مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت در یک سازمان امری بسیار مهم تلقی میشود. اگر یک سازمان یا یک تیم کاری را در نظر بگیرید، آنها همگی برای تحقق یک هدف فعالیت میکنند و نقشه راه مسیر خود را برای رسیدن به یک نقطه مشخص و واحد طی میکنند که به آن هدف مشترک تیم یا سازمان گفته میشود. در مسیر تحقق اهداف کاری یک سازمان یا یک تیم، هرکدام از اعضای سازمان یا سیستم کاری مربوطه یک نقش یا یک وظیفه مشخص دارند.
در همه تیم‌ها یا سازمان‌ها یک سیستمی وجود دارد که آن سیستم توسط یک طراح سیستم طرحریزی شده و در هر سیستمی اجزای مختلف آن با هدف کلی واحد و اهداف جزئی مشخص حرکت میکنند و نیروی انسانی هر جزء از سیستم وظایف و کارکردهای مشخصی دارد.
برای موفقیت در پیشبرد همه وظایف موجود در هر جزئی از یک سیستم نیاز به سیستمی داریم که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها را به عهده دارد. مدیریت وظایف در یک سیستم کاری بسیار مهم و ضروری است. سیستمی که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها را بر عهده دارد باید از اهداف کلی، اهداف بلند مدت، اهداف میان مدت، اهداف کوتاه مدت و خرده اهداف مجموعه آگاه باشد تا بتواند وظایف و فعالیتهای سازمان یا مجموعه را به صورت کاملاً هماهنگ و تنظیم شده پیش ببرد و از تعارض فعالیت‌ها و همچنین موازی کاری در روند رسیدن به اهداف جلوگیری به عمل آورد.
مدیریت وظایف چیست؟
یکی از سخت‌ترین کارها در مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها به خصوص در هنگام مواجهه با وظایف نامرتب و ناموزون است. ممکن است در مدیریت پروژه خود از اینکه در حال حاضر در چه نقطه‌ای از مسیر پروژه قرار داریم، خبر کامل نداشته باشیم و تصورمان از موقعیت فعلی پروژه اشتباه باشد که راه حل چنین بی خبری‌هایی این است که با سروسامان دادن به روند و چرخه سیستمی فعالیت‌ها، آنها را مدیریت کنیم و نقش مدیریت وظایف را به خوبی ایفا کنیم.
وظایف به جای اهداف عظیم، مبهم و نامشخص پروژه، دستورالعمل‌های گام به گام واضح و روشن هستند. با تقسیم کردن هر قسمت از پروژه خود به یک وظیفه دقیق، تصویر بهتری از چگونگی انجام دادن آن به دست می‌آورید. مدیریت پروژه با اصالت‌دهی به مدیریت وظایف کاری دشوار و پر اهمیت است که هم یک علم محسوب میشود هم یک هنر ارزشمند زیرا افراد حاضر در یک پروژه، آسودگی پس از مدیریت صحیح وظایف را در کارهای خود و روند پیشرفت آن حس میکنند.
ایده مدیریت وظایف، یک ایده کاملاً ساده و خلوت محسوب میشود اما سادگی یک ایده به این معنا نیست که به راحتی قابل اجرا باشد زیرا از شروع ایده ایده پردازی تا طراحی نقشه راه اجرای آن و در نهایت به ثمر رساندن اجرای ایده مسیری است دشوار که شاید کمتر کسی به دشواری آن پی ببرد مگر آنکه خود ایده را به ثمر رسانده باشد.
مدیریت وظایف در ابتدایی‌ترین شکل خود، فرآیند مدیریت یک وظیفه در طول چرخه حیات آن است: از برنامه‌ریزی، آزمایش، ردیابی گرفته تا گزارش در مورد نتیجه. مدیریت وظایف شامل مدیریت همه جانبه‌ی یک کار، از وضعیت و اولویت آن، تا زمان، منابع انسانی و مالی مورد نیاز است.
وقتی سیستم کاری یک سازمان یا یک تیم در حال حرکت است، مدیریت وظیفه مناسب پایه و اساس روزهای پرمشغله است. ابزارها و تکنیک‌های مدیریت وظایف، دیدی دقیق از تمام قسمت‌های یک پروژه به شما ارائه می‌‌‌دهند. مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها در روند کار سیستمی، به همه اعضای تیم شما کمک میکند همگام، کارآمد و طبق برنامه پیش بروند. نقش مدیریت وظایف در یک تیم یا سازمان دارای کار سیستمی، به شما نشان میدهد که در روند مثلاً یک ماه اخیر خود چه مقدار پیشرفت داشته‌اید. همانطور که قانون اول حرکت نیوتن می‌گوید، هنگامی که تیم شما در حال حرکت است، ادامه کار آنها راحت‌تر میشود.
