کسب و کارها روزانه حجم زیادی از داده‌ها، چه دیجیتال و چه کاغذی تولید می‌کنند. ردیابی این اسناد ممکن است سخت باشد. به عنوان مثال، 46 درصد از نیروهای کاری سازمان می‌گویند که پیدا کردن اطلاعات مناسب اغلب چالش برانگیز است. مدیریت مستندات ضعیف بهره وری را تا بیش از 20 درصد کاهش می‌دهد. این مشکل می‌تواند هر سال 20 هزار دلار برای یک کسب و کار هزینه داشته باشد؛ اما راه حل چیست؟ کسب و کارها به یک «سیستم مدیریت مستندات» برای پیگیری اسناد مهم سازمان نیاز دارند. شما با درک بهتر فرآیند مدیریت مستندات می‌توانید بهره وری در سازمان را افزایش دهید و هزینه‌های اضافی بکاهید. در این بررسی به طور کامل در مورد مراحل مدیریت مستندات صحبت می‌کنیم.
مدیریت مستندات چیست؟
مستندات اطلاعاتی هستند که یک کسب و کار در داخل سازمان ایجاد کرده یا از یک منبع خارجی دریافت می‌کند. معمولاً مستندات برای رعایت الزامات یا نشان دادن شواهدی از معاملات تجاری نگهداری می‌شوند. به عنوان مثال، می‌توان به اسناد مالی، گزارش‌های تجاری، قراردادها و ایمیل‌های شرکت اشاره کرد.
مستندات زیادی برای ذخیره سازی برای یک دوره زمانی مشخص وجود دارد، به عنوان مثال، اظهارنامه مالیاتی حداقل به مدت پنج سال در انبار قرار می‌گیرند. مدیریت مستندات شامل ایجاد، نگهداری، استفاده و دفع مستندات است. هدف مدیریت مستندات (Records Management) اطمینان از دسترسی سازمان به مستندات برای حمایت از تصمیمات تجاری و حفظ مستندات مطابق با قانون است.
تفاوت بین مدیریت مستندات و مدیریت اسناد
تفاوت اصلی این است که شما می‌توانید اسناد را تغییر دهید، اما نمی‌توانید تغییراتی در مستندات ایجاد کنید. به عنوان مثال، یک فاکتور هنگام کار تغییر می‌کند، اما پس از تکمیل نهایی آن، تبدیل به یک مستند می‌شود؛ اما هر نوع سندی به یک مستند تبدیل نمی‌شود.یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) به معنای ذخیره، اصلاح و به اشتراک گذاری اسناد است. از سویی دیگر، یک سیستم مدیریت مستندات به ذخیره سازی و نگهداری مستندات اشاره دارد. مدیریت مستندات زیرمجموعه‌‌ای از مدیریت اسناد است که شامل مدیریت اسناد کاغذی و الکترونیکی می‌شود.
فرآیند مدیریت مستندات چیست؟
فرآیند یا چرخه حیات مدیریت مستندات به تمام مراحلی که یک مستند طی می‌کند، از ایجاد تا دفع اشاره دارد. طبق تعریف سازمان ملل، چهار مرحله کلیدی در مدیریت مستندات وجود دارند که عبارتند از:
- مرحله ایجاد: مرحله ایجاد به محض دریافت یا ایجاد یک مستند شروع می‌شود. اگر مستندات را در داخل ایجاد می‌کنید، باید مطمئن شوید که مستند کامل و دقیق است. این مرحله برای همه‌ی مستندها شامل ذخیره سازی در مکان صحیح (به صورت فیزیکی یا الکترونیکی) است. همچنین تعیین سطح امنیتی مناسب بسیار مهم است.
- مرحله فعال: مرحله فعال سازی شامل استفاده از مستند، اشتراک گذاری، بازیابی و ارجاع است. شما باید یکپارچگی سابقه را حفظ کنید و آن را برای فرآیندهای تجاری فعلی در دسترس قرار دهید. برخی از مستندات دارای فاز فعال کوتاه هستند، مانند مستندات حقوق و دستمزد، در حالی که برخی دیگر فاز فعال طولانی دارند.
- مرحله غیر فعال: مرحله غیرفعال زمانی شروع می‌شود که مستندات دیگر مورد استفاده فعال نیستند، اما باید به دلایل قانونی یا دلایل دیگر نگهداری شوند. باید مستنداتی را که دیگر نیازی به نگهداری آن‌ها در دفتر یا سیستم‌های مشترک ندارید، شناسایی و فهرست کنید. سپس می‌توانید آن‌ها را به مراکز ذخیره سازی در محل یا مراکز ثبت تجاری خارج از محل منتقل کنید.
