مدیریت پروژه یا نرم افزار مدیریت پروژه

توسط محسن روح الامین 4 ماه agoهیچ نظری ثبت نشده
ماهان  /  تعاملات سازمان  /  مدیریت پروژه یا نرم افزار مدیریت پروژه

تعریف پروژه

جدا از نرم افزار مدیریت پروژه، یك پروژه مجموعه‌ای از فعالیت هایی است كه برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام می‌گیرد. و این فعالیتها باید در تاریخهای معین، با هزینه‌هایی معین و كیفیت تعیین ‌شده‌ای به انجام برسند. لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی به هر سه عامل زمان، هزینه و كیفیت معین است و خارج شدن هر یك از سه عامل مذكور از حدود تعیین شده، می تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.

تعریف مدیریت پروژه

مدیریت پروژه تعریفی از برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و كیفیت مشخص به‌ سوی ایجاد نتایج مشخص‌ شده است. مدیریت پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی ‌دارد تا با استفاده‌ درست از منابع، نتایج مشخص و مورد انتظار را با هزینه‌ توافق‌ شده‌ قبلی در موعد درست خود تحویل ‌دهد. به بیان دیگر مدیریت پروژه بكارگیری دانش، مهارتها، ابزار و تكنیكهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها، به منظور رفع نیازها و انتظارات کارفرما از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و كنترل پروژه بهره می گیرد.

کنترل پروژه

كنترل پروژه فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یك تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و كیفیت در حین اجرای پروژه، كه از ابزار و تكنیك‌های خاص خود در انجام این مهم كمك می‌گیرد . در واقع كنترل، اجرای دقیق و كامل برنامه تدوین‌شده برای پروژه است، به گونه‌ای كه هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی ترین فعالیتها، پروژه را به نزدیك‌ترین حالت ممكن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند . كنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره میگیرد.

  1. تعیین وضعیت واقعی پروژه
  2. مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
  3. در نظر گرفت اقدام اصلاحی

حال با دانستن این تعاریف می دانیم یک مدیر پروژه با  ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت ها برای کاربرد مناسب منابع و امکانات،به منظور رسیدن به هدف نهایی پروژه باید دارای مهارت های برنامه ریزی و برآورد درست قبل از اجرا و کنترل دقیق و بموقع هنگام اجرا باشد.

فرآیند های یک پروژه اجرایی

برای هر پروژه ای فاز های مختلفی تعریف می شوند. فاز های پروژه، شامل فرایندهای کلیدی است که معمولا در همه فازها اجرا می شوند، عبارتند از:

  • مدیریت فاز
  • برنامه ریزی
  • کنترل پروژه
  • مدیریت تیم
  • ارتباطات
  • تدارکات
  • یکپارچگی (ادغام)

مدیریت فاز

در اینجا، به طور کامل شرایط برای تکمیل هر فاز و برای شروع فاز بعدی را مشخص می کنید. الزامات تحویل و ثبت نام معمولا در اسناد آغازین پروژه شناسایی می شوند و در طول پروژه به طور مناسب بررسی می شوند.

برنامه ریزی

برنامه ریزی برای کل پروژه را در ابتدای پروژه انجام دهید، همچنین برنامه ریزی دقیق تر برای هر فاز را در ابتدای آن فاز انجام دهید. حتما برای هر فاز برنامه ریزی؛ افراد، منابع، روش ها و ابزارهای پشتیبانی داشته باشید تا بتوانید پروژه را در زمان، بودجه و استانداردهای کیفیت مناسب تحویل دهید. همچنین در این قسمت می توانید از نرم افزارهای مدیریت پروژه کمک بگیرید. همسو با پیشرفت پروژه به جلو غفلت از بودجه بندی می تواند پروژه را با مخاطرات جبران ناپذیری روبرو کند. نرم افزار ” هم تیک ” با داشتن قابلیت بودجه بندی می تواند در هر فاز از پروژه گزارشات مناسبی از روند پروژه ها را در اختیار مدیران پروژه بگذارند. همچنین اعضای گروه می توانند با درنظر گرفتن بودجه بندی هر فاز همسو با استراتژی پروژه همگام شوند و این امکان در کاهش هزینه ها نقش موثری خواهد داشت .

کنترل پروژه

در این بخش گزارش هایی گنجانده می شوند که شما را برای ایجاد یک تصویر دقیق از نحوه انجام کار کمک می کنند. یک روش معمول برای انجام این کار استفاده از یک داشبورد مدیریتی  است. عموما کمک گرفتن از نرم افزارهایی که در این حوزه فعالیت می کنند بدلیل گزارشات پیش فرض و مناسب شان تاثیر موثری می تواند در تصمیم گیری های بموقع و صحیح داشته باشد.

