موفق بودن همیشه برای مدیران کار آسانی نیست! مدیریت با مجموعه‌ای از چالش‌های منحصر به فرد همراه است که در طول عمر یک سازمان رخ می‌دهد. یک مدیر خوب این قدرت را دارد که از طریق تکنیک‌های مدیریت، بر چالش‌ها چیره شود. مدیران برای موفقیت در سازمان خود به یکسری کارهای روزانه وابسته هستند که به صورت مدام انجام می‌دهند. این کارهای روتین بر کارایی و بهره وری بیشتر استوار هستند. برای اینکه درک کنید مدیران موفق چه کارهایی را در طول روز انجام می‌دهند، ادامه‌ی مطلب را بخوانید.
چرا بهره وری مهم است؟
قبل از صحبت در مورد کارهای روزانه یک مدیر موفق، ابتدا بیایید در مورد بهره وری حرف بزنیم. هر مدیر موفق از اهمیت بهره وری اعضای تیم خود آگاه است. بهره وری کارکنان صرفاً استفاده از ساعات کاری به روشی است که نتایج مورد نظر را هدایت کرده و به دستیابی به اهداف شرکت کمک می‌کند. طبق تحقیقات انجام شده، متوسط بهره وری یک نیروی کاری فقط 2 ساعت و 23 دقیقه در روز است.
با توجه به یک روز کاری هشت ساعته، اعضای تیم به طور متوسط 5 ساعت و 37 دقیقه در روز را هدر می‌دهند. حالا فرض کنید هدر رفت زمان در طول هفته، ماه یا سال تا چه اندازه زیاد است. بنابراین، یک مدیر موفق باید در وهله اول بر روی بهره روی سازمان خود کار کند؛ اما این بهره وری چگونه ایجاد می‌شود؟ پاسخ در ایجاد یک برنامه روزانه مدون است که یک مدیر باید آن را هم برای خود و هم برای کل سازمان پیاده سازی کند.
5 کاری که مدیران بسیار موفق هر روز انجام می‌دهند
تفاوت بین یک مدیر خوب و یک مدیر عالی چیست؟ تفاوت واقعی که رهبران بسیار مؤثر را از گروه دیگر جدا می‌کند، عادات و روال روزانه آن‌هاست. در واقع، مطالعات نشان داده داده‌اند که تغییرات کوچک رفتاری می‌تواند تأثیرات بزرگی بر توانایی مدیر و انجام وظایف او داشته باشد. مانند سایر مهارت‌های نرم، رهبری چیزی است که می‌توان آموزش داد و آموخت. اقدامات روزانه بهتر است به عنوان روتین توصیف شوند که الگوهای ساده، قابل پیش بینی و تکرار شونده هستند یک مدیر موفق آگاهانه هر روز آن‌ها را انجام می‌دهد. در ادامه به 5 کاری که هر مدیر موفق انجام می‌دهد، اشاره می‌کنیم:
1- مدیران موفق ارتباط با تیم خود را در اولویت قرار می‌دهند
اغلب، تفاوت بین ارتباط خوب و ارتباط بد در این است که چقدر زمان برای آن اختصاص می‌دهید. هر روز زمانی را برای ملاقات رسمی با اعضای تیم خود برنامه ریزی کنید. از این زمان فقط برای صحبت کردن استفاده نکنید، بلکه در عوض گوش دهید. به آنچه اعضای تیم خود می‌گویند بسیار توجه کنید و بعداً آن‌ها را پیگیری کنید تا مطمئن شوید که هر گونه نگرانی برطرف شده است. بهتر است هر روز مقداری وقت آزاد بگذارید تا اجازه دهید ارتباطات قوی به طور طبیعی و غیررسمی اتفاق بیفتد. در دفتر قدم بزنید، به تیم خود سلام کنید و به کار آن‌ها علاقه فعال نشان دهید.
