اغلب ما میدانیم یک جلسه بد چگونه است؛
بدون وجود یک دستور جلسه مناسب، موضوعات زیادی برای صحبت مطرح میشود اما همین و بس! در واقع اولین قدم که تعیین هدف برگزاری جلسه است، طی نمیشود! در عین حال ممکن است جلسه دیر شروع شود یا بسیار بیشتر از زمانی که برای آن در نظر گرفته شده، ادامه یابد و در نهایت و مهمتر از همه اینکه برنامه مشخصی در چنین جلسه‌ای تبیین نمیشود و در واقع جلسه، هیچ خروجی مطلوبی نخواهد داشت.
به طور خلاصه میتوان گفت که برگزاری چنین جلساتی احتمالاً اتلاف وقت بوده و ثمری نخواهند داشت. این موضوع، اشتباهی است که اغلب ما مرتکب شده‌ایم اما یک راه حل ساده با نتایج فوق‌العاده دارد.
بله! همانطور که تا الان متوجه شده‌اید، همه چیز به نوشتن یک دستور جلسه پیش از برگزاری جلسه، بازمی‌گردد. به همراه داشتن یک دستور جلسه مناسب و خوب میتواند تغییری شگرف در میزان بهره‌وری شما و خروجی جلساتی که برگزار میکنید، داشته باشد.
برای دانستن این که چطور باید یک دستور جلسه مناسب و عالی بنویسید، حتماً این مقاله را تا انتها بخوانید.
دستور جلسه چیست؟
دستور جلسه شامل لیستی از موضوعات و نکات مهمی است که میخواهید در طول جلسه مورد بحث قرار دهید. در واقع دستور جلسه باید شامل:
یک طرح کلی و جامع از آنچه باید در زمان برگزاری جلسه اتفاق بیفتد
اینکه چه کسی در رابطه با هر موضوع صحبت کند
و مدت زمان صحبت روی هر موضوع چقدر باشد،
باشد.
بسیار مهم است که پیش از برگزاری جلسه، این اطلاعات از قبل در اختیار تمام شرکت‌کنندگان جلسه قرار بگیرد.
اهمیت به همراه داشتن یک دستور جلسه مؤثر
همکارانی که در جلسه‌ای شرکت میکنند، انتظار دارند که این جلسه با مکالمات معنی‌دار سازماندهی شده و در نهایت مفید و مثمر ثمر باشد؛ در غیر این صورت، پیش خودشان فکر میکنند که احتمالاً میشد محتویات چنین جلسه‌ای را در قالب یک ایمیل ارسال کرد!
برای داشتن یک جلسه مفید، به همراه داشتن یک دستور جلسه مؤثر بسیار حائز اهمیت است.
در این بخش از مقاله، میخواهیم به مواردی بپردازیم که نشان‌دهنده‌ی میزان اهمیت به همراه داشتن یک دستور جلسه مؤثر است:
ویژگی های یک دستور جلسه مناسب و موثر
هدف مشخصی را برای جلسه تعیین میکند
اول و مهمتر از همه، جلسه‌تان چه یک بررسی سریع یک سری موارد باشد چه یک جلسه رسمی، یک دستور جلسه مشخص، اهداف جلسه را تعیین میکند و این امر باعث افزایش بهره‌وری جلسه میشود. کارکنان و همکاران شما از همه موضوعات مورد بحث در جلسه آگاه شده و دلیل برگزاری جلسه را به خوبی درک میکنند و بدین ترتیب میتوانند مشارکت مناسب‌تری داشته باشند.
این امکان را برای همه فراهم میکند تا در جلسه مشارکت خوبی داشته باشند
یک دستور جلسه مؤثر، تضمین میکند که همه‌ی اعضای تیم بتوانند فرصتی برای مشارکت در بحث‌ها داشته باشند. از آنجا که افراد شرکت‌کننده در جلسه پیش از موعد برگزاری موضوعات را میدانند، میتوانند با ایده‌ها، سؤالات و مواردی که بنظرشان باید مطرح شود، در جلسه حضور یابند.
