دسته‌ها

اهمیت مدیریت وظایف در سازمان‌ها و تیم‌های کاری

توسط کارشناس محتوا 3 سال پیشهیچ نظری ثبت نشده
ماهان  /  مدیریت پروژه‌ها و کارها  /  اهمیت مدیریت وظایف در سازمان‌ها و تیم‌های کاری
اهمیت-مدیریت-وظایف-در-سازمان‌ها-و-تیم‌های-کاری

مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت در یک سازمان امری بسیار مهم تلقی می­شود. اگر یک سازمان یا یک تیم کاری را در نظر بگیرید، آن­ها همگی برای تحقق یک هدف فعالیت می­کنند و نقشه راه مسیر خود را برای رسیدن به یک نقطه مشخص و واحد طی می­کنند که به آن هدف مشترک تیم یا سازمان گفته می­شود. در مسیر تحقق اهداف کاری یک سازمان یا یک تیم، هرکدام از اعضای سازمان یا سیستم کاری مربوطه یک نقش یا یک وظیفه مشخص دارند.

در همه تیم‌­ها یا سازمان‌­ها یک سیستمی وجود دارد که آن سیستم توسط یک طراح سیستم طرح­ریزی شده و در هر سیستمی اجزای مختلف آن با هدف کلی واحد و اهداف جزئی مشخص حرکت می­کنند و نیروی انسانی هر جزء از سیستم وظایف و کارکردهای مشخصی دارد.

برای موفقیت در پیشبرد همه وظایف موجود در هر جزئی از یک سیستم نیاز به سیستمی داریم که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها را به عهده دارد. مدیریت وظایف در یک سیستم کاری بسیار مهم و ضروری است. سیستمی که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها را بر عهده دارد باید از اهداف کلی، اهداف بلند مدت، اهداف میان مدت، اهداف کوتاه مدت و خرده اهداف مجموعه آگاه باشد تا بتواند وظایف و فعالیت‌­های سازمان یا مجموعه را به صورت کاملاً هماهنگ و تنظیم ­شده پیش ببرد و از تعارض فعالیت‌­ها و همچنین موازی کاری در روند رسیدن به اهداف جلوگیری به عمل آورد.

مدیریت وظایف و بیان اهمیت­‌های آن در کار تیمی و مدیریت پروژه

مدیریت وظایف چیست؟

یکی از سخت­‌ترین کارها در مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها به خصوص در هنگام مواجهه با وظایف نامرتب و ناموزون است. ممکن است در مدیریت پروژه خود از اینکه در حال حاضر در چه نقطه‌­ای از مسیر پروژه قرار داریم، خبر کامل نداشته باشیم و تصورمان از موقعیت فعلی پروژه اشتباه باشد که راه حل چنین بی خبری­‌هایی این است که با سروسامان دادن به روند و چرخه سیستمی فعالیت­‌ها، آن­ها را مدیریت کنیم و نقش مدیریت وظایف را به خوبی ایفا کنیم.

وظایف به جای اهداف عظیم، مبهم و نامشخص پروژه، دستورالعمل‌های گام به گام واضح و روشن هستند. با تقسیم کردن هر قسمت از پروژه خود به یک وظیفه دقیق، تصویر بهتری از چگونگی انجام دادن آن به دست می‌آورید. مدیریت پروژه با اصالت‌­دهی به مدیریت وظایف کاری دشوار و پر اهمیت است که هم یک علم محسوب می­شود هم یک هنر ارزشمند زیرا افراد حاضر در یک پروژه، آسودگی پس از مدیریت صحیح وظایف را در کارهای خود و روند پیشرفت آن حس می­کنند.

ایده مدیریت وظایف، یک ایده کاملاً ساده و خلوت محسوب می­شود اما سادگی یک ایده به این معنا نیست که به راحتی قابل اجرا باشد زیرا از شروع ایده­ ایده پردازی تا طراحی نقشه راه اجرای آن و در نهایت به ثمر رساندن اجرای ایده مسیری است دشوار که شاید کمتر کسی به دشواری آن پی ببرد مگر آنکه خود ایده را به ثمر رسانده باشد.

مدیریت وظایف در ابتدایی‌ترین شکل خود، فرآیند مدیریت یک وظیفه در طول چرخه حیات آن است: از برنامه‌ریزی، آزمایش، ردیابی گرفته تا گزارش در مورد نتیجه. مدیریت وظایف شامل مدیریت همه جانبه­‌ی یک کار، از وضعیت و اولویت آن، تا زمان، منابع انسانی و مالی مورد نیاز است.

مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌­ها در یک سازمان یا یک پروژه

وقتی سیستم کاری یک سازمان یا یک تیم در حال حرکت است، مدیریت وظیفه مناسب پایه و اساس روزهای پرمشغله است. ابزارها و تکنیک‌های مدیریت وظایف، دیدی دقیق از تمام قسمت‌های یک پروژه به شما ارائه می‌‌‌دهند. مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها در روند کار سیستمی، به همه اعضای تیم شما کمک می‌کند همگام، کارآمد و طبق برنامه پیش بروند. نقش مدیریت وظایف در یک تیم یا سازمان دارای کار سیستمی، به شما نشان می­دهد که در روند مثلاً یک ماه اخیر خود چه مقدار پیشرفت داشته‌­اید. همانطور که قانون اول حرکت نیوتن می‌گوید، هنگامی که تیم شما در حال حرکت است، ادامه کار آن‌ها راحت‌تر می‌شود.

بهترین روش­‌های مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌­ها

برای موفقیت در پیشبرد همه وظایف موجود در هر جزئی از یک سیستم نیاز به سیستمی داریم که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌­ها را به عهده دارد. مدیریت وظایف در یک سیستم کاری بسیار مهم و ضروری است. سیستمی که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها را بر عهده دارد باید از اهداف کلی، اهداف بلند مدت، اهداف میان مدت، اهداف کوتاه مدت و خرده اهداف مجموعه آگاه باشد تا بتواند وظایف و فعالیت‌های سازمان یا مجموعه را به صورت کاملاً هماهنگ و تنظیم‌شده پیش ببرد و از تعارض فعالیت‌ها و همچنین موازی کاری در روند رسیدن به اهداف جلوگیری به عمل آورد.

با این اوصاف و با بیان اهمیت نقش مدیریت وظایف، با کارکرد اصلی مدیریت فعالیت­‌ها در یک سیستم تیمی یا سازمانی آشنا، و متوجه اهمیت آن نیز شدیم. حال نیاز داریم که به انجام چنین نقشی بپردازیم و یاد بگیریم که روش­‌های پیاده‌­سازی نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها چیست؟

اصول مدیریت وظایف، سازماندهی و اختصاص کلیه مواردی است که برای اتمام پروژه شما باید انجام شود. هرچه از ابتدا بتوانید جزئیات بیشتری را دریافت کنید، افراد بیشتری خواهند دانست که چه کاری باید انجام شود. مانند هر مورد دیگر وقتی که صحبت از مدیریت پروژه می‌شود، آن روشی از مدیریت فعالیت­‌ها و مدیریت وظایف مناسب است که برای تیم یا سازمان شما مناسب باشد. بنابراین در حالی که این راهنما هر آنچه را که برای شروع مدیریت صحیح وظایف لازم است به شما ارائه می‌دهد، حتماً آزمایش کنید و ببینید تیم شما چه چیزی را دوست دارد یا ندارد.

تقسیم گام‌­های یک پروژه به وظایف اولویت‌­دار

اولین کاری که هر فرد در مدیریت وظایف باید انجام دهد این است که همه وظایف و کارهایی که باید انجام شود را به صورت یکجا کنار هم بنویسد و آن­ها را استخراج و جمع آوری کند، از ابتدای پروژه تا انتهای پروژه! معمولاً همین اولین کار برای شروع است که بیشتر مدیران پروژه یا سازمان­‌ها و تیم­‌ها از انجام آن امتناعی می­ورزند. دلیل آن امتناع نیز سختی انجام این کار است.

جمع ­آوری جامع و کامل یک بسته­‌ی کاری و ترسیم فرآیند انجام یک پروژه بسیار مهم و در عین حال نیازمند تفکر فراوان و تسلط کافی بر پروژه است و کسی که برای آن وقت کافی نگذارد، قطعاً نمی­تواند این مرحله را به درستی و کاملی انجام دهد.

نکته­‌ای که در مدیریت وظایف بسیار حائز اهمیت است آن است که هر قدم از قدم­‌های موجود در نقشه راه به صورت کاملاً مجزا و دقیق مشخص شود. اگر هر قدم از مسیر پروژه یا فعالیت تیمی و سازمانی مشخص نباشد، ممکن است یک قدم را از دست بدهید و پس از آن­که مراحل را اجرا کردید متوجه اشتباه خود خواهید شد. حال ما برای پیشگیری از وقوع چنین اشتباهی توصیه می­کنیم که تک تک مراحل را به صورت دقیق و جزئی تعیین کنید.

با نگه داشتن تمام وظایف خود در یک مکان متمرکز (مانند نرم‌افزار مدیریت پروژه)، فشار روی مغز خود را تا حد زیادی کاهش می‌دهید و می‌توانید بیشتر بر روی آنچه اکنون باید انجام شود تمرکز کنید.

مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها در کنار نرم افزار­های مدیریت وظایف

در مدیریت وظایف؛ چگونه تمام وظایف و فعالیت­‌ها را در یک جا جمع کنیم؟

بسیاری از مواقع دلیل آنکه نمی­توانیم تمام وظایف و فعالیت­‌های تیمی را در یک جا جمع کنیم، آن است که واقعاً نمی­دانیم تمام فعالیت­‌های موجود چه چیز­هایی باید باشند! برای اینکه به صورت کامل متوجه شویم که تمام فعالیت­‌ها چه مراحی را شامل خواهند شد و به صورت دقیق چه چیزهایی هستند، تکنیک­‌ها و روش­‌هایی وجود دارد که در ادامه این مقاله آن را خدمت شما ارائه خواهیم داد.

یکی از روش­‌ها این است که از انتها شروع کنید و نسخه­ی نهایی و کامل­ شده‌ی پروژه خود را در ذهن خود تصور کنید تا بتوانید گام‌­های رسیدن به آن نسخه کامل را به یاد آورید. همچنین ممکن است تجسم وظایف در این مرحله بر روی نقشه ذهنی آسان‌تر باشد. اینجاست که هر مرحله را روی یک کاغذ یا تخته سفید یادداشت می‌کنید و سپس آن‌ها را در مراحل کوچک‌تر مورد نیاز برای رسیدن به آنجا تقسیم می‌کنید.

یکی دیگر از کارهایی که انجام آن کمک می­کند این است که تیم خود را درگیر چنین موضوعی کرده و از همه اجزاء تیم بپرسید که برای نهایی شدن پروژه و رسیدن به هدف نهایی سازمان، دقیقاً چه مراحلی ریز به ریز لازم است تا سپری شود. لازم است تا گاهی اوقات وظایف و فعالیت­های چند مرحله‌­ای را در فرآیند مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها به یک وظیفه خرد تبدیل کنید. در کل تلاش کنید تا وظایف را به وظایف قابل انجام برسانید تا در واقعیت تحقق آن­ها سخت نباشد.

به شما پیشنهاد می­کنیم برای انجام مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها د رروند کاری تیم یا پروژه خود از یک متخصص کمک بگیرید زیرا انجام یک نقش و وظیفه توسط فردی که در آن تخصص کافی ندارد خود باری اضافه محسوب می­گردد و انجام ندادن آن بسیار بهتر است تا آن را انجام دهیم اما به صورت ناقص و اشتباه! وظایف بسیار کوچک هستند اما بازدهی که آن‌ها برای شما و تیمتان به ارمغان می‌آورند بسیار زیاد است.

وقت بگذارید تا کارها را به کوچک‌ترین قطعات تقسیم کنید، آن‌ها را اولویت‌بندی کرده و یک نرم‌افزار مدیریت وظایف پیدا کنید که به شما امکان دید، انعطاف‌پذیری و آگاهی را بدهد. در این صورت، پروژه عظیم و هولناک را به یک برنامه عملی و گام به گام تبدیل خواهید کرد.

مدیریت وظایف و نرم افزارهای مدیریت جلسات

مدیریت جلسات در یک تیم یا یک سازمان از زیرشاخه­‌های مدیریت وظایف محسوب می­شود. جلساتی که در روند و فرآیند اجرای یک پروژه انجام می­شوند، بسیار حائز اهمیت هستند. اهمیت مدیریت جلسات از آن جهت است که جلسات برگزار شده و به یادداشتن نکات بیان شده در جلسه و همین طور نتایج حاصل شده در جلسه، چگونگی پیشبرد کار را مشخص خواهد کرد. پس از این رو مدیریت جلسات نیازمند یک سیستم حرفه­‌ای و نرم افزاری کاربردی است.

مدیریت جلسات و برنامه‌­ریزی مدیریت وظایف با نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک

فناوران سپهر ماهان با ارائه نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک، خدماتی چون ایجاد هماهنگی در تشکیل جلسه، دعوت به جلسه، تعیین مصوبات جلسه، تهیه گزارشات، پیگیری اقدامات محول شده و ارسال یادآوری را به صورت کاملاً دیجیتال و کاربردی انجام می­دهد.

نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک امکانات متنوع و قابلیت‌های متعددی داراست که با کمک آن‌ها، برنامه ریزی و کمک به انجام تمامی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه ریزی زمان جلسه گرفته تا ارسال دعوت‌نامه و دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات را امکان‌پذیر می‌سازد.

در این مقاله سعی شد تا با بیان اهمیت مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌­ها، به روش­‌های آغاز مدیریت وظایف پی ببریم و در نهایت توصیه شد تا برای پیشبرد چنین اهدافی از یکی از نرم افزارهای کاربردی مدیریت جلسات همتاک استفاده کنید. امیدواریم تا با مطالعه این مقاله، مدیریت وظایف و همچنین مدیریت جلسات خود را بهتر و حرفه­‌ای تر پیش ببرید.

دسته بندی ها :
  مدیریت پروژه‌ها و کارها - مقالات -
درباره

 کارشناس محتوا

  (12 مقالات)

ثبت نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

درخواست دمو مدیریت پروژه مدیریت جلسات شبکه اجتماعی