2- مدیران موفق بهبود را به یک فرآیند قابل مشاهده تبدیل می‌کنند
همه‌ی مدیران بزرگ، بهبود را بخشی دائمی، ثابت و قابل مشاهده از روال روزانه خود می‌کنند. چگونه بهبود را از یک ایده آل والا به یک فرآیند کاری تبدیل می‌کنید؟ شما این کار را با تعیین اهداف، ردیابی عملکرد، کمک به کارکنان برای غلبه بر موانع، و تشخیص عمومی زمان انجام بهبود انجام می‌دهید. بخش قابل توجهی از برنامه روزانه شما باید شامل تعیین اهداف هم برای کل تیم و هم برای هر یک از اعضای تیم باشد. این اهداف باید عمومی و باز، مشخص (بهبود فروش محصول تا 20 درصد به جای بهبود فروش) و برای اندازه گیری آسان باشند. آن‌ها باید از کوتاه مدت تا بلند مدت متغیر باشند و به طور خاص با تیم شما مطابقت داشته باشند.
اهداف فردی برای اعضای تیم باید بر روی اهداف شخصی آن‌ها در شرکت متمرکز شوند. اینها نباید صرفاً بر روی فعالیت‌هایی تمرکز داشته باشند که نتیجه را تقویت می‌کنند، بلکه باید نیازهای کارکنان را در نظر بگیرند. اهدافی مانند ترفیع به یک موقعیت شغلی بالاتر یا حل مشکلی پیچیده، اهداف شخصی عالی هستند. پس از رسیدن به اهداف، آن‌ها را دنبال کنید. در حالی که اکثر مدیران درحال پیگیری اهداف و دستاوردهای محل کار هستند، یک مدیر بسیار موفق نیز در رأس اهداف فردی اعضای تیم خود قرار می‌گیرد.
3- مدیران موفق سازگاری را نشان می‌دهند
یکی از مشخصه‌های یک مدیر موفق این است برنامه او به صورت روز به روز یا هفته به هفته تغییر نمی‌کند. یکی از ویژگی‌های یک رهبر بسیار موفق این است که در هر کاری ثبات دارد. اگر برای برقراری ارتباط با اعضای تیم خود وقت می‌گذارید، برای همه وقت بگذارید. اگر موفقیت را جشن می‌گیرید، آن را به کل سازمان تعمیم دهید. حتی مهمتر از ثبات در عمل، ثبات در نگرش نیز مهم است. بسیاری از مدیران موفق با کارکنان خود سازگار و منصف هستند. با این حال، یک مدیر عالی می‌تواند به طور مداوم مثبت، آینده‌نگر و در دسترس باشد.
مدیران موفق می‌توانند استرس، احساسات منفی، روزهای بد و ناامیدی را کنار بزنند و در عوض موفق می‌شوند. آن‌ها به هر موقعیتی با آرامش، شوخ طبعی و تمرکز بر یافتن راه حل به جای سرزنش کردن پاسخ می‌دهند. این نوع سازگاری، هنگامی که با ارتباطات و مربی‌گری همراه باشد، چیزی است که به مدیران مؤثر اجازه می‌دهد تا با کارکنان خود رابطه قوی برقرار کنند.
4- مدیران موفق افرادی عملگرا هستند
همه‌ی مدیران موفق توانایی عجیبی برای برنامه ریزی برای آینده دارند. آن‌ها بخش خوبی از روز خود را صرف برنامه ریزی برای موارد احتمالی می‌کنند. مدیران بسیار کارآمد زمان می‌گذارند تا تشخیص دهند چه چیزی ممکن است اشتباه باشد و چه چیزی درست پیش می‌رود و پاسخ گام به گام ارائه می‌دهند. رهبران موفق وقت خود را صرف تفکر در مورد آینده دور می‌کنند. آن‌ها به خود زمان و آزادی می‌دهند تا درباره محصولات و استراتژی‌هایی که هنوز امکان پذیر نیستند، رؤیاپردازی کنند.
