خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک بسیار کاربردی در جهت برگزاری جلسات مکانیزه و تسهیل مدیریت جلسات خواهد بود. مکانیزه برگزارشدن هر عملی نشان از انجام سریع و دقیقتر آن عمل دارد. برگزاری جلسات مکنیزه به شما این نوید را میدهد که آن جلسه پتانسیل و ظرفیت این را دارد که یک جلسه بسیار موفق و منظم باشد.
خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک، دربرگیرنده تمام مراحل یک جلسه خواهد بود. شما برای برگزاری یک جلسه موفق نیاز دارید تا سه مرحله را به طور کامل زیر نظر داشته باشید. یک مرحله قبل از برگزاری جلسه که در آن دعوت از میهمانان، مکتوب شدن اهداف داخل جلسه و متن سخنرانی جلسه حاضر میشود. مرحله بعد، داخل جلسه در حین برگزاری جلسه است که در آن ریز به ریز اتفاقات جلسه و تحلیل وقایع باید ذکر شود و همچنین در انتهای جلسه مصوبات نیز باید ثبت و مکتوب گردد.
مدیریت جلسات در یک سازمان و فرآیند یک کار تیمی کار آسان و سهلی نیست. اگر مدیریت جلسات را بخواهیم به صورت کاملاً سنتی و فیزیکی پیش ببریم، قطعاً با مشکل مواجه خواهیم شد. مدیریت جلسات به صورت سنتی ممکن است انرژی زیادی را از مجموعه شما بگیرد و تعداد بیش از یک نفر را درگیر کند اما اگر از خدمات سامانه مدیریت جلسات به صورت هوشمند استفاده شود، قطعاً انرژی کمتری را از شما میگیرد و در عین حال بازدهی بیشتری دارد.
نگهداری آرشیو اطلاعات سوابق و مصوبات جلسه چه سودی دارد؟
در برگزاری یک جلسه، مکتوب کردن تمامی اتفاقات امری بسیار مهم و کاربردی تلقی میشود. اگر در حین برگزاری یک جلسه تمام صحبتها، اظهار نظرها، تحلیلها و تصمیمگیریها ذکر شوند، پس از آنکه مدتی از جلسه بگذرد و شما نکتهای از جلسه یا تحلیلی فردی از کسی را فراموش کرده باشید، به راحتی میتوانید به آرشیو اطلاعات سوابق جلسات خود مراجعه کرده و اطلاعات مورد نیاز خود را بازیابی کنید.
همین نکته و همین امر نیز در رابطه با استخراج مصوبات جلسات مختلف وجود دارد. به عنوان مثال اگر طرف مقابل شما در جلسه مصوبهای را پذیرفته باشد و به انجام کاری متعهد شده باشد و پس از مدتی از قول و تعهد خود سرپیچی کرده باشد، شما قادر هستید با مراجعه به آشیو مصوبات سابق جلسات، اطلاعات و اسناد امضاء شده را استخراج کرده و حرف خود را ثابت کنید. چنین مزایایی، بهرهرسانی ثبت تمامی مصوبات جلسه در سیستم را نشان میدهد که شما میتوانید با استفاده از خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک از این مزایا بهرهمند شوید.
خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات و بالا رفتن سرعت پیگیری قبل و پس از برگزاری جلسه
در سیستم مدیریت جلسات، پیگیری امری بسیار ضروری و مهم تلقی میشود. در برگزاری جلسات دو مرحله پیگیری جدی وجود دارد. پیگیری قبل از برگزاری جلسه به منظور قطعی کردن تاریخ و زمان برگزاری و تعیین افراد جلسه و همچنین رد و بدل کردن اسناد مورد نیاز. یک مرحله از پیگیری نیز در برهه زمانی پس از برگزاری جلسه است. پس از اتمام جلسه مصوباتی ثبت میشوند که نیاز به پیگیری اجرایی دارند و برای آن پیگیری باید از سیستم پیگیری مصوبات سامانه هوشمند مدیریت جلسات استفاده کرد.
همانطور که گفتیم، مکانیزه شدن برگزاری جلسات و افزایش دقت پیشرفت مراحل مدیریت جلسات باعث میشود که سرعت پیگیری و همچنین به طور کل سرعت روند مدیریت جلسات بالا رود. زیرا هوش مصنوعی کامپیوتر و سیستمهای اعلان نرم افزار به شما در یادآوری کارها کمک شایانی خواهد کرد.
خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات و افزایش بهره وری
شما تصور کنید که برای انجام فرآیند کاری مدیریت جلسات بخواهید به صورت سنتی و فیزیکی عمل کنید. اگر بخواهید همه کارها را خودتان انجام دهید قطعاً سخت است و اگر بخواهید یک نفر دیگر از منابع نیروی انسانی را درگیر کنید از لحاظ بهره وری از منابع انسانی مجموعه دچار ضرر و آسیب خواهید شد. سیستم جامع و خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک بهره وری زمانی و همچنین صرفه جویی در زمان کاری مجموعه را به شما هدیه میدهد.
خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات و بالارفتن امنیت اطلاعات سازمان
امنیت اطلاعات در کار تیمی و سازمانی بسیار اهمیت دارد زیرا همه اطلاعات موجود، نتیجه ساعتها تفکر و تلاش تیمی است و در صورت از بین رفتن اطلاعات یا سرقت آنها اطلاعات ارزشمندی را از دست دادهایم. یکی دیگر از مزایایی که سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک برای شما به ارمغان میآورد این است که امنیت اطلاعات جلسات برگزار شده را بالا میبرد.
تصور کنید که سیستم مدیریت جلسات شما به صورت سنتی و فیزیکی اداره شود. احتمال گم شدن و به سرقت رفتن اطلاعات و مصوبات مکتوب شده جلسات کاری شما بسیار بالا است. چنین چیزی به ما هشدار میدهد که لازم است تا از یک سیستم مدیریت جلسات امن و هوشمند استفاده کنیم. خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک با بالا بردن امنیت اطلاعات جلسات شما سعی میکند تا حس آرامش و اعتماد را در جلسات کاری خود به همراه داشته باشید.
هوشمندسازی و دسترسی سریع به اطلاعات از خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک
امروزه و در عصر دیجیتال، دسترسی به اطلاعات مقولهای بسیار مهم تلقی میشود و میتوان گفت که یکی از دغدغههای طراحان سیستمهای هوشمند دیجیتال است. هوشمندسازی اطلاعات امروزه از اهداف بزرگ تولیدکنندگان و سرمایه گذاران سیستمهای اطلاعاتی است. زیرا ما در عصر اطلاعات زندگی میکنیم و اگر نتوانیم در مواجهه با موج و جریان هوشمند سازی اطلاعات به خوبی پیش برویم ضرر خواهیم کرد.
سیستم مدیریت جلسات کاری نیز از این قاعده مستثنی نیست و او نیز به جمع سیستمهای هوشمند پیوسته است. سیستمهای هوشمند مدیریت جلسات به صورت کاملاً مکانیزه و دیجیتال کار شما را در مدیریت جلسات کاری بسیار راحت کردهاند که خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات نیز چنین چیزی را به شما ارائه میدهد.
سیستم مدیریت وظایف و ارتباط آن با سیستم مدیریت جلسات کاری
مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت در یک سازمان امری بسیار مهم تلقی میشود. اگر یک سازمان یا یک تیم کاری را در نظر بگیرید، آنها همگی برای تحقق یک هدف فعالیت میکنند و نقشه راه مسیر خود را برای رسیدن به یک نقطه مشخص و واحد طی میکنند که به آن هدف مشترک تیم یا سازمان گفته میشود. در مسیر تحقق اهداف کاری یک سازمان یا یک تیم، هرکدام از اعضای سازمان یا سیستم کاری مربوطه یک نقش یا یک وظیفه مشخص دارند.
یکی از سختترین کارها در مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و مدیریت فعالیتها به خصوص در هنگام مواجهه با وظایف نامرتب و ناموزون است. ممکن است در مدیریت پروژه خود از اینکه در حال حاضر در چه نقطهای از مسیر پروژه قرار داریم، خبر کامل نداشته باشیم و تصورمان از موقعیت فعلی پروژه اشتباه باشد که راه حل چنین بیخبریهایی این است که با سروسامان دادن به روند و چرخه سیستمی فعالیتها، آنها را مدیریت کنیم و نقش مدیریت وظایف را به خوبی ایفا کنیم.
مدیریت جلسات و تمرکز بالا بر اجرای مناسب روند مدیریت جلسات یک مجموعه زیرشاخهای از نقش سیستم مدیریت وظایف در یک مجموعه و تیم کاری است. اگر مدیریت جلسات به صورت سیستماتیک و مکانیزه پیش برود، آن موقع میتوانیم بگوییم که سیستم مدیریت وظایف نیز بخشی از آن به خوبی کار کرده است و هوشمندسازی سیستم مدیریت جلسات به نوعی، هوشمندسازی بخشی از سیستم مدیریت وظایف و مدیریت فعالیتها محسوب میشود.
