مدیریت دانش سازمانی و اهمیت آن چیست؟

مدیریت دانش که با عبارت لاتین Knowledge management – KM در جهان شناخته شده است، یک سیستم منظم سازی برای اطلاعات و داده‌های ارتباطی است که دانش را مدیریت می‌کند. به بیانی دیگر مدیریت دانش سازمانی در دسترس‌ قرار دادن اطلاعات و داده‌‌ها به صورت سازمانی است و با توجه به پیشرفت روزافزون علم و تکنولوژی، مقدار و تعداد داده‌های موجود در هر ارگان روز به روز در حال افزایش هستند؛ بدین جهت طبیعی است که بشریت به سمت تفکر سازماندهی اطلاعات سوق پیدا کند. مدیریت دانش سازمانی نیز در همین راستا قدم می‌دارد تا فرآیند حجیم شدن اطلاعات را با شیوه‌های نوآورانه کنترل و مدیریت کند. در واقع، مدیریت دانش سازمانی صورت می‌گیرد تا هرگاه که یک شخص به مجموعه‌ای از داده‌ها و یا یک خبر اطلاعاتی نیاز داشت بتواند به آن دسترسی پیدا کند و در میان انبوهی از داده‌های نامرتبط قرار نگیرد. با توجه به مطالب ارائه شده، موضوع مورد بحث این مقاله مدیریت دانش سازمانی و اهمیت‌های آن است که در ادامه به شرح آن‌ها می‌پردازیم.

مدیریت دانش سازمانی چیست؟

مدیریت دانش سازمانی از بطن تنظیم و سازماندهی دانش به عمل می‌آید. مدیریت دانش یک سرمایه اطلاعاتی سازمانی را برای شناسایی، بازیافتن، تسخیر، ارزش یابی و تسهیم آماده می‌کند. مدیریت دانش به عنوان یک رویکرد جامع تلقی می‌شود که هر گونه سرمایه اطلاعاتی را در خود می‌گنجاند و داده‌ها را به همراه هر نوعی از اسناد جمع بندی می‌کند.

تعریف مدیریت دانش سازمانی

شاید تعریف مدیریت دانش سازمانی کمی نامفهوم باشد و یا بر هر مبنای متفاوتی به گونه‌ای خاص تلقی شود، لذا پیرو آشکار ساختن متن وجودی این عنوان، تنها کافی است که سه کلمه ساختاری آن را تحلیل کنیم. (مدیریت دانش سازمانی)

عبارتی که با کلمه مدیریت آغاز می‌شود و نشان از اصل کنترل و نظارت دارد؛ بدین معنا که حضور واژه مدیریت در این عبارت سه کلمه‌ای به علت این است که چیزی قرار است کنترل و مدیریت شود. حضور دانش در رأس این عبارت به معنای داده‌ها، اطلاعات، مفاهیم، اسناد و هر آنچه که به جهت زندگی و علم آموزی به جامعه افزوده می‌شود، است. در حقیقت مدیریت واژهِ حاکم بر دانش است. به کار بردن کلمه سازمانی در این عبارت، به معنای یک سازمان یا ارگان تجاری نیست؛ بلکه سازمان از نظر تنظیم و نظم دهی است که به عنوان اساسی از واژه سازماندهی تعریف می‌شود. چنین گفته شد که واژه مدیریت بر دانش حکومت دارد، بنا بر تعریفی که از سازمان قید شد، می‌توان گفت که سازماندهی نیز عملکرد و نوع حکومت مدیریت را بر دانش تعیین و تفسیر می‌کند.

با توجه به تعاریف ساده‌ای که از مدیریت دانش مطرح شد، بهتر است در ادامه به شرح دیدگاه‌های متفاوتی از چیستی مدیریت دانش سازمانی بپردازیم‌.

دیدگاه‌های متفاوت مدیریت دانش سازمانی

دیدگاه متفاوتی از مدیریت دانش می‌گوید که این فرآیند سبب تولید ثروت و سرمایه می‌شود. می‌توان بدون شک گفت که این دیدگاه تا حد زیادی حقیقت دارد و از آنجایی که تقریباً تمام فعالیت‌های بشری در جهت چرخش بهینه اقتصاد پیش می‌روند، مدیریت دانش سازمانی نیز بر این مبنا به سمت اقتصادی بهتر و روشن‌تر حرکت می‌کند.

مک دونالد در سال 2002 چنین گفته است که مدیریت دانش سازمانی به معنای مصرف خلاقانه، مؤثر و همچنین کارآمد از تمامی دانش‌ها و داده‌های در دسترس سازمان به نفع مشتری و در نتیجه به سود سازمان، است. با تحلیل تعریف مک دونالد تعریفی که در قسمت‌های ابتدایی مقاله از سازمان به کار بردیم نقص می‌شود، اما به منظور برطرف کردن عدم انتقال صحیح مطلب باید بگوییم که منظور مک دونالد از سازمان همان منبعی است که چیدمان سازماندهی شده داده‌ها و دانش به آن سود می‌رساند و سبب به دست آمدن پول و ثروت می‌شود.