- مرحله انحراف: مرحله نهایی، تنظیم مستندات است. از بین بردن مستندات ممکن است شامل حذف مستندات دیجیتال، از بین بردن مستندات فیزیکی یا بایگانی شدن مستندات باشد. اگر دفع شامل تخریب باشد، ابتدا باید مجوزهای لازم را دریافت کنید.
مزایای ایجاد فرآیند مدیریت مستندات
فرآیند مدیریت مستندات به شما این امکان را می‌دهد که به راحتی به مستندات تجاری خود دسترسی داشته باشید و آن را مدیریت کنید. این فرآیند همچنین در زمان صرفه جویی می‌کند و به شما امکان می‌دهد بیشتر روی عملکردهای مهم تجاری تمرکز کنید. مزایای دیگر ایجاد فرآیند مدیریت مستندات عبارتند از:
- مقیاس پذیری: شما می‌توانید کاربران و ویژگی‌های خاصی را برای حمایت از رشد کسب و کار مبتنی بر داده اضافه کنید.
- امنیت: فقط کسانی که سطح صحیح احراز هویت را دارند، می‌توانند به مستندات مهم دسترسی داشته باشند.
- همکاری: با نرم افزار مدیریت مستند، به اشتراک گذاری مستندات با همکاران در بسیاری از دستگاه‌ها آسان است.
- کارایی: برخی از سیستم‌ها به طور خودکار مستندها را برچسب گذاری می‌کنند که 82 درصد از نیروهای کاری می‌گویند برای آن‌ها مفید است. اکثر نرم‌افزارها دارای ویژگی‌های جستجوی کلمات کلیدی هستند، بنابراین وقت خود را برای ردیابی داده‌ها تلف نمی‌کنید.
نحوه ایجاد فرآیند مدیریت مستندات
اکنون بیایید نحوه ایجاد فرآیند مدیریت مستندات مناسب برای کسب و کار خود را بررسی کنیم:
1- یک برنامه حفظ مستندات ایجاد کنید
ابتدا باید تصمیم بگیرید که چه مدت مستندات را به عنوان بخشی از برنامه حفظ مستندات نگهداری کنید. شما می‌توانید مدت زمان ذخیره مستندات را از طریق تجزیه و تحلیل نیازهای تجاری یا الزامات قانونی تعیین کنید، یا می‌تواند توسط دولت مرکزی یا سایر نهادها تعیین شود. در هر صورت، برنامه حفظ مستندات باید شامل موارد زیر باشد:
- چه مدت باید انواع مختلف مستندها را حفظ کرد؟
- چه کسی نگهداری و ذخیره مستندات الکترونیکی را برای مستندات کاغذی مدیریت می‌کند؟
- نحوه دفع مستندات چگونه است؟
2- ایجاد سیاست‌های مدیریت مستندات
در مرحله بعد، باید خط مشی‌هایی را وضع کنید تا همه‌ی افراد شرکت بدانند چگونه مستندات را مدیریت کنند. شما باید سیاست‌های خود را بر اساس سازمان بین المللی استاندارد (ISO) 15489 برای مدیریت مستندات قرار دهید. سیاست‌های شما باید شامل موارد زیر باشد:
- چه کسی و برای چه مدت به مستندات دسترسی دارد؟
- مدیریت اسناد الکترونیکی، از جمله برچسب زدن و ردیابی مستندات چگونه است؟
- چه کسی باید نظارت و مدیریت مستندات را انجام دهد؟
- اقدامات امنیتی نرم افزار برای مدیریت مستندات چیست؟
3- یک رویه برای دفع مستندات ایجاد کنید
در نهایت، باید تعیین کنید که چگونه سازمان شما مستندات فیزیکی را از بین می‌برد و مستندات دیجیتال را حذف می‌کند. برای مستندات کاغذی، باید کارهای زیر را انجام دهید:
- تصمیم بگیرید که چگونه مستندها را خرد می‌کنید.
- مطمئن شوید که فقط پرسنل مجاز می‌توانند مستندات را از بین ببرند.
- در صورت نیاز گواهی تخریب ارائه دهید.
برای مستندهای دیجیتال، باید تمام کپی‌های یک مستند از جمله آن‌هایی که روی درایوهای USB، سی دی‌ها، رایانه‌ها یا تلفن‌های همراه هستند را حذف کنید. مانند مستندات کاغذی باید مطمئن شوید که فقط کارکنان مجاز می‌توانند مستندات را حذف کنند.
