این قسمت هشتم از مجموعه 12 قسمتی توصیه‌های من در مورد ایجاد یک ESN موفق برای کسب و کار شماست.
اگر قرار است روش انجام کارها در سازمان شما تغییر کند، این توصیه بسیار مهم است:
«شبکه اجتماعی سازمانی» را با محل انجام کارها یکپارچه کنید.
در این هماهنگی دو بعد وجود دارد که باید به آنها توجه کنید:
هماهنگی با نرم‌افزارها و ابزاری که افراد روزانه از آنها برای انجام کارهایشان استفاده میکنند.
هماهنگی در فرایند انجام کارها.
اول، به هماهنگی نرم‌افزارها و ابزارها میپردازیم.
اکثر کارکنان سازمان، پیش از به وجود آمدن «شبکه اجتماعی سازمانی» مکان‌هایی را به وجود آورده‌اند که کارهایشان آنجا صورت میگیرد؛ نرم‌افزارهای کاربردی، صندوق ایمیل، منابع درون سازمانی و امکانات دیگری که از آنها در طول روز کاری برای انجام کارهای مختلف استفاده میکنند. اگر «شبکه اجتماعی سازمانی» به عنوان هدفی جدا در نظر گرفته شود که افراد برای پرداختن به آن باید از جریان کار سازمان که به آنها عادت کرده‌اند خارج شوند، انگیزه و کشش کمی-نیاز کمتر- نسبت به آن وجود خواهد داشت. اگر قرار است بدون استفاده از ESN هنوز هم بتوان کارهای روزانه را انجام داد و توقعات مدیران را برآورده ساخت، چرا افراد برای استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی» خودشان را به زحمت بیاندازند، مگر اینکه مزایای غیرکاری دیگری وجود داشته باشد که آنها را برای استفاده از ESN ترغیب کند.
اگر قرار است از «شبکه اجتماعی سازمانی» برای تسهیل فرایندها و بهبود روابط استفاده شود، باید به راحتی برای افراد قابل دسترسی باشد و نیاز نباشد که برای استفاده از آن از کارهای اولیه خود بازبمانند. برای همین «شبکه اجتماعی سازمانی» باید با لندینگ پیج داخلی سازمان که افراد روزانه چند بار به آن سرمیزنند، یکپارچه باشد و یا با سایت‌های داخلی که تیم‌های اسناد و لیست‌های خود را در آنجا ذخیره میکنند ( مثل شیرپوینت). میتوان ESN را در نرم‌افزارهای دیگری هم نصب کرد که در آن ها میتوان از ارتباطات «شبکه اجتماعی سازمانی» برای کمک به افراد یا فرایندهای تکمیلی استفاده کرد یا حتی میتوان آن را با لیست طولانی پوشه‌های صندوق ورودی ایمیل یکپارچه کرد تا کسانی که هنوز از ایمیل برای مدیریت کارهایشان استفاده میکنند (البته شرم‌آور است اگر هنوز این کار را انجام میدهید)، بتوانند از آن استفاده کنند.
در سازمان ما حدود 300 نوع یکپارچگی بین «شبکه اجتماعی سازمانی» و ابزارها و نرم‌افزارهایی وجود دارد که کارکنان از آنها استفاده میکنند. «شبکه اجتماعی سازمانی» کاملأ با لندینگ پیج اینترانت سازمان ما یکپارچه شده است- یک قدم بزرگ رو به جلو که باعث دو برابر شدن سرعت رشد ما نسبت به قبل از یکپارچگی شده است.
هر موضوعی در اینترانت یک دامنه بحث در «شبکه اجتماعی سازمانی» دارد که افراد در صفحه اول اینترانت یا آن را لایک میکنند و یا نظر خود را ثبت میکنند. مدیر ما سؤالی مطرح که در طول یک روز 100 نظر در مورد آن ثبت شد. البته لینک اصلی ESN یکی از اصلی‌ترین لینک‌ها در منوی صفحه اول اینترانت سازمان است.