از بروز حواس‌پرتی و خارج شدن از مسیر اصلی جلسه جلوگیری میکند
بدون وجود دستور جلسه مشخصی که از قبل آماده شده باشد، احتمال وقوع این مسئله زیاد است که جلسه به کلی از مسیر خود منحرف شود. اگر میخواهید در مسیر خود قرار بگیرید، از حواس پرتی پرهیز کنید و با داشتن دستور جلسه مناسب، در جریان مباحث مهم حرکت کنید. در غیر این صورت، احتمالاً مجبور به برنامه‌ریزی برای یک جلسه دیگر میشوید که چنین چیزی میتواند منجر به فرسودگی شغلی و حتی بهره‌وری کمتر شود.
یک منبع مناسب برای منجر شدن به تصمیم‌گیری‌های مناسب ایجاد میکند
جلسه‌ای که هفته پیش برگزار شد، به خاطر دارید؟ کاملاً یادتان هست در مورد چه چیزهایی بحث شد؟ آیا میتوانید به خاطر بیاورید که در پایان جلسه، چه تصمیماتی گرفته شد؟
اگر از دستور جلسه استفاده نکرده باشید، به احتمال زیاد پاسخ شما «نه» است! اگر یک دستور جلسه مناسب داشته باشید که بتوانید هر زمانی به آن رجوع کنید، کمک میکند تا تصمیمات اتخاذ شده و مصوبات جلسه و همچنین یادداشت‌های جلسه و صورت جلسات را پیگیری و ثبت کنید.
انتظارات و مسئولیت‌ها را مشخص میکند
دستور جلسه علاوه بر کمک به شما در پیگیری مصوبات، همچنین انتظارات و مسئولیت‌ها را نه تنها قبل از شروع جلسه، بلکه حتی پس از اتمام آن نیز مشخص میکند.
با کمک یک برنامه مشخص، سؤالات پیرامون اهداف جلسه، اینکه چه کسی مسئول چه موارد و پیگیری چه مصوباتی است و خلاصه تمام موضوعات مرتبط با جلسه، همگی چه قبل، چه در طول جلسه و یا حتی بعد از جلسه مشخص میشود.
چه کسی مسئول نوشتن دستور جلسه است؟
اکنون که میدانید به چه عللی داشتن دستور جلسه بسیار مهم است، نوبت به پاسخ این سؤال میرسد که چه کسی مسئول نوشتن یک دستور جلسه است؟
مسئولیت نوشتن دستور جلسه بر دوش سازمان‌دهنده و برگزارکننده جلسه است. ایجاد الگوی جلسه به عهده این شخص (یا تیم) است اما به خاطر داشته باشید که اضافه کردن نکات مورد بحث در موارد مختلف و اقداماتی که باید صورت پذیرد، بر عهده همه است. پس مثلاً اگر فقط مدیر وقت بگذارد تا موارد قابل بحث را اضافه کند، فقط هم آن مدیر در جلسه صحبت میکند و چنین چیزی نه تنها مفید نیست چرا که از زمان همه استفاده مناسبی نمیشود، بلکه احتمال دارد شاهد خمیازه‌های شرکت‌کنندگان جلسه هم باشیم!
- بیشتر بخوانید: صورت جلسه چیست؟
فوت کوزه‌گری:
تمامی اعضای تیم را تشویق کنید تا قبل از برگزاری جلسه، نکات گفتاری خودشان را به دستور جلسه اضافه کنند. حتی میتوانید مسئولینی را برای هر بخش از قالب جلسه خود تعیین کنید تا اطمینان حاصل شود که هر شرکت‌کننده در جلسه، به طور فعال شرکت میکند.
بخش‌های اصلی یک دستور جلسه موثر
اگر شما سازمان‌دهنده و برگزارکننده جلسه هستید و تعیین دستور جلسه به عهده خود شماست، حتماً به قرار گرفتن موارد ضروری زیر در دستور جلسه خود توجه کنید:
- موضوعات اصلی
- مراحل گفت و گو
- مستندات تکمیلی
- تصمیمات
- موارد اقدام
بسته به نوع جلسه‌ای که برگزار میکنید، میزان عمق ورود به هر یک از این مؤلفه‌ها متفاوت خواهد بود اما به صورت کلی یک دستور جلسه همیشه باید شامل این پنج مؤلفه باشد.
