نرم افزار مدیریت دانش بستری پلتفرمیک است که با ایجاد رویکرد سیستماتیک، مدیریت دانش را به صورت کاملاً هوشمند و پویا پیش میبرد. نرم افزار مدیریت دانش قصد دارد تا با ایجاد یک بانک دانش سازمانی در دو نوع فرآیندی و پروژه محور، اطلاعات موجود در یک سازمان را با توجه به رویکرد کاری سازمان و همچنین اهداف کاری سازمان طبقهبندی و دستهبندی نماید. همچنین مدیران دانش قادر هستند تا از خدمات جستجوی هوشمند در بانک دانش سازمانی، دسترسی سریع به اطلاعات را تجربه کنند.
نرم افزار مدیریت دانش، نرم افزاری هوشمند است که با تکمیل نقشهی دانش سازمان مسیری مشخص برای توسعه دانش در سازمان را تعیین میکند. مدیران دانش بر این موضوع واقف هستند که وجود یک نقشهی دانشی کامل تا چه میزان میتواند در روند کاری مدیریت دانش کارساز و سودآور باشد. نرم افزار مدیریت دانش با تقویت ارتباطات سازمانی اثربخش مبتنی بر دانش، به نوعی ارتباط سازمانی خود با بخش مدیریت منابع انسانی را ساخته و تقویت میکند.
یکی دیگر از خدمات اصلی نرم افزار مدیریت دانش در سازمانها، یکپارچهسازی منابع دانش سازمانی است. یکپارچهسازی منابع دانش سازمانی به این معناست که منابع دانش ساز در سازمان همگی متناسب با اهداف سازمان کار کنند. نکته حائز اهمیت آن است که در صورت یکپارچه نبودن منابع دانش سازمانی، تعارض و تداخل اطلاعاتی موجود در سازمان میتواند در فرآیند کاری سازمان بسیار مخرب و آسیبزا باشد که یکی از وظایف مدیریت دانش این است که از چنین آسیبی جلوگیری به عمل آورد.
نرم افزار مدیریت دانش چیست و چه کاربردی دارد؟
نرم افزار مدیریت دانش، سامانهای یکپارچه و هوشمند است که کارکردها و وظایف مدیریت دانش را به صورت اتوماتیک و سیستماتیک پیش خواهد برد. نرم افزار مدیریت دانش با هدف آسانسازی فرآیند مدیریت دانش در سازمانها گام بر میدارد تا بتواند در جهت افزایش بازدهی مدیریت کلی سازمان اقدام نماید. نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد بانکهای اطلاعاتی کاربردی با قابلیت جستجوی هوشمند، بستری امن و منظم را با هدف طبقهبندی اطلاعات ایجاد میکند. همچنین از دیگر وظایف نرم افزار مدیریت دانش میتوان به یکپارچهسازی منابع دانش سازمانی اشاره کرد. این یکپارچهسازی بسیار مهم و حائز اهمیت بوده که با توجه استفاده حداکثری مدیریت دانش از دانشهای سازمانی، شاخص عملکردی مدیریت سازمانی را ارتقاء میدهد.
نرم افزار مدیریت دانش با گزارشگیری هوشمند و پویا از تغییرات دانشی موجود در یک سازمان، شاخص ساخته و آن را در اختیار مدیر دانش سازمان قرار میدهد. شاخصهای عملکردی مدیریت دانش سازمان، مؤلفههایی تأثیرگذار هستند که مدیریت دانش را بسیار حرفهایتر پیش خواهند برد و از آنجا که مدیریت دانش نیاز به فعالیتی سیستماتیک دارد، این شاخصها مدیر دانش را در راستای فرآیندسازی دانش کمک خواهند کرد.
در انواع نرم افزار مدیریت دانش، سیستمها و زیرسیستمهایی وجود دارند که اطلاع از آنها شما را در شناخت از نرم افزار مدیریت دانش بسیار کمک خواهد کرد. یکی از زیرسیستمهای اصلی نرم افزار مدیریت دانش، مدیریت چرخه دانش است که وظایف ثبت، دستهبندی، اعتبارسنجی، دسترسیدهی و بهکارگیری دانش را بر عهده دارد. مدیریت چرخه دانش فرآیندی اساسی و تأثیرگذار در یکپارچهسازی منابع دانش سازمانی است.
از دیگر زیرسیستمهای موجود در یک نرم افزار مدیریت دانش، ساخت شبکههای اجتماعی سازمانی مبتنی بر دانش است. همانطور که میدانید شبکهسازی در مدیریت سازمان امری بسیار مهم و در عین حال سخت محسوب میشود که با وجود ارائه چنین خدماتی از جانب انواع نرم افزار مدیریت دانش، میتوان کارآمدی آنها را به اثبات رسانید.
