روزهایی که کسب و کارها نسخه‌های چاپی اسناد خود را در کمدهای بایگانی نگهداری می‌کردند، گذشته است. نرم افزار مدیریت دانش امکان ذخیره، بازیابی و به اشتراک گذاری داده‌های ارزشمند شما را بسیار سریع‌تر و ساده‌تر کرده است. برای ارائه منابع دانش به کارکنان و مشتریان خود نیازی نیست زمان زیادی را برای جستجو در بین کاغذها تلف کنید! خوشبختانه، چندین نرم افزار مبتنی بر دانش وجود دارند که می‌توانید هر کدام را بسته به نیازهای خود انتخاب کنید. در ادامه به معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش می‌پردازیم.
نرم افزار مدیریت دانش چیست؟
آیا می‌خواهید کارکنان شما اطلاعات مورد نیاز خود در هر زمان از روز کاری دسترسی داشته باشند یا می‌خواهید پشتیبانی بهتر و قوی‌تری را به مشتریان ارائه دهید؟ نمی‌توان انکار کرد که پایگاه دانش بزرگترین دارایی یک سازمان است. بنابراین، سازمان‌ها باید بتوانند دانش گذشته، فعلی و آینده را ذخیره و در زمان مورد نیاز استفاده کنند. اینجاست که یک نرم افزار مدیریت دانش می‌تواند تفاوت زیادی ایجاد کند. این نرم افزار به کنترل چگونگی جریان اطلاعات در داخل سازمان کمک می‌کند.
نقش اصلی نرم افزار مدیریت دانش کمک به ایجاد پایگاه‌های دانش قدرتمند است. این سیستم می‌تواند جمع آوری، سازماندهی، ذخیره سازی و دسترسی به اطلاعات را سریع‌تر و کارآمدتر کند. بنابراین، مدیران، کارکنان و مشتریان می‌توانند زمان کمتری را برای دریافت اطلاعات مهم صرف کنند. همچنین کارکنان سازمان زمان بیشتری را صرف انجام کارهایی می‌کنند که ارزش افزوده بالایی دارد و وقت خود را صرف کارهای دستی و کاغذی نمی‌کنند.
- بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت دانش چیست؟
ویژگی‌های کلیدی نرم افزار مدیریت دانش
در ادامه عناصر کلیدی که باید در نرم افزار مدیریت دانش به دنبال آنها باشید آمده است:
- موتور جستجوی سریع و دقیق
- گردآوری محتوا
- به اشتراک گذاری
- توزیع یکپارچه دانش
- تنظیمات مربوط به دسترسی
- داشبورد ساده و روان
- مقیاس پذیری براساس نیازها
- گزارش دهی هوشمند
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت دانش
راه‌های مختلفی وجود دارند که یک سیستم مدیریت دانش می‌تواند برای سازمان شما ارزش آفرینی کند. این راه‌ها عبارتند از:
- یک پلتفرم واحد برای کارکنان جهت دسترسی به تمام داده‌های حیاتی در هر زمان که بخواهند وجود دارد. این امر به کاهش زمان برای جستجوی اطلاعات و بهبود بهره وری کمک می‌کند.
- تسهیل خدمات به مشتری را فراهم می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد زمان کمتری را برای پاسخگویی به سؤالات مشتری صرف کنند. همچنین کارکنان زمان بیشتری را برای انجام کارهای مهم‌تر صرف خواهند کرد.
- نرم افزار مدیریت دانش امکان اضافه کردن دوره‌ها، آموزش‌ها و راهنمایی‌ها را فراهم می‌کند. به این ترتیب یادگیری آن بسیار راحت و سریع خواهد بود. این امر می‌تواند فرهنگ دانش را در تمام سازمان گسترش دهد.
بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش
شما باید تمام دانشی که سازمانتان در اختیار دارد را به شکلی موثرتری مدیریت کنید. استفاده از نرم افزار پایگاه دانش می‌تواند جمع آوری، ذخیره سازی، نگهداری و قابلیت استفاده از اطاعات را بهبود بخشد. برای این منظور می‌توانید از بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش که ادامه معرفی می کنیم، بهره مند شوید:
1- نرم افزار Document360
نرم افزار Document360 به شما این امکان را می‌دهد که پایگاه‌های دانش قدرتمندی برای کارکنان و مشتریان خود ایجاد کنید. همچنین این برنامه برای ایجاد اسناد فنی، راهنمای محصول، راهنمای کاربر، SOPها (ضوابط، قوانین و دستورالعمل‌ها) و پرسش‌های متداول بسیار پرکاربرد است. این نرم افزار یک ابزار همه کاره و پاسخگو است. شما می‌توانید با هر دستگاهی اعم از کامپیوتر و گوشی هوشمند از نرم افزار Document360 استفاده کنید. این برنامه به شما کمک می‌کند در زمان مناسب به اطلاعات صحیح دسترسی پیدا کنید. یک ویژگی خوب نرم افزار Document360 این است که مدیریت کل پایگاه دانش را تسهیل می‌کند. مدیریت راحت این نرم افزار از طریق یک داشبورد کاربردی با کاربری ساده ارائه می‌شود.
