اگر مسئول هماهنگی جلسات سازمان یا شرکت خود باشید، می‌دانید بهینه سازی جلسات چقدر زمان‌بر، استرس‌زا و مهم است. جلسات جایی است که رهبری اتفاق می‌افتد. فضایی حیاتی که شما به عنوان یک رهبر، می‌توانید بر تیم سرمایه‌گذاری کرده و باعث هم‌افزایی شوید. چنانچه در مدیریت و رهبری جلسه موفق نباشید، اعضای تیم به این نتیجه می‌رسند که وقتشان با صحبت‌های غیرمولد تلف شده است و از برگزاری جلسات دوری می‌کنند.
متأسفانه، وضعیت موجود در اکثر سازمان‌ها این است که جلسات بی‌نتیجه و خسته کننده هستند. بحث‌ها و مسایل زیادی وجود دارد، اما هرگز به نتیجه‌گیری، تصمیم‌گیری یا اقدام منجر نمی‌شود. حتی به صورت نیمه‌کاره رها می‌شود! و این به این دلیل است که توانایی رهبری برای تسهیل جلسات سازنده به صورت خودکار نیست یا اینکه افراد با انبوهی از اطلاعات دسته‌بندی نشده و نامنظم روبرو می‌شوند. اصلاً ممکن است به آن مرحله هم نرسد و نحوه هماهنگی برای جلسه منظم نباشد! در این صورت منابع و زمان زیادی در جلسه هدر می‌رود.
برای بهینه سازی جلسات به چه نکاتی توجه کنیم؟
هنگامی که صحبت از جلسات مؤثر می‌شود، دو نکته کلیدی وجود دارد که باید در نظر گرفته شود:
1- بهینه‌سازی زمانی که افراد در جلسه سپری می‌کنند.
2- ساختاردهی جلسات در سراسر سازمان. به منظور اینکه اطمینان حاصل شود سازمان به صورت مداوم، در حال بهره‌وری و مشارکت بالایی قرار دارد.
مدیریت زمان و نحوه برگزاری جلسات مؤثر، به شما کمک می‌کند تا با انرژی و وضوح بیشتری جلسات را برگزار کنید و احساس خستگی و ترس قبل و بعد از جلسه را نداشته باشید.
در ادامه با ما همراه باشید تا چندین استراتژی و راهکار مؤثر جهت بهینه سازی جلسات را با شما به اشتراک بگذاریم.
چطور می‌توان جلسات سازمان را به بهترین شکل مدیریت کرد؟
راهکارهای زیادی وجود دارد که به بهینه‌سازی جلسات کمک می‌کند. در ادامه به چندین مورد مهم اشاره خواهیم کرد.
روزهای برگزاری جلسات را تعیین کنید: سعی کنید دو الی سه روز در هفته، جلسه‌ای تنظیم نکنید تا برای برنامه‌ریزی و جمع‌بندی جلسات برگزار شده فرصت داشته باشید. در این صورت فعالیت‌هایی که انجام می‌دهید باکیفیت و مؤثرتر خواهد بود.
تنها سرگرم جلسات داخلی سازمان نباشید، تنظیم جلسات با مشتریان، سرمایه گذاران و … در پیشرفت مجموعه مؤثر است.
زمان برگزاری جلساتی که به صورت مرتب و روتین برگزار می‌شوند را ثابت بگذارید. مثلاً اگر تیم آ، ساعت 9 صبح روز دوشنبه جلسه دارد، همیشه در این زمان جلسات برگزار شود. در این صورت، هم مسئول برگزاری و هم اعضای تیم، منظم‌تر کار و برنامه‌ریزی می‌کنند.
اقدامات و موارد صورت جلسه را شفاف و متمرکز مشخص کنید. در این صورت هر فرد برای انجام مسئولیت خود برنامه‌ریزی می‌کند و در مجموع پیشرفت را در بین اعضا خواهید دید. هر چه مراحل برای همه قابل مشاهده‌تر باشد، موفقیت بیشتری حاصل می‌شود.
از نرم افزار مدیریت جلسات استفاده کنید. این سیستم‌ها از تنظیم زمان گرفته تا پیگیری وظایف و هشدار اتمام زمان اجرای مصوبات به اعضای تیم، تمامی جریان را به صورت منظم و اتوماتیک اجرا می‌کند.
از برنامه‌های ساختارمند استفاده کنید. هر جلسه‌ای دستور کار دارد. وقتی از ساختار استفاده شود همه جلسات منظم پیش رفته و اطلاعات آن دقیقاً ثبت می‌شود.
دعوت‌نامه شروع و پایان جلسات را با تنظیمات اتوماتیک برای افراد شرکت کننده ارسال کنید.
انواع جلسات، افراد شرکت کننده، دوره برپایی و … را مشخص کرده و آنها را ساختارمند کنید: شرکت‌کنندگان، هدف، دستور کار، غایبین، امضا، گزارشات، داده‌های جلسه و … در هرجلسه‌ای نیاز است.
جلسات نباید وقت افراد را تلف کند. با استفاده از ابزارهای مؤثر و کارآمد، مراحل اجرای جلسات و پیگیری را به بهترین صورت پیش ببرید.