فوت کوزه‌گری:
لینک‌های تکمیلی، مستندات و تصاویر گرافیکی را از قبل در دستور کار جلسه قرار دهید تا دیگران فرصت کافی داشته باشند تا افکار و سؤالات خود را از قبل آماده کنند.
نحوه نوشتن دستور جلسه
تا الان با مزایای نوشتن دستور جلسه و این که شامل چه بخش‌هایی است آشنا شده‌اید، حال رسیدیم به بخش سخت ماجرا! از اینجا به بعد با هم یاد میگیریم که به صورت عملی چطور باید یک دستور جلسه نوشت.
یک الگو با عناوین اصلی ایجاد کنید
هنگام نوشتن دستور جلسه، مطمئن شوید که یک الگو با تیترهایی ایجاد کنید که تمامی موارد اصلی و ثابت را در بگیرد؛ به این ترتیب میتوانید از دستور کار ایجاد شده برای انواع مختلف جلسات در آینده نیز استفاده کنید.
آن را به عنوان یک الگوی قابل تکرار برای جلسات خود ذخیره کنید
ما در بالا به این نکته اشاره کردیم که هنگامی که انواع مختلفی از الگوها را برای انواع مختلف جلساتی که قصد دارید هدایت کنید تهیه کنید، در زمان، انرژی خود و همچنین استرس شروع دوباره این فرآیند تکراری صرفه جویی میکنید!
هنگامی که دستور جلسه مناسبی را تهیه نمودید، آن را به عنوان یک الگوی تکراری برای آن نوع جلسات ذخیره کنید. این موضوع به دلایلی که قبلاً اشاره شد، هم برای شما راحت‌تر است و هم شرکت کنندگان در جلسه به ظاهر قالب عادت میکنند و دقیقاً میدانند که در جزئیات جلسه باید انتظار چه چیزی را بکشند.
به هم تیمی‌های خود اجازه دهید تا نکات خودشان را به هر بخش از قالب اضافه کنند
دستور جلسه شما باید یک سند زنده و پویا باشد. اطمینان حاصل کنید که از آن به عنوان چنین فایلی استفاده کنید. برای این کار، هم تیمی‌های خود را تشویق کنید تا نقاط صحبت خود را در زیر هر بخش از قالب در طول هفته اضافه کنند. این امر میتواند شامل مواردی مانند سؤالاتی باشد که آنها در مورد موضوعی دارند، مشکلاتی که با آنها روبرو شده‌اند، پیشنهاداتی که دارند یا ایده‌های جدیدی که بین جلسات به آن فکر کرده‌اند
چنین کاری نه تنها تمام اعضای تیم را در این کار شرکت میدهد بلکه اطمینان میدهد که جلسه تا حد ممکن پربار برگزار شود.
از اعضا بخواهید که زودتر از موعد در تعیین دستور جلسه مشارکت کنند
آیا در مشارکت تیم خود در دستور جلسه مشکل دارید؟ این که مجبور باشید دائماً به تیم خود یادآوری کنید که قبل از شرکت در جلسه و تا زمان مشخصی، نکات یا سؤالات خود را اضافه کنند، امری وقت‌گیر و کلافه‌کننده است. برای رفع این مشکل، میتوانید از ابزارهایی برای انجام این کار کمک بگیرید.
در طول جلسه، هنگام مطرح کردن موضوعات، نقاط صحبت افراد را بررسی کنید
برای اینکه برنامه‌ای که تعیین کرده‌اید، تا حد امکان مفید باشد، حتماً آن را در طول جلسه جلوی خودتان قرار دهید. به این ترتیب، هرگز وقتی در طول جلسه چشمتان به ساعت میفتد، شگفت‌زده نخواهید شد که مثلاً فقط پنج دقیقه برای بحث در مورد چند مورد آخر فرصت دارید، همچنین با ریسک تمدید زمان جلسه مواجه نخواهید شد.
فوت کوزه‌گری:
برای ثبت تمامی جزئیات مرتبط با جلسه و مدیریت یک جلسه، از نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان استفاده کنید.