در بیان زیرسیستمهای اصلی سامانه و نرم افزار مدیریت دانش به مدیریت چرخه دانش و ساخت شبکههای اجتماعی مبتنی بر دانش اشاره کردیم. یکی دیگر از این زیرسیستمها انگیزش و بازیسازی (gamification) است. بازیسازی به معنی آن است که از روشهای امتیازدهی و رتبهبندی بازیها در نرم افزار استفاده شود که به عنوان ایجاد انگیزه و جذابیت نرم افزار مدیریت دانش بسیار مهم و کاربردی است.
یکی دیگر از زیرسیستمهای نرم افزار مدیریت دانش، ساخت نقشه دانش است. نقشه دانش یک نمایش تصویری از سرمایههای فکری و منابع دانشیِ سازمان است. نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد نقشه دانشی سازمان به سؤالاتی پاسخ میدهد که بیان آنها به این نحو است: برای موفقیت در هر یک از گامهای نقشه راه سازمان چه دانشی لازم است؟ چه کسی دانشهای مورد نیاز برای هر گام را داراست و میتواند در پیشبرد آن به سازمان کمک کند؟ دانش مورد نیاز گامهای مختلف نقشه راه سازمان را از کجا میتوان بدست آورد و محتوای مناسب آن چگونه در دسترس قرار میگیرد؟ در روند مدیریت دانش سازمان، کدامیک از نیروها با یکدیگر ارتباط دانشی دارند؟ و ارتباط کدامیک مستقیم و کدامیک غیر مستقیم است؟ و اینکه این دانشها در فرآیند کاری سازمان چگونه در جریان کار قرار میگیرند؟ و در نهایت چگونه منجر به همافزایی و جریانسازی خواهند شد؟
همانطور که خواندید، زیرسیستمی که به ساخت نقشه دانش میپردازد بسیار کاربردی و مهم است و از آنجایی که نقشه راه در تمام مراحل مدیریت سازمان دارای اهمیت است میتوان گفت که این زیرسیستم از مهمترین آنها محسوب میشود و لازم است تا در تمام انواع نرم افزار مدیریت دانش به این زیرسیستم اهمیت و بهای ویژه داده شود.
نرم افزار مدیریت دانش چگونه بر رشد فردی کارکنان سازمان کمک خواهد کرد؟
نرم افزار مدیریت دانش بستری امن، پویا، هوشمند و مناسب است که به منظور افزایش تعاملات سازمانی مبتنی بر دانش عمل میکند. سیستم و نرم افزار مدیریت دانش دارای ویژگیها و مشخصاتی است که تمام آنها در راستای ثمردهی مؤلفههایی چون؛ شناسایی دانش، خلق دانش، ذخیرهسازی دانش، به اشتراکگذاری دانش و بهکارگیری دانش گام بر میدارند. نرم افزار مدیریت دانش با قابلیت مدیریت کاربر و محتوا، تولید محتوای کارکنان سازمان را تحت نظر دارد و قادر است تا تحلیل مناسبی از شاخصهای عملکردی آنان ارائه دهد. گزارشهای آماری از وضعیت دانشهای موجود در سازمان و واحدهای مختلف آن، قدرت تحلیلی فرآیند مدیریت دانش را بالا میبرد.
با وجود چنین قابلیتهایی عملکرد نیروهای سازمان با توجه به اهداف سازمان بررسی شده و بر مبنای دانش تزریقشده و ضعفهای موجود آسیبشناسی مورد نیاز سازمان بدست میآید که با در اختیار داشتن یک الگوی آسیبشناسی دقیق و کارآمد، مدیر دانش قادر است تا در یکپارچهسازی منابع دانش و همچنین تکمیل نقشه دانش سازمان عملکرد حرفهای و کارسازی را از خود نشان دهد. از همین جهت، کارکنان سازمان میتوانند خود را در این روند ارزیابی کنند و از آنجایی که ارزیابی مناسب اولین مرحله برای رشد فردی محسوب میشود، نرم افزار مدیریت دانش قادر است تا نقش بسیار پررنگ و بهسزایی را در رشد دانش فردی نیرو ایفا کند.
نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری در مدیریت پروژه دارد؟
مدیریت پروژه امروزه به سامانههای پلتفرمیک و جامعی نیاز دارد تا بتواند از آنها به عنوان یار کمکی بهره گیرد. نرم افزارهای مدیریت پروژه یکی از نیروهای کمکی به مدیران سازمان هستند که با توجه به نیازهای یک مدیر پروژه طراحی شده است. نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری است کارآمد در روند کاری یک تیم، مجموعه و یا یک سازمان که مدیریت وظایف، مدیریت منابع انسانی و همچنین مدیریت زمان را به روشی بهینه برای شما فراهم میکند.
