18  راه‌حل برای فرار از جلسات بی نتیجه

یک جلسه دیگر، وای نه! برنامه‌ریزی می‌کنیم که نیم ساعت جلسه برگزار کنیم و تمام.

اما بیایید باهم صادق باشیم، تجربه نشان داده بسیاری از جلسات خیلی بیشتر از آن چیزی طول می‌کشد که برنامه‌ریزی می‌کنیم. تازه حتی بعد از گذراندن جلسات طولانی و خسته‌کننده هم به نتایجی نمی‌رسیم که می‌خواهیم. طبق تحقیقات انجام شده، ما به‌عنوان کارمند سازمان‌ها، بیش از 50% از زمان خود را صرف شرکت در جلسات هم‌فکری، درون و برون سازمانی می‌کنیم. پس فکر کنم واضح است که چرا می‌خواهیم در ادامه این مقاله چند راهکار برای بهتر و نتیجه‌بخش‌تر کردن جلسات به شما ارائه دهیم.

ادامه این مقاله را بخوانید تا دفعه بعدی که همکارتان را برای جلسه صدا می‌کنید به‌جای شنیدن جملاتی مثل؛

“باز هم؟”

“خب استراحت شروع شد”

“اصلاً چرا می‌ریم به این جلسه؟”

با روی گشاده آن‌ها مواجه شوید.اما قبل از هر توضیحی بیاید درباره علت اصلی بد بودن جلسات از زبان یک کتاب معروف بخوانیم.

دلایل اصلی بدی جلسات از نگاه کتاب فرار از جلسه

در کتاب  Death by Meeting اثر پاتریک لنچونی، دو دلیل عمده برای بی‌نتیجه و خسته‌کننده بودن جلسات ارائه شده:

جلسات بد مثل یک فیلم‌نامه بد هستند. فیلمی که همه چی خوب پیش می‌رود و شخصیت‌های داستان با هیچ چالشی روبرو نمی‌شوند ملال‌آورترین فیلم دنیاست. واقعیت این هست که افراد حاضر در جلسه نیاز به تضاد و تنش دارند. لازم است از چیزی مراقبت کنند و با هم بحث کنند. باید در ابتدای جلسه؛ افراد رو در آغوش بگیریم و به آنها نشان بدیم یک چیزی نیاز به مراقبتشان دارد و سطح اضطرابشان را بالا ببریم تا بحث داخل اتاق جلسه حسابی داغ شود.

جلسات را با آش شوربا اشتباه نگیرید. یکی از بزرگ‌ترین مشکلات جلسات بی‌نتیجه این است که در زمان برگزاری آن، همه مواد را از قفسه‌ها انداختیم داخل یک قابلمه بزرگ و هم می‌زنیم و تعجب می‌کنیم چرا مزه بدی دارد؟ مثل جلسات اول صبح یک خانواده شلوغ که همه سریع در حال آماده‌شدن برای رفتن به محل کار هستند. هم‌زمان با اینکه مسواک می‌زنیم می‌پرسیم: عزیزم امروز کی بچه‌ها را از مدرسه برمی‌دارد؟ برای شام امشب چه کنیم؟ برای تعطیلات آخر هفته چه کنیم؟ به نظر تو عباس مشکل نظم و انضباط ندارد؟ و … نتیجه: هیچ‌چیز به‌اندازه‌ای که باید موردتوجه قرار نمی گیره! سعی کنید موضوعات را به چند دسته تقسیم و هر کدام را به‌صورت جداگانه در جلسات مختلف بررسی کنید.

اما دشمنان یک جلسه مفید چه کسانی هستند؟

پیش از شروع به برنامه‌ریزی برای یک جلسه متفاوت، بهتر است چشم‌هایتان را باز کنید و افرادی که ممکن است جلسات شما را ناکارآمد کنند را خوب بشناسید. سعی کنید تا جای ممکن از دعوت این افراد به جلسه خودداری کنید. سه دسته افراد جزو دشمنان شما به‌حساب می‌آیند:

• افرادی که همه چیز را شخصی می‌کنند و در جلسه بیشتر در مورد خودشان صحبت می‌کنند تا موضوع قابل‌بحث
• شرکت‌کنندگانی که هیچ فعالیتی ندارند و فقط منتظرند تا جلسه به پایان برسد
• افرادی که با اعتراضات بی‌ربط و سؤالات خسته‌کننده خود، فقط زمان جلسه را طولانی‌تر و موضوع بحث را منحرف می‌کنند.

این افراد را شناسایی کنید و با پیداکردن راه‌حلی برای مواجه با آنها، به سراغ ادامه این مقاله بروید تا باهم قدم اول در برگزاری یک جلسه نتیجه‌بخش را برداریم.

