10 ابزار مدیریتی برای کسب و کارهای کوچک

مدیریت کسب و کار صرف نظر از اندازه‌ی سازمان می‌تواند یک فعالیت استرس‌زا و سخت باشد. مخصوصاً اگر سعی می‌کنید خودتان کار مدیریت را انجام دهید، دشوارتر نیز خواهد بود. ثابت شده است که بیش از نیمی از صاحبان مشاغل کوچک شش یا هفت روز در هفته کار می‌کنند. وظایف آن‌ها شامل هماهنگی و سازماندهی تمام عملیات روزانه، رهبری تیم‌های کاری، برنامه ریزی پروژه‌ها، مدیریت جریان‌های نقدی و تخصیص وظایف و منابع است.

لیست کارهای یک کسب و کار بسیار زیاد است و در تمام این مدت، شما در تلاش برای بازاریابی محصولات و خدمات خود، تبادل پیام‌ها و تماس‌های تلفنی با مشتریان فعلی و بالقوه‌ی خود هستید. پس چگونه می‌توانید بخشی از کارهای خسته کننده را از روی دوش خود بردارید؟ پیاده سازی فناوری مناسب می‌تواند پاسخگوی نیازهای شما باشد. اگر می‌خواهید از فناوری‌های روز استفاده کنید، شناخت ابزارهای مدیریت کسب و کار می‌تواند نقطه شروع کار شما باشد. در این بررسی به 10 ابزار مدیریتی برای کسب و کارهای کوچک اشاره می‌کنیم.

نرم افزار مدیریت کسب و کار چیست؟

شما می‌توانید نرم ‌افزار مدیریت کسب ‌و کار را به‌ عنوان برنامه‌ای در نظر بگیرید که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را با خودکارسازی اجرای وظایف و عملکردهای معمول بهبود بخشند. چنین ابزارهایی برای رهایی صاحبان و مدیران شرکت‌ها از فعالیت‌های وقت‌گیر و کم ارزش طراحی شده‌اند. این برنامه‌ها از ردیابی زمان گرفته تا مدیریت گردش کار و روابط با مشتری تا صورت‌حساب و گزارش، همه‌ی جنبه‌های مختلف سازمان را بهبود می‌بخشند. این نرم افزارهای می‌توانند مزایای زیر را داشته باشند:

1- نرم افزار اختصاصی می‌تواند در وقت صرفه جویی کند و به شما این امکان را می‌دهد که روی کارهایی تمرکز کنید که مستقیماً به پیشبرد کسب و کار شما مرتبط هستند.

2- ابزارهای مدیریتی می‌توانند در هزینه‌ی شما صرفه جویی کنند. این صرفه جویی را می‌توان در موارد زیر بیان کرد:

• ارائه‌ی خدمات بهتر و حفظ مشتری از طریق استفاده از ابزارهای CRM
• شناسایی راه‌های سودآورتر سرمایه گذاری با به دست آوردن بینش در مورد جریان‌های نقدی خود با راه‌حل‌های مدیریت جریان نقدی
• جلوگیری از خطاهای پرهزینه و از دست دادن اطلاعات با ابزارهای مدیریت اسناد
• افزایش بهره وری تیم‌های سازمان بدون فراموش کردن یا از دست دادن فعالیت‌های آینده با برنامه ریزی و راه حل‌های ردیابی مبتنی بر زمان

3- ابزارهای مدیریت دیجیتال شامل کار از راه دور هستند. این ابزارها به کسب‌ و کارها کمک می‌کنند تا به نگرانی‌های کارکنان رسیدگی کنند و سعی در رفع آن‌ها داشته باشند. اکنون که نام بازی را می‌دانید، بیایید نگاهی دقیق‌تر به راه‌ حل‌های اساسی بیندازیم که می‌توانید به راحتی در عملیات خود اتخاذ کنید.

10 ابزار مدیریتی برتر برای کسب و کارهای کوچک

پیاده سازی فناوری یک استراتژی مؤثر برای رهایی سازمان از کارهای تکراری غیر ضروری است. بنابراین، می‌توانید زمان و انرژی خود را برای انتخاب بهترین ابزارهای مدیریتی صرف کنید. در ادامه به 10 ابزار مدیریتی برتر برای کسب و کارهای کوچک اشاره می‌کنیم:

1- ابزارهای مدیریت پروژه

اگر همزمان چندین کار را انجام می‌دهید، نرم افزار مدیریت پروژه یک گزینه عالی است. چنین ابزارهایی می‌توانند به طور خودکار یادآوری‌هایی را برای وظایف و رویدادهای آینده ایجاد و ارسال کنند و همه را در مورد هر چیزی که در دستور کار پروژه قرار دارد از جمله جزئیاتی مانند زمان، مکان و بودجه رویداد به روز نگه می‌دارد.