یک نرم افزار مدیریت پروژه میتواند ماژولهایی از قبیل، مدیریت وظایف، مدیریت بودجه، مدیریت منابع و نیروی انسانی، مدیریت جلسات کاری و غیره را داشته باشد. نرم افزار مدیریت پروژه قادر است تا نقش مهم و حائز اهمیتی را در مدیریت برنامهها داشته باشد. مدیریت برنامههای موجود در یک پروژه امری است بسیار ضروری که برای موفقیت در هر پروژهای نیاز است تا مؤلفههای آن اولاً در نظر گرفته شوند و سپس با دقت بالا اجرایی گردند. با توجه به معرفی ارائهشده از نرم افزارهای مدیریت پروژه در مییابیم که مقوله مدیریت پروژه و مدیریت دانش و همچنین نرم افزار مدیریت دانش، ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند.
نرم افزار مدیریت دانش قادر است تا از زیرسیستم گزارش دهی نرم افزارهای مدیریت پروژه در یک سازمان استفاده کند. گزارشهای تحلیلی نرم افزارهای مدیریت پروژه برای مدیران سازمانی، مخصوصاً مدیر دانش سازمان بسیار کاربردی است. این گزارشها میتوانند خلاها و نقاط قوت سازمان را در بخشهای مختلف تعیین کنند که مدیریت دانش به توجه به روشهای کاری خود، قادر است با تزریق دانش مورد نیاز به پرکردن خلأها و همچنین تقویت مضاعف نقاط قوت بپردازد.
نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری در مدیریت زمان دارد؟
مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهمترین مؤلفههایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند. مدیریت زمان یکی از مهمترین پارامترهایی است که در موقعیتها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت. مدیریت زمان به تمام مؤلفههای یک سازمان وابسته است، به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفههای موثر از حالت تنظیمات خود خارج میشوند.
فرض کنید یک پروژهای در یک سازمان باید در مدت دو ماه به صورت کامل، گام اول و مرحله اولیه خود را به اتمام برساند. اگر اعضای تیم یا سازمان و همچنین مدیر سازمان نتواند در این دو ماه برنامه زمانی پروژه را به مرحله اولیه برساند، بقیه گامهای پروژه نیز از حالت تنظیمات خود خارج میشود. اگر مرحله اول به موقع انجام نشود مرحله دوم و سوم پروژه نیز به تعویق میافتد.
اگر در آن پروژه به افراد و منابع سازمانی خود حقوق میدهید باید بدانید که هرقدر مراحل زمانی پروژه شما به تعویق بیفتد در نتیجه هزینههای بیشتری باید بابت پرداخت کنید. با بیان این مثال نتیجه میگیریم که به تعویق افتادن هر پروژهای از لحاظ زمانی به معنی آن است که هزینههای پرداختی پروژه فربهتر شده و چیزی جز ضرر و زیان برای شما نخواهد داشت. در مییابیم که مدیریت زمان نیز خود به نوعی در فرآیند مدیریت دانش نقش یاریرسان دارد زیرا هرقدر که مدیریت زمان و فرآیند آن در یک سازمان بهینهتر اتفاق بیفتد، کارکنان سازمان زمان بیشتری به منظور کسب دانش دارند و بیشتر میتوانند به رشد فردی خود بپردازند.
همچنین یکی دیگر از تأثیرات مدیریت دانش بر مدیریت زمان آن است که هرقدر کارکنان و مدیران سازمان اطلاعات بیشتر و بهینهتری با توجه به گامهای مسیر سازمان داشته باشند، تمام فعالیتها و گامهای نقشه راه بهینهتر و در زمان کمتری، با کیفیت مناسبتری پیش خواهند رفت.
با نرم افزار مدیریت دانش و مشخصات آن به صورت کامل آشنا شدیم
نرم افزار مدیریت دانش، سامانهای یکپارچه و هوشمند است که کارکردها و وظایف مدیریت دانش را به صورت اتوماتیک و سیستماتیک پیش خواهد برد. نرم افزار مدیریت دانش با هدف آسانسازی فرآیند مدیریت دانش در سازمانها گام بر میدارد تا بتواند در جهت افزایش بازدهی مدیریت کلی سازمان اقدام نماید. نرم افزارهای مدیریت دانش در نهایت با فراهمسازی بستری برای استفاده حداکثری از دانشهای سازمانی در بازه عمر آنها به مدیریت سازمان کمک خواهد کرد.
ثبت نظر