تعریف پروژه
جدا از نرم‌افزار مدیریت پروژه، یك پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی است كه برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام میگیرد و این فعالیت‌ها باید در تاریخ‌های معین، با هزینه‌هایی معین و كیفیت تعیین شده‌ای به انجام برسند. لازمه‌ی موفقیت هر پروژه، دستیابی به هر سه عامل زمان، هزینه و كیفیت معین است و خارج شدن هر یك از سه عامل مذكور از حدود تعیین شده، میتواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.
تعریف مدیریت پروژه
مدیریت پروژه تعریفی از برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و كیفیت مشخص به سوی ایجاد نتایج مشخص شده است. مدیریت پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر میگیرد و سعی دارد تا با استفاده درست از منابع، نتایج مشخص و مورد انتظار را با هزینه توافق‌‌شده قبلی در موعد درست خود تحویل دهد. به بیان دیگر مدیریت پروژه بكارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزار و تكنیك‌های لازم در اداره جریان اجرای فعالیت‌ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات کارفرما از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و كنترل پروژه بهره میگیرد.
کنترل پروژه
كنترل پروژه فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یك تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و كیفیت در حین اجرای پروژه كه از ابزار و تكنیك‌های خاص خود در انجام این مهم كمك میگیرد. در واقع كنترل، اجرای دقیق و كامل برنامه تدوین‌شده برای پروژه است، به گونه‌ای كه هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی ترین فعالیت‌ها، پروژه را به نزدیك‌ترین حالت ممكن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند . كنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره میگیرد.
- تعیین وضعیت واقعی پروژه
- مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
- در نظر گرفت اقدام اصلاحی
حال با دانستن این تعاریف می‌دانیم یک مدیر پروژه با ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت‌ها برای کاربرد مناسب منابع و امکانات،به منظور رسیدن به هدف نهایی پروژه باید دارای مهارت‌های برنامه‌ریزی و برآورد درست قبل از اجرا و کنترل دقیق و به‌موقع هنگام اجرا باشد.
فرآیندهای یک پروژه اجرایی
برای هر پروژه‌ای فازهای مختلفی تعریف میشوند. فازهای پروژه، شامل فرایندهای کلیدی است که معمولاً در همه فازها اجرا میشوند، عبارتند از:
- مدیریت فاز
- برنامه‌ریزی
- کنترل پروژه
- مدیریت تیم
- ارتباطات
- تدارکات
- یکپارچگی (ادغام)
مدیریت فاز
در اینجا، به طور کامل شرایط برای تکمیل هر فاز و برای شروع فاز بعدی را مشخص میکنید. الزامات تحویل و ثبت نام معمولاً در اسناد آغازین پروژه شناسایی میشوند و در طول پروژه به طور مناسب بررسی میشوند.
برنامه‌ریزی
برنامه ریزی برای کل پروژه را در ابتدای پروژه انجام دهید، همچنین برنامه‌ریزی دقیق‌تر برای هر فاز را در ابتدای
آن فاز انجام دهید. حتماً برای هر فاز برنامه‌ریزی؛ افراد، منابع، روش‌ها و ابزارهای پشتیبانی داشته باشید تا بتوانید پروژه را در زمان، بودجه و استانداردهای کیفیت مناسب تحویل دهید. همچنین در این قسمت می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه کمک بگیرید. همتیک با پیشرفت پروژه به جلو غفلت از بودجه‌بندی میتواند پروژه را با مخاطرات جبران‌ناپذیری روبرو کند. نرم‌افزار مدیریت پروژه « همتیک » با داشتن قابلیت بودجه‌بندی میتواند در هر فاز از پروژه گزارشات مناسبی از روند پروژه‌ها را در اختیار مدیران پروژه بگذارند. همچنین اعضای گروه میتوانند با درنظر گرفتن بودجه‌بندی هر فاز همتیک با استراتژی پروژه همگام شوند و این امکان در کاهش هزینه‌ها نقش مؤثری خواهد داشت .
کنترل پروژه
در این بخش گزارش‌هایی گنجانده میشوند که شما را برای ایجاد یک تصویر دقیق از نحوه انجام کار کمک میکنند. یک روش معمول برای انجام این کار استفاده از یک داشبورد مدیریتی است.
عموماً کمک گرفتن از نرم‌افزارهایی که در این حوزه فعالیت میکنند بدلیل گزارشات پیش فرض و مناسبشان تأثیر مؤثری میتواند در تصمیم‌گیری‌های به‌موقع و صحیح داشته باشد.