قدم اول: به این سؤال اساسی پاسخ دهید

1.  آیا واقعاً به جلسه نیاز داریم؟

این جمله را همیشه آویزه گوشتان کنید: اگر می‌شود جلسه‌ای را برگزار نکرد، آن جلسه را برگزار نکنید. جلسه به ذات خود چیز ارزشمندی نیست. مهم‌ترین ایراد جلسات این است که به‌سادگی وقت افراد را می‌سوزاند. وقتی ۵ نفر در یک جلسة 2 ساعته شرکت می‌کنند، 10 نفرساعت وقت هدررفته است و اگر متناسب با این 10 نفرساعت، خروجی ایجاد نشود، به این معناست که جلسه غیرضروری بوده یا بد مدیریت شده است.

بنابراین، زمانی یک جلسه را برگزار کنید که هیچ گزینة دیگری وجود نداشته باشد.

به‌عنوان چند نمونه، موارد زیر می‌توانند جایگزین یک جلسه کاری باشند:

• تماس تلفنی با چند نفر و هماهنگ‌کردن کارها با آن‌ها (وقتی تعداد اعضای کلیدی جلسه کم است و قرار نیست تبادل نظر چندانی اتفاق بیفتد)
• ارسال ایمیل برای چند نفر از همکاران (وقتی جلسه قرار است برای ابلاغ یک موضوع یا سیاست برگزار شود)
• نصب یک وایت بورد روی دیوار شرکت و اعلام این‌که هر کس رد می‌شد، نظراتش را آنجا بنویسد (به‌جای برگزاری یک جلسه نظرخواهی یا دریافت پیشنهاد درباره موضوعی عمومی)
• استفاده از شبکه اجتماعی و پیامرسان سازمانی. خیلی از اوقات می‌توان با اشتراک در نظر در یک گروه در شبکه اجتماعی، از برگزاری جلسه جلوگیری کرد.

قدم دوم: کدام شخصیت‌ها در جلسه شرکت می‌کنند؟

2. فقط افرادی را به جلسه دعوت کنید که مستقیماً به موضوع کمک می‌کنند یا موضوعاتی که ارائه می‌شود به آن ها مرتبط است.

3. تعداد شرکت‌کنندگان را تا جای ممکن محدود کنید. حداکثر ده شرکت‌کننده برای یک جلسه کافی است.

4. نیازی به دعوت همه افراد یک تیم نیست. به تیم‌ها اجازه دهید خودشان تصمیم بگیرند که چه کسی از هر گروه نیاز است در جلسه شرکت کند. در این صورت است که افرادی که نقطه‌نظری دارند یا می‌دانند که می‌توانند مفید باشند، در جلسه شرکت می‌کنند.

قدم سوم: شما به‌عنوان برگزارکننده جلسه نیز وظایفی دارید

5. سرپرست و اعضای جلسه باید آمادگی داشته‌ باشند تا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند و در ادامه به سؤالات سایر حضار پاسخ دهند؛ به‌عنوان‌مثال، اگر ایده خود را برای یک محصول جدید ارائه می‌دهید، پس باید بتوانید به سؤالات مورد انتظار نیز پاسخ بدهید.

6. جلسه را به نحوی مدیریت کنید تا همه افراد بتوانند اظهارنظر کنند. عدم مشارکت افراد حاضر در جلسه، یکی از مواردی است که جلسات را کسل‌کننده می‌کند. شما به‌عنوان مدیر یک جلسه، وظیفه دارید فرصت مناسبی برای اظهارنظر همة افراد حاضر در جلسه فراهم کنید.

قدم چهارم: با برنامه‌ریزی مشخص؛ همه را خوشحال کنید

7. برای هر موضوع قبل از زمان برنامه‌ریزی کنید و زمان‌بندی ثابتی برای هر موضوع تعیین کنید. این از قبل به شما نشان می‌دهد که آیا جلسه مفید است یا نه. با مشخص‌کردن موضوعات، مسائل غیرمهم را شناسایی می‌کنید. حتی اگر فکر می‌کنید که اجرا نمی‌شود، برای هر قسمت، یک‌زمان بندی مشخص تعیین کنید و این برنامه‌ریزی را قبل از اجرای هر جلسه در اختیار افراد شرکت‌کننده بگذارید. این برنامه، به مشارکت‌کننده‌ها این پیغام را می‌رساند که در این جلسه چقدر زمان برای هر بحث وجود دارد و همچنین دید کلی از این جلسه به آنها می‌دهد تا با چشم‌انداز بهتری به آن وارد شوند.

8. اگر در بخشی از جلسه دیگر نیازی به حضور همه نیست، همان جا اعلام کنیم و اجازه دهیم افرادی که نمی‌خواهند از جلسه خارج شوند.

9. جملات کلیشه‌ای پایان جلسات را کنار بگذارید. “کسی سوالی دارد؟” و “پیشنهادی دارید؟” و “چیزی را جا انداخته‌ایم؟”. این سؤالات در قسمت مربوط به خود باید پاسخ داده می‌شدند. پرسیدن آنها در انتهای یک جلسه فقط موجب طولانی‌تر شدن آن می‌شود.