اسنفاده از خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک به شما در بالارفتن بهرهوری از فرآیند مدیریت جلسات مجموعه کمک شایانی خواهد کرد و در عین حال که سیستم مدیریت جلسات شما را پیشرفتهتر میکند، سیستم مدیریت وظایف مجموعه و بخشی از آن نیز پیشرفت تکنولوژیک خواهد کرد.
خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک و یکپارچه سازی اطلاعات
یک سازمان داده محور نیازمند اطلاعات یکدست و یکپارچه است . یکپارچهسازی سیلوهای متعدد سازمانی یک بینش جدید در خصوص مشتریان، محصولات، کانالهای بازاریابی و … را ایجاد مینماید و درعمل بستر مناسب جهت نگرش ۳۶۰ درجهای به موجودیتهای اصلی کسب وکار (به عنوان نمونه مشتری) را در یک سازمان فراهم میکند .
با نگرش محدود و جزیرهای به موجودیتهای اصلی کسب و کار یک سازمان و با فرض صحت داده مرتبط با موجودیتها، نمیتوان در بازار رقابتی شدید امروزی حرف زیادی برای گفتن داشت و این نوع سازمانها با فرض امکان استمرار حیات خود، ناچار خواهند شد که همواره مهمترین تصمیمات را بر اساس حداقل داده مرتبط با آن موجودیت بخصوص اتخاذ نمایند. این نوع سازمانها نباید انتظار داشته باشند که سهم آنها در بازار رقابتی روند رو به رشدی را داشته باشد.
ایجاد زیرساختهای لازم جهت مدیریت داده، پیش فرض اولیه برای تولید ارزش از داده به عنوان یک سرمایه در سازمان و حرکت به سمت یک سازمان داده محور است. این کار محقق نمیشود مگر این که تکلیف سازمان خود را با داده مشخص کنیم و به دنبال ایجاد یک استراتژی منسجم در خصوص داده باشیم. استراتژی داده با استراتژی فناوری اطلاعات و معماری سازمانی مرتبط است و از طریق تعامل با معماری داده و اطلاعات که بخشی از معماری سازمانی است، پیاده سازی و عملیاتی خواهد شد.
استراتژی داده میبایست با استراتژی فناوری اطلاعات کاملاً همسو باشد. ماهیت وجودی استراتژی داده، ایجاد مزیت برای کسب و کار و مشارکت جهت نیل به استراتژی کسب و کار است. استراتژی داده میبایست به یک چارچوب عملیاتی ترجمه شود تا این اطمینان حاصل گردد که استراتژی تدوین شده در عمل محقق میگردد.
با خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک آشنا شدیم
با خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک آشنا شدیم و دریافتیم که در حال حاضر در بخش فرآیندی مدیریت جلسات، هوشمدسازی سیتم آن و همچنین استفاده از نرم افزارهای کاربردی واجب و مهم است. خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک، دربرگیرنده تمام مراحل یک جلسه خواهد بود.
شما برای برگزاری یک جلسه موفق نیاز دارید تا سه مرحله را به طور کامل زیر نظر داشته باشید. یک مرحله قبل از برگزاری جلسه که در آن دعوت از میهمانان، مکتوب شدن اهداف داخل جلسه و متن سخنرانی جلسه حاضر میشود. مرحله بعد داخل جلسه در حین برگزاری جلسه است که در آن ریز به ریز اتفاقات جلسه و تحلیل وقایع باید ذکر شود و همچنین در انتهای جلسه مصوبات نیز باید ثبت و مکتوب گردد.
فناوران سپهر ماهان با ارائه نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک، خدماتی چون ایجاد هماهنگی در تشکیل جلسه، دعوت به جلسه، تعیین مصوبات جلسه، تهیه گزارشات، پیگیری اقدامات محول شده و ارسال یادآوری را به صورت کاملاً دیجیتال و کاربردی انجام میدهد.
نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک امکانات متنوع و قابلیتهای متعددی داراست که با کمک آنها، برنامه ریزی و کمک به انجام تمامی فعالیتهای مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه ریزی زمان جلسه گرفته تا ارسال دعوتنامه و دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات را امکانپذیر میسازد.
ثبت نظر