بهترین روش‌های مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها
برای موفقیت در پیشبرد همه وظایف موجود در هر جزئی از یک سیستم نیاز به سیستمی داریم که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها را به عهده دارد. مدیریت وظایف در یک سیستم کاری بسیار مهم و ضروری است. سیستمی که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها را بر عهده دارد باید از اهداف کلی، اهداف بلند مدت، اهداف میان مدت، اهداف کوتاه مدت و خرده اهداف مجموعه آگاه باشد تا بتواند وظایف و فعالیتهای سازمان یا مجموعه را به صورت کاملاً هماهنگ و تنظیم‌شده پیش ببرد و از تعارض فعالیت‌ها و همچنین موازی کاری در روند رسیدن به اهداف جلوگیری به عمل آورد.
با این اوصاف و با بیان اهمیت نقش مدیریت وظایف، با کارکرد اصلی مدیریت فعالیت‌ها در یک سیستم تیمی یا سازمانی آشنا، و متوجه اهمیت آن نیز شدیم. حال نیاز داریم که به انجام چنین نقشی بپردازیم و یاد بگیریم که روش‌های پیاده‌سازی نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها چیست؟
اصول مدیریت وظایف، سازماندهی و اختصاص کلیه مواردی است که برای اتمام پروژه شما باید انجام شود. هرچه از ابتدا بتوانید جزئیات بیشتری را دریافت کنید، افراد بیشتری خواهند دانست که چه کاری باید انجام شود. مانند هر مورد دیگر وقتی که صحبت از مدیریت پروژه میشود، آن روشی از مدیریت فعالیت‌ها و مدیریت وظایف مناسب است که برای تیم یا سازمان شما مناسب باشد. بنابراین در حالی که این راهنما هر آنچه را که برای شروع مدیریت صحیح وظایف لازم است به شما ارائه میدهد، حتماً آزمایش کنید و ببینید تیم شما چه چیزی را دوست دارد یا ندارد.
تقسیم گام‌های یک پروژه به وظایف اولویت‌دار
اولین کاری که هر فرد در مدیریت وظایف باید انجام دهد این است که همه وظایف و کارهایی که باید انجام شود را به صورت یکجا کنار هم بنویسد و آنها را استخراج و جمع آوری کند، از ابتدای پروژه تا انتهای پروژه! معمولاً همین اولین کار برای شروع است که بیشتر مدیران پروژه یا سازمان‌ها و تیم‌ها از انجام آن امتناعی میورزند. دلیل آن امتناع نیز سختی انجام این کار است.
جمع آوری جامع و کامل یک بسته‌ی کاری و ترسیم فرآیند انجام یک پروژه بسیار مهم و در عین حال نیازمند تفکر فراوان و تسلط کافی بر پروژه است و کسی که برای آن وقت کافی نگذارد، قطعاً نمیتواند این مرحله را به درستی و کاملی انجام دهد.
نکته‌ای که در مدیریت وظایف بسیار حائز اهمیت است آن است که هر قدم از قدم‌های موجود در نقشه راه به صورت کاملاً مجزا و دقیق مشخص شود. اگر هر قدم از مسیر پروژه یا فعالیت تیمی و سازمانی مشخص نباشد، ممکن است یک قدم را از دست بدهید و پس از آنکه مراحل را اجرا کردید متوجه اشتباه خود خواهید شد. حال ما برای پیشگیری از وقوع چنین اشتباهی توصیه میکنیم که تک تک مراحل را به صورت دقیق و جزئی تعیین کنید.
با نگه داشتن تمام وظایف خود در یک مکان متمرکز (مانند نرم‌افزار مدیریت پروژه)، فشار روی مغز خود را تا حد زیادی کاهش می‌دهید و می‌توانید بیشتر بر روی آنچه اکنون باید انجام شود تمرکز کنید.
در مدیریت وظایف؛ چگونه تمام وظایف و فعالیت‌ها را در یک جا جمع کنیم؟
بسیاری از مواقع دلیل آنکه نمیتوانیم تمام وظایف و فعالیتهای تیمی را در یک جا جمع کنیم، آن است که واقعاً نمیدانیم تمام فعالیتهای موجود چه چیزهایی باید باشند! برای اینکه به صورت کامل متوجه شویم که تمام فعالیت‌ها چه مراحی را شامل خواهند شد و به صورت دقیق چه چیزهایی هستند، تکنیک‌ها و روش‌هایی وجود دارد که در ادامه این مقاله آن را خدمت شما ارائه خواهیم داد.
