همه چیز در مورد نرم افزار مدیریت دانش

نرم افزار مدیریت دانش بستری پلتفرمیک است که با ایجاد رویکرد سیستماتیک، مدیریت دانش را به صورت کاملاً هوشمند و پویا پیش می­برد. نرم افزار مدیریت دانش قصد دارد تا با ایجاد یک بانک دانش سازمانی در دو نوع فرآیندی و پروژه محور، اطلاعات موجود در یک سازمان را با توجه به رویکرد کاری سازمان و همچنین اهداف کاری سازمان طبقه‌­بندی و دسته­‌بندی نماید. همچنین مدیران دانش قادر هستند تا از خدمات جستجوی هوشمند در بانک دانش سازمانی، دسترسی سریع به اطلاعات را تجربه کنند.

نرم افزار مدیریت دانش، نرم افزاری هوشمند است که با تکمیل نقشه­‌ی دانش سازمان مسیری مشخص برای توسعه دانش در سازمان را تعیین می­کند. مدیران دانش بر این موضوع واقف هستند که وجود یک نقشه­‌ی دانشی کامل تا چه میزان می­تواند در روند کاری مدیریت دانش کارساز و سودآور باشد. نرم افزار مدیریت دانش با تقویت ارتباطات سازمانی اثربخش مبتنی بر دانش، به نوعی ارتباط سازمانی خود با بخش مدیریت منابع انسانی را ساخته و تقویت می­کند.

یکی دیگر از خدمات اصلی نرم افزار مدیریت دانش در سازمان‌­ها، یکپارچه­‌سازی منابع دانش سازمانی است. یکپارچه­‌سازی منابع دانش سازمانی به این معناست که منابع دانش­ ساز در سازمان همگی متناسب با اهداف سازمان کار کنند. نکته حائز اهمیت آن است که در صورت یکپارچه نبودن منابع دانش سازمانی، تعارض و تداخل اطلاعاتی موجود در سازمان می­تواند در فرآیند کاری سازمان بسیار مخرب و آسیب‌­زا باشد که یکی از وظایف مدیریت دانش این است که از چنین آسیبی جلوگیری به عمل آورد.

نرم افزار مدیریت دانش چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم افزار مدیریت دانش، سامانه‌­ای یکپارچه و هوشمند است که کارکردها و وظایف مدیریت دانش را به صورت اتوماتیک و سیستماتیک پیش خواهد برد. نرم افزار مدیریت دانش با هدف آسان­‌سازی فرآیند مدیریت دانش در سازمان‌­ها گام بر می­دارد تا بتواند در جهت افزایش بازدهی مدیریت کلی سازمان اقدام نماید. نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد بانک‌­های اطلاعاتی کاربردی با قابلیت جستجوی هوشمند، بستری امن و منظم را با هدف طبقه­‌بندی اطلاعات ایجاد می­کند. همچنین از دیگر وظایف نرم افزار مدیریت دانش می­توان به یکپارچه­‌سازی منابع دانش سازمانی اشاره کرد. این یکپارچه­‌سازی بسیار مهم و حائز اهمیت بوده که با توجه استفاده حداکثری مدیریت دانش از دانش‌­های سازمانی، شاخص عملکردی مدیریت سازمانی را ارتقاء می­دهد.

نرم افزار مدیریت دانش با گزارش‌­گیری هوشمند و پویا از تغییرات دانشی موجود در یک سازمان، شاخص ساخته و آن را در اختیار مدیر دانش سازمان قرار می­دهد. شاخص­‌های عملکردی مدیریت دانش سازمان، مؤلفه‌هایی تأثیرگذار هستند که مدیریت دانش را بسیار حرفه‌­ای‌تر پیش خواهند برد و از آنجا که مدیریت دانش نیاز به فعالیتی سیستماتیک دارد، این شاخص­‌ها مدیر دانش را در راستای فرآیندسازی دانش کمک خواهند کرد.

در انواع نرم افزار مدیریت دانش، سیستم‌­ها و زیرسیستم­‌هایی وجود دارند که اطلاع از آن­ها شما را در شناخت از نرم افزار مدیریت دانش بسیار کمک خواهد کرد. یکی از زیرسیستم­‌های اصلی نرم افزار مدیریت دانش، مدیریت چرخه دانش است که وظایف ثبت، دسته‌­بندی، اعتبارسنجی، دسترسی­‌دهی و به‌کارگیری دانش را بر عهده دارد. مدیریت چرخه دانش  فرآیندی اساسی و تأثیرگذار در یکپارچه‌­سازی منابع دانش سازمانی است.

از دیگر زیرسیستم‌­های موجود در یک نرم افزار مدیریت دانش، ساخت شبکه­‌های اجتماعی سازمانی مبتنی بر دانش است. همانطور که می­دانید شبکه‌­سازی در مدیریت سازمان امری بسیار مهم و در عین حال سخت محسوب می­شود که با وجود ارائه چنین خدماتی از جانب انواع نرم افزار مدیریت دانش، می­توان کارآمدی آن­ها را به اثبات رسانید.