2- نرم افزار Guru
نرم افزار Guru یک سیستم مدیریت دانش است که به شما امکان می‌دهد پایگاه‌های دانش قوی و متمرکز داشته باشید. دیگر نیازی است هر یک از کارکنان در سیستم خود اقدام به ذخیره اطلاعات کنند، بلکه همه به نرم افزار مدیریت دانش دسترسی دارند و اطلاعات را در آن ذخیره می‌کنند. این نرم افزار امکان ذخیره، بازیابی و به اشتراک گذاری تمام داده‌ها از منابع مختلف را در یک پلتفرم واحد و بصری فراهم می‌کند. همچنین می‌توانید پایگاه دانش را از اینترانت، ویکی داخلی سازمان یا برنامه‌های مبتنی بر وب خود همگام سازی کنید. نرم افزار Guru ویژگی جستجوی قدرتمندی دارد که به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات مورد نیازتان را به راحتی و در چند ثانیه پیدا کنید
3- نرم افزار Zoho Desk
نرم افزار Zoho Desk یک پلتفرم مدیریت دانش با داشبورد کاربری بصری است که به طور خاص برای تیم فروش توسعه داده شده است. این نرم افزار به شما امکان می‌دهد برای هر کسب و کاری که پشتیبانی می‌کنید یک پایگاه داده مخصوص ایجاد کنید تا تیم فروش شما بتواند با ادغام CRM با مشتریان در ارتباط باشد. نرم افزار Zoho Desk به بهبود مشتری مداری، افزایش رضایت و بالا بردن بهره وری در سازمان کمک می‌کند. ویژگی سفارشی سازی نرم افزار به شما این امکان را می‌دهد که ظاهر و سبک طراحی نرم افزار را مطابق با میل خود تغییر دهید. این نرم افزار شما را قادر می‌سازد تا عملکردهای سازمانی خود در هر نقطه از تماس با مشتری را بهینه کرده و بهبود بخشید.
4- نرم افزار Documize Community
نرم افزار Documize Community یک سیستم ایده آل برای اسناد سازمانی است. این برنامه به بهبود گردش کار، نحوه ایجاد اسناد، دسترسی به آنها و اشتراک گذاری اسناد کمک می‌کند. شما می‌توانید امکانات هیبریدی یا مبتنی بر ابر را انتخاب کنید تا از آنها برای ذخیره سازی و به اشتراک گذاری اطلاعات درونی سازمانی خود بهره ببرید. برای هر پایگاه دانش می‌توانید یک قالب به خصوص را انتخاب کنید تا از دیگر پایگاه‌ها متمایز باشد. این نرم افزار همچنین اجازه درخواست، تایید یا انتشار تغییرات در پیش نویس را می‌دهد. شما می‌توانید حداکثر پنج کاربر را به نرم افزار اضافه کنید تا به مدیریت دانش کمک کنند.
5- نرم افزار Zendesk
نرم افزار Zendesk یک برنامه جامع خدمات مشتری است که ویژگی‌های پیشرفته مدیریت دانش را ارائه می‌دهد. این برنامه می‌تواند خدمات پشتیبانی مشتری را با ایجاد یک پایگاه دانش هوشمند ساده کند. این امر به تیم شما اجازه می‌دهد تا به سوالات مشتری به صورت سریع و کارآمد پاسخ دهد. نرم افزار Zendesk به مشتریان شما اجازه خواهد داد تا خدمات پشتیبانی فوری را در کمترین زمان دریافت کنند. ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی به نیازهای مشتری از طریق ربات‌ها در زمانی که عوامل انسانی (تیم فروش و پشتیبانی) مشغول هستند پاسخ می‌دهند. این پلتفرم همچنین به شما اجازه می‌دهد تا کل اطلاعات مربوط به مشتری را در سیستمی واحد ثبت کنید. مدیران تیم می‌توانند از این داده‌ها برای رفع تنگناها و بهبود کارایی تیم فروش استفاده کنند.
6- نرم افزار Confluence
نرم افزار Confluence به شما امکان می‌دهد اسناد سازمانی را به شکلی مرتب ایجاد و ویرایش کنید تا پایگاه‌های دانش قوی برای تیم‌های سازمانی خود بسازید. شما می‌توانید برچسب‌های مربوط به کلیدواژه را برای مستند سازی بهتر اسناد سازماندهی کنید. ویژگی جستجوی پیشرفته به شما امکان می‌دهد تا به سرعت اطلاعات مورد نظر خود را از طریق برچسب‌ها و کلمات کلیدی پیدا کنید. نرم افزار Confluence امکان دسترسی به بیش از 75 الگو و قالب را برای ایجاد اسناد فراهم می‌کند. قالب‌ها همچنین کاملاً قابل تنظیم هستند و می‌توانند بسته به نیاز شما سفارشی شوند. این سیستم در درجه اول یک نرم افزار مبتنی بر وب است اما برای اندروید و iOS اپلیکیشن مخصوص نیز دارد.