با وجود آینده نگری، مدیران کاربلد می‌توانند به سرعت تصمیم بگیرند و با تعهد کامل تصمیمات خود را اجرا کنند. این یک ویژگی ذاتی نیست! رهبران بزرگ به عنوان رهبران قاطع به دنیا نمی‌آیند. درعوض، تصمیم گیری را در برنامه‌های روزمره خود به کار می‌گیرند و تلاش آگاهانه‌ای برای تمرین تصمیم گیری در مورد مسیر عمل و تعهد به آن انجام می‌دهند.
5- مدیران موفق به طور عینی با مسائل برخورد می‌کنند
شاید مهمترین جنبه مدیران موفق این باشد که دنیا را عینی (حقیقی) می‌بینند. آن‌ها به جای اینکه اجازه دهند انتظارات، پیش داوری‌ها و خواسته‌هایشان قضاوتشان را پنهان کند، با چشمانی باز و ذهنی کنجکاو با خبرهای خوب و بد روبرو می‌شوند. پس چگونه می‌توان حقیقت را به یک روال روزانه تبدیل کرد؟ مرحله اول این است که ببینید واقعاً چقدر از حقیقت فاصله دارید. راه‌های زیادی برای انجام این کار وجود دارند.
استفاده از ارزیابی‌ها برای سنجش اینکه کجا هستید و چگونه پیشرفت کرده‌اید و بازخورد دادن به هر جنبه از روال روزانه‌تان برای شروع کار مفید خواهد بود. مدیر بسیار مؤثر در دریافت بازخورد در مورد اقدامات و تصمیمات خود، هم از طرف ذی‌نفعان و هم از ناظران بی‌طرف، فعال است. آن‌ها از انتقاد صادقانه و صریح طفره نمی‌روند و از دادن همان انتقاد به اطرافیان خود نیز ابایی ندارند. مدیران موفق بازخورد را به عنوان بخشی از هر روال روزانه خود می‌دانند و اطرافیان خود را تشویق می‌کنند که همین کار را انجام دهند.
کارهایی مدیران موفق برای حفظ بهره وری انجام دهند
در ادامه برخی از استراتژی‌های کاربردی برای افزایش بهره وری در طول روز ارائه شده است. به یاد داشته باشید که این موارد راه حل نیستند، بلکه رویکردهایی هستند که باید به آن‌ها مسلط شد و اجرایشان کرد. پیروی از این نکات باعث می‌شوند تا مدیران بتوانند برنامه روزانه مولد و با عملکرد بالایی داشته باشند.
برنامه ریزی روزانه
یکی از مهمترین کارهایی که یک مدیر موفق انجام می‌دهد، برنامه ریزی روزانه است. برای انجام تمام وظایف خود به روشی کارآمد، باید یاد بگیرید که چگونه کارها را برنامه ریزی کنید. بنابراین، این عادت را برای برنامه ریزی هر روز به یک عادت تبدیل کنید. فراموش نکنید که سطح دشواری هر کار را در نظر بگیرید. بنابراین، وظایفی را که بیشترین تمرکز (فکری، خلاق و غیره) را برای صبح که کمتر خسته هستید، برنامه ریزی کنید. لیست کارهای روزمره خود را مرتباً مرور کنید، اما به یاد داشته باشید که رویدادهای غیر منتظره ممکن است شما را ملزم به تغییر مجدد برنامه روزانه کند.
ارائه چشم انداز روشن
مدیران غالباً با انجام وظایف روزمره و حل مسائل مهم یا جزئی از اهداف اصلی خود منحرف می‌شوند. مؤثرترین استراتژی برای حفظ تمرکز مدیران، ایجاد دیدگاهی است که شامل اهداف کوتاه مدت و بلند مدت برای پروژه‌ها، تیم‌ها و کل شرکت است. مدیران می‌توانند با استفاده از بهترین ابزارهای بهره وری، اهداف مورد نظر را لیست کرده و ردیابی کنند. داشتن چشم انداز روشن از اهداف می‌تواند هم برای یک مدیر و هم برای کارکنان یک مسیر مشخص را تعیین کند. مدیران موفق از یک چشم اندازه کوتاه مدت و بلند مدت برای رسیدن به اهداف سازمان استفاده می‌کند. این امر همان هدف گذاری نام دارد.
