در دنیای امروزی جلسات اداری خود را به بهترین نحو برگزار کنید، اطلاعات را به اشتراک بگذارید، تجربه کارکنان را بهبود ببخشید و به صورت کلی سازمان خود را متحول کنید.
دیگر روزگاری که تنها محل کار یک فضای فیزیکی بود گذشته است. امروزه در هر جای دنیا که باشید می‌توانید در دفتر کار خود حضور داشته باشید، در جلسات شرکت کنید و نتایج آن را بررسی کنید بدون اینکه نیاز به مکانی معین داشته باشید. ارتباط خود را با سایر افراد حاضر در جلسه بهبود داده و بازدهی خود را افزایش دهید. اما واقعا این همه امکانات و دسترسی فوق‌العاده چطور اجرا می‌شود؟ با ما همراه باشید تا اطلاعات مهمی را درباره دفتر کار دیجیتالی، ابزارهای دیجیتال، تقویم دیجیتالی و همچنین روش‌های مؤثر تنظیم جلسات اداری را با شما به اشتراک بگذاریم.
سیر تغییرات سازمانی و پیدایش دفاتر دیجیتال
دیگر زمان اجبار و فشار بر کارمندان گذشته است. چرا که دنیا به سمت هر چه بهتر زندگی کردن پیشرفت کرده است. برخی از این تغییرات عبارتند از:
- نیازها تکامل یافته‌اند: سازمان‌ها برای خلق تجربه بهتر برای کارکنان خود، راهکارهای کاملاً جدیدی را اجرا می‌کنند.
- محیط کار تغییر کرده است: محیط کار به ابزارهای دیجیتالی مجهز شده که کارها را با سرعت و بهره‌وری بیشتری انجام می‌دهند. برنامه‌های کاربردی برای مدیریت منابع انسانی، مدیریت جلسات، تقویم مجازی و … محیط کار را به محیط و دفتر کار دیجیتالی تبدیل کرده‌اند.
- از بین رفتن موانع با استفاده از ابزارها: نوآوری، رشد و ارتباطات بهتر با استفاده از ابزارهای کمکی بهبود یافته است.
اما با وجود این همه ابزار، کلید موفقیت در اجرای موثر این تکنولوژی در دفتر کار مجازی نهفته است. استفاده از استراتژی که بتواند این تغییرات را به بهترین شکل مدیریت کند.
با تغییرات همسو باشید
همانطور انقلاب کشاورزی و صنعتی باعث تحول جوامع در زما‌ن‌های گذشته شد، گسترش فناوری اطلاعات و عصر دیجیتال بسیاری از جنبه‌های زندگی ما را تحت تأثیر قرار داده است. پس برای همسو بودن با این تغییرات، راه‌هایی که کارمندان از طریق آن با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند، ارتباط مدیریت با کارکنان و همچنین تنظیم جلسات و گرد هم آمدن‌ها جهت بررسی و رفع معضلات درون سازمانی و برون سازمانی نیز تغییر کند.
از طرفی قرارگرفتن عنصر سرعت در روند اجرای امور، سازمان را از استفاده از ابزارهای قدیمی و سنتی منع می‌کند. پس باید به دنبال راهی بود که سریع‌تر و مؤثرتر از همیشه، وظایف را اجرا و با تیم همگام شویم.
همانطور که نیروهای کار در حال تغییر و تحول هستند، کارفرما نیز جهت برآورده کردن انتظارات آنها در حال تلاش است. وجود دفتر کار دیجیتالی، در رفع نگرانی‌های مدیران سازمان راه‌حل‌های خوبی را ارائه داده است:
- فراهم کردن ابزارهایی جهت شفافیت بیشتر، عملکرد مؤثرتر و پشتیبانی بهتر
- استفاده از ابزارهای آنلاین جهت اشتراک گذاری منابع
- یکپارچه‌سازی ارتباطات آفلاین و آنلاین با کارمندان
- استفاده از ابزار مدیریت جلسات آنلاین
- تقویم دیجیتال جهت برنامه‌ریزی بهتر و مؤثرتر فرایندهای اجرایی
- ابزارهای ارسال پیام خودکار به اعضا
- ابزارهای آنلاین برنامه‌ریزی و مدیریت
با استفاده از امکانات فوق‌العاده‌ای که عصر دیجیتال در دسترس افراد قرار می‌دهد، موانع و همچنین هزینه‌ها را کاهش و بهره‌وری و سرعت انجام امور را افزایش دهید. از طرفی با تکنولوژی‌های پیشرو، محیط‌های کاری نوآورانه‌ای را برای سازمان خود خلق کنید.