مصوبات و مسئولین انجام اقدامات را در دستور جلسه ثبت کنید
برای اطمینان از اینکه میتوانید به اهدافی که به صورت تیمی تعیین کرده‌اید برسید، مواردی را که در جلسه مورد بحث قرار دادید، ثبت کنید. همچنین توجه داشته باشید که کدام هم تیمی مسئول انجام هر یک از اقدامات خاص در همان دستور جلسه است و این مورد را نیز ثبت کنید. به این ترتیب اگر چند ماه گذشته است و چیزی را برای انجام وظیفه از قلم انداخته و از دست داده‌اید، میتوانید دستور جلسه را مجدداً بررسی کنید و به دنبال شخصی باشید که هر مصوبه را به او اختصاص داده بودید. بدین ترتیب همواره میتوان مسئول هر کار را شناسایی کرد و افراد را به پیگیری مسئولیت‌ها تشویق نمود.
تصمیمات کلیدی را هایلایت کنید
هرچه دستور جلسه پربارتر باشد، جلسه نیز پربارتر خواهد بود. در نتیجه تصمیمات کلیدی دقیق‌تری برای تیم شما و مهمتر از همه برای کل سازمان پدید می‌آید.
به منظور فراموش نکردن تصمیماتی که گرفته شده و مصوباتی که تعیین شدند، افرادی که آنها را تعیین کردند و آنچه برای پیشرفت این تصمیمات در پیشبرد شما لازم است، فراموش نکنید که همه آنها در دستور جلسه ثبت کنید. این امر، نه تنها همه چیز را منظم نگه میدارد بلکه امکانی را برای شما فراهم میکند تا در صورت نیاز در آینده شما و تیم شما همیشه بتوانید به عنوان یک نقطه مرجع به آن مراجعه کنید.
یادداشت‌های جلسه را به اشتراک بگذارید
در یک دنیای ایده‌آل شما میتوانید یک زمان مشخص که برای همه‌ی شرکت کنندگان کاملاً مناسب است، بیابید تا آنها را به جلسه دعوت کنید اما متأسفانه در دنیای واقعی که ما در آن زندگی میکنیم، این موضوع امکان‌پذیر نیست و همیشه افرادی هستند که نمیتوانند در جلسه شرکت کنند، این که آیا آنها آن روز بیرون از شرکت هستند یا در جلسه متناقضی که از قبل برنامه‌ریزی شده هستند، بدان معنا نیست که آنها باید در تاریکی رها شوند!
بنابراین اطمینان حاصل کنید که خروجی جلسه را پس از پایان آن، نه تنها با شرکت‌کنندگان بلکه با افرادی که نتوانستند در آن شرکت کنند نیز به اشتراک بگذارید. به این ترتیب همه از آنچه مورد بحث قرار گرفته و تصمیماتی که گرفته شده، سر در می‌آورند.
از همه بهتر، شما میتوانید این یادداشت‌ها را مستقیماً در دستور جلسه خود ثبت کنید، بنابراین همه چیز در یک مکان منسجم جمع‌آوری میشود.
اهمیت آزمودن و تکرار یک موضوع
آیا آنچه راجع به دستور جلسه که یک سند زنده و پویاست گفتیم را به خاطر دارید؟
در حالی که ما بر این بیانیه پایبند هستیم اما با این وجود، باید بگوییم که نترسید که آن را در سطل زباله انداخته و کار جدیدی را شروع کنید!
هیچ دستور جلسه‌ای کامل نیست و صرف نظر از اندازه شرکت شما یا صنعتی که در آن فعال هستید، همه چیز تغییر میکند. ممکن است دستور کاری که در گذشته برایتان کار میکرده، دیگر مفید نباشد.
درست همانطور که باید این جمله در نظر داشته باشید که «آیا من واقعاً به این جلسه نیاز دارم؟»، با الگوهای دستور جلسات خود نیز به همان شیوه رفتار کنید. از آستین بالا زدن‌ها، تکرار کردن و بهبود الگوهای خود نگران نباشید چرا که اینگونه است که میتوانید به حداکثر بهره‌وری در جلسه برسید.