یکی از روش‌ها این است که از انتها شروع کنید و نسخهی نهایی و کامل شده‌ی پروژه خود را در ذهن خود تصور کنید تا بتوانید گام‌های رسیدن به آن نسخه کامل را به یاد آورید. همچنین ممکن است تجسم وظایف در این مرحله بر روی نقشه ذهنی آسان‌تر باشد. اینجاست که هر مرحله را روی یک کاغذ یا تخته سفید یادداشت می‌کنید و سپس آنها را در مراحل کوچک‌تر مورد نیاز برای رسیدن به آنجا تقسیم می‌کنید.
یکی دیگر از کارهایی که انجام آن کمک میکند این است که تیم خود را درگیر چنین موضوعی کرده و از همه اجزاء تیم بپرسید که برای نهایی شدن پروژه و رسیدن به هدف نهایی سازمان، دقیقاً چه مراحلی ریز به ریز لازم است تا سپری شود. لازم است تا گاهی اوقات وظایف و فعالیتهای چند مرحله‌ای را در فرآیند مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها به یک وظیفه خرد تبدیل کنید. در کل تلاش کنید تا وظایف را به وظایف قابل انجام برسانید تا در واقعیت تحقق آنها سخت نباشد.
به شما پیشنهاد میکنیم برای انجام مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها د رروند کاری تیم یا پروژه خود از یک متخصص کمک بگیرید زیرا انجام یک نقش و وظیفه توسط فردی که در آن تخصص کافی ندارد خود باری اضافه محسوب میگردد و انجام ندادن آن بسیار بهتر است تا آن را انجام دهیم اما به صورت ناقص و اشتباه! وظایف بسیار کوچک هستند اما بازدهی که آنها برای شما و تیمتان به ارمغان می‌آورند بسیار زیاد است.
وقت بگذارید تا کارها را به کوچک‌ترین قطعات تقسیم کنید، آنها را اولویت‌بندی کرده و یک نرم‌افزار مدیریت وظایف پیدا کنید که به شما امکان دید، انعطاف‌پذیری و آگاهی را بدهد. در این صورت، پروژه عظیم و هولناک را به یک برنامه عملی و گام به گام تبدیل خواهید کرد.
مدیریت وظایف و نرم افزارهای مدیریت جلسات
مدیریت جلسات در یک تیم یا یک سازمان از زیرشاخه‌های مدیریت وظایف محسوب میشود. جلساتی که در روند و فرآیند اجرای یک پروژه انجام میشوند، بسیار حائز اهمیت هستند. اهمیت مدیریت جلسات از آن جهت است که جلسات برگزار شده و به یادداشتن نکات بیان شده در جلسه و همین طور نتایج حاصل شده در جلسه، چگونگی پیشبرد کار را مشخص خواهد کرد. پس از این رو مدیریت جلسات نیازمند یک سیستم حرفه‌ای و نرم افزاری کاربردی است.
مدیریت جلسات و برنامه‌ریزی مدیریت وظایف با نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک
فناوران سپهر ماهان با ارائه نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک، خدماتی چون ایجاد هماهنگی در تشکیل جلسه، دعوت به جلسه، تعیین مصوبات جلسه، تهیه گزارشات، پیگیری اقدامات محول شده و ارسال یادآوری را به صورت کاملاً دیجیتال و کاربردی انجام میدهد.
نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک امکانات متنوع و قابلیت‌های متعددی داراست که با کمک آنها، برنامه ریزی و کمک به انجام تمامی فعالیتهای مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه ریزی زمان جلسه گرفته تا ارسال دعوت‌نامه و دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات را امکان‌پذیر می‌سازد.
در این مقاله سعی شد تا با بیان اهمیت مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها، به روش‌های آغاز مدیریت وظایف پی ببریم و در نهایت توصیه شد تا برای پیشبرد چنین اهدافی از یکی از نرم افزارهای کاربردی مدیریت جلسات همتاک استفاده کنید. امیدواریم تا با مطالعه این مقاله، مدیریت وظایف و همچنین مدیریت جلسات خود را بهتر و حرفه‌ای تر پیش ببرید.
ثبت نظر