همتیک ابزار کاربرپسند با ارائه بردها، لیست‌ها و کارت‌ها، همکاری و کارایی تیم را بهبود می‌بخشد. نرم افزار مدیریت پروژه همتیک تجسم واضح سازمان دهی پروژه و تخصیص وظایف است و همچنین برنامه ریزی بودجه را با استفاده از قالب‌های قابل تنظیم امکان پذیر می‌کند.

2- نرم افزار CRM

مدیریت ارتباط با مشتری یک ابزار تجاری مهم است که به کسب و کارهای کوچک یک مرکز مرکزی برای مدیریت و اندازه گیری عملکرد در تمام نقاط تماس سفر مشتری ارائه می‌دهد. شما می‌توانید پیگیری کنید که چه کسانی از وبسایت شما بازدید می‌کنند و ایمیل‌های شما را دریافت باز می‌کنند و می‌خوانند.

پیاده ‌سازی یک سیستم CRM همچنین به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مشتری خود را سازماندهی کرده و از طریق قابلیت‌های یکپارچه‌ سازی گسترده به پلتفرم‌های دیگر دسترسی داشته باشید. ابزار CRM همچنین دارای یک رابط بصری و همگام سازی تماس‌ها و ایمیل‌ها است.

3- نرم افزار ارتباط در محل کار

همانطور که کسب و کار شما رشد می‌کند، به ابزارهای ارتباطی دیجیتال مدرن نیاز دارد تا تیم شما را قادر سازد از طریق چت و اشتراک فایل در تماس باشند. شما می‌توانید از یک ابزار پیام‌رسانی فوری مانند اسلک، اسکایپ، واتساپ و سایر موارد برای برقراری ارتباط فوری متن، تصاویر، ویدیوها، فایل‌ها یا پیوندهای وب با افراد دیگر در شرکت خود استفاده کنید اما بهتر است از یک سیستم درون سازمانی امن بدین منظور استفاده کنید.

کنفرانس ویدئویی گزینه دیگری برای تسهیل ارتباطات در محل کار به ویژ از راه دور است. برای مثال، Microsoft Teams یک پلتفرم عالی است که افراد را به هم متصل می‌کند. قابلیت‌های اشتراک ‌گذاری اطلاعات، امکان سفارشی ‌سازی و قابلیت ضبط و چندین گزینه را ارائه می‌دهد. Google Meet و Zoom نرم افزارهای دیگری برای ویدئو کنفرانس هستند که ویژگی‌های بسیاری را ارائه می‌دهند.

4- نرم افزار منابع انسانی

به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک که کارکنان کمتری را مدیریت می‌کند، ممکن است راه حل منابع انسانی را به عنوان یک سرمایه گذاری اضافی در نظر بگیرید. صرف نظر از تعداد تیم خود، شما همچنان باید وظایف منابع انسانی را انجام دهید که می‌تواند به بهره وری و زمان شما کمک کند. نرم افزار منابع انسانی ابزار ایده‌آلی برای ساده‌ سازی فرآیند استخدام و تسهیل حضور کارکنان، آموزش و مزایا است.

نرم افزار SnapHRM ویژگی‌های اساسی منابع انسانی را ارائه می‌دهد که به شما امکان خواهد داد تیم خود را مدیریت کنید. مدیریت می‌تواند شامل پایگاه داده کارکنان، مدیریت حقوق و دستمزد، ردیابی حضور و غیاب باشند. همچنین می‌توانید آگهی‌های شغلی ایجاد کنید و آن‌ها را در پلتفرم‌های اختصاصی به اشتراک بگذارید تا به نامزدهای احتمالی بیشتری دسترسی پیدا کنید. SnapHRM برای مشاغلی با کمتر از پنج کارمند کار می‌کنند، نسخه رایگان ارائه می‌دهد.

5- مدیریت نیروی کار

شما می‌توانید برای مدیریت برنامه ‌ریزی حجم کاری آینده و برنامه‌ ریزی نوبت‌ها بسته به ظرفیت تیم خود، به چنین ابزارهایی تکیه کنید. همچنین این امکان را دارید به داده‌های تاریخی عملکرد کارکنان خود نگاه کرده و آن‌ها را برای بهینه سازی نیروی کار خود پیاده سازی کنید. ابزارهای مدیریت نیروی کار می‌توانند بینش اقتصادی در مورد کارایی تیم شما با ارتباط دادن هزینه آن‌ها به سود سازمانی ارائه دهند.

