آیا می‌دانید یادگیری سازمانی چقدر مهم و ارزشمند است؟ قرن‌هاست که دانشمندان و فیلسوفان تلاش می‌کنند از پتانسیل موجود استفاده کرده و به خلق، کسب، انتقال و بهبود و همچنین استفاده مجدد از دانش بپردازند. این تلاش باعث به وجود آمدن رشته مجزا به نام مدیریت دانش شده است.
مدیریت دانش بر این فرض استوار است که همانطور که انسان‌ها قادر به استفاده کامل از پتانسیل مغز خود، نیستند سازمان‌ها می‌توانند از این دانش به صورت کامل استفاده کنند. سازمان‌ها از طریق مدیریت دانش، به دنبال کسب یا ایجاد دانش بالقوه و مؤثر بوده و آن را در دسترس کسانی قرار می‌دهد که می‌توانند در زمان و مکان مناسب از آن استفاده کنند. این استفاده برای دستیابی به حداکثر کاربرد مؤثر به منظور تأثیر مثبت بر عملکرد سازمانی انجام خواهد شد.
عموماً اعتقاد بر این است که اگر یک سازمان بتواند به صورت مؤثر کاربرد دانش خود را افزایش دهد، تنها با درصد کمی، مزایای بزرگی به دست خواهد آورد.
چرا مدیریت دانش در سازمان مهم است؟
برای ایجاد فرهنگ مدیریت دانش به صورت موثر، سازمان‌ها از نرم‌افزار مدیریت دانش استفاده می‌کنند. هدف آنها این است که دانش را ثبت، ذخیره و منتشر کرده تا افراد بیشتری به آن دست یابند و باعث یادگیری فزاینده شود. این نرم‌افزار قدرت این را دارد که از طریق به اشتراک گذاری دانش، کل سازمان را در بر گیرد. دانش در سازمان موجود است اما به دلیل پراکنده بودن آن، باید مدیریت و سازماندهی شود. اینجاست که نرم‌افزار مدیریت دانش ضروری به نظر می‌رسد.
یادگیری سازمانی چه معنایی دارد؟
یادگیری راهی است که ما دانش جدید ایجاد می‌کنیم و اطلاعات خود را بهبود می‌بخشیم. اگرچه بحث‌های زیادی در مورد مکانیزم‌ها و دامنه یادگیری وجود دارد، اما در ساده‌ترین شکل آن برای سازمان ها تفاوتی ندارد.
یادگیری سازمانی، بر اساس به کارگیری دانش برای یک هدف و همچنین یادگیری از طریق یک فرآیند و به دست آوردن نتیجه آن است. در واقع می‌توان «پل بین کار و نوآوری» را توصیف کرد. با این توصیف، یادگیری به عمل پیوند می‌خورد اما به بهبود مستمر نیز اشاره دارد.
دستاوردهای مدیریت دانش به سه بخش تقسیم می شود:
- فرد باید بداند چگونه محیط یادگیری سازمانی ایده‌آل را ایجاد کند.
- فرد باید بداند که چگونه و چرا چیزی آموخته شده است.
- فرد باید تلاش کند تا اطمینان حاصل شود که یادگیری انجام شده برای سازمان مفید است.
مشکلات یادگیری سازمانی چه هستند؟
اغلب این شکست است که مفیدترین تجربه یادگیری را برای افراد، فراهم می‌کند، چیزی که سازمان‌ها باید آن را درک کرده و به طور مؤثرتری از آن استفاده کنند اما متاسفانه اغلب به موفقیت پاداش می‌دهیم و به شکست به عنوان چیزی که می‌تواند برای سلامت بلندمدت سازمان مضر باشد، نگاه می‌کنیم. در صورتی که موفقیت مبهم است و به نحوه تفسیر آن بستگی دارد. این تفسیر نه تنها ممکن است به طور قابل توجهی بین گروه‌های مختلف در سازمان متفاوت باشد، بلکه ممکن است در طول زمان با تغییر شاخص‌های موفقیت و سطوح آرزوها تغییر کند.
موفقیت و شکست هر دو می‌توانند یادگیری توهمی ایجاد کنند. اگر یک شرکت خوب عمل کند، روا هایی که آنها دنبال می نند با این موفقیت مرتبط هستند و متعاقباً تقویت می‌شوند. برعکس در مورد شکست هم این عملکرد، صادق است. در چنین مواردی، سازمان فکر می‌کند که یاد گرفته است در حالی که در واقع یاد نگرفته است. یادگیری واقعی سازمانی از بررسی اطلاعات تولید شده از اقدامات آنها به جای معیارهای موفقیت یا شکست نسبتاً دلخواه، ایجاد می‌شود.