فرض کنید تعداد جلسات ماهانه شما زیاد است، آیا می‌خواهید به روش قبلی آنها را مدیریت و سازماندهی کنید؟ ما اینجا روش فوق‌العاده‌ای به شما معرفی خواهیم کرد که نه تنها زمان‌بندی بهتری برای کار شما ایجاد می کند بلکه پس از برگزاری جلسه را نیز به بهترین شکل مدیریت خواهد کرد. راه حل استفاده از ابزارهای مدیریت جلسات است.
ابزار مدیریت جلسات و مصوبات چیست؟
اگر جلسات شرکت و سازمان به صورت مکانیزه تشکیل شود، بسیار کاربردی خواهد بود. تمامی مراحل یک جلسه، زمان برگزاری، افراد شرکت‌کننده، پیگیری مصوبات، ارائه گزارشات و داده‌های جلسه و همچنین بررسی روند انجام مصوبات، همگی می‌تواند در روند تسهیل مدیریت جلسات اثرگذار باشد.
استفاده از این ابزار کمکی در روند اجرا، حین اجرا و پس از اجرای جلسه مدیریت آن را ساده می‌کند.
یکی از این ابزارها سامانه مدیریت جلسات همتاک است. ابزاری با کاربری و استفاده آسان که می‌تواند اطلاعات، سوابق و مصوبات و صورت جلسه سازمان را آرشیو کند. رایزنی‌ها، تعیین دبیر جلسه، جستجوی زمان آزاد و همچنین ورود اطلاعات دستور جلسه و پیگیری امور را به صورت آنی وارد کرد.
در یک سازمان ارتقای سطح همکاری، افزایش سطح بهره‌وری و افزایش سرعت و یکپارچگی همه قسمت‌ها با یکدیگر امر مهمی است. وقتی مدیران به اطلاعات دسترسی بهتری داشته باشند، تصمیمات مؤثرتری می‌گیرند.
استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات برای سازمان شما چه مزایایی دارد؟
استفاده از ابزار مدیریت جلسات در هر سازمانی مهم و جزو موارد کاربردی است. نرم‌افزار مدیریت جلسات همتاک جهت بهینه‌سازی و مدیریت جلسات تهیه شده است که به سازمان شما در موارد زیر کمک می‌کند:
- ثبت تمامی دستور جلسات در سیستم و تقسیم وظیفه بین افراد مجری
- بالا بردن سرعت پیگیری و اجرای مصوبات از طریق سیستم و بالا بردن سرعت انتقال و تبادل اطلاعات
- ابلاغ مصوبات جلسه به واحدهای مربوطه، امکان گزارش گیری از وضعیت مصوبات و بهبود روند اجرایی آنها
- امنیت اطلاعات
- دسترسی سریع و آسان به تمامی اطلاعات جلسه جدید و همچنین دسترسی به اطلاعات جلسات پیشین
- جستجوی زمان مناسب برای برگزاری جلسات پیش رو
- افزایش بهره‌وری کارکنان
- صرفه‌جویی در زمان مدیران
- بازخورد گزارش‌های مدیریتیدر جهت پیگیری اجرای امور
- پیگیری مداوم از مراحل اجرای وظایف
- امکان یکپارچه‌سازی مدیریت جلسات و شبکه اجتماعی سازمانی جهت سهولت و افزایش سرعت تبادل اطلاعات و هماهنگی‌ها
نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان
- هماهنگی در تشکیل جلسات
- امکان تقسیم‌بندی واحدهای سازمان و جداسازی قرار ملاقات‌های مربوط به هر بخش از سازمان
- امکان تقسیم‌بندی موضوع و هدف جلسات
- امکان تعریف جلسات و قرارهای تکرارشدنی با شرایط انعطاف‌پذیر تعریف دستور جلسه
- تعریف رئیس، دبیر و دیگراعضای شرکت‌کننده
- امکان نمایش جلسات به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه
- تعریف تقویم‌های مختلف سازمانی
- تضمین امنیت اطلاعات و مصوبات
- دعوت به جلسه
- ارسال دعوت‌نامه و امکان پاسخ به دعوت
- امکان یادآوری تاریخ قرار ملاقات و دستور جلسه به دعوت‌شدگان از طریق ارسال پیام کوتاه
- استفاده از سیستم پیام‌رسان جهت یادآوری قرارها و جلسات به هر فرد (SMS, Email, Social media)
- قابلیت تنظیم قرار ملاقات مخاطبین (مشتریان و افراد دیگر)
- امکان لغو قرار ملاقات و اطلاع‌رسانی به اعضای جلسه به صورت خودکار
- ثبت وضعیت حضور اعضاء در جلسات و تهیه‌ی گزارش از حاضران و غایبان
- تعیین مصوبات جلسه
- ثبت صورت‌جلسه و همچنین سایر نتایج و تصمیمات جلسه
- امکان ثبت و ضمیمه نمودن انواع فایل‌های مربوط به جلسه (اسکن صورت جلسه‌ی امضاء شده، فایل صوتی و تصویری و سایر موارد)