نرم افزار Skedulo نمونه‌ای از برنامه‌ای است که یک رابط تمیز و بی‌درنگ برای تسهیل مدیریت برنامه‌های پیچیده ارائه می‌دهد. این نرم افزار دارای یک اپلیکیشن تلفن همراه است که به کارکنان شما امکان می‌دهد جزئیات کار و برنامه ریزی را با گوشی همراه خود مشاهده کنند. از دیگر گزینه‌های مدیریت نیروی کار در کسب و کارهای کوچک که ارزش بررسی دارند، می‌توان به Planday و  When I Work اشاره کرد.

6- ابزار گزارش کار

ابزار گزارش دهی به شما امکان می‌دهد بهره وری و کارایی تیم خود را افزایش دهید. به عنوان مثال، Toggl دارای یک ویژگی ردیابی است و بینش‌های ارزشمندی را در مورد عملکرد نیروی کار شما ارائه می‌دهد. نرم افزار Toggl یک تصویر بزرگ را در یک داشبورد بصری دارد و شفافیت و مسئولیت پذیری را بهبود می‌بخشد. همچنین می‌توانید نگاهی به نرم افزارهای ClicData و GROW بیندازید که قابلیت گزارش دهی و تجزیه و تحلیل را برای مشاغل کوچک ارائه می‌دهند.

7- نرم افزار Cashflow

نرم افزار مدیریت جریان نقدی برای کمک به کسب و کارها در مدیریت جریان وجوه ورودی و خروجی طراحی شده است. این مهم به شما کمک می‌کند جریان نقدی مثبتی داشته باشید و پیش ‌بینی‌های جریان نقدی آینده مبتنی بر داده را ارائه می‌کند. برنامه CashAnalytics وظایف اداری را خودکارسازی کرده و پیش بینی نقدینگی را بهینه می‌کند. این نرم افزار گزارش قابل تنظیمی از جریان‌های نقدی را برای برآورده کردن نیازهای خاص مشاغل ارائه می‌دهد. نرم افزارهای Pulse و Float دو گزینه مناسب دیگر برای ابزارهای مدیریت جریان نقدینگی کسب و کارهای کوچک هستند.

8- نرم افزار صورتحساب

ابزارهای صورت ‌حساب می‌توانند فرآیند مالی کسب و کارهای کوچک را متحول کنند. ابزار مبتنی بر وب Invoice Simple یک گزینه مناسب و آسان برای مشاغل کوچک است. این برنامه برای تولید فاکتورها بر اساس برآوردها و اضافه کردن جزئیاتی مانند جزئیات حمل و نقل، تاریخ سررسید و تخفیف‌های قابل اعمال طراحی شده است. نرم افزار Invoice Simple با یک اپلیکیشن تلفن همراه ارائه شده است که به شما امکان می‌دهد صورتحساب خود را در هر مکانی مورد بررسی قرار دهید. گزینه‌های دیگری که می‌توانید در نظر بگیرید Aynax و Blinksale هستند که ویژگی‌های بسیاری را ارائه می‌دهند.

9- ابزارهای مدیریت اسناد

این ابزارها برای ذخیره، مدیریت و ردیابی ایمن اسناد الکترونیکی طراحی شده‌اند و امکان همکاری را نیز فراهم می‌کنند. Google Drive یک انتخاب عالی برای مشاغل کوچک است. 15 گیگابایت فضای ابری رایگان را فراهم می‌کند و فرآیند اشتراک گذاری و همکاری فایل را ساده خواهد کرد. این نرم افزار راه حل امنیت پیشرفته و محافظت‌های داخلی در برابر بدافزارها، هرزنامه‌ها و باج افزارها را ارائه می‌دهد. گزینه‌های جذاب دیگر Dropbox و SmartVault هستند که ذخیره‌ سازی و اشتراک ‌گذاری اسناد بدون درز مبتنی بر ابر را ارائه می‌کنند.

10- ابزارهای مدیریت زمان

پیاده سازی نرم افزار تقویم می‌تواند منجر به بهینه سازی زمان شما شود. رزرو قرار را خودکار می‌کند، برنامه ریزی کارکنان را بهبود می‌بخشد و مدیریت مشتری را بهبود می‌بخشد. این ابزار برای صنایعی مانند مراقبت‌های بهداشتی و سلامتی، خرده فروشی، آموزش و فناوری اطلاعات عالی است. این ابزار به شما امکان می‌دهد قرار ملاقات‌ها را مدیریت کنید، به طور خودکار یادآوری ارسال کنید و رزرو از رسانه‌های اجتماعی و پیش پرداخت‌های آنلاین را بپذیرید. به راحتی با تقویم گوگل ادغام و همگام می‌شود. جایگزین‌هایی که می‌توانید به آنها نیز نگاه کنید Calendar و Teamup هستند.