داون پورت در سال 1998 میلادی برای تعریف مدیریت دانش از سه کلمه کلیدی استفاده کرده است. جمع آوری، توزیع و استفاده کارا، سه عبارتی هستند که داون پورت به وسیله آن‌ها مدیریت دانش را نقد کرده است. به این صورت که مديريت دانش را جمع آوری، توزیع و استفاده کارا از منابع دانش می‌داند.

بقایی نیا در سال 1386 هجری شمسی مدیریت دانش را به استفاده از تجربه به همراه دانش فردی و جمعی از طریق بستر تولید دانش، تسهیم دانش و به‌ کارگیری آن به وسیله فناوری برای رسیدن به اهداف سازمان تعریف کرده است.

بون فور در سال 2003 میلادی مدیریت دانش را به عنوان یک مجموعه شناخته است که این مجموعه شامل رویه‌ها، زیرساخت‌ها و ابزارهای فنی و مدیریتی است و طراحی این مجموعه به جهت تسهیم، خلق و به‌ کارگیری داده‌ها و اطلاعات درونی و بیرونی سازمان‌ها بوده است.

در همین حین علاقه بند در سال 1382 هجری شمسی یعنی زمانی حدود 20 سال پیش مدیریت دانش را فرآيندی با عنوان به‌ کارگیری سرمایه فکری در جهت موفقیت سازمان در رقابت با سازمان‌های دیگر دانست. او همینطور مدیریت دانش را به صورت‌ پاسخ‌های نوآورانه‌ای برای چالش‌های اهرمی و جدید برای عمل و یک میانجی تعریف کرد.

از سوی دیگر، مدیریت دانش سازمانی از سوی مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا به عنوان یک فرایند گسترده کسب، سازماندهی، انتقال و استفاده از اطلاعات در سازمان تعریف می‌شود.

تمامی این تعارف در یک جهت حرکت می‌کنند اما دیدگاه متفاوتی از دنیای دانش و جمع آوری اطلاعات را به نمایش می‌گذارند. جالب است بدانید که نظریه‌ها در حیطه دانش تنها به مطالب ارائه شده ختم نمی‌شوند و افراد بسیاری از جمله لاری پروساک، کارلس آرمسترانگ، هربرت سنت آنگو و توماس دوپورت به شرح دانش سازمانی و اهمیت مدیریت آن پرداخته‌اند.

در نهایت به عنوان یک تعریف کلی از مدیریت دانش سازمانی بر مبنای آنچه بیان شد می‌توان گفت که، مدیریت دانش سازمانی به معنای مدیریت درست دانش، برای انتقال درست آن به افراد درست، در زمان درست، است. این فرآیند را سازمانی شدن عرصه دانش می‌نامیم.

اهمیت مدیریت دانش سازمانی

با توجه به تعاریف و تفاسیر گوناگونی که از عنوان مدیریت دانش سازمانی ارائه شد، می‌توان فرض را بر این باب گذاشت که اهمیت این عرصه بر اساس دیدگاه‌های مختلف به خوبی آشکار شده است اما به صورت کلی سیستم مدیریت دانش سازمانی مزیت‌های متعددی را برای پست‌های متعدد ارائه می‌دهد. دانش، علم، فناوری، آگاهی، اطلاعات، مفاهیم و… مبتنی بر شرایط حاکم بر جامعه در حال گسترش و پیشرفت هستند و مطمئناً روزی فرا می‌رسد که این گسترش و پیشرفت آن‌قدر جهش پیدا می‌کند که رشته اطلاعات به ناکجاآباد صعود می‌کند و بشر از یافتن آن عاجز می‌ماند؛ لذا پررنگ‌ترین و مهم‌ترین اهمیت مدیریت دانش سازمانی این است که به طبقه بندی و جمع آوری دانش و داده‌های محتوای اطلاعات می‌پردازد. کنترل و مدیریت دانش نه تنها سدی برای پیشرفت آن نیست، بلکه سبب رشد صعودی و اصولی دانش نیز می‌شود.