مدیریت تیم

به عنوان مدیر پروژه، شما مسئول مدیریت تیم پروژه می باشید. کار بر روی یک پروژه معمولا از اکثر فعالیت های عادی کسب و کار ها متفاوت است و ممکن است نیاز به رویکرد و مهارت های متفاوت داشته باشد. به این ترتیب، شما احتمالا نیاز به آموزش و پشتیبانی خاصی از مدیریت پروژه دارید، همچنین در مدیریت تیم نیز پیچیدگی های فراوانی وجود دارد.

ارتباطات

مطمئن شوید که درباره مسئولیت برقراری ارتباط با اعضای تیم، هیات مدیره پروژه، سهامداران مختلف در کسب و کار و اشخاص ثالث مطلع هستید.

تدارکات

به دلیل تخصصی بودن پروژه ها، بسیاری از آن ها اشخاص ثالث را برای مدیریت خرید استخدام می کنند. مدیریت این اشخاص ثالث اغلب نقش مدیریت پروژه است..

یکپارچگی

اکثر پروژه های یک سازمان مستقل باقی نمی مانند و معمولا در سایر زمینه های کسب و کار تاثیر می گذارند. در نظر بگیرید که پروژه شما چگونه با سایر پروژه ها یا عملکرد آن ها ارتباط برقرار می کند. گاهی لازم است دقت داشته باشیم به شروع یک پروژه جدید در حالی که هنوز پروژه قبلی به اتمام نرسیده و منابع محدودی ( انسانی و….) در شروع داریم. همزمانی آنها امکان دارد ما را به چالش بکشد!


نقش نرم افزار مدیریت پروژه

اساسا مدیریت پروژه امری غیر نرم افزاری است. اما در دنیای جدید که امکانات کامپیوتری به سادگی در دسترس همگان هستند، نقش نرم افزار در مدیریت پروژه نه تنها به عنوان یک ابزار تسهیل گر بلکه به عنوان ابزاری ضروری و جدا نشدنی از پروژه به شمار می آید.

project managament software - نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزارها در تمامی مراحل در خدمت تیم مدیریت و کنترل پروژه هستند. حتی می توان گفت تا این حدود استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه نیز کمی قدیمی محسوب می شود. چرا که در رویکردهای جدید و به خصوص با کامپیوترایز شدن و موبالایز شدن ارتباطات ابزارهای نرم افزاری از حدود خدمت دفاتر مدیریت پروژه خارج شده و توسط تمامی اعضای پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. این موضوع در پروژه های سازمانی و پروژه هایی که با رویکرد چابک (Agile) مدیریت می شوند به مراتب پر رنگ تر می باشد.

در این رویکرد لیست کارها بسیار فرد محور (منابع انسانی) شده و هر کدام از اعضای پروژه می توانند کارهای خود را در نرم افزار مشاهده و پیشرفت آن را شخصا گزارش نمایند.

امکانات یک نرم افزار مدیریت پروژه جدید محدود به کنترل زمان و منابع (آن طور که در نرم افزارهای معروف و تخصصی مانند مایکروسافت پروجکت و پرایماورا) نیست و مسایلی مانند ارتباطات، مدیریت مستندات، تایم شیت اعضا، مدیریت هزینه ها و بودجه، مدیریت دانش و مانند آن را پوشش می دهد.

این سیستم ها اگرچه اقداماتی مانند مدیریت زمان، تسطیح منابع، کنترل و مدیریت شناوری، وابستگی کارها به یکدیگر و محاسبه پیشرفت را به خوبی نرم افزارهای تخصصی انجام نمی دهند اما به سادگی می توانند به آنها متصل شده و با تبادل اطلاعات یک سیستم یکپارچه را فراهم آورند.

با اینحال رویکرد چابک به مدیریت پروژه یا مدیریت پروژه های درون سازمانی، اغلب به نرم افزارهای تخصصی نیاز نداشته و تنها امکانات نرم افزارهای همکارانه (Collaborative) پاسخگوی الزامات مدیریت پروژه می باشد.

در بخشهای بعدی توضیحات بیشتری در مورد مدیریت پروژه چابک و نرم افزار مدیریت پروژه خواهیم داد.


مقالات مرتبط

دسته بندی ها :
  تعاملات سازمان - شبکه اجتماعی سازمانی - مدیریت دانش - نکات مدیریتی -
این نوشته به اشتراک گذاشته شد 0 بار
 200

ثبت نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

درخواست دمو | نظام پیشنهادات | مدیریت جلسات | طراحی سایت | شبکه اجتماعی سازمانی