دفتر کار دیجیتالی چیست؟
دفتر کار دیجیتالی بهترین نوع دفاتر کار امروزی است. این دفتر از موارد زیر تشکیل شده است:
- کارمندان
- محیط کاری فناورانه
- ابزارهای دیجیتال
- مدیران
- اطلاعات
- راه‌های ارتباطی آنلاین
- رسانه‌های اجتماعی
- ابزار برگزاری جلسات
- مدیریت آنلاین و اتوماتیک
در واقع دفتر کار معمولی که کارکنان آن می‌توانند به صورت آنلاین هم کار کنند، ابزار استفاده اشتراکی وجود دارد، ارتباطات شفاف‌تر بوده و داده‌ها در دسترس هستند. ارتباطات از طریق ایمیل، شبکه‌های درون سازمانی، شبکه‌های اجتماعی، ابزارهای مدیریت همچون نرم‌افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک، مدیریت شده و هماهنگی‌ها به سرعت انجام می‌شود.
استفاده از فناوری برای سازمان‌های سنتی ممکن است در نگاه اول هزینه‌بر باشد اما منافع استفاده از فناوری بسیار بیشتر از هزینه آن است. سازمان‌هایی که از عناصر دیجیتالی استقبال نمی‌کنند خطر عقب ماندن از فضای رقابت و افول آنها بسیار زیاد است.
مزایای استفاده از دفتر کار دیجیتال چیست؟
استفاده از تکنولوژی به روز، دستاوردهای بی‌شماری دارد از جمله:
- جذب استعدادهای برتر: مثلاً افرادی که به صورت دورکاری وظایف خود را انجام می‌دهند.
- بهره‌وری کارکنان: با افزایش سرعت انجام کار و زمان‌بندی مناسب، بهره‌وری افزایش می‌یابد و زمانی که باید صرف انجام کارها به صورت سنتی باشد، صرف اجرای بیشتر و مؤثرتر می‌گردد.
- افزایش سطح رضایت کارکنان: سازمان‌هایی که برای برگزاری و پیگیری جلسات خود از ابزارهای کمکی استفاده کردند، رضایت کارکنان نیز بیشتر بوده است.
- استقبال از ابزارهای ارتباطی جدید: کارکنان ترجیح می‌دهند از ابزارهای ارتباطی اشتراکی و آنلاین استفاده کنند تا با تنظیم زمان جلسه و … برنامه‌ریزی خود را انجام دهند.
- فضای کار تیمی: استفاده از ابزارهایی همچون مدیریت جلسه آنلاین، تقویم دیجیتالی و … می‌تواند ارتباط بین افراد را بهتر کرده و هماهنگ‌تر از قبل به اجرای امور بپردازند. مثلاً وقتی مدیریت جلسات سازمان با نرم افزار مدیریت جلسات و مصوبات همتاک اجرا شود: امکان جستجوی زمان آزاد وجود دارد، رئیس و هیئت مدیره جلسه به سایرین اعلام می شود، افراد می‌توانند اعلان حضور در جلسه را دریافت کنند. پس از برگزاری جلسه هم صورت جلسه و مصوبات، تقسیم وظیفه شده و روند اجرای آن به افراد محول شود. ضمن اینکه پیگیری آن نیز به صورت پیوسته انجام و هشدار زمانی به صورت اتوماتیک، برای مجری ارسال شود. داده‌های موجود در جلسه بین افراد، اشتراک گذاری شده و جلسات سازمانی به صورت دلخواه دسته‌بندی و مورد جستجو قرار گیرد.
- افزایش مشارکت و اشتراک‌گذاری دانش: تیم‌هایی که به صورت مؤثر با هم فعالیت می‌کنند معتقدند با ابزارهای دیجیتالی می توانند دانش خود را به اشتراک گذاشته و یادگیری سازمانی را ارتقا دهند.
- ابزارهای دیجیتال آمار عددی ارائه می‌دهند و نتایج را به صورت انداز گیری شده تحویل می‌دهند.
- دفتر کار دیجیتالی زمینه شناسایی فرصت‌ها و تهدیدهای بیشتری را فراهم می‌کند.
تقویم دیجیتال چیست و چه مزایایی دارد؟
زندگی مدرن، آشفتگی‌های خود را دارد که اگر مدیریت نشود می‌تواند دردسرساز شود. کارفرما و مدیر با انبوهی از جلسات، بررسی‌ها، داده‌ها و … دست به گریبان هستند. از طرفی کارکنان نیز در میان کوهی از مسئولیت‌ها و وظایف قرار می‌گیرند. اما چطور می‌توان بین این همه اطلاعات و کارها، بازدهی خوبی داشت؟
اینجاست که تقویم‌های دیجیتالی وارد میدان می‌شوند و به عنوان راه نجات از انبوه وظایف کارآمد هستند. برنامه‌ریزی بهترین راه در برابر اجرای مسئولانه وظایف است. وجود ابزاری که بتواند زمان را مدیریت کرده، اعلان ارسال کند یا با جستجو زمان آزاد را پیدا کرد، مزیت بزرگی است.
با استفاده از تقویم دیجیتالی می‌توان:
- در بین روزها، هفته‌ها و ماه‌ها، زمان خالی خود را به راحتی پیدا کنید، قراری را جستجو کنید و یا برای انجام کاری ضرب الاجل تعیین کنید.