- امکان تبدیل هر یک از مصوبات صورت‌جلسه به کار و ارجاع به اقدام کننده
- تنظیم لیست امضاکنندگان و ارسال صورت‌جلسه به کارتابل برای امضاء
- ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن
- ارسال مصوبات جلسه برای مجریان تعیینشدهی هر فعالیت
- ایجاد یک تقویم کاری و برنامه‌ی فردی برای هر شخص
- امکان مدیریت کارهای مربوط به یک صورت‌جلسه از طریق نرم‌افزار مدیریت پروژه
- پیگیری اقدامات محول‌شده
- قابل رؤیت بودن فعالیت‌های ارجاع‌شده به هر شخص درلیست پیگیری‌های او
- ثبت نتیجه و اقدامات انجام‌شده برای یک فعالیت ارجاعی
- امکان مشاهده و بررسی روند پیشرفت یک فعالیت تعیین‌شده
- استفاده از ماژول پیگیری جهت اطمینان از اجرای مصوبات جلسه
- استفاده از سیستم پیام‌رسان جهت هماهنگی تشکیل جلسات
- ارسال پیام به کاربران هنگام پایان مهلت انجام مصوبه
- تهیه‌ی گزارشات
- تهیه‌ی نمودار تعداد جلسات و مصوبات آنها بر اساس واحد تشکیل‌دهنده‌ی جلسه و بازه زمانی تعریف‌شده
- ایجاد گزارشات از تمامی مراحل اجرای جلسات
- گزارش آخرین وضعیت مصوبات
- تعیین وضعیت فعالیت‌های واگذارشده به افراد
- امکان فیلتر کردن لیست جلسات بر اساس زمان و موضوع
- امکان دسته‌بندی جلسات و فیلتر کردن جلسات بر اساس دسته‌بندی‌ها
- برنامه‌ریزی و مدیریت قرارهای ملاقات
- امکان ثبت‌نام ملاقات‌شونده و ملاقات‌کننده و ارسال دعوت‌نامه برای ملاقات‌کنندگان
- امکان بررسی و تأیید ساعت و تاریخ ملاقات
- امکان برچسب‌گذاری ملاقات و ضمیمه کردن فایل
- امکان ثبت زمان و نحوه بیان شدن درخواست (تلفنی، حضوری، نامه و …)
- امکان ثبت نتیجه قرار ملاقات (برگزار شده یا برگزار نشده)
- امکان یادآوری قرار ملاقات‌ها و ثبت علت کنسل شدن
- امکان ثبت ملاقات‌های روزانه، هفتگی، ماهانه
- امکان اولویت‌بندی ملاقات‌ها و ثبت ملاقات‌های پیرو
- امکان حذف، ویرایش و مشاهده قرار ملاقات‌ها
- امکان گزارش‌گیری از تمامی قرار ملاقات‌ها
سخن آخر
امروزه برای برگزاری جلسات دیگر نیازی نیست هماهنگی‌ها و برنامه‌ریزی‌های خود را به روش قدیم و به صورت دستی انجام دهید. وجود ابزارهای مدیریت جلسه کاربردی به کمک مدیران و سایر افراد مدعو در جلسه آمده است! با استفاده از این ابزارها می‌توان تمامی مراحل قبل از جلسه مثل پیدا کردن زمان آزاد، تعیین مدیر و ناظران، ارسال اطلاعیه حضور در جلسه به تک تک افراد و …، همچنین تنظیم صورت جلسه، دریافت امضا، حضور و غیاب و … در حین برگزاری جلسه، تنظیم مصوبات، برنامه‌ریزی اجرای امور، پیگیری برنامه محول شده، اشتراک‌گذاری داده‌های جلسه، آرشیو و دسته‌بندی جلسات تشکیل شده و … را بعد از جلسه انجام داد. استفاده از این ابزارها باعث بهینه سازی و مدیریت جلسات می‌شود.
یکی از این نرم‌افزارهای مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات، همتاک است. همتاک در سطوح مختلف سازمانی برنامه دارد و به افراد کمک می‌کند فعالیت‌های خود را منظم‌تر و با سرعت و بهره‌وری بیشتر انجام دهند. همتاک در سه سطح به افراد سازمان در روند بهینه‌سازی جلسات کمک می‌کند:
- مدیریتی: شامل ارائه گزارشات و پیگیری وضعیت
- عملکردی: دسترسی سریع، یادآوری جلسات و جلوگیری از فراموشی زمان برگزاری، هماهنگ‌سازی اتوماتیک، امنیت اطلاعات، ابلاغ سیستمی و دوری از روش‌های قدیمی وقت‌گیر
- کاربری: افزایش سرعت، سهولت استفاده، افزایش بهره‌وری شخصی و در نتیجه سازمانی و بهبود فرایند برگزاری جلسات
با استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان، جلسات خود را به بهترین صورت تشکیل دهید و نگران مشکلات ناشی از استرس و تأخیر در برگزاری جلسات نباشید. برای شروع روی دکمه درخواست دمو کلیک کنید.
ثبت نظر