مدیریت تیم
به عنوان مدیر پروژه، شما مسئول مدیریت تیم پروژه می‌باشید. کار بر روی یک پروژه معمولاً از اکثر فعالیت‌های عادی کسب و کارها متفاوت است و ممکن است نیاز به رویکرد و مهارت‌های متفاوت داشته باشد. به این ترتیب، شما احتمالاً نیاز به آموزش و پشتیبانی خاصی از مدیریت پروژه دارید، همچنین در مدیریت تیم نیز پیچیدگی‌های فراوانی وجود دارد.
ارتباطات
مطمئن شوید که درباره مسئولیت برقراری ارتباط با اعضای تیم، هیئت مدیره پروژه، سهامداران مختلف در کسب و کار و اشخاص ثالث مطلع هستید.
تدارکات
به دلیل تخصصی بودن پروژه‌ها، بسیاری از آن ها اشخاص ثالث را برای مدیریت خرید استخدام میکنند. مدیریت این اشخاص ثالث اغلب نقش مدیریت پروژه است.
یکپارچگی
اکثر پروژه‌های یک سازمان مستقل باقی نمی‌مانند و معمولاً در سایر زمینه‌های کسب و کار تأثیر میگذارند. در نظر بگیرید که پروژه‌ی شما چگونه با سایر پروژه‌ها یا عملکرد آنها ارتباط برقرار میکند. گاهی لازم است دقت داشته باشیم به شروع یک پروژه جدید در حالی که هنوز پروژه قبلی به اتمام نرسیده و منابع محدودی ( انسانی و….) در شروع داریم. همزمانی آنها امکان دارد ما را به چالش بکشد!
نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه
اساساً مدیریت پروژه امری غیر نرم‌افزاری است اما در دنیای جدید که امکانات کامپیوتری به سادگی در دسترس همگان هستند، نقش نرم‌افزار در مدیریت پروژه نه تنها به عنوان یک ابزار تسهیل‌گر بلکه به عنوان ابزاری ضروری و جدانشدنی از پروژه به شمار می‌آید.
نرم‌افزارها در تمامی مراحل در خدمت تیم مدیریت و کنترل پروژه هستند. حتی می‌توان گفت تا این حدود استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه نیز کمی قدیمی محسوب میشود چراکه در رویکردهای جدید و به خصوص با کامپیوترایز شدن و موبالایز شدن ارتباطات ابزارهای نرم‌افزاری از حدود خدمت دفاتر مدیریت پروژه خارج شده و توسط تمامی اعضای پروژه مورد استفاده قرار میگیرد. این موضوع در پروژه‌های سازمانی و پروژه‌هایی که با رویکرد چابک (Agile) مدیریت میشوند به مراتب پررنگ‌تر میباشد.
در این رویکرد لیست کارها بسیار فردمحور (منابع انسانی) شده و هر کدام از اعضای پروژه میتوانند کارهای خود را در نرم‌افزار مشاهده و پیشرفت آن را شخصاً گزارش نمایند.
امکانات یک نرم افزار مدیریت پروژه جدید محدود به کنترل زمان و منابع (آن طور که در نرم‌افزارهای معروف و تخصصی مانند مایکروسافت پروجکت و پرایماورا) نیست و مسائلی مانند ارتباطات، مدیریت مستندات، تایم‌شیت اعضاء، مدیریت هزینه‌ها و بودجه، مدیریت دانش و مانند آن را پوشش میدهد.
این سیستم‌ها اگرچه اقداماتی مانند مدیریت زمان، تسطیح منابع، کنترل و مدیریت شناوری، وابستگی کارها به یکدیگر و محاسبه‌ی پیشرفت را به خوبی نرم‌افزارهای تخصصی انجام نمیدهند اما به سادگی میتوانند به آنها متصل شده و با تبادل اطلاعات یک سیستم یکپارچه را فراهم آورند.
با اینحال رویکرد چابک به مدیریت پروژه یا مدیریت پروژه‌های درون سازمانی، اغلب به نرم‌افزارهای تخصصی نیاز نداشته و تنها امکانات نرم‌افزارهای همکارانه (Collaborative) پاسخگوی الزامات مدیریت پروژه میباشد.
در بخش‌های بعدی توضیحات بیشتری در مورد مدیریت پروژه چابک و نرم‌افزار مدیریت پروژه خواهیم داد.
نویسنده: محسن روح‌الامین
مقالات مرتبط
- چگونه مدیران از شبکه اجتماعی سازمانی سود می برند؟
- ۴ دلیلی که شما به شبکه اجتماعی سازمانی نیاز دارید
- ابزارهای مدیریت دانش
ثبت نظر