در بیان زیرسیستم­‌های اصلی سامانه و نرم افزار مدیریت دانش به مدیریت چرخه دانش و ساخت شبکه‌­های اجتماعی مبتنی بر دانش اشاره کردیم. یکی دیگر از این زیرسیستم­‌ها انگیزش و بازی‌سازی (gamification) است. بازی‌سازی به معنی آن است که از روش‌­های امتیازدهی و رتبه‌­بندی بازی­‌ها در نرم افزار استفاده شود که به عنوان ایجاد انگیزه و جذابیت نرم افزار مدیریت دانش بسیار مهم و کاربردی است.

یکی دیگر از زیرسیستم­‌های نرم افزار مدیریت دانش، ساخت نقشه دانش است. نقشه دانش یک نمایش تصویری از سرمایه‌‌های فکری و منابع دانشیِ سازمان است. نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد نقشه دانشی سازمان به سؤالاتی پاسخ می­دهد که بیان آن­ها به این نحو است: برای موفقیت در هر یک از گام‌­های نقشه راه سازمان چه دانشی لازم است؟ چه کسی دانش‌­های مورد نیاز برای هر گام را داراست و می­تواند در پیشبرد آن به سازمان کمک کند؟ دانش مورد نیاز گام­‌های مختلف نقشه راه سازمان را از کجا می­توان بدست آورد و محتوای مناسب آن چگونه در دسترس قرار می­گیرد؟ در روند مدیریت دانش سازمان، کدامیک از نیروها با یکدیگر ارتباط دانشی دارند؟ و ارتباط کدامیک مستقیم و کدامیک غیر مستقیم است؟ و اینکه این دانش‌­ها در فرآیند کاری سازمان چگونه در جریان کار قرار می­گیرند؟ و در نهایت چگونه منجر به هم‌­افزایی و جریان­‌سازی خواهند شد؟

همانطور که خواندید، زیرسیستمی که به ساخت نقشه دانش می­پردازد بسیار کاربردی و مهم است و از آن­جایی که نقشه راه در تمام مراحل مدیریت سازمان دارای اهمیت است می­توان گفت که این زیرسیستم از مهم­ترین آن­ها محسوب می­شود و لازم است تا در تمام انواع نرم افزار مدیریت دانش به این زیرسیستم اهمیت و بهای ویژه داده شود.

نرم افزار مدیریت دانش چگونه بر رشد فردی کارکنان سازمان کمک خواهد کرد؟

نرم افزار مدیریت دانش بستری امن، پویا، هوشمند و مناسب است که به منظور افزایش تعاملات سازمانی مبتنی بر دانش عمل می­کند. سیستم و نرم افزار مدیریت دانش دارای ویژگی­‌ها و مشخصاتی است که تمام آن­ها در راستای ثمردهی مؤلفه‌­هایی چون؛ شناسایی دانش، خلق دانش، ذخیره‌سازی دانش، به اشتراک‌گذاری  دانش و به‌کارگیری دانش گام بر می­دارند. نرم افزار مدیریت دانش با قابلیت مدیریت کاربر و محتوا، تولید محتوای کارکنان سازمان را تحت نظر دارد و قادر است تا تحلیل مناسبی از شاخص‌­های عملکردی آنان ارائه دهد. گزارش‌­های آماری از وضعیت دانش‌­های موجود در سازمان و واحدهای مختلف آن، قدرت تحلیلی فرآیند مدیریت دانش را بالا می­برد.

با وجود چنین قابلیت­‌هایی عملکرد نیروهای سازمان با توجه به اهداف سازمان بررسی شده و بر مبنای دانش تزریق­‌شده و ضعف‌­های موجود آسیب­‌شناسی مورد نیاز سازمان بدست می­‌آید که با در اختیار داشتن یک الگوی آسیب­‌شناسی دقیق و کارآمد، مدیر دانش قادر است تا در یکپارچه‌­سازی منابع دانش و همچنین تکمیل نقشه دانش سازمان عملکرد حرفه‌­ای و کارسازی را از خود نشان دهد. از همین جهت، کارکنان سازمان می­توانند خود را در این روند ارزیابی کنند و از آنجایی که ارزیابی مناسب اولین مرحله برای رشد فردی محسوب می­شود، نرم افزار مدیریت دانش قادر است تا نقش بسیار پررنگ و به‌سزایی را در رشد دانش فردی نیرو ایفا کند.

نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری در مدیریت پروژه دارد؟

مدیریت پروژه امروزه به سامانه­‌های پلتفرمیک و جامعی نیاز دارد تا بتواند از آن­ها به عنوان یار کمکی بهره گیرد. نرم افزارهای مدیریت پروژه یکی از نیروهای کمکی به مدیران سازمان هستند که با توجه به نیازهای یک مدیر پروژه طراحی شده است. نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری است کارآمد در روند کاری یک تیم، مجموعه و یا یک سازمان که مدیریت وظایف، مدیریت منابع انسانی و همچنین مدیریت زمان را به روشی بهینه برای شما فراهم می­کند.