فرآیند تفسیری مدیریت دانش بر سه معقوله جذب، اشتراک‌گذاری و به کارگیری دانش استوار است؛ بنابراین یکپارچه‌سازی و ذخیره‌سازی دانش به همراه ضبط، ثبت و تولید دانش در وهله اول بسیار حائز اهمیت است که جذب دانش را مدیریت می‌کند و به اشتراک گذاشتن دانش در صدد نشان دادن چگونگی منتشر شدن دانش در سرتاسر سازمان است. آخرین معقوله مدیریت دانش به کارگیری آن است که می‌توان صراحتاً گفت که این فرآیند مهم‌ترین عامل کلیدی فرآیند مدیریت دانش سازمانی تلقی می‌شود، چرا که قطعاً اگر دانش پس جذب و به اشتراک گذاشته شدن، به کار گرفته نشود، هیچ ارزشی نخواهد داشت. از همین رو اهمیت دانش و مدیریت سازمانی آن به طرز باور نکردنی‌ای قابل مشاهده است. دانش و علم اساس و پایه‌های یک شرکت یا هر ارگان تجاری و اقتصادی هستند که اگر به درستی سازماندهی و مدیریت نشوند نمی‌توان از موفقیت کاری آن شرکت یا ارگان اطمینان حاصل کرد. بنابراین جذب دانش در نگاه اول واقعا مهم و ضروری است، اما به عنوان مجموعه‌ای از فعالیت مدیریت باید به اهمیت سایر نقاط مجموعه نیز بپردازیم‌. توزیع دانش به عنوان دومین حرکت کلیدی و پراهمیت در کنترل و مدیریت سازمانی دانش از این جهت اهمیت دارد که در صورت نشر مورد استفاده قرار می‌گیرد. در حقیقت دانش، اطلاعات، داده‌ها و تمامی مفاهیم علمی دسته بندی و مرتب سازی می‌شوند تا نحوه دستیابی و دسترسی به آن‌ها آسان گردد و سهولت کار سبب بهبود نتیجه کار شود. بر همین مبنا اگر توزیع دانش به درستی صورت نگیرد اهمیت مرحله قبلی و بعدی فرآیند مدیریت از بین می‌رود.

اهمیت قسمت سوم یعنی به کارگیری دانش رابطه‌ای به صورت خط موازی با توزیع و به اشتراک گذاری آن دارد. بدین صورت که اگر توزیع صورت نگیرد، به کارگیری نیز صورت نخواهد گرفت و اگر به کارگیری و استفاده از دانش صورت نگیرد، توزیع و به اشتراک گذاری بیهوده می‌شود. از این رو اگر به فکر سیستماتیک کردن رویه دانش هستید و می‌خواهید علم و اطلاعات را در جهت درست نشر دهید، پیشنهاد می‌شود که چرخه مهم جذب، اشتراک‌ و استفاده را از یاد نبرید.

مزایای مدیریت دانش سازمانی

مدیریت دانش سازمانی سبب بروز مزایا و قابلیت‌هایی برای نمودار فعالیتی انسان می‌شود که در ادامه به شرح کوتاهی از چند مورد پرداخته می‌شود.

ساختن یک منبع واحد از حقیقت

منظور از ساختن یک منبع واحد به وسیله مدیریت دانش سازمانی این این است که یک کل منسجم از اطلاعات به وجود می‌آید که در پی آن روز به روز به آن افزوده می‌شود و فرآیند به‌روزرسانی به صورت پیش فرض از طریق جمعی از اطلاعات افراد انجام می‌شود. در این حالت دیگر نیازی به نگرانی از بابت از بین رفتن اطلاعات وجود نخواهد داشت.

تشویق همکاری تیمی

به وجود آمدن یک سیستم مدیریت دانش سازمانی به افراد کمک می‌کند تا برای رشد و ارتقای سطح خود تلاش کنند. این یک رقابت سالم است که در اثر وجود یک بستر مدیریت متولد می‌شود. همکاری تیمی معمولاً در اثر تعامل و همکاری بیشتر به وجود می‌آید؛ بنابراین اگر  یک سازمان از سازماندهی مدیریتی دانش استفاده کند، کارکنان مجموعه سعی می‌کنند تا اطلاعات را با همکاری یکدیگر دچار رشد کنند.

سهولت پذیرش افراد جدید

معمولاً فرآیند جذب و استخدام یک نوع انقلاب استخدامی به حساب می‌آید چرا که فردی که قرار بر استخدام او است باید به اطلاعات بسیاری دسترسی پیدا کند و گاها این دسترسی ماه‌ها به طول می‌انجامد. از این رو اگر سیستم مدیریت دانش سازمانی وجود داشته باشد، تمام اطلاعات در یک بستر گرد هم آمده‌اند و دیگر نیازی به نگرانی از بابت تزریق اطلاعات گوناگون از جای جای یک شرکت یا سازمان به فرد متقاضی کار وجود ندارد.

بهبود رفاه و آرامش کارکنان

رفاه و آرامش دو عاملی هستند که وجودشان در گرو نظم و تثبیت قرار دارد. هنگامی که نظم و سازماندهی اصولی در یک شرکت یا ارگان وجود نداشته باشد، خواسته زیادی است که کارکنان و کارمندان آن مکان از آرامش خاطر و رفاه برخوردار باشند؛ بدین جهت سیستم مدیریت دانش سازمانی با فراهم آوردن نظم و ترتیب به وسیله تولید یک واحد مشخص از اطلاعات، رفاه و آرامش را نیز برای کارکنان به ارمغان می‌آورد.

ترتیبی که برای خواندن مطالب مدیریت دانش به شما پیشنهاد می‌کنیم  :

1. مدیریت دانش چیست؟
2. مدیریت دانش سازمانی و اهمیت آن 
3. نرم افزار مدیریت دانش چیست و چه کمکی به سازمان می‌کند؟
4. با نرم‌افزار مدیریت دانش، یادگیری سازمانی را آسان کنید
5. معرفی نرم افزار مدیریت دانش