قدم پنجم: دستور جلسه بسیار مهم است

10. هستند کسانی که نوشتن دستور جلسه را کاری تشریفاتی می‌دانند یا حداقل معتقدند که چنین کاری برای جلسات رسمی بسیار بزرگ (مثلاً‌ ۱۰ نفر به بالا) معنا دارد. اما  دستور جلسه برای هر جلسه‌ای می‌تواند مفید باشد.  چون حد و حدود جلسه را مشخص می‌کند و می‌تواند برخی از موانع اثربخشی جلسه (مثل حاشیه رفتن و طرح موضوعات نامربوط) را از میان بردارد. این موارد را درستور جلسه حتما باید ذکر کنید:

• افرادی که در جلسه شرکت خواهند کرد
• زمان آغاز و پایان جلسه
• زمانبندی طرح موضوعات
• مکان برگزاری جلسه
• مسائلی که باید حل شوند
• اگر بعضی از اعضا باید از قبل کاری انجام دهند، در دستور جلسه ذکر کنید.

قدم ششم: چند روش جدید که بهتر است دفعه بعد امتحانشان کنید

11. دفعه بعدی با تیمتان یک جلسه ایستاده (stand-up) برگزار کنید. درست شنیدید! یک جلسه ایستاده به نظر دینامیک‌تر می‌آید و ثابت شده است که کوتاه‌تر، مؤثرتر و بنابراین کارایی بیشتری نیز دارد.

12. دفعه بعدی که به‌عنوان گرداننده یک جلسه هستید، به‌جای اینکه مثل یک معلم جلوی کلاس بایستید، سعی کنید افراد را دور یک دایره قرار دهید و با یکی از تکنیک های طوفان فکری آنها را تشویق به انجام کارگروهی کنید.

13. پیشنهاد می‌کنیم به‌جای اینکه همیشه شما مسئولیت جلسات را بردارید، مسئولیت‌ها را بین افراد تقسیم کنید. یک نفر مسئول نوشتن دستور جلسه شود، دیگری مطمئن می‌شود که طبق تایم‌لاین جلو برویم، فرد دیگی اگر بحث از دستور کار به بیراهه کشیده شد تذکر می‌دهد و….

قدم هفتم: افزایش کارایی جلسات از طریق مدیریت زمان

14. همان اندازه که زمان شروع یک جلسه باید دقیق باشد، به زمان پایان آن هم مقید باشید.

15. نه شرکت‌کنندگانی که دیر می‌آیند را تحمل کنید، نه کسانی که با مونولوگ‌های بی‌معنی زمان تعیین شده را تلف می‌کنند. به جای تهدید با جریمه، اینکه چنین کارکنانی ممکن است در جلسه بعدی نقش مدیر را به عهده بگیرند، می‌تواند مفیدتر باشد.

16. ساعت یا تایمر را در یک جایی قرار دهید که برای تمام شرکت‌کنندگان قابل‌مشاهده باشد تا به‌وضوح محدودیت زمانی را حس کنند.

17. 18 دقیقه کافیست. برگزارکنندگان اجلاس بزرگ TED بعد از برگزارکردن هزاران کنفرانس و جلسه مختلف در سراسر دنیا به یک نتیجه جالب رسیدند. مهم نیست موضوع بحث چقدر جذاب یا مهم باشد یا سخنران چقدر مشهور باشد، حتی سخنرانی‌های مشهور بیل گیس نیز بعد از 18 دقیقه کسل بار و خسته‌کننده می‌شود. بهترین زمان بین 10 تا 18 دقیقه است و بیشتر از این حوصله افراد حاضر را با توضیحات و مونولوگ‌های خود سر نبرید.

قدم هشتم: یادتان نرود بعد از پایان جلسه هنوز یک کار دیگر مانده

18. جلسه را بدون جمع‌بندی نتایج کلیدی، موارد اقدام و نکات قابل پاسخگویی برای انجام مراحل بعدی، به پایان نرسانید. این کار به شما در اجرای جلسه بعدی بسیار کمک می‌کنند. همچنین این جمع‌بندی برای هم‌زبان کردن و نتیجه‌گیری انتهای جلسه نیز به شما یاری می‌رساند تا مطمئن شوید همه روی یک چیز توافق کردید.

ترتیبی که برای خواندن مقالات مربوط به مدیریت و بهره وری جلسات به شما پیشنهاد می کنیم:

1. اهمیت نقش رهبر جلسه در مدیریت جلسات و مصوبات
2. 11 نکته مهم برای موفقیت در مدیریت جلسات و مصوبات
3. انواع جلسات| 10 نوع جلسه که هر سازمانی باید برگزار کند
4. تکنیک های مدیریت جلسات برای مدیران پروژه
5. برگزاری جلسات موثر در مدل کار هیبریدی
6. 18  راه‌حل برای فرار از جلسات بی نتیجه

منابع:

1 و 2 و 3 و 4 و 5