یک نرم افزار مدیریت پروژه می­تواند ماژول­‌هایی از قبیل، مدیریت وظایف، مدیریت بودجه، مدیریت منابع و نیروی انسانی، مدیریت جلسات کاری و غیره را داشته باشد. نرم افزار مدیریت پروژه قادر است تا نقش مهم و حائز اهمیتی را در مدیریت برنامه­‌ها داشته باشد. مدیریت برنامه‌­های موجود در یک پروژه امری است بسیار ضروری که برای موفقیت در هر پروژه­ای نیاز است تا مؤلفه­‌های آن اولاً در نظر گرفته شوند و سپس با دقت بالا اجرایی گردند. با توجه به معرفی ارائه‌­شده از نرم افزارهای مدیریت پروژه در می­‌یابیم که مقوله مدیریت پروژه و مدیریت دانش و همچنین نرم افزار مدیریت دانش، ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند.

نرم افزار مدیریت دانش قادر است تا از زیرسیستم گزارش ­دهی نرم افزارهای مدیریت پروژه در یک سازمان استفاده کند. گزارش‌­های تحلیلی نرم افزارهای مدیریت پروژه برای مدیران سازمانی، مخصوصاً مدیر دانش سازمان بسیار کاربردی است. این گزارش‌­ها می­توانند خلاها و نقاط قوت سازمان را در بخش‌­های مختلف تعیین کنند که مدیریت دانش به توجه به روش­‌های کاری خود، قادر است با تزریق دانش مورد نیاز به پرکردن خلأها و همچنین تقویت مضاعف نقاط قوت بپردازد.

نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری در مدیریت زمان دارد؟

مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهم­ترین مؤلفه­‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند. مدیریت زمان یکی از مهم­ترین پارامترهایی است که در موقعیت­‌ها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت. مدیریت زمان به تمام مؤلفه­‌های یک سازمان وابسته است، به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفه­‌های موثر از حالت تنظیمات خود خارج می­شوند.

فرض کنید یک پروژه­‌ای در یک سازمان باید در مدت دو ماه به صورت کامل، گام اول و مرحله اولیه خود را به اتمام برساند. اگر اعضای تیم یا سازمان و همچنین مدیر سازمان نتواند در این دو ماه برنامه زمانی پروژه را به مرحله اولیه برساند، بقیه گام‌­های پروژه نیز از حالت تنظیمات خود خارج می­شود. اگر مرحله اول به موقع انجام نشود مرحله دوم و سوم پروژه نیز به تعویق می‌­افتد.

اگر در آن پروژه به افراد و منابع سازمانی خود حقوق می­دهید باید بدانید که هرقدر مراحل زمانی پروژه شما به تعویق بیفتد در نتیجه هزینه­‌های بیشتری باید بابت پرداخت کنید. با بیان این مثال نتیجه می­گیریم که به تعویق افتادن هر پروژه‌­ای از لحاظ زمانی به معنی آن است که هزینه‌­های پرداختی پروژه فربه‌­تر شده و چیزی جز ضرر و زیان برای شما نخواهد داشت. در می­‌یابیم که مدیریت زمان نیز خود به نوعی در فرآیند مدیریت دانش نقش یاری­‌رسان دارد زیرا هرقدر که مدیریت زمان و فرآیند آن در یک سازمان بهینه‌تر اتفاق بیفتد، کارکنان سازمان زمان بیشتری به منظور کسب دانش دارند و بیشتر می­توانند به رشد فردی خود بپردازند.

همچنین یکی دیگر از تأثیرات مدیریت دانش بر مدیریت زمان آن است که هرقدر کارکنان و مدیران سازمان اطلاعات بیشتر و بهینه‌­تری با توجه به گام­‌های مسیر سازمان داشته باشند، تمام فعالیت­‌ها و گام‌­های نقشه راه بهینه‌­تر و در زمان کمتری، با کیفیت مناسب‌­تری پیش خواهند رفت.

با نرم افزار مدیریت دانش و مشخصات آن به صورت کامل آشنا شدیم

نرم افزار مدیریت دانش، سامانه‌­ای یکپارچه و هوشمند است که کارکردها و وظایف مدیریت دانش را به صورت اتوماتیک و سیستماتیک پیش خواهد برد. نرم افزار مدیریت دانش با هدف آسان­‌سازی فرآیند مدیریت دانش در سازمان­‌ها گام بر می­دارد تا بتواند در جهت افزایش بازدهی مدیریت کلی سازمان اقدام نماید. نرم افزارهای مدیریت دانش در نهایت با فراهم‌­سازی بستری برای استفاده حداکثری از دانش‌­های سازمانی در بازه عمر آن­ها به مدیریت سازمان کمک خواهد کرد.