- اعلان‌ها، هشدارها و تنظیمات مربوط به هر برنامه را به صورت اتوماتیک دریافت کنید.
- اطلاعاتی را که می‌خواهید، زمان‌بندی کرده و برای دیگران ارسال کنید.
- با مدیریت کارها، به سرعت و دقت خود اضافه کنید.
- کار با تقویم‌های رومیزی را کنار بگذارید و به طبیعت و مصرف انرژی کمک کنید.
- از امکان یادداشت برداری به صورت نامحدود استفاده کنید.
تقویم دیجیتالی نرم افزار مدیریت جلسات همتاک، در دفتر دیجیتالی چه کاربردی دارد؟
زمان را برنامه‌ریزی و اقدامات را مدیریت کنید. این شعار همتاک نیست بلکه یک روند اجرایی در این نرم افزار است.
- با استفاده از این تقویم دیجیتالی می‌توانید جلسات را به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه نمایش دهید.
- می‌توانید زمان آزاد برای جلسات را جستجو کنید.
- تقویم‌های مختلف و متنوع سازمانی تعریف کنید.
- به دعوت شدگان به جلسه، تاریخ و زمان قرار ملاقات را با ارسال پیام کوتاه اطلاع دهید.
- تقویم کارها و جلسات داشته باشید.
- برای هر تاریخ لیستی از اقدامات اجرایی را تعریف کنید.
- اقدامات تأخیردار تعریف کنید.
- قرار ملاقات بین مشتریان یا افراد دیگر را تنظیم کنید.
- یادآوری قرارها و جلسات را به هر فرد از طریق پیام‌رسان یادآوری کنید.
- جهت نظم و اجرای بهینه مصوبات جلسه، برای هر شخص تقویم کاری تهیه و تنظیم کنید.
- برای اعلام مهلت پایان فعالیت‌ها و وظایف به کاربران اعلان اتوماتیک ارسال کنید.
- جلسات را بر اساس زمان جستجو کنید.
- با مدیریت بهتر و اجرای برنامه‌ها، سطح سازمان خود را ارتقا دهید.
- تقویم کاری هر فرد را مشاهده کنید.
- روند اجرای کار هر فرد را با توجه به تاریخ انتخاب شده جستجو و مشاهده کنید.
- امکان ارسال گزارش روزانه کارهای تأخیردار، روز فعلی و روز بعدی با استفاده از ایمیل برای هر فرد مهیاست.
- امکان دریافت گزارش کارهای تکمیل شده در تاریخی مشخص فراهم است.
- به تقویم شمسی و میلادی دسترسی داشته باشید.
سخن آخر
با استفاده از دفتر کار دیجیتالی مزایای زیادی نصیب سازمان شما می‌شود. استفاده از ابزارهای دیجیتال در روند اجرای کار تأثیرگذار است چرا که ارتباطات و همکاری بهتر و مؤثرتر انجام شده و در سازمان روند مولدی شکل می‌گیرد. امکان به اشتراک‌گذاری دانش، بیشتر شده و سازمان به بهره‌وری بیشتری می‌رسد. همچنین کاهش زمان اجرا و مدیریت همچنین افزایش سرعت و گردش کار افزایش می‌یابد.
استفاده بهینه از فناوری محیط کار شما را فعال و پیشرو می‌کند. مدیریت شما مؤثرتر شده و بازخورد بهتری دریافت خواهید کرد. همیشه ابزارهای داده‌محور قابل اندازه‌گیری و در نتیجه مقیاس پذیرند. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات می‌تواند با نمایش اعداد و ارقام به صورت نمودار، به درک بیشتر و بهتر روند اجرای آنها کمک کرده و در نتیجه امکان تصمصم‌گیری مؤثرتر را برای مدیران فراهم کنند.
هر سازمانی با افزایش سرمایه گذاری موجد می‌تواند طول عمر مفید سازمان را ارتقا دهد. این کار امکان‌پذیر نیست مگر با مدیریت امور فعلی و برنامه‌ریزی‌های آینده. برای بهره‌مندی از محیطی فعال و پویا نیاز به مدیریت زمان و همچنین بررسی و رصد وظایف اجرایی کارکنان است. یکی از مهمترین قسمت‌های پیشرونده در سازمان، برگزاری جلسات و اجرای صورت‌جلسه است. با استفاده از تقویم دیجیتالی می‌توان به آسان‌ترین شکل ممکن، زمان برگزاری جلسات را تعیین، به افراد مدعو اعلام و سپس روند اجرا را پیگیری کرد.
با استقبال از روند اجرای کارهای سازمانی به صورت مدرن و با استفاده از ابزارهای دیجیتالی، علاوه بر حفظ جایگاه و مزیت رقابتی خود، از سرعت اجرای امور لذت ببرید.
ثبت نظر