استفاده از تکنیک پومودورو
یکی از مؤثرترین نکات برای مدیریت کارهای روزانه، اجرای تکنیک پومودورو است. این ایده از یک تایمر آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی الهام گرفته شده است. یک استراحت پنج دقیقه‌ای بین هر 25 دقیقه کار به معنای اجرای این تکنیک است. بعد از دو ساعت کار در فواصل پنج دقیقه ای معمولی، 30 دقیقه استراحت کنید تا ذهن خود را تازه کنید. تکنیک پومودورو یک روش کارآمد برای بهبود توانایی‌های مدیریت زمان است. با این روش می‌توانید کار خود را به وظایف مختلف دسته بندی کنید. با استفاده از این روش، شما در شکستن وظیفه خود در فواصل کوتاه ماهر خواهید شد و استراحت منظم باعث افزایش انرژی شما می‌شود.
ارتفا همکاری تیمی
اعضای تیم که احساس کار تیمی دارند، 2.3 برابر بیشتر در بقیه بهره وری خواهند داشت. همکاری مؤثر برای تیم‌ها لازم است که وظایف را به موقع و بدون اتلاف وقت انجام دهند. مدیران می‌توانند از بهترین ابزارهای بهره وری برای بهبود همکاری استفاده کنند. استفاده از فناوری مانند ابزارهای بهره وری برای مدیریت فرآیندها و پروژه‌های مشارکتی عملاً انتظار می‌رود. ابزارهای بهره وری با یک الگوی مدیریت وظیفه می‌توانند به برنامه ریزی پروژه برای مدیران کمک کنند. سپس، هرکسی که در این پروژه شرکت می‌کند، می‌تواند به سرعت وظایف و مهلت‌ها را رصد و تنظیم کند. این استراتژی کارکنان را قادر می‌سازد تا بازخورد خوبی را به دست آورند و فوراً هرگونه مشکل را گزارش دهند.
واگذاری درست وظایف
یک توصیه برای افزایش بهره وری این است که یک مدیر بتواند ضمن واگذاری فعالیت‌ها به اعضای تیم، مسئولیت‌های اساسی را انجام دهد. هنگام تخصیص وظایف، لازم است که چه کسی در مورد کار و تاریخ موعد مربوط به آن‌ها پاسخگو باشد. همچنین، سعی کنید ویژگی‌ها، مهارت‌ها و نقص‌های شخصی هر عضو تیم را یاد بگیرید. بنابراین، تخصیص درست وظایف، احتمال دستیابی به نتایج مطلوب را بهبود می‌بخشد. با واگذاری مسئولیت‌ها همچنین می‌توانید بر عملکرد خود به عنوان مدیران تأثیر بگذارید، زیرا ممکن است زمان بیشتری را به عملیات استراتژیک سازمان اختصاص دهید و اهداف کلی را برنامه ریزی کنید.
کلام آخر
بهره وری فقط مربوط به صرفه جویی در وقت و افزایش بهره وری با درصد مشخصی نیست. این عملی است که به یک روش زندگی منجر می‌شود. ساعات طولانی کار باعث افزایش بهره وری شما نمی‌شود. برای دیدن تفاوت واقعی، نکات مربوط به کارهای روزانه مدیران موفق را در نظر بگیرید. در نهایت، زمان خود را برای برنامه ریزی اختصاص دهید و ذهن خود را آرام نگه دارید. یک تعادل مناسب بین کار و زندگی سالم ایجاد کنید و روی تکنیک‌های نوآورانه حل مسئله تمرکز نمایید. وقت خود را برای تعطیلات با خانواده و دوستان‌تان بگذرانید تا بتوانید روحیه و انرژی کافی برای مدیریت سازمان خود را داشته باشید.
ثبت نظر