاده به شکل محبوبی از جلسات تبدیل شده‌اند. وقتی کارکنان به صورت ایستاده در جلسه حاضر هستند، تعامل و مشارکت بیشتری با یکدیگر دارند. پروفسور «باب ساتن» که یکی از نویسندگان کتاب «مدیریت حقایق سخت» است، این موضوع را در حین نوشتن کتاب مشاهده کرد. او و همکارش «جف فافر»، اغلب در خانه‌ی فافر و در اتاقی که فقط یک صندلی داشت، ملاقات می‌کردند. آنها بدون جایی برای نشستن، همه‌ی موضوعات را سریع و مؤثر به صورت ایستاده پوشش می‌دادند.
کار باب ساتن و جف فافر باعث شد که این دو محقق به مطالعه‌ای بپردازند که در آن اثرات برگزاری جلسات ایستاده مورد بحث قرار گرفته بود. در جلسات ایستاده، گروه‌ها 34 درصد زمان کمتری برای تصمیم گیری داشتند، بدون اینکه تفاوت واقعی در کیفیت تصمیم گیری وجود داشته باشد. به دلایل مختلف از جمله موقعیت مکانی و مشکلات بدنی، جلسات ایستاده همیشه عملی نیستند، اما ارزش بررسی را دارند.
7- جایی را برای خلاقیت باز بگذارید
تجربه و دانش کارکنان شما منبع ارزشمندی است. جلسات کوتاه در صورتی سازنده هستند که به تولید ایده منجر شود. یک جلسه‌ی موفق باید منجر به خلاقیت و انرژی شود. این موضوع زمانی اتفاق میفتد که افراد به طور فعال در جلسه شرکت می‌کنند، نه صرفاً نقش منفعلانه داشته باشند. جلسات طوفان فکری متداول است، اما اغلب تمرینی بی‌اثر محسوب می‌شود. تنها تولید ایده مهم نیست، بلکه دنبال کردن ایده‌هاست که اهمیت دارد.
برند تولیدکننده‌ی مواد غذاییPlum Organics ، جلسات تیمی خود را هر پنجشنبه با کتاب‌های رنگ آمیزی شروع می‌کند. در جلسه، کارکنان در حین رنگ کردن کتاب‌ها با هم صحبت می‌کنند و از فشار کار خارج می‌شوند. جن براش، مدیر نوآوری این شرکت می‌گوید: «این جلسات برای توسعه محصول بسیار مؤثر بود، زیرا ثابت شده است که رنگ آمیزی کتاب‌ها در طول جلسه به ترویج گوش دادن فعال کمک می‌کند و باعث می‌شود تا ذهن‌ها فعال‌تر باشند.»
8- تمرکز خود را از دست ندهید
در هر جلسه یک نفر وجود دارد که مدیر جلسه نامیده می‌شود که مسئول داستان‌سرایی است. در حالی که داستان‌سرایی به طور کلی بد نیست، یک صحبت خارج از موضوع در یک جلسه واقعاً می‌تواند جلسه را نابود کند. سخت‌ترین کار برای رهبری گروهی از افراد این است که آنها را به تمرکز وادار کنیم. همیشه باید کسی باشد که مسئولیت هدایت جلسه را بر عهده بگیرد تا افراد روی موضوعات اصلی تمرکز کنند و از آن خارج نشوند.
هنگامی که جلسه روی موضوع خاصی متمرکز باشد، رسیدن به نتیجه‌ی مورد نظر راحت‌تر خواهد بود. مطرح کردن موضوعات جانبی باعث حواس پرتی، آلودگی صوتی و سردرد می‌شوند. اگر فردی از اعضای جلسه خواست به موضوع جانبی اشاره کند، ابتدا صحبتش را گوش دهید و اگر موضوع بسیار بی‌ربط بود، از او بخواهید ادامه ندهد.
9- کارهای چندوظیفه‌ای را متوقف کنید
کارهای چندوظیفه‌ای می‌توانند مزایای داشته باشند، اما عوارض مخصوص به خود را نیز دارند. یک مطالعه نشان داده که کارهای چندوظیفه‌ای، بهره‌وری را کم می‌کند و استرس را افزایش می‌دهد. هاروارد بیزینس ریویو گزارش می‌دهد که انجام کارهای چند وظیفه‌ای منجر به کاهش 40 درصدی بهره‌وری و از دست دادن 10 امتیاز ضریب هوشی می‌شوند که معادل یک شبانه روز نخوابیدن است! این مشکل در هیچ کجا به اندازه‌ی جلسه تأثیر منفی ندارد. پس چگونه از انجام کارهای چند وظیفه‌ای در جلسات جلوگیری کنیم؟ برای پاسخ به این سؤال می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:
- چه کسی مدیر جلسه است؟ چه کسی تحلیل کننده است؟ چه کسی یادداشت برداری می‌کند؟ هنگامی که به هر فردی کار خاصی اختصاص داده می‌شود، جلسات متمرکزتر و پربارتر می‌شوند.
- زمان همه‌ی افراد با ارزش است، بنابراین هر فرد باید روی موضوعات و مشکلات تعیین‌شده تمرکز کند. پس به هر فرد بسته به مسئولیتی که دارد، زمانی را برای ارائه‌ی صحبت‌هایش اختصاص دهید تا همه به نوبت صحبت کنند.
- کارکنانی که از گوشی‌های هوشمند استفاده می‌کنند، به طور متوسط بعد از هر 10 دقیقه حواسشان پرت می‌شود. پس از اعضای جلسه بخواهید که گوشی هوشمند را کنار بگذارند، مگر اینکه گوشی در جلسه موضوعیت داشته باشد.