انتخاب بهترین نرم افزار برای مدیریت کسب و کار کوچک

آیا باید ترکیبی از ابزارهای فردی را انتخاب کنید یا یک پلتفرم چند کاربردی نیاز دارید؟ بیایید نگاهی به جوانب مثبت و منفی نرم افزارهای تکی و گروهی بیندازیم:

استفاده از ابزارهای فردی

شما می‌توانید برای نیازهای مختلف خود از ابزارهای مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید Trello، Slack و Google Drive را ترکیب کنید و به تیم خود اجازه دهید همکاری و ارتباط مؤثری داشته باشد، در حالی که جریان‌های نقدی را با CashAnalytics مدیریت می‌کنید و از Invoice Simple برای صورت ‌حساب استفاده نمایید. این رویکرد چه مزایا و معایبی برای کسب و کار شما دارد؟

مزایا:

• در صورت عدم کارکرد هر یک از برنامه‌های جداگانه، می‌توانید به نرم افزار دیگری اعتماد کنید.
• شما می‌توانید مؤثرترین گزینه را برای هر دسته انتخاب کنید.
• در مقایسه با کارکرد با یک سیستم انتها به انتها، در صورت نیاز یا اگر تصمیم به تغییر فروشنده خود دارید، جایگزین کردن یک ابزار از بین بسیاری از ابزارها آسان‌تر است.

معایب:

• استفاده از یک ابزار جداگانه برای هر عملکرد ممکن است هزینه‌های اضافی داشته باشد.
• ممکن است مشکلات سازگاری و ادغام وجود داشته باشند.
• استفاده از ابزارهای فردی ممکن است شامل جابجایی بین برنامه‌های مختلف باشد که منجر به عملیات زمان‌بر می‌شود.
• احتمالاً خطر اختلاف داده‌ها را شامل می‌شود.
• اتخاذ چندین ابزار مدیریت کسب و کار کوچک فردی شامل مسائل امنیتی بالقوه است زیرا هر سیستم رویکرد متفاوتی دارد که مدیریت آن را بسیار دشوار می‌کند.

استفاده از ابزارهای چند کاربردی

از سوی دیگر، می‌توانید یک پلتفرم سرتاسری را انتخاب کنید که تمام عملکردهای مدیریت کسب و کار شما را برآورده می‌کند. Caflou نمونه‌ای از چنین سیستم کاملی است که عملکردهای مختلفی را برای مدیریت فرآیندها و پروژه‌ها، گردش کار، جریان‌های نقدی، CRM، صورتحساب، ارتباطات و غیره ترکیب می‌کند. این رویکرد چه مزایا و معایبی برای کسب و کار شما دارد؟

مزایا:

• باعث صرفه جویی در پول می‌شود. پرداخت یک نرخ ماهانه از پیش تعیین شده برای یک پلتفرم واحد به شما امکان می‌دهد برای راه حل‌های مختلف نرم افزاری غیر مرتبط دیگر هزینه کمتری کنید.
• بهره وری را افزایش می‌دهد. شما و تیمتان زمان کمتری را صرف وارد کردن، بررسی و تکثیر مجموعه داده‌ها به صورت دستی می‌کنید.
• پیاده سازی یک راه حل همه کاره امنیت و پیشگیری از تهدید را افزایش می‌دهد.
• مقیاس پذیری را ارائه می‌دهد. می‌توانید با افزودن ویژگی‌های جدید با رشد کسب‌وکارتان حساب خود را ارتقا دهید.
• یک سیستم انتها به انتها عملیات ساده را فراهم می‌کند و مشکلات سازگاری و یکپارچگی را حذف می‌کند.
• استفاده از یک رابط یکپارچه به این معنی است که شما نیازی به یادگیری و تطبیق با رویکردها و رابط‌های کاربری مختلف نخواهید داشت.

معایب:

• پذیرش این سیستم ممکن است بیشتر طول بکشد، زیرا نیاز به یادگیری و آموزش دارد.

کلام آخر

نرم افزارهای مدیریتی به شما امکان می‌دهند هوشمندانه‌تر کار کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که بهترین زمان مناسب برای نیازهای خود را شناسایی کنید و به نرم افزار اجازه دهید کارهای کم ارزش را انجام دهد. وقت آن است که به جای کارهای دستی خسته کننده و زبان‌بر به سراغ سیستم‌های نرم افزاری بروید. با این کار می‌توانید فرآیندهای سازمانی خود را از نظر زمان و هزینه بهینه کنید.