رویکردهای مختلف به یادگیری سازمانی کدامند؟
به طور کلی، دو رویکرد برای یادگیری سازمانی وجود دارد. دیدگاه اول به شرکت به عنوان یک کل و یادگیری از طریق دیدگاه شناختی می‌نگرد. به نوعی، با شرکت مانند مغز بزرگی متشکل از تک تک اعضای سازمان رفتار می‌شود. دیدگاه دوم به یادگیری به عنوان جامعه محور نگاه می‌کند، جایی که شاغلین شرکت، دانش را در شبکه‌های خود به عنوان عضوی از آن مجموعه، ایجاد می‌کنند. در واقع این دیدگاه‌ها را باید مکمل یکدیگر دانست تا متناقض.
چرا وجود نرم‌افزار مدیریت دانش مهم است؟
- دادهها همیشه در دسترس هستند: فرایندها، دادهها، وضعیت فعلی، راهکارها، الگوها، تکنیک‌ها، راهنماها، معیارها و … همه می‌توانند در این نرم افزار دسته بندی و مدیریت شوند. به همین جهت هر موقع لازم باشد این دادهها در سریع‌ترین زمان ممکن مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد.
- جلوگیری از دوباره کاری: تغییرات در هر سازمانی جزو جدایی نشدن هر کاری است. مدیر جدید، اعضای تیم جدید، مشتریان و روند اجرایی می‌تواند از جمله تغییرات مهم سازمانی باشد. پس اگر سیستمی باشد که این اطلاعات را در خود جای دهد، در صورت بروز تغییرات، نیازی به ایجاد دانش از مبنا نیست چرا که اطلاعات با خیال راحت سازماندهی شده و در دسترس قرار می‌گیرند.
- همه سازمان‌ها جهت داشتن حرکتی رو به جلو، نیازمند ارزیابی وضعیت حال و گذشته خود هستند. با استفاده از سیستمی جامع می‌توان این حرکت را ارزیابی کرد و روند کسب و کار را پیش بینی نمود. چرا مشتریان جذب یا حذف شدند؟ بهترین روش بهره‌وری کارکنان چیست؟ چطور می‌توان زمان اجرای عملیات را سرعت بخشید؟ و … پاسخ آن در گرو استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش سازمانی است.
یادگیری آسان با نرم‌افزار مدیریت دانش چگونه امکان‌پذیر است؟
هر چه سازمان رشد کند، کسب و کارهای مختلف به صورت مداوم رشد می‌کنند. بخاطر همین نیازهای مشتری، انتظارات کارکنان، بهبود و توسعه روند اجرای پروژه‌ها و … روز به روز تغییر می‌کند. پس وجود یک سیستم مدیریت دانش قوی می‌تواند ستون اصلی این پیشرفت و توسعه باشد. نرم‌افزار مدیریت دانش کمک می‌کند:
- زمان آموزش کاهش یابد: اطلاعات ذخیره شده در این سیستم برای کارمندان جدید و به روزرسانی دانش کارمندان قدیم بسیار مفید بوده و باعث کاهش زمان یادگیری می‌شود چرا که سرعت دسترسی به اطلاعات زیاد شده و این دانش در اختیار همگان قرار می‌گیرد.
- به سرعت پاسخ مشتریان داده می‌شود: برای افزایش کارایی و بهره‌وری، نرم‌افزار مدیریت دانش همیشه در رأس امور قرار می‌گیرد چرا که تاریخچه مشتریان، سؤالات، نیازها، شکایات و … در این سیستم ذخیره شده و با دسترسی تیم فروش، ارائه خدمات به مشتری با سرعت، دقت و کیفیت بیشتری صورت می‌گیرد.
- روند اجرای امور بهبود می‌یابد: با دریافت نظرات و پیشنهادات مشتریان و همچنین افراد تیم، می‌توان نقاط قوت و ضعف سازمان را شناسایی و در نتیجه با ارائه راهکار به نتایج مثبت و سازنده رسید. در این زمینه مرتب مسیر و فرایندها به روزرسانی خواهند شد.
- ایجاد کانال و زبان مشترک: امروزه پدیده دورکاری، دور از ذهن نبوده و بسیار رایج است. بنابر این فعالیت‌ها و ارتباطات می‌تواند از طریق این جایگاه دانش به دور از مناطق و مرزهای جغرافیایی بوده و بستر دانش حاصل شده، اطمینان می‌دهد همه با هم رشد کرده و هیچ کسی از مسیر خارج نشده است و همه در حال یادگیری آن هم به روشی آسان و کاربردی هستند.
- جستجوی آسان اطلاعات: نرم‌افزار مدیریت دانش انواع مختلفی از اطلاعات را در خود جای داده است. بنابر این برای رسیدن به اطلاعات صحیح و مناسب، دسته بندی و طبقه بندی شده و با یک جستجوی ساده، قابل دسترسی هستند. حتی از هوش مصنوعی نیز می توان جهت افزایش عملکرد استفاده نمود.