در طول جلسات شرکت املاک و مستغلات «کلر-ویلیامز»، هر کسی که تلفنش زنگ می‌خورد باید به KW Cares، بنیاد خیریه این شرکت کمک مالی می‌کرد. «داریل فراست» که سخنگوی این شرکت است، می‌گوید: «این سیاست یک بازی برد-برد است، زیرا به اعضای جلسه یادآوری می‌کند که نباید گوشی همراه را به جلسه بیاورند، از سویی دیگر با زنگ خوردن گوشی، فرد باید به خیریه شرکت کمک مالی کند.»
10- جلسات خود را کوتاه نگه دارید
این احتمال وجود دارد که 30 دقیقه پس از جلسه، توجه و انرژی تیم به مانند ساعات اولیه‌ی جلسه نباشد. این بدین معناست که حوصله‌ی اعضای جلسه سر می‌رود یا به راحتی حواسشان پرت می‌شود، زیرا اطلاعات زیادی برای پردازش وجود دارند. اگر مدت زمان جلسه طولانی‌تر باشد، تلاش بیشتری برای حفظ انرژی برای شرکت در بحث‌ها لازم است. برگزاری جلسات کوتاه یک جزء ضروری برای بهبود کارایی تیم شما است. هیچ جلسه‌ای را بیش از یک ساعت برگزار نکنید و آن را با روش‌های خلاقانه به اتمام برسانید.
در آژانس دیجیتال O3 World، یک اتاق کنفرانس به فناوری ایجاد شده توسط شرکت به نام Roombot متصل است. این برنامه می‌تواند به شرکت کنندگان جلسه نسبت به زمان اتمام جلسه هشدار دهد. Roombot همچنین نور اتاق را کنترل می‌کند و در دقایق پایانی جلسه لامپ‌ها را کم نور می‌کند. کیت اسکاندون، مدیرعامل O3 World می‌گوید: «به جای اینکه یک صف طولانی از کارکنان در خارج از اتاق کنفرانس منتظر بمانند، Roombot یک راه سرگرم کننده و مؤثر برای یادآوری به کارکنان است که جلسه رو به اتمام خواهد بود.»
11- پرسش و پاسخ را فراموش نکنید
همه‌ی مدیران مدعی هستند که سیاست‌های باز دارند و آماده‌ی پاسخ به پرسش‌ها هستند؛ به همان اندازه که این رویکرد ممکن است مدیر شرکت را فردی خوب جلوه دهد، اما مطالعات نشان داده‌اند که اکثریت قریب به اتفاق شرکت کنندگان از این رویه بهره نمی‌برند. جلسه‌ی پرسش و پاسخ اغلب به پایان جلسه کشیده می‌شود و تنها چند دقیقه برای آن باقی می‌ماند. که موضوعات اصلی جلسه مورد بحث قرار می‌گیرند، اما سؤالات بی‌پاسخ می‌مانند، نتیجه می‌تواند فاجعه بار باشد! بنابراین، پرسش و پاسخ به اندازه‌ی بقیه‌ی بخش‌های جلسه مهم است.
جلسه‌ی پرسش و پاسخ را کوتاه نگه ندارید. حتی در نظر داشته باشید که فرمت کلی جلسه را با یک مقدمه‌ی کوتاه شروع کنید و سپس یک پرسش و پاسخ را به شکل طولانی‌تر ادامه دهید. بسته به نوع جلسه، پرسش و پاسخ می‌تواند به ایجاد یک تیم مشتاق و پر انرژی کمک کند. نکته‌ی مهم دیگر می‌تواند جمع آوری سؤالات در مورد موضوع در طول جلسه باشد. اعضای جلسه به جای تلاش برای طرح سؤالات در پایان جلسه، برای پاسخ به سؤالات خود در طول جلسه زمان بهتری خواهند داشت.
12- نتایج جلسات را پیگیری کنید
هنر پیگیری باید به یک عادت حرفه‌ای تبدیل شود و این موضوع در مورد جلسات نیز اهمیت دارد. دیده می‌شود که افراد از یک جلسه تفسیرهای بسیار متفاوت دارند و اغلب نتایج جلسه زود فراموش می‌شود. مسئولیت‌ها، وظایف و مهلت‌ها را مستند کنید (روی کاغذ یا در سیستم) و به هر یک از اعضا بدهید و از آنها بخواهید که نتیجه را گزارش دهند. اگر می‌خواهید جلسات اثربخش باشند و اتفاق خوبی بیفتد، باید پیگیر کارها باشید. نکته‌ی مهم در داشتن جلسات موفق، به ارتباطات مربوط است. از کارکنان خود بازخورد بخواهید، پذیرای پیشنهادات آنها باشید و تعامل خود را با آنها بعد از هر جلسه حفظ کنید تا نتایج را ببینید.
کلام آخر
جلسات منبع اصلی ناامیدی برای بسیاری از افراد و یکی از عوامل اصلی جدایی در تیم‌ها هستند. با این حال، معمولاً خود جلسات مشکل ساز نیستند، بلکه نحوه‌ی مدیریت جلسات است که بحران‌زا خواهد بود. زمان گرانبها است و وقتی افراد احساس می‌کنند زمانشان تلف شده است، تمایل دارند که از تیم جدا شوند. هنگامی که جلسات اثربخش برگزار شوند و به یک هدف ضروری کمک کنند، تأثیرات مثبتی بر تعامل و بهره‌وری خواهند داشت. پس سعی کنید جلسات را کوتاه، مثبت و در زمان و مکان مناسب برگزار کنید.
ثبت نظر