به علاوه ما 300 سایت شیرپوینت داریم که بحث‌های مربوط به گروه‌های کاری خاص در «شبکه اجتماعی سازمانی» در آنجا قرار میگیرد البته گاهی این بحث‌ها برا اساس هشتگ‌ها یا پست‌های افراد خاص انتخاب میشود. ما دائماً ویدئوها و صداهای زنده مربوط به تالارهای مدیریتی را در «شبکه اجتماعی سازمانی» پخش میکنیم که نیمی از صفحه به آن اختصاص داده میشود و نیمی دیگر به بحث‌های پرسش و پاسخ. ما دو اپلیکشین وب بیس دیگر هم داریم که هزاران نفر از کارکنان از آنها استفاده میکنند و بحث‌های ESN مربوط به گروه‌های خاص در آنها قرار دارد و افراد میتوانند با استفاده از این اپلیکیشن‌ها مستقیماً در این بحث‌ها شرکت کنند. با استفاده از [1]API موجود در ماهان سوشال، بخش‌های مختلف سازمان ما نرم‌افزارهایی را ساخته‌اند که میتوانند ESN را با روش و موقعیت کار خود یکپارچه کنند. ما به آنها منابع API می‌گوییم که کمک میکنند ما نرم‌افزارهایمان در تلگرام (Telegram) تبت کنیم. مسئله این است اگرچه بسیاری از سازمانها (مثال سازمان ما) هنوز ESN را از صفحه اولیه وب استفاده میکنند، شما نمی‌خواهید از «شبکه اجتماعی سازمانی» به عنوان هدفی دیگر استفاده کنید. پس اولین و مهمترین بعد یکپارچگی که باید برای آن برنامه‌ریزی کرده بودید و پیوسته به دنبال آن بودید، قرار دادن بحث‌ها در محل‌هایی است که افراد کارهای روزانه شان را انجام میدهند.
نکته دوم در مورد یکپارچگی، مربوط به فرایندهاست، به این معنی که ما باید روش‌های کار کردن را با استفاده از ESN تغییر یا بهبود بدهیم. برای مثال، به جای ارسال ایمیل‌های پاسخ جمعی (reply-all) که حجم زیادی از صندوق‌های ورودی را اشغال میکنند، بهتر است سؤالات یا موضوع‌های مورد بحث را در «شبکه اجتماعی سازمانی» مطرح کنیم. با این کار افراد دپارتمان‌هایی که به این بحث‌ها مربوط هستند، میتوانند در آنها شرکت کنند و نیازی هم نیست که صندوق ورودی ایمیل افرادی که علاقمند به شرکت در این بحث‌ها نیستند، بی‌دلیل اشغال شود.
فرایندهای تأییدی مربوط به وظایف مختلف را در نظر بگیرید. چقدر ممکن است پیچیده شوند؟ چه ابزارهایی درگیر این کارها هستند؟ می‌توانیم برای رفع این مسائل فقط یک بحث ساده در «شبکه اجتماعی سازمانی» راه بیاندازیم -حتی به صورت خصوصی- تا افراد مربوط بتوانند بدون پیچیدگی در مورد آنها بحث کنند و تأیید خود را بدون اتلاف وقت مستند کنند.
البته استفاده از «شبکه‌های اجتماعی سازمانی» برای مدیرانی که اهل پیشرفت و صراحت هستند، می‌خواهند افرادشان حول یک هدف، ارزش‌ها و استراتژی‌های مشترک هدایت کنند و خواستار ارتباطات دوجانبه در تمام سطوح سازمان هستند، نیازی به توجیه ندارد.
مسلماً شما نمی‌توانید این کارها را با استفاده از ایمیل و ارتباطات کنترل‌شده از بالا به پایین، انجام دهید. شما فقط با ارتباطات رو در رو یا ارتباطات مجازی ESN و تالارهای گفتگو میتوانند به چنین اهدافی برسید. مدیرانی که از «شبکه اجتماعی سازمانی» برای تغییر کیفیت و فرایند ارتباطات استفاده میکنند، تأثیری قوی و بلندمدت بر رضایت کارکنان و موفقیت آنها به عنوان یک تیم خواهند داشت.
اگر هنوز تصمیم نگرفته‌اید که از چه «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده کنید، اول از قابلیت یکپارچگی آن با نرم‌افزارهای مورد استفاده کارکنان مطمئن شوید. این مسئله اهمیت زیادی در انتخاب ESN و ترویج آن در سازمان دارد. همیشه به دنبال یکپارچه کردن بیشتر «شبکه اجتماعی سازمانی» با ابزارها و نرم‌افزارهایی باشید که فرایند کارهای روزانه به طور عادی در آنها صورت می‌پذیرد.
در رابطه با فرایندها، همیشه به دنبال فرصت‌هایی برای تغییر فرایندهای پیچیده، وقت‌گیر و قدیمی باشید و سعی کنید که آنها را به مباحث ساده و قابل دسترس در ESN تبدیل کنید. نگذارید که «شبکه اجتماعی سازمانی» صرفاً به کارهای روزمره‌ی شما اضافه شود. سعی کنید از مزایای کاربردی آن برای بهبود و جایگزین کردن روش‌های کاری استفاده کنید.
برخلاف سایر نکات دیگر، نکته شماره 8 را باید همیشه در ذهن داشته باشد و به آن عمل کنید. شما هیچ وقت نمی‌توانید این کار را به طور کامل به اتمام برسانید، همیشه جای پیشرفت در این موضوع وجود دارد اما حمایت و نظارت در مورد این یکپارچگی، تأثیر مهمی بر اثربخشی افراد در دستیابی به اهداف سازمان خواهد داشت.
[1] Application program interface
نوشته از: محسن روح‌الامین
ثبت نظر