- ترکیب اطلاعات: منابع دادهها مختلف هستند. می توان همه دادهها را جمع آوری کرد و از یک بستر آن هم نرم‌افزار مدیریت دانش، بهره گرفت. تا روند یادگیری سازمانی بهبود یابد.
- انتشار اطلاعات: امکان به اشتراک گذاری اطلاعات از یک بستر با دسترس پذیری آسان، دسترسی به دانش را برای سایر هم تیمی‌ها آسان می‌کند.
- تهیه محتوای باکیفیت: با استفاده از ابزار طراحی و محل ویرایشی آسان و کاربرپسند، می توانید در تولید و توزیع دانش سهم داشته باشید.
- تجزیه و تحلیل دادهها: با استفاده از داشبورد اطلاعات موجود در نرم‌افزار می‌توانید آنها را تجزیه و تحلیل کرده، تصمیمات مناسب بگیرید و باعث رشد و بهینه سازی سازمان خود شوید.
- سطح دسترسی متفاوت: در نرم‌افزار مدیریت دانش می‌توان برای کاربران در سطوح مختلف، نقش تعریف کرد و دسترسی‌های لازم را برای آنها فراهم کرد.
- ظاهر و عملیات اجرایی را شخصی سازی کنید: نرم‌افزار مدیریت دانش، می‌تواند امکان سفارشی سازی ظاهر، رابط کاربری و ارتباط با برنامه‌های دیگر را به شما بدهد.
کاربران نرم‌افزار مدیریت دانش چه کسانی هستند؟
به طور کلی همه افراد حاظر در سازمان می‌توانند با توجه به نقش و جایگاه خود، از این برنامه استفاده کرده و سود ببرند. مدیر می تواند نقش‌ها را معرفی و اطلاعات لازم را در دسترس افراد قرار دهد. همچنین می‌تواند دادهها را تحلیل کرده و به داشبورد اطلاعاتی خود اضافه کند. پرسنل هم می‌توانند در تولید دانش و به اشتراک‌گذاری آن نقش داشته باشند.
پس نرم افزار مدیریت دانش ذی نفعان فراوانی در سازمان دارد که هم می‌توانند از آن استفاده کرده و هم در رشد و توسعه سازمان در کمترین حالت ممکن و به سرعت مؤثر باشند.
چطور می‌توان بهترین نرم‌افزار مدیریت دانش را برای سازمان خود انتخاب کرد؟
نرم‌افزارهای مختلفی از طرف شرکت‌های مختلف ارائه می‌شوند. این نرم‌افزارها در برخی عملیات، کارایی متفاوتی دارند. برای انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت دانش جهت یادگیری سازمانی باید:
- نیازها و خواسته‌های سازمان خود را مشخص کنید
- کاربران را تعیین کنید. کاربران درون سازمانی هستند یا افراد خارج از سازمان هم می‌توانند از آن استفاده کنند؟
- راه حل ارائه شده بر مبنای تکنولوژی ابری یا درون سازمانی باشد؟
- آیا نرم‌افزار انتخاب شده قابلیت یکپارچه سازی با سایر نرم‌افزارها و سایر سیستم‌های سازمان را دارد؟
- هزینه سرمایه گذاری مد نظر شما چقدر است؟
- آیا زیرساخت لازم فراهم است؟
- اندازه سازمان شما چقدر است؟ با استفاده از میزان گستردگی آن می‌توانید نوع نرم افزار مطلوب خود را انتخاب و خرید کنید.
سخن آخر
یک سازمان سالم، روز به روز در حال بزرگ شد، رشد و بالندگی است اما این رشد در گرو مهارت و دانش تک تک افراد سازمان است. یکی از راه‌های مهم موفقیت در روند پیشرفت سازمان، استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش برای یادگیری سازمانی به روش آسان و کاربردی است.
سیستم مدیریت دانش آمده است تا مخزنی از اطلاعات را در سازمان جمع آوری، ذخیره و در دسترس قرار دهد تا افراد با مراجعه به دادهها و اطلاعات جمع شده هم اطلاعات خود را به روز نمایند و هم در سطح مدیران، با تجزیه و تحلیل مناسب، راهبردهای عملیاتی ویژه را تهیه و اجرا کنند.
یک نرم‌افزار مدیریت دانش با توجه به نوع و عملکرد سازمان، می‌تواند متفاوت باشد. سطح دسترسی متفاوتی برای آن تعریف شده و آموزش را سرعت ببخشد. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش، یادگیری سازمانی را آسان و بهره‌وری را افزایش دهید.
ثبت نظر