نمونه‌هایی از دستور جلسه
اکنون که متخصص نوشتن دستور جلسه هستید، وقت آن است که چند نمونه از بهترین دستور جلسه‌های نوشته شده را ببینید و بررسی کنید که چگونه میتوانید آنها را کمی تغییر دهید تا مطمئن شوید که برای سازمان شما و نیازهای منحصر به فرد آن بهترین خروجی را تولید میکنند.
در ادامه 4 مثال وجود دارد از این که یک الگو چگونه میتواند باشد:
- جلسات هفتگی تیمی
- جلسات بزرگ شرکتی
- جلسات رهبری تیمی
- جلسات یک به یک (فرد با فرد)
جلسه هفتگی تیمی
- اعلام به روزرسانی‌ها درباره اقدامات صورت گرفته [5 دقیقه]
- بیان اهداف و KPIها [5 دقیقه]
- مرور اولویت‌ها [20 دقیقه]
- بررسی مشکلات [5 دقیقه]
- تشویق کارهای خوب انجام شده [5 دقیقه]
- تعیین اقدامات لازم الاجرا [5 دقیقه]
جلسه بزرگ شرکتی
- جشن‌ها / اعلام خبرهای خوب [5 دقیقه]
- بیان اطلاعیه‌های مهم [5 دقیقه]
- ارائه‌ها [20 دقیقه]
- تشویق کارهای خوب انجام شده [5 دقیقه]
- بررسی سؤالات [10 دقیقه]
جلسه رهبری تیمی
- بررسی کلیات [5 دقیقه]
- بررسی خروجی‌ها [5 دقیقه]
- بررسی تارگت‌های زده شده و مانده‌ها [5 دقیقه]
- بررسی نظرات مثبت و منفی مشتریان / کارمندان [5 دقیقه]
- نوشتن لیست کارها [5 دقیقه]
- شناسایی مشکلات، بحث روی آنها، تعیین راه حل [60 دقیقه]
- نتیجه‌گیری [5 دقیقه]
جلسات یک به یک
- موضوعات مهم که قرار است مطرح شوند، عنوان گردند
- بررسی کارهایی که خوب پیش رفته‌اند
- بررسی مواردی که یاد گرفته شده‌اند
- بررسی اولویت‌ها از آخرین دیدار قبلی
- تعیین اولویت‌ها تا زمانی که دوباره ملاقات صورت پذیرد
- بررسی مشکلات و راه‌حل‌ها
- بازخورد گرفتن
کمک گرفتن از نرم افزار مدیریت جلسات:
استفاده از یک ابزار مدیریت جلسات مناسب، یک راه عالی برای اطمینان از این است که سازمان شما دارای فرهنگ برگزاری جلسات معنادار و پربار است. ابزار مدیریت جلسات میتواند به روند زیر کمک کند:
- ایجاد دستور جلسه برای جلسات
- ثبت صورت‌جلسات
- تسهیل تصمیم‌گیری و تعیین مصوبات
- ارجاع مصوبات به مسئولین انجام
- ایجاد الگوهای جلسات در سطح سازمان
چرا نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان انتخاب خوبی است؟
با استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان میتوان تمامی جزئیات مربوط به برگزاری و پیگیری جلسات را مدیریت کرد. این نرم افزار با دارا بودن امکانات متنوع و قابلیت‌های متعدد، انجام تمامی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه‌ریزی زمان جلسه گرفته تا ارسال دعوت‌نامه و دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات را امکان‌پذیر می‌سازد.
پیگیری مصوبات جلسه تا حصول نتیجه، یکی از مهمترین عملکردهای نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان است.
برنامه‌ریزی همه چیز است
زمانی که برای ایجاد یک دستور جلسه عالی وقت می‌گذارید، واقعاً میتواند تغییردهنده سطح بهره‌وری شما باشد. این موضوع می تواند جلسه شما را از یک جلسه سازماندهی نشده و بی‌اثر به موفقیت و پاداش برساند.
صرف نظر از نوع جلسه‌ای که به دنبال برگزاری آن هستید، بدون دستور جلسه، این احتمال بالا است که نه تنها وقت خود را بلکه زمان کل تیم خود را نیز هدر دهید.
پس تا دیر نشده، اقدام کنید.
ثبت نظر