سیستم مدیریت مستندات چیست؟
در سال 2020، بازار جهانی سیستم‌های مدیریت مستندات 3.9 میلیارد دلار بود و این میزان می‌تواند تا سال 2027 به 8.8 میلیارد دلار برسد. با این سیستم‌ها می‌توانید به طور ایمن مستندات را مدیریت و ذخیره کنید و در عین حال دسترسی را حفظ کرده و یک رد پای حسابرسی را ترک کنید. سیستم‌های مدیریت مستندات ممکن است به طور کامل یا جزئی دیجیتال باشند، اما هر دو شامل استفاده از اسکنر اسناد برای اسکن مستندات فیزیکی هستند.
86 درصد از نیروهای کاری می‌گویند که هنگام جستجوی اطلاعات با چالش‌هایی مواجه می‌شوند. یک سیستم مدیریت مستندات می‌تواند به رفع این مشکل کمک کند، زیرا می‌توانید به سرعت مستندات مانند فاکتورهای شرکت را با یک موتور جستجوی داخلی پیدا کنید. برای سازماندهی مستندات خود، می‌توانید متادیتا و برچسب اضافه کنید. این نرم افزار همچنین دارای امنیت داخلی و احراز هویت دسترسی است و اطلاعات بسیار دقیق‌تری نسبت به سیستم مدیریت تماس دارد.
انواع نرم افزارهای مدیریت مستندات
دو نوع اصلی نرم افزار مدیریت مستندات وجود دارند که شامل سیستم در محل و سیستم مبتنی بر ابر هستند. هر دوی این نرم افزارها ویژگی‌های یکسانی را ارائه می‌دهند، اما در نحوه ذخیره و نگهداری داده‌ها با هم تفاوت دارند. در ادامه به جزئیات بیشتری اشاره می‌کنیم:
سیستم مدیریت مستندات در محل
سیستم‌های مدیریت مستندات داخلی در سرورها و امکانات ذخیره سازی شما میزبانی می‌شوند.
- مزایا: شما کنترل داده‌های خود را در دست دارید و برای دسترسی به مستندات به اتصال اینترنت خود وابسته نخواهید بود. همچنین نیازی به پرداخت هزینه‌‌ای به ارائه دهنده سیستم شخص ثالث ندارید.
- معایب: سیستم‌های داخلی ممکن است به دلیل هزینه‌های اولیه قابل توجه برای شرکت‌های کوچک قابل دوام نباشند. شما باید از داده‌های خود نسخه پشتیبان تهیه کنید و مسئولیت امنیت و نگهداری مستندات را بر عهده خواهید داشت.
سیستم مدیریت مستندات مبتنی بر ابر
سیستم‌های مبتنی بر ابر به صورت آنلاین توسط یک ارائه دهنده نرم افزار با هزینه ماهانه یا سالانه میزبانی می‌شوند. هزینه بسته به ارائه دهنده و تعداد و نوع ویژگی‌های مورد نیاز شما متفاوت است.
- مزایا: هیچ هزینه اولیه‌‌ای وجود ندارد و نیازی به انجام تعمیرات داخلی نخواهید داشت. ارائه دهنده شما امنیت را مدیریت می‌کند و تا زمانی که اتصال اینترنت وجود داشته باشد، می‌توانید از هر جایی به مستندات دسترسی داشته باشید.
- معایب: اکثر سیستم‌های مبتنی بر ابر فضای ذخیره سازی محدودی دارند. اگر اینترنت قطع شود یا ارائه دهنده شما با مشکل مواجه شود، نمی توانید به داده‌های خود دسترسی داشته باشید. به علاوه، در صورت نیاز به بسیاری از ویژگی‌ها، هزینه اشتراک می‌تواند گران باشد.
کلام آخر
همه‌ی رکوردها از مراحل ایجاد تا دفع، یک فرآیند را طی می‌کنند. دانستن مراحل مربوط به فرآیند به شما کمک می‌کند تا داده‌های خود را به درستی محافظت و سازماندهی کنید. هر مرحله اهمیت خاص خود را در چرخه حیات دارد و اهداف هر مرحله باید به طور مناسب برآورده شود تا تداوم چرخه حیات تضمین شود. در نهایت، می‌توانید مدیریت مستندات در سازمان خود را به خوبی پیاده سازی کنید.
ثبت نظر