7- نرم افزار Bitrix24
نرم افزار Bitrix24 یک نرم افزار مدیریت دانش قوی است که به ذخیره و بازیابی اطلاعات به شکلی سریع و کارآمد کمک می‌کند. پایگاه دانش شما در این نرم افزار امکان ذخیره و دسترسی به کل داده‌ها و اسناد را فراهم می‌کند. این پایگاه دانش فقط برای کارکنانی که در گروه کاری یا پروژه دخیل هستند، امکان دسترسی می‌دهد. نرم افزار Bitrix24 با امکانات کامل در دو نسخه (پولی و رایگان) موجود است. این برنامه ابزارهای بیشتری را برای تسهیل به اشتراک گذاری یکپارچه اطلاعات فراهم می‌کند. همچنین امکان ادغام با برنامه Mind Map برای سازمان شما فراهم شده است.
8- نرم افزار Mybase
نرم افزار Mybase یک سیستم پایگاه داده قوی برای مدیریت اطلاعات ارائه می‌دهد. این نرم افزار مدیریت دانش به شما امکان می‌دهد که داده‌ها را در هر شکل یا فرمتی جمع آوری و ذخیره کنید. داده‌ها در این سستم در قالب درختی نگهداری می‌شوند تا کاربر بتواند ارتباط بین داده‌ها را به راحتی درک کند. همچنین قالی درختی می‌تواند دسترسی به اطلاعات صحیح در زمان مناسب را سریع‌تر و ساده‌تر کند. نرم افزار Mybase اجازه می‌دهد تا تمام داده‌های خود را در یک مکان برای دسترسی و اشتراک گذاری ذخیره کنید. همچنین استفاده از این نرم افزار آسان است و نیازی به مهارت بالا ندارد. برای افزایش امنیت اسناد خود و جلوگیری از هک این نرم افزار قابلیت های مانند تایید دو مرحله‌ای را ارائه می‌دهد و امکان قرار دادن پسورد روی فایل‌های مهم را خواهد داد.
9- نرم افزار Zoho Wiki
نرم افزار Zoho Wiki یک نرم افزار مدیریت دانش کاربردی است. این برنامه به کسب و کارهای کوچک و تیم‌های کاری اجازه می‌دهد تا پایگاه‌های دانش قوی رابه شکل ویکی پدیا ایجاد کنند. این نرم افزار به گونه‌ای طراحی شده است که تمام نیازهای شما را برآورده می‌کند. شما می‌توانید یک مخزن دانش متمرکز راه اندازی کنید که در آن تیم‌های مختلف بتوانند ایده‌های خود را مستند کرده و محتوای خود را مدیریت کنند. برای ایجاد و دسترسی سریع محتوا، ویرایشگر Zoho Wiki از ابزارهایی مانند ویجت‌ها بهره می‌برد. به طور کلی، این یک نرم افزار ایده آل برای تیم‌های کاری (فروش، بازاریابی، محتوا و غیره) متخصصان منابع انسانی و مدیران ارشد است.
10- نرم افزار Scribe
نرم افزار Scribe یک ابزار قدرتمند برای مدیریت دانش و مستندسازی فرآیندهای سازمانی است. این سیستم به شما امکان می‌دهد به راحتی اسناد درون و برون سازمانی را برای هر پروژه ایجاد کنید. این اسناد شامل آموزش کارکنان، ارتباط با مشتری یا هر فعالیت دیگری باشند. یکی از ویژگی‌های مهم Scribe توانایی آن در به اشتراک گذاری اسناد با هر فردی در هر مکان است. بنابراین اسناد را می‌توان از طریق شبکه‌های اجتماعی، ایمیل و سایر پلتفرم‌ها به افراد مختلف ارسال کرد. این نرم افزار همچنین اجازه می‌دهد تا سند را در قالب PDF صادر کنید. درنهایت، نرم افزار Scribe به بهبود ارتباطات، همکاری و کارایی تیمی کمک شایانی می‌کند.
11- نرم افزار مدیریت دانش سپهر ماهان
در نهایت اگر به دنبال یک نرم افزار مدیریت دانش فارسی هستید، نرم افزار مدیریت دانش سپهر ماهان تضمین می‌کند که افراد شما به سرعت و با کارآمدی بالا به سوالات مشتریان پاسخ می‌دهند.این نرم افزار همچنین فرآیندهای داخل سازمان جهت ذخیره و به اشتراک گذاری دانش را تسهیل می‌بخشد. این امر به بهبود مدیریت فرآیندهای سازمان کمک کرده و رضایت مشتری را تضمین می‌کند. نرم افزار مدیریت دانش سپر ماهان به دلیل ویژگی‌هایی که دارد، کلیه نیازهای شما را برآورده می‌کند.
برای کسب اطالاعات بیشتر روی دکمه درخواست دمو